9 olennaista Hankedokumenttia (malleineen))

hain projektin joltakulta muulta vähän aikaa sitten ja olin kolme kuukautta hoitamassa sitä ennen kuin tajusin, ettei projektia ollut olemassa.

oli paljon muitakin asiakirjoja, jotka kaikki olivat jossain määrin päällekkäisiä peruskirjan kanssa, mutta eivät varsinaisen peruskirjan kanssa. Se tarkoitti, että projektin papereista puuttui joitain keskeisiä asioita ja tärkeintä puuttui se, kuka sen maksaisi.

Oho.

se oli vähän päänvaivaa selvittää.

Projektinhallinta voi luoda paljon paperityötä, eikä aina ole sellaista tavaraa mitä haluaa tai tarvitsee. Tässä artikkelissa me määrittelemme, mitä todella tarvitset ja miten sitä käytetään.

joten, mistä dokumentaatiosta oikeasti on kyse? Määritellään.

Projektinhallintadokumentit: määritelmä

voimme määritellä projektiasiakirjat seuraavasti:

projektipäällikön laatima dokumentaatio, jonka avulla projektia voidaan hallita, valvoa ja toimittaa asianmukaisesti.

mitä hankeasiakirjoja tarvitset?

jos tarkastelet projektinhallinnan standardeja ja menetelmiä, löydät kasapäin mainittua dokumentaatiota, mutta tarvitsetko todella kaiken? Useimmissa projekteissa ei ole.

Jos rakennat massiivista olympiapuistoa tai sotilastaistelulaivaa, dokumentoinnille on korkeammat standardit, mutta useimmissa toimistopohjaisissa ympäristöissä pienissä, keskisuurissa ja jopa suurissa yrityksissä tehdyissä projekteissa aikasi kuluu parhaiten perusasioiden hoitamiseen.

puhutaan siis olennaisista asioista.

tässä on yhdeksän dokumenttia, joita ilman yksikään itseään kunnioittava projekti ei saisi olla, kun yrittää hallita projektia. Olen järjestänyt projektinhallintadokumentit vaiheittain, jotta näet, missä järjestyksessä ne tyypillisesti luodaan.

1. Business Case

projektin idea-tai Ideavaiheessa joku keksii loistavan idean. Se on kirjattu viralliseen hanke-ehdotukseen tai liikeasiaan.

projektin liiketoimintatapaus on asiakirja, joka käynnistää koko projektin. Se on kirjoitettu selittää miksi projektin pitäisi tapahtua ja se tiivistää ongelman projekti tulee ratkaisemaan.

mutta tässä kohtaa Oma määritelmäni projektidokumentaatiosta putoaa: bisnesjutun kirjoittaa yleensä joku muu kuin projektipäällikkö.

Kuka siis kirjoittaa talousjutun?

kokemukseni mukaan bisnesjuttuja kokoaa se yrittäjä, joka haluaa muutosta — se henkilö, josta lopulta tulee hankkeen rahoittaja.

projektia on kuitenkin paljon, paljon helpompi hallita, jos on ollut mukana business case-vaiheessa, koska ymmärtää ajureita ja tavoitteita paremmin.

liiketoimintatapauksen tulee olla kattava ja vakuuttava ja riittävän yksityiskohtainen, jotta hankkeen edellyttämä investointi voidaan perustella.

Tämän sanottuaan, liiketoimintatapaus voisi olla niinkin yksinkertainen kuin sähköposti johtajalle, joka pyytää lupaa edetä aloitteen kanssa. Jos rakennettaisiin Olympiastadionia, se epävirallisuuden taso ei riittäisi.

ole järkevä ja pragmaattinen – tässä vaiheessa ei kannata luoda ylilyöntidokumentaatiota. Se vain saa ihmiset varomaan, mitä admin on tulossa.

kun liiketoimintatapaus on hyväksytty, voit siirtyä hankkeen Aloitusvaiheeseen.

