Lopullinen opas työmäärän hallintaan

Etsitkö tapoja hallita työmäärääsi tehokkaasti?

oman joukkueen jäsenten Johtaminen ja heidän työmääränsä seuraaminen ei ole helppoa.

jos yliarvioit tiimisi kapasiteetin tai laitat liikaa tehtävälistoja työntekijän lautaselle, asiat voivat muuttua nopeasti sotkuisiksi.

työmäärän hallinta on tekniikka, joka voi auttaa pitämään joukkueen suorituksen parhaimmillaan, vaikka resurssien määrä on rajallinen ja määräajat lähestyvät.

tässä artikkelissa korostamme kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää työmäärän hallinnasta. Me kattaa mitä se on, miksi se on tärkeää ja jopa antaa sinulle tärkeitä vinkkejä tehokkaasti hallita tiimisi työmäärä.

tämä artikkeli sisältää:

(klikkaa alla olevia linkkejä päästäksesi tiettyyn osioon)

• mitä on työmäärän hallinta?
• Miksi Työmäärän Hallinta On Tärkeää?
• viisi vinkkiä, joilla voit hallita tiimisi työmäärää tehokkaasti
  • tunnista suoritettavat tehtävät
  • ymmärrä tiimisi työkyky
  • Hallitse resurssien kohdentamista vaatimusten perusteella
  • säännöllisesti sisäänkirjautuminen tiimin jäsenten kanssa
  • käytä Työmääränhallintaohjelmistoa työprosessien hoitamiseen

aloitetaan.

Mitä On Työmäärän Hallinta?

työmäärän hallinta on prosessi, jossa työtehtäviä jaetaan strategisesti tiimisi kesken mahdollisimman korkean tuottavuustason varmistamiseksi.

oikein tehtynä työmäärän hallinta voi auttaa työntekijöitäsi saavuttamaan paljon parempia tuloksia, parantamaan työpaikkansa luottamusta ja jopa auttamaan tiimiäsi nauttimaan työstään enemmän!

oman joukkueen työmäärän hoitamisessa ei kuitenkaan ole kyse vain tehtävien jakamisesta vapaalle. Se on harkitumpi prosessi, joka arvioi jokaisen työntekijän yksilölliset vahvuudet ja heikkoudet – ja auttaa sitten päättämään tiimin jäsenten yksilöllisestä työmäärästä.

kun ymmärrät tiimisi kyvyt ja rajoitukset, voit alkaa jakaa tehtäviä jokaiselle työntekijälle heidän kykyjensä perusteella.

Miksi Työmäärän Hallinta On Tärkeää?

työntekijät tuntevat itsensä ylityöllistetyiksi, kun toimistossa ei ole kunnollista työmäärän hallintaa. Kuvittele, että 30% työvoimastasi tekee suurimman osan työstä projektissa, kun taas loput 70% vain tyhjäkäynnillä!

se on varma tapa työntää se 30% kohti burn outia!

tällaiset stressitilanteet voivat verottaa jopa parhaimmistoa ja aiheuttaa sairauspoissaolopäivien ja vaihtuvuuden lisääntymistä. Tasapainon puute työpaikoilla johtaa myös tuottavuuden laskuun.

suuren työmäärän aiheuttama stressi vaikuttaa haitallisesti myös työntekijöidesi henkiseen ja fyysiseen terveyteen.

kuitenkin harjoitellessasi asianmukaista työmäärän hallintaa edistät tiimikulttuuria, jossa työmäärä jaetaan oikeudenmukaisesti. Tämä pitää tiimisi onnellisempana, ja he ovat tuottavampia ja halukkaita osallistumaan projektiin he työskentelevät ja yrityksesi.

päivän päättyessä tämä tarkoittaa, että saat tehtyä enemmän työtä – mikä vauhdittaa yrityksesi kasvuvauhtia.

viisi yksinkertaista vinkkiä tiimisi työmäärän tehokkaaseen hallintaan

nyt kun olemme tutustuttaneet sinut työmäärän hallintaan, katsotaanpa, miten voit tehokkaasti hallita työntekijöidesi työmäärää.

tässä kuusi helppoa vinkkiä, joilla varmistat työmäärän tehokkaan hallinnan:

tunnista suoritettavat tehtävät

ensimmäinen askel tiimin työmäärän tehokkaassa hallinnassa on heidän todellisen työmääränsä tunnistaminen.

muista, että mukaan pitää ottaa kaikki työaikaa vievä, kuten projektitapaamiset tai asiakastapaamiset.

tässä pieni lista tehtävistä, jotka usein sivuutetaan:

• sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen.
• Dokumentointimenettelyt.
• pakolliset koulutukset.
• keittämässä kahvia.
• henkilökohtaisten pöytien siivoaminen.

