vybral jsem si projekt od někoho jiného, není to tak dlouho a byl jsem tři měsíce do řízení, než jsem si uvědomil, že tam nebyla zakládací listina projektu.
existovala spousta dalších dokumentů, které měly určitý stupeň překrývání s Listinou, ale ne skutečnou listinou. To znamenalo, že v dokumentaci projektu chyběly některé klíčové věci a nejdůležitější bylo, kdo to zaplatí.
Jejda.
to byla trochu bolest hlavy vyřešit.
řízení projektů může vytvořit spoustu papírování a není to vždy to, co chcete nebo potřebujete. V tomto článku definujeme, co opravdu potřebujete a jak jej používat.
o jaké dokumentaci tedy skutečně mluvíme? Pojďme definovat.
- dokumenty pro řízení projektů: definice
- jaké projektové dokumenty potřebujete?
- 1. Obchodní případ
- kdo tedy píše obchodní případ?
- Charta projektu
- plán řízení projektu
- Poznámka: pouze vytvořit plánovací dokument, pokud budete potřebovat
- Harmonogram Projektu
- 5. Protokol RAID projektu
- Project Status Zprávy
- project Budget Tracker
- Poučení Recenze
- Uzavření Projektu Dokument
- Vyberte Dokumenty, Které Pracují Pro Váš Projekt
dokumenty pro řízení projektů: definice
projektové dokumenty můžeme definovat jako:
dokumentace vytvořená projektovým manažerem za účelem adekvátního řízení, řízení a doručení projektu.
jaké projektové dokumenty potřebujete?
pokud se podíváte na standardy a metody řízení projektů, najdete spoustu dokumentace, ale opravdu to všechno potřebujete? Upřímně řečeno, pro většinu projektů nemáte.
Pokud jste budování masivní Olympic park nebo vojenské bitevní loď, pak tam jsou vyšší standardy pro dokumentaci, ale pro většinu projektů provádí v kanceláři, na základě prostředí, v malých, středních a dokonce i velké-ish firmy, váš čas bude nejlépe strávený na získání správné základy.
pojďme tedy mluvit o podstatných věcech.
zde je devět dokumentů, které by při pokusu o řízení projektu neměly být bez sebeúcty. Uspořádal jsem dokumenty projektového řízení podle fáze, takže můžete vidět pořadí, ve kterém jsou obvykle vytvořeny.
získejte kopie všech těchto šablon projektových dokumentů v jednom snadno použitelném balíčku s poznámkami a pokyny. Vytvořeno projektovými manažery, pro projektové manažery, tato sada šablon projektových dokumentů vám pomůže úspěšně spravovat vaše projekty.
1. Obchodní případ
ve fázi konceptu nebo myšlenky projektu někdo přijde s jasným nápadem. To je zapsáno do formálního návrhu projektu nebo obchodního případu.
projekt obchodní případ je dokument, který odstartuje celý projekt. Je napsán, aby vysvětlil, proč by se projekt měl stát, a shrnuje problém, který Projekt vyřeší.
ale tady je moje definice projektové dokumentace: obchodní případ obvykle píše někdo jiný než projektový manažer.
kdo tedy píše obchodní případ?
podle mých zkušeností jsou obchodní případy sestavovány vlastníkem firmy — který chce změnu-osobou, která se nakonec stane sponzorem projektu.
je však mnohem snazší řídit projekt, pokud jste se zapojili do fáze obchodního případu, protože lépe rozumíte ovladačům a cílům.
obchodní případ by měl být komplexní a přesvědčivý s dostatečným množstvím podrobností, aby odůvodnil investici potřebnou pro projekt.
obchodní případ by mohl být stejně jednoduchý jako e-mail exec s žádostí o povolení pokračovat s iniciativou. Kdybyste stavěli Olympijský stadion, tak ta úroveň neformálnosti by nestačila.
Buďte rozumní a pragmatičtí-v tomto bodě nemá smysl vytvářet nadměrnou dokumentaci. Bude to jen, aby si lidé dávali pozor na to, co má admin přijít.
jakmile je obchodní případ schválen, můžete přejít do fáze zahájení projektu.
Charta projektu
nejdůležitějším dokumentem ve fázi zahájení projektu je dokument Charty projektu.
potřebujete toto: dává vám oprávnění jednat jako projektový manažer projektu. Je to váš mandát řídit projekt a je to dokument, který změní projekt z nápadu na skutečný program práce, s přidělenými vlastníky(a dohodou o financování).
bez dokumentu Charty projektu váš projekt formálně neexistuje!
Šablon, které vám pomohou nastavit očekávání, získat informace, žádost, aktualizace a správa problémů. Zaměřeno na obchodní analytiky, ale snadno přizpůsobitelné pro všechny role projektu.
Naučte moreLearn Více
Projekt charty může být krátká nebo věcné. Raději používám plně zaoblenou verzi, kterou v naší terminologii nazýváme iniciačním dokumentem projektu. Obsahuje vše, co potřebujete vědět o tom, s čím začínáte.
jakmile máte jasno v tom, co bude projekt dělat, a v kontextu, ve kterém bude fungovat, je čas přejít do fáze plánování.
plán řízení projektu
ve fázi plánování jsou vytvořeny dva dokumenty plánování projektu. Prvním je plán řízení projektu.
Toto je obrovský dokument. Ve skutečnosti to pravděpodobně není jeden dokument (i když jsem ho spojil dohromady v šabloně plánu řízení projektu, kterou najdete zde).
v minulosti jsem to vždy spravoval jako samostatné dokumenty, ale společně tvoří „plán“.
V poslední době mé projekty fungují pod formální strukturou PMO a hodně z toho, co jde v plánu řízení projektu, je v podstatě opakování formálních procesů.
Poznámka: pouze vytvořit plánovací dokument, pokud budete potřebovat
nemá smysl vytvářet plán dokument jen říct,, „děláme to tak, jak se PMO mandátů, stejně jako každý jiný projekt v této společnosti.“V tom případě mám jeden překlenovací dokument plánu řízení projektů a odkazuje na firemní standardy.
plán zahrnuje vše, co potřebujete vědět a udělat, aby řídit projekt, včetně věci, jako je řízení projektu tolerance, odchylky, změny v kontrole přístupu, jak bude hodnotit kvalitu a tak dále.
Harmonogram Projektu
druhá plánování projektu dokument, který je důležitý ve fázi Plánování je plán projektu.
upřímně řečeno, většina lidí říká „plán projektu“, když znamenají „plán projektu“.
harmonogram projektu stanoví všechny úkoly, kdo je bude dělat a kdy budou provedeny. Sleduje také závislosti mezi úkoly.
pomocí softwaru můžete uspořádat časovou osu projektu. Existují stovky různých nástrojů pro plánování projektů-většina organizací má něco. Problém je, že to nemusí být ideální pro to, co chcete použít pro.
vytvářím plány projektů v Microsoft Project, Teamwork a Excel, protože je používám pro různé věci.
pro komunikaci milníků nejvyšší úrovně vytvářím verzi plánu v aplikaci Microsoft PowerPoint pomocí pluginu Office Timeline.
ať už se rozhodnete dokumentovat plán projektu, důležité je udržovat jej aktuální.
5. Protokol RAID projektu
nyní přecházíme do čtvrté fáze projektu, fáze realizace. V tuto chvíli máte řadu důležitých projektových dokumentů. První, na kterou se podíváme pro tuto fázi, je protokol RAID.
RAID je zkratka pro:
- Rizika
- Akce (a/nebo Předpoklady)
- Problémy
- Závislostí (a/nebo Rozhodnutí).
používám termín „RAID log“ k pokrytí všech různých protokolů týkajících se projektu. To zahrnuje všechny prvky v seznamu výše, plus změny. RAAIDDC je těžší říct, ačkoli.
vyplatí se mít registr všech těchto položek. Váš projekt RAID log je důležitý dokument, který vám umožní sledovat vše.
Přečtěte si další: vše, co potřebujete vědět o RAID v řízení projektů.
je To snazší, než byste čekali, jak si jen opravdu potřebovat několik důležitých oblastech:
- Item ID, takže víte, co řádek to mluvíte, když mluvíte o obsah se svým týmem
- název Položky
- Položka popis
- požadovaná Akce
- Majitel: nezapomeňte na to, nebo nikdo nepřevezme odpovědnost za to, že s tím něco udělá
- datum poslední aktualizace.
tento formát můžete použít pro všechny různé listy a sledovače v protokolu RAID.
protokol RAID může být součástí vašeho softwaru pro správu projektů nebo můžete dělat to, co dělám, a udržovat tabulku sešitu projektu, která obsahuje RAID a mnohem více.
Project Status Zprávy
Projektu zprávy o stavu jsou další kritický dokument během fáze Provádění. Jste zaneprázdněni prací, takže musíte lidem říct, jaká práce se děje. Také vám pomohou sledovat, co se děje.
zprávy o stavu projektu pokrývají řadu různých scénářů. Máte:
- Formální rady projektu zprávy
- Týdenní informace týmu aktualizace
- Formální hlášení PMO
- Ad hoc zprávy, kdykoli zúčastněných stran o něco požádá.
a tak dále. Projektoví manažeři tráví spoustu času reportováním.
OK, jedná se spíše o sbírku dokumentů než o jeden dokument. Ale jsou opravdu důležité, protože jsou mechanismem, který používáte k pravidelnému získávání informací zúčastněným stranám.
jsou formálním písemným záznamem pokroku. A pokud jsou dobré, vaše zúčastněné strany by měly podniknout kroky v důsledku jejich čtení.
pokud potřebujete ruku s vytvářením lepších zpráv o stavu projektu, získejte můj ebook a kurz o podávání zpráv o projektu zde.
project Budget Tracker
konečně pro fázi provádění máte tracker rozpočtu projektu, další důležitý dokument plánování a kontroly projektu.
váš rozpočet projektu je jiný druh dokumentu-obsahuje méně textu a mnohem více čísel.
Nicméně, je dobré mít text-y dokument jít s výpočty, které stanoví informace o zakázkách, zadávání veřejných zakázek a finanční procesy, jsi očekává, že následovat. Můžete to zabalit do plánu řízení projektu.
rozpočet tracker musí ukázat, co jste předpokládal utratit tj „rozpočet“ a to, co jste skutečně strávil. Pak můžete získat tabulku dělat těžké zvedání a vypracovat rozptyl.
rozptyl je rozdíl mezi tím, co jste předpovídali, a tím, jaké byly vaše skutečné výdaje.
pokud jste vyčerpáni, můžete identifikovat položky řádku, kde se to stalo. Pokud přicházíte pod svou prognózou, můžete mít určitou flexibilitu pro přidání dalších položek do rozsahu.
nebo možná budete muset peníze vrátit – různá finanční oddělení a sponzoři projektů budou mít různé priority!
Poučení Recenze
Jak budeme pokračovat v naší recenzi projektového řízení dokumentů fázi, dostáváme se do konečné fáze vašeho projektu: Uzavření. V tomto bodě jsou důležité dva dokumenty o uzavření projektu; první je vaše poučená dokumentace.
poučené dokumenty nemusí být ve skutečnosti dokumenty. Můžete uložit své ponaučení v databázi, jako je Cornthought nebo wiki, nebo nějaký jiný formát prohledávatelný.
Přečtěte si další: vše, co potřebujete vědět o lekcích získaných v řízení projektů.
i přesto vyrábět formální konec projektu poučení získané dokumenty ačkoli, a pak zkopírovat klíčové lekce do jiného systému, který je vyžaduje.
poučené papírování je součástí práce na uzavření projektu. To se stává užitečnou referencí, pouze pokud ji sdílíte s lidmi v tomto týmu, takže mají něco, co kodifikuje lekce, které se naučili při práci s vámi.
stejně tak by měl být sdílen s ostatními projektovými manažery nebo nebudou mít prospěch z toho, co fungovalo a co nefungovalo.
Uzavření Projektu Dokument
Konečně, během závěrečné fáze byste měli vytvořit formální uzavření projektu dokumentu.
tento dokument shrnuje:
- Co projekt dodána
- Jak projekt provedeno proti času, nákladů, kvality a rozsahu opatření, tj. byli jste pozdě, přes rozpočet, nebo se snaží získat výsledek kvalitní?
- Jakékoli zbývající rizika, problémy a opatření v místě uzavření
- umístění souborů projektu
- Nic jiného, osoba, která přijímá předání potřebuje vědět.
ze všech dokumentů je to nejdůležitější, aby se formálně podepsal a schválil. Bez souhlasu sponzora projektu s uzavřením projektu není projekt uzavřen.
nakonec budete dělat ad hoc práci a podporu měsíce. (Neptejte se mě, jak to vím.)
Vyberte Dokumenty, Které Pracují Pro Váš Projekt
nejdůležitější věc k zapamatování je, že to je návod. Přizpůsobte projektovou dokumentaci, kterou potřebujete, abyste mohli svůj projekt nejlépe spravovat.
potřebujete podrobný plán nákupu? Udělej jeden. Nepotřebujete rozpočet tracker, protože neexistuje žádný externí výdaje? Nevytvářejte jeden a nechte jej prázdný; to je ztráta času.
nenechte se zavěsit na to – co potřebujete – stačí použít výše uvedené jako vodítko pro to, co má většina projektů na větší straně malých, ale ne gigantických.
méně času stráveného správcem vytvářením dokumentů, které nepřidávají hodnotu, znamená, že můžete uvolnit více času na vedení svého týmu. Je důležitější, abyste dělali práci na projektu. Náročné papírování není pro nikoho zábava.
Chyť šablony dokumentů pro těchto devět projektových dokumentů budete moci ovládat svůj projekt bez přílišné byrokracie.