Hankeasiakirja

Hankevaiheen tärkein paperityö on hankeasiakirja.

tarvitset tätä: se antaa sinulle valtuudet toimia projektin projektipäällikkönä. Se on toimeksiantosi johtaa projektia ja se on asiakirja, joka muuttaa projektin ideasta todelliseksi työohjelmaksi, jolla on kohdennetut omistajat (ja sopimus rahoituksesta).

ilman projektin peruskirjaa projektia ei ole muodollisesti olemassa!

meidän valintamme

Sähköpostipohjat projektien Kick-off

mallit auttavat sinua asettamaan odotuksia, saamaan tietoa, pyytämään päivityksiä ja hallitsemaan ongelmia. Suunnattu liiketoiminta-analyytikoille, mutta helposti muokattavissa kaikkiin projektirooleihin.

Learn more learn More

ansaitsemme provision, jos klikkaat tätä linkkiä ja teet ostoksen ilman lisäkustannuksia sinulle #ad

Hankekartat voivat olla lyhyitä tai sisällöllisiä. Käytän mieluummin täysimittaista versiota, jota kutsumme terminologiassamme hankkeen Käynnistämisasiakirjaksi. Se sisältää kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää siitä, mistä aloitat.

kun on selvinnyt, mitä projekti tulee tekemään ja missä kontekstissa se toimii, on aika siirtyä suunnitteluvaiheeseen.

Hankejohtosuunnitelma

suunnitteluvaiheessa on laadittu kaksi hankesuunnitteluasiakirjaa. Ensimmäinen on hankkeen hallintasuunnitelma.

Tämä on valtava dokumentti. Itse asiassa se ei luultavasti ole yksi asiakirja (vaikka olen niputtanut sen yhteen projektinhallintasuunnitelman malliin löydät täältä).

aiemmin olen hallinnoinut sitä aina erillisinä asiakirjoina, mutta yhdessä ne muodostavat ”suunnitelman”.

viime aikoina projektini ovat toimineet virallisen PMO-rakenteen alla, ja suuri osa siitä, mitä projektinhallintasuunnitelmaan sisältyy, on käytännössä muodollisten prosessien toistamista.

Huom.: luo suunnitteluasiakirja vain, jos tarvitset sitä

ei ole mitään järkeä luoda suunnitteluasiakirjaa vain sanoaksemme: ”teemme sen niin kuin PMO määrää, aivan kuten kaikki muutkin projektit tässä yrityksessä.”Siinä tapauksessa minulla on yksi projektinhallintasuunnitelmaa käsittelevä asiakirja, jossa viitataan yrityksen standardeihin.

suunnitelma kattaa kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää ja tehdä projektin hallitsemiseksi, mukaan lukien projektien toleranssien hallinta, varianssit, muutosohjauksen lähestymistapa, miten arvioit laatua ja niin edelleen.

projektin aikataulu

toinen suunnitteluvaiheessa tärkeä hankesuunnitteluasiakirja on hankeaikataulu.

suoraan sanottuna useimmat ihmiset sanovat ”hankesuunnitelma”, kun he tarkoittavat ”projektin aikataulua”.

projektin aikataulussa on määritelty kaikki tehtävät, kuka ne tekee ja milloin ne tehdään. Se myös seuraa riippuvuuksia tehtävien välillä.

voit käyttää ohjelmistoa projektin aikajanan järjestämiseen puolestasi. Erilaisia projektin aikataulutyökaluja on satoja – useimmilla organisaatioilla on jotain. Ongelma on, se ei ehkä ole täydellinen, mihin haluat käyttää sitä.

luon Projektiaikatauluja Microsoft Projectiin, tiimityöhön ja Exceliin, koska käytän niitä eri asioihin.

huipputason virstanpylväiden viestintään luon Microsoft PowerPointissa version aikataulusta Office Timeline-lisäosan avulla.

miten tahansa päätätkin dokumentoida projektiaikataulusi, tärkeintä on pitää se ajan tasalla.

5. Project RAID Log

siirrymme nyt projektin neljänteen vaiheeseen, toteutusvaiheeseen. Tässä vaiheessa sinulla on useita tärkeitä projektiasiakirjoja. Ensimmäinen vaihe on RAID-loki.

RAID tarkoittaa seuraavia:

• riskit
• toimet (ja/tai oletukset)
• asiat
• riippuvuudet (ja / tai päätökset).

käytän termiä ”RAID loki” kattamaan kaikki projektiin liittyvät lokit. Se sisältää kaikki edellä olevan luettelon osatekijät sekä muutokset. RAAIDDC on kuitenkin vaikeampi sanoa.

kaikista näistä kohteista kannattaa pitää rekisteriä. Projektin raid loki on tärkeä asiakirja, jonka avulla voit seurata kaikkea.

Read next: everything you need to know about RAID in project management.

luominen on helpompaa kuin luulisi, sillä tarvitset vain muutaman tärkeän kentän:

• kohteen tunnus, joten tiedät mistä rivistä puhut, kun keskustelet sisällöstä tiimisi kanssa
• kohteen nimi
• kohteen kuvaus
• vaaditut toimet
• omistaja: älkää unohtako tätä tai kukaan ei ota vastuuta tehdä asialle mitään
• viimeksi päivitetty päivämäärä.

voit käyttää tätä formaattia melko paljon kaikkiin RAID-lokisi eri lakanoihin ja jäljittimiin.

RAID-loki voi olla osa projektinhallintaohjelmistoa tai voit tehdä kuten minä ja ylläpitää projektityökirjataulukkoa, joka sisältää Raidin ja paljon muuta.

projektin Tilanneraportit

projektin tilanneraportit ovat toinen kriittinen asiakirja suoritusvaiheessa. Sinulla on kiire tehdä töitä, joten sinun täytyy kertoa ihmisille, mitä työtä on meneillään. Ne myös auttavat jäljittämään, mitä tapahtuu.

hankkeen tilannekatsaukset kattavat joukon erilaisia skenaarioita. Olet:

• Projektihallituksen viralliset raportit
• viikottaiset tiedotusryhmän päivitykset
• virallinen raportointi PMO: lle
• Ad hoc-raportit aina, kun sidosryhmä pyytää jotain.

ja niin edelleen. Projektipäälliköt käyttävät paljon aikaa raportointiin.

OK, nämä ovat pikemminkin kokoelma asiakirjoja kuin yksi asiakirja. Mutta ne ovat todella tärkeitä, koska niiden avulla saat tietoa sidosryhmillesi säännöllisesti.

ne ovat muodollinen kirjallinen edistysaskel. Ja jos ne ovat hyviä, sidosryhmiesi pitäisi ryhtyä toimiin niiden lukemisen seurauksena.

Jos tarvitset apua parempien projektitilaraporttien luomisessa, Hanki oma ebook ja kurssi projektiraportoinnista täältä.

Project Budget Tracker

lopuksi toteutusvaihetta varten sinulla on projektin budjettiseuranta, toinen tärkeä projektin suunnittelu-ja ohjausasiakirja.

projektisi budjetti on erilainen dokumentti — se sisältää vähemmän tekstiä ja paljon enemmän numeroita.

laskelmien kanssa on kuitenkin hyvä olla tekstiasiakirja, jossa esitetään tietoja sopimuksista, hankinnoista ja taloudellisista prosesseista, joita sinun odotetaan noudattavan. Voit liittää tämän projektinhallintasuunnitelmaasi.

budjettiseuraajan on näytettävä, mitä olet ennustanut käyttäväsi eli ”budjetti” ja mitä olet todella käyttänyt. Voit sitten saada taulukkolaskenta tehdä raskaita nostoja ja selvittää varianssi.

varianssi on ero sen välillä, mitä ennustit ja mitä todellinen kulutuksesi oli.

Jos käytät liikaa rahaa, voit tunnistaa rivikohdat, joissa näin on tapahtunut. Jos olet tulossa alle ennusteen, saatat olla jonkin verran joustavuutta lisätä enemmän kohteita soveltamisalaan.

tai joudut ehkä luovuttamaan rahat takaisin – eri Talousosastoilla ja hankkeiden rahoittajilla on eri prioriteetit!

Lessons Learned Review

kun jatkamme projektinhallintadokumenttien tarkastelua vaiheittain, siirrymme projektin viimeiseen vaiheeseen: Closure. Tässä vaiheessa tärkeitä ovat kaksi projektin päättämistä koskevaa asiakirjaa, joista ensimmäinen on opitut asiakirjat.

opitut asiakirjat eivät välttämättä varsinaisesti ole asiakirjoja. Voit tallentaa opit tietokantaan, kuten CornerThought tai wiki, tai jokin muu haettavissa muodossa.

Read next: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää projektinhallinnassa opituista kokemuksista.

tuotan kuitenkin vielä muodollisia projektin loppuun liittyviä lessons learned documents-dokumentteja ja kopioin sitten tärkeimmät opit mihin tahansa muuhun niitä edellyttävään järjestelmään.

opitut paperityöt ovat osa projektin sulkemistyötä. Siitä tulee hyödyllinen viite vain, jos jaat sen tämän tiimin ihmisten kanssa, jotta heillä on jotain, joka kodifioi heidän kokemuksensa työskennellessään kanssasi.

yhtä lailla se pitäisi jakaa muiden projektipäälliköiden kanssa tai he eivät hyödy siitä, mikä toimi ja mikä ei.

Project Closure Document

lopuksi, Sulkemisvaiheen aikana tulee laatia virallinen projektin päättämisasiakirja.

tässä asiakirjassa on yhteenveto:

• mitä projekti tuotti
• miten projekti suoriutui aikaa, kustannuksia, laatua ja laajuutta koskevista toimenpiteistä eli olitko myöhässä, ylibudjetoitu tai kamppailit laatutuloksen saamiseksi?
• mahdolliset päättämisajankohtana jäljellä olevat riskit, ongelmat ja toimet
• Hankeasiakirjojen sijainti
• kaikki muu, mitä luovutuksen vastaanottajan on tiedettävä.

kaikista asiakirjoista tämä on tärkein, joka on virallisesti allekirjoitettu ja hyväksytty. Projekti ei ole suljettu, ellei hankkeen rahoittaja ole suostunut hankkeen päättämiseen.

päädyt tekemään tilapäistä työtä ja tukea kuukausiksi. Älä kysy, mistä tiedän.)

valitse dokumentit, jotka toimivat projektissasi

tärkeintä on muistaa, että tämä on opas. Räätälöi tarvitsemasi projektidokumentaatio, jotta voit parhaiten hallita projektiasi.

tarvitsetko yksityiskohtaisen hankintasuunnitelman? Tee yksi. Et tarvitse budjetti tracker koska ei ole ulkoisia menoja? Älä luo sellaista ja jätä sitä tyhjäksi; se on ajanhukkaa.

älä takerru siihen, mitä tarvitset – käytä yllä olevaa vain oppaana siitä, mitä suurimmassa osassa pieniä mutta ei jättimäisiä projekteja on.

vähemmän admin-aikaa sellaisten dokumenttien luomiseen, jotka eivät tuo lisäarvoa, joten voit vapauttaa enemmän aikaa tiimisi johtamiseen. Tärkeämpää on, että teet projektin työn. Työläs paperityö ei ole hauskaa kenellekään.

nappaa asiakirjapohjat näille yhdeksälle projektidokumentille, joita voit hallita projektiasi ilman liikaa byrokratiaa.