The Ultimate Guide to Workload Management

hledáte způsoby, jak efektivně spravovat pracovní zátěž?

Správa členů týmu a sledování jejich pracovní zátěže není snadné.

pokud přeceníte kapacitu svého týmu nebo vložíte příliš mnoho seznamů úkolů na talíř zaměstnance, věci se mohou rychle stát chaotickými.

řízení pracovního zatížení je technika, která může pomoci udržet váš tým v nejlepším výkonu, i když jsou omezené počty zdrojů a termíny se blíží.

v tomto článku zdůrazníme vše, co potřebujete vědět o řízení pracovního zatížení. Pokryjeme, co to je, proč je to důležité, a dokonce vám poskytneme několik důležitých tipů, jak efektivně řídit pracovní zátěž vašeho týmu.

tento článek obsahuje:

(kliknutím na níže uvedené odkazy přejdete do konkrétní sekce)

• co je řízení pracovní zátěže?
• Proč Je Řízení Pracovní Zátěže Důležité?
• Pět Tipů, jak Řídit Svůj Tým pracovního Vytížení Efektivně
  • Identifikovat Úkoly, Které musí Být Dokončeny
  • Pochopit Práci Svého Týmu Kapacity
  • Správa Alokace Zdrojů Na Základě Požadavků
  • Pravidelně kontrolujte-V S Členy Týmu
  • Použít Zátěž Software pro Správu Zvládnout Pracovní Procesy

Pojďme začít.

Co Je Řízení Pracovní Zátěže?

řízení pracovního zatížení je proces strategického rozdělení práce mezi Váš tým, aby byla zajištěna nejvyšší možná úroveň produktivity.

pokud se to udělá správně, řízení pracovní zátěže může pomoci vašim zaměstnancům dosáhnout mnohem lepších výsledků,zlepšit jejich důvěru na pracovišti a dokonce pomoci vašemu týmu více si užít svou práci!

řízení pracovní zátěže vašeho týmu však není jen o rozdávání úkolů každému, kdo je volný. Je to promyšlený proces, který hodnotí jednotlivé silné a slabé stránky každého zaměstnance – a pak vám pomůže rozhodnout, na pracovní vytížení jednotlivých členů týmu.

jakmile pochopíte schopnosti a omezení svého týmu, můžete začít rozdávat úkoly každému zaměstnanci na základě jeho schopností.

Proč Je Řízení Pracovní Zátěže Důležité?

zaměstnanci se cítí přepracovaní, když v kanceláři chybí řádné řízení pracovní zátěže. Představte si, že 30% vaší pracovní síly dělá většinu práce na projektu, zatímco ostatní 70% jen nečinně kolem!

Je to jistý způsob, jak tlačit 30% směrem k vyhoření!

High-stresových situacích, jako je tento může mít mýtné na i své nejlepší umělci a způsobit zvýšený počet nemocenské dny a fluktuace. Nedostatek rovnováhy na pracovišti také vede k poklesu úrovně produktivity.

stres, který doprovází vysokou pracovní zátěž projektu, bude mít také nepříznivý dopad na duševní a fyzické zdraví vašich zaměstnanců.

když však praktikujete správné řízení pracovní zátěže, propagujete týmovou kulturu spravedlivého rozdělení pracovní zátěže. Díky tomu bude váš tým šťastnější a budou produktivnější a ochotnější přispět k projektu, na kterém pracují, a k vašemu podnikání.

Na konci dne to znamená, že budete mít více práce-zvýšení tempa růstu vašeho podnikání.

pět jednoduchých tipů, jak efektivně spravovat pracovní zátěž vašeho týmu

Nyní, když jsme vás seznámili s řízením pracovního zatížení, podívejme se, jak můžete efektivně řídit pracovní zátěž vašich zaměstnanců.

zde je šest jednoduchých tipů, které můžete sledovat, abyste zajistili efektivní řízení pracovní zátěže:

Identifikovat Úkoly, Které musí Být Dokončeny

první krok v řízení svého týmu zátěž efektivně je identifikovat jejich skutečné pracovní vytížení.

mějte na paměti, že musíte zahrnout vše, co zabírá pracovní dobu, jako jsou projektové schůzky nebo schůzky klientů.

zde je malý seznam úkolů, které jsou často přehlíženy:

• čtení a odpovídání na e-maily.
• dokumentační postupy.
• povinná školení.
• výroba kávy.
• čištění osobních stolů.

nezapomeňte zahrnout každý úkol a Projekt, na kterém budete také pracovat. Pochopení toho, co je na vašem talíři, vám pomůže rozhodnout, který úkol nebo projekt delegovat do svého týmu.

Jakmile máte seznam všeho, co je třeba udělat, je seskupit do prioritních kategorií na základě:

• Význam
• Naléhavosti
• Množství času potřebného k dokončení.

například čištění stolu je krátký a důležitý, ale triviální úkol. Vypracování obsahové strategie pro klienta, abyste ji mohli představit na projektové schůzce příští týden, je však časově náročný, důležitý a naléhavý úkol.

seskupení každého úkolu a projektu tímto způsobem podle priority vám pomůže rozdělit pracovní zátěž, kterou musíte delegovat na své zaměstnance.

až budete hotovi seskupení pracovní zátěže, nezapomeňte vypracovat časové osy a Ganttův graf pro každý velký projekt-To vám pomůže sledovat všechny změny, které podstoupí až do dokončení.

pokud používáte nástroj pro sledování času, jako je Time Doctor, můžete pomocí zpráv o projektu odhadnout, kolik času bude každý úkol trvat na základě historických dat.

pochopte pracovní kapacitu vašeho týmu

spuštění efektivního týmu je o míchání a porovnávání různých typů osobností k dosažení společného cíle pro vaši organizaci.

takže i když je důležité rozdělit pracovní zátěž projektu spravedlivě mezi svůj tým, nemusí to nutně znamenat, že musíte rozdělit práci rovnoměrně.

Přemýšlejte o tom.

každý člen týmu má něco, v čem je dobrý, a jsou mu přiděleny odpovědnosti na základě jejich dovedností. Zaměstnanci s dovednostmi řízení pracovního zatížení mohou žonglovat s mnoha úkoly, ale ostatní zaměstnanci mohou velmi efektivně pracovat na konkrétním úkolu, na který se specializují.

musíte to vzít v úvahu při rozdělení pracovní zátěže mezi své zaměstnance. Můžete přiřadit více opakujících se úkolů někomu, kdo může žonglovat s úlohami – ale přiřadit pouze jeden důležitý úkol někomu, kdo není skvělý v práci s multitaskingem.

nezapomeňte, že rozdělení velkých projektů na menší a lépe zvládnutelné úkoly může také pomoci vašemu týmu snáze dosáhnout svých cílů.

zde je několik věcí, které je třeba zvážit před delegováním pracovní zátěže:

• jaké úkoly mohou vaši zaměstnanci dělat efektivně?
• na jakých úkolech v současné době pracují?
• měl by každý zaměstnanec zvládnout více či méně pracovní zátěže?

ale to není všechno.

pomohlo by, kdybyste také přidělili konkrétní hodnotu času každého člena týmu.

například čas správce obsahu má větší hodnotu než čas spisovatele obsahu. Je to proto, že manažeři přebírají více rolí zaměřených na klienty a přispívají ke strategickým rozhodnutím, která mohou přinést více peněz, zatímco spisovatel obsahu se jednoduše specializuje na co nejlepší obsah.

Správa Alokace Zdrojů Na Základě Požadavků

Jakmile jste identifikovali úkoly, které potřebujete k práci na, a přišel na to, jak si můžete rozdělit zátěž na základě schopností každého člena týmu – můžete začít na rozdělení úkolů v týmu.

ale nemůžete jen přiřadit pracovní zátěž na základě toho, kolik může každý zaměstnanec přispět, že?

Chcete-li udržet pracovní zátěž vašich zaměstnanců zvládnutelnou, nejprve přiřaďte práci s vysokou prioritou. Radí celý tým, aby aktualizovali své stávající pracovní zátěže, s cílem dokončit úkoly, které jsou nejdůležitější pro vaši organizaci.

při přidělování práce s vysokou prioritou nezapomeňte vyvážit termíny splatnosti mezi členy týmu.

pokud dáte jedné osobě příliš mnoho úkolů s konfliktními časovými rámci, mohou se stresovat a vyhořet. Pokud však poskytnete zaměstnancům termíny splatnosti, které jsou příliš daleko od sebe, mohou nakonec brát věci příliš lehce a být neproduktivní.

další věc, kterou je třeba zvážit, je dát správné osobě správný úkol pracovat. Jak jsme již zmínili, při delegování úkolů zvažte aktuální pracovní zátěž zaměstnanců, sadu dovedností a zkušenosti.

pokud však zjistíte, že je náročné spravovat alokaci zdrojů ručně, můžete vždy investovat do nástrojů pro správu zdrojů. Tyto nástroje vám mohou pomoci sledovat a spravovat počet zdrojů.

nástroj však nemůže dělat všechno!

nezapomeňte zapojit členy svého týmu do procesu plánování zdrojů. Můžete se jich zeptat, zda jsou ochotni převzít více povinností, nebo pokud mají pocit, že zvládají ohromnou pracovní zátěž, a potřebují si odpočinout od práce.

navíc vždy sdělte svým zaměstnancům, proč jim přidělujete konkrétní úkol. To jim pomůže pochopit, co se od nich očekává, a od začátku zvýší úroveň zapojení.

Pravidelně kontrolujte-V S Členy Týmu

Komunikace se členy týmu není něco, co by mělo být omezen na plánovací fázi projektového řízení.

jakmile je přidělení pracovní zátěže dokončeno, je důležité se s nimi přihlásit, aby byla vaše pracovní zátěž efektivně spravována.

proč?

když komunikujete jeden na jednoho se členy týmu, můžete se jich zeptat, jak si vedou s úkoly, které jim byly přiděleny. Můžete zjistit, zda byli přetíženi nadměrnou pracovní zátěží nebo zda mají pocit, že mohou převzít větší odpovědnost.

nicméně, ne jen držet mluvit o řízení projektů. Promluvte si s nimi o velkém obrazu a o tom, co plánujete s podnikáním dělat. Zajistěte, aby se členové vašeho týmu cítili zapojeni do rozhodovacího procesu organizace.

Pamatujte si, že zaměstnanci mohou vždy překvapit a někoho, kdo to nejméně očekává, že se nakonec může stát silný projektový manažer, zatímco jiný zaměstnanec jste měli v plánu na podporu může hledat jinou profesní dráhu.

proto je vždy důležité komunikovat se svými zaměstnanci a zjistit, co si myslí. Dejte jim bezpečný prostor, kde se mohou vyjádřit beze strachu z jakýchkoli následků, a skončí šťastnější a produktivnější.

použijte software pro správu pracovního zatížení pro zpracování pracovních procesů

jistě, existuje řada technik pro efektivní řízení pracovního zatížení týmu, ale pokud plánujete dělat vše ručně, budete vyčerpáni, než se nadějete.

Chcete-li dokončit svůj efektivní plán řízení pracovní zátěže, potřebujete nástroj, který je k tomu určen. Zde jsou dva nástroje pro správu projektů, které vám mohou pomoci spravovat pracovní zátěž bez jakýchkoli potíží:

a. Asana

Asana je nástroj pro správu práce, který pomáhá týmům organizovat, sledovat a řídit všechny své úkoly. Tento nástroj pro správu úkolů má spoustu řešení pro marketingové, provozní, prodejní a produktové týmy.

Klíčové vlastnosti

• funkce Kanban desky pro snadné sledování.
• skvělé pro vzdálené týmy.
• podporuje týmové a projektové kalendáře.
• umožňuje týmovou spolupráci.
• má mobilní aplikaci pro práci na cestách.

ceny

Asana má bezplatný plán pro uživatele a placené plány začínají na $ 13.49 / jednotlivý uživatel / měsíc.

se na Hodnocení Zákazníků

• G2 – 4.3/5 (6000+ recenze)
• Capterra – 4.4/5 (8000+ recenze)

B. Trello

Trello je Kanban stylu aplikace s uživatelsky přívětivé rozhraní. „Karty Trello“ můžete použít k přiřazení úkolů členům týmu a aktualizaci postupu přesunutím těchto karet přes desku Trello.

systém řízení pracovní zátěže Trello nabízí automatizaci a spoustu integrací a power-ups.

Klíčové vlastnosti

• funkce automatizace workflow s Trello Butler.
• může pracovat s více týmy.
• snadno použitelné karty úloh.
• integruje s tunami dalších aplikací.
• obsahuje mobilní aplikaci pro iOS a Android.

ceny

Trello nabízí bezplatný plán pro uživatele a placené plány začínají na $ 12.50 / jednotlivý uživatel / měsíc.

Hodnocení Zákazníků

• G2-4.3/5 (10000+ recenze)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + recenze)

ale počkej.

oba tyto nástroje vám mohou pomoci lépe řídit pracovní zátěž vašeho týmu.

a co pomoci vašemu týmu lépe se vyrovnat s jejich pracovní zátěží?

potřebujete také něco, že?

nebojte se.

nejlepší věc, o Asana a Trello je, že oba pracují s Time Doctor!

Co Je Time Doctor?

Čas Lékaře je populární produktivity pro správu souborů používá obří společnosti jako Verizon, stejně jako malé a střední podniky, jako se Daří Trhu, aby pochopili, jak produktivní jejich zaměstnanci.

nejen to, ale Time Doctor také pomůže vašim zaměstnancům zjistit, kde mohou být produktivnější a pomoci jim také zlepšit!

čas lékař bude:

• ukažte, jak dlouho zaměstnanci tráví na každém úkolu přesně.
• zvýrazněte dobu nečinnosti všech vašich zaměstnanců.
• vytvářejte přehledy, které zvýrazňují výkon zaměstnanců v reálném čase.
• Zefektivněte správu mezd.
• integrujte s tunami dalších nástrojů produktivity, jako jsou Asana, Trello, Jira a Zendesk.

Kromě toho Time Doctor sleduje vaše zaměstnance pouze během pracovní doby – takže se nemusíte starat o obavy o soukromí. Můžete dokonce přizpůsobit software tak, aby byl více přátelský k zaměstnancům.

zabalení

Efektivní správa pracovní zátěže je zásadní pro udržení zdravých, soustředěných a produktivních zaměstnanců.

a i když můžete sledovat spoustu manuálních technik, abyste spravedlivě rozdělili pracovní zátěž, nebudete ji schopni udržet.

ale nebojte se.

Stačí použít tipy, které jsme zmínili v tomto článku, spolu s dobrou pracovní zátěž nástroj pro správu a budete mít žádné problémy, zvládání zátěže a raketovým tempem výkon vašeho podnikání!