Un rapport de non-conformité, ou rapport de non-conformité ou RCN, est un document lié à la construction qui traite des écarts de spécification ou des travaux qui ne répondent pas aux normes de qualité. Le rapport est utilisé dans le cadre des processus de contrôle de la qualité en détaillant le problème, comment il s’est produit et comment l’empêcher de se reproduire. Un RCN est également utilisé pour déterminer une résolution avec un client et documenter les modifications correctives apportées.
Éléments du rapport de non-conformité
Un rapport de non-conformité doit comprendre au minimum les informations suivantes:
- Quelle est la principale raison de la RCN ou ce qui a mal tourné
- Pourquoi le travail ne répond pas aux spécifications
- Que peut-on faire pour éviter que le problème ne se reproduise
- Explication des mesures correctives prises ou à prendre
- Principaux acteurs impliqués dans la RCN et les spécifications touchées en vertu de la RCN
Quand émettre un rapport de non-conformité
Il existe de nombreux scénarios courants dans l’industrie de la construction qui nécessitent la délivrance d’une RCN:
- Travaux qui n’ont pas été construits comme indiqué dans les plans de construction approuvés
- Travaux qui ne respectent pas les tolérances spécifiées établies dans les spécifications du projet
- Travaux qui sont exécutés selon des méthodes ou des normes non approuvées
- Non-respect du plan d’essai et d’inspection approuvé
- Les résultats des essais démontrent que le produit ne respecte pas les normes établies et normes approuvées
- Matériau utilisé qui n’a pas été approuvé comme substitut (égal ou similaire)
- La conception n’est pas exacte et ne ne représentent pas les conditions réelles sur le terrain
- La procédure approuvée n’a pas été suivie et des défauts de qualité ont été identifiés par l’équipe de projet
Qui peut délivrer une RCN?
Un rapport de non-conformité est généralement émis par le consultant du projet. Le rapport doit présenter un fait non discutable et inclure des informations de sauvegarde claires et suffisantes à l’appui de la demande. La RCN suit les conditions convenues pour le suivi et la clôture du rapport après que les corrections appropriées ont été apportées. Les rapports de non-conformité sont souvent utilisés comme outils de formation pour les chefs d’équipe afin de former d’autres employés afin d’éviter que des situations similaires ne se reproduisent.
Conséquences du rapport de non-conformité
Bien que les RCN soient essentielles au contrôle de la qualité, elles peuvent introduire des problèmes supplémentaires dans le contrat. Parfois, les institutions financières peuvent considérer les RCN comme des signaux d’alarme ou peuvent être identifiées comme des situations de mauvais rendement par l’entrepreneur, avec un potentiel d’impact financier sur les projets futurs. Dans certaines situations, les RCN peuvent ouvrir la porte à des réclamations et même à d’autres processus d’arbitrage. Les RCN peuvent également entraîner des retards dans le processus de construction lorsque des ressources supplémentaires sont nécessaires pour corriger les situations ou les zones touchées par le rapport. Il y a beaucoup de paperasse et de recherches associées à une RCN, car la partie émettrice doit recueillir des informations, des spécifications, des normes et énumérer les procédures qui ont été touchées par la situation.
Que faire lorsque vous recevez une RCN
Si vous êtes le destinataire d’une RCN, vous devez agir rapidement et au minimum suivre ces étapes pour une résolution rapide:
- Rencontrer la personne qui délivre la RCN.
- Mettre en œuvre les mesures correctives et s’assurer, au moyen d’un processus d’inspection, que le problème a été résolu de manière adéquate.
- Répondez par une lettre officielle ou un autre document, décrivant le processus qui a mené à l’action qui a déclenché la RCN, documentant l’action pour résoudre le problème et expliquant les mesures prises pour éviter que le problème ne se reproduise.
- Assurez-vous que votre homologue est d’accord et signe votre plan d’action.