älä unohda sisällyttää mukaan jokaista tehtävää ja projektia, jonka parissa työskentelet. Ymmärrys siitä, mitä lautasellasi on, auttaa sinua päättämään, minkä tehtävän tai projektin delegoit tiimillesi.

kun sinulla on lista kaikesta, mitä on tehtävä, ryhmittele ne prioriteettiluokkiin perustuen:

• merkitys
• kiireellisyys
• valmistumiseen tarvittava aika.

esimerkiksi kirjoituspöydän siivoaminen on lyhyt ja tärkeä mutta vähäpätöinen tehtävä. Mutta sisältöstrategian kehittäminen asiakkaalle, jotta voit esittää sen ensi viikolla pidettävässä projektikokouksessa, on aikaa vievä, tärkeä ja kiireellinen tehtävä.

jokaisen tehtävän ja projektin ryhmittely tällä tavalla Prioriteetin mukaan auttaa sinua jakamaan työntekijöillesi delegoitavan työmäärän.

kun olet ryhmitellyt työmääräsi, muista laatia aikataulut ja Gantt-kaavio jokaiselle isolle projektille – tämä auttaa sinua pitämään kirjaa kaikista muutoksista, joita ne tekevät valmistumiseen asti.

jos käytät aikaseurantatyökalua, kuten Time Doctor, voit käyttää projektiraportteja arvioidaksesi, kuinka kauan kukin tehtävä kestää historiatietojen perusteella.

ymmärrä tiimisi työkyky

tehokkaan tiimin pyörittämisessä on kyse erilaisten persoonallisuuksien sekoittamisesta ja yhteensovittamisesta organisaatiosi yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

vaikka onkin tärkeää jakaa projektin työtaakka reilusti tiimisi kesken, se ei välttämättä tarkoita, että sinun pitäisi jakaa työt tasaisesti.

ajattele sitä.

jokaisella joukkueen jäsenellä on jotain, missä he ovat hyviä, ja he saavat vastuuta taitojensa perusteella. Työntekijät, joilla on työmääränhallintataitoja, voivat jongleerata monia tehtäviä, mutta muut työntekijät voivat työskennellä erittäin tehokkaasti tiettyyn tehtävään, johon he ovat erikoistuneet.

tämä on otettava huomioon, kun työtaakka jaetaan työntekijöiden kesken. Voit määrittää useita toistuvia tehtäviä joku, joka voi jongleerata työpaikkoja – mutta vain antaa yhden tärkeän tehtävän joku, joka ei ole hyvä multitasking työssä.

muista, että isojen projektien pilkkominen pienempiin ja helpommin hallittaviin tehtäviin voi myös auttaa tiimiäsi saavuttamaan tavoitteensa helpommin.

tässä muutamia asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon ennen työmäärän delegointia:

• mitä tehtäviä työntekijäsi voivat tehdä tehokkaasti?
• mitä tehtäviä he tällä hetkellä hoitavat?
• pitäisikö jokaisen työntekijän hoitaa työtaakka enemmän tai vähemmän?

, mutta ei siinä vielä kaikki.

auttaisi, jos myös jokaisen joukkueen jäsenen ajalle annettaisiin tietty arvo.

esimerkiksi sisältöpäällikön aika on arvokkaampaa kuin sisällöntekijän aika. Tämä johtuu siitä, että johtajat ottavat enemmän asiakaskohtaisia rooleja ja osallistuvat strategisiin päätöksiin, jotka voivat tuoda enemmän rahaa, kun taas sisällön kirjoittaja on yksinkertaisesti erikoistunut tekemään parasta mahdollista sisältöä.

Hallitse resurssien kohdentamista vaatimusten

perusteella, kun olet tunnistanut tehtävät, joiden parissa sinun on työskenneltävä, ja keksinyt, miten voit jakaa työtaakan kunkin tiimin jäsenen kapasiteetin perusteella – voit aloittaa tehtävien jakamisen tiimille.

mutta työmäärää ei voi vain jakaa sen mukaan, kuinka paljon kukin työntekijä voi antaa panoksensa, eihän?

jos haluat pitää työntekijöidesi työtaakan hallittavana, aseta ensin etusijalle työ. Neuvo koko tiimiäsi päivittämään nykyinen työmääränsä, jotta voit suorittaa organisaatiollesi tärkeimmät tehtävät.

kun olet määrittämässä korkean prioriteetin työtä, muista tasapainottaa eräpäivät tiimisi jäsenten kesken.

jos yhdelle antaa liikaa tehtäviä, joiden aikataulu on ristiriitainen, hän saattaa stressaantua ja palaa loppuun. Mutta jos työntekijän eräpäivät ovat liian kaukana toisistaan, he saattavat lopulta ottaa asiat liian kevyesti ja olla tuottamattomia.

toinen pohdittava asia on antaa oikealle henkilölle oikea tehtävä, jonka parissa työskennellä. Kuten aiemmin mainitsimme, ota huomioon työntekijöiden nykyinen työmäärä, ammattitaito ja kokemus tehtävien siirtämisessä.

jos resurssien kohdentaminen manuaalisesti tuntuu haastavalta, voit aina sijoittaa resurssinhallintatyökaluihin. Näiden työkalujen avulla voit seurata ja hallita resurssien määrää.

työkalu ei kuitenkaan voi tehdä kaikkea!

varmista, että tiimisi jäsenet osallistuvat resurssien suunnitteluun. Voit kysyä heiltä, ovatko he valmiita ottamaan enemmän vastuuta, tai jos he kokevat, että he hoitavat valtavan työmäärän ja tarvitsevat taukoa työstä.

kerro lisäksi aina työntekijöillesi, miksi annat heille tietyn tehtävän. Tämä auttaa heitä ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan, ja he lisäävät sitoutumistasoaan alusta alkaen.

säännöllinen sisäänkirjautuminen tiimin jäsenten kanssa

yhteydenpito tiimin jäsenten kanssa ei ole asia, jonka pitäisi rajoittua vain projektinhallinnan suunnitteluvaiheeseen.

kun työmääräjako on valmis, on tärkeää ilmoittautua heille, jotta työmääräsi pysyy hallinnassa tehokkaasti.

miksi?

kun viestii kahdenkeskisesti tiimin jäsenten kanssa, voi heiltä kysyä, miten he pärjäävät heille annetuissa tehtävissä. Voit tunnistaa, jos he ovat kuormittuneet liian paljon tai jos he kokevat, että he voivat ottaa enemmän vastuuta.

älä kuitenkaan jää vain puhumaan projektinhallinnasta. Puhu heille kokonaiskuvasta ja siitä, mitä aiot tehdä bisneksellä. Saa tiimisi jäsenet tuntemaan olevansa mukana organisaation päätöksentekoprosessissa.

muista, että työntekijät voivat aina yllättää ja joku, jota vähiten odotit, voi päätyä vahvaksi projektipäälliköksi, kun taas toinen työntekijä, jota olit suunnitellut ylentäväsi, saattaa etsiä toisenlaista urapolkua.

tämän vuoksi on aina tärkeää kommunikoida työntekijöidensä kanssa ja selvittää, mitä he ajattelevat. Anna heille turvallinen tila, jossa he voivat ilmaista itseään ilman pelkoa seurauksista, ja he päätyvät onnellisemmiksi ja tuotteliaammiksi.

käytä Työmääränhallintaohjelmistoa työprosessien hoitamiseen

toki on olemassa useita tekniikoita tiimin työtaakan tehokkaaseen hallintaan, mutta jos suunnittelet tekeväsi kaiken manuaalisesti, uuput ennen kuin huomaatkaan.

tehokkaaseen työmäärän hallintasuunnitelmaan tarvitaan työkalu, joka on suunniteltu sitä varten. Tässä kaksi projektinhallintatyökalua, joiden avulla voit hallita työmäärääsi vaivatta:

A. Asana

Asana on työnjohtotyökalu, joka auttaa tiimejä organisoimaan, seuraamaan ja hallitsemaan kaikkia tehtäviään. Tämä tehtävänhallintatyökalu sisältää runsaasti ratkaisuja markkinointiin, toimintaan, myyntiin ja tuotetiimeihin.

Key Features

• Features Kanban boards for easy tracking.
• Suuri kaukojoukkueille.
• tukee joukkue-ja projektikalentereita.
• mahdollistaa joukkueyhteistyön.
• on mobiilisovellus, jolla voi tehdä töitä.

hinnoittelu

asanalla on käyttäjille ilmainen suunnitelma ja maksetut sopimukset alkavat 13,49 dollarista/käyttäjä/kuukausi.

Asiakasarviot

• G2 – 4,3/5 (6000 + arvostelua)
• Capterra – 4,4 / 5 (8000 + arvostelua) )

B. Trello

Trello on Kanban-tyylinen sovellus, jossa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä. Voit käyttää” Trello-kortteja ” antaaksesi tehtäviä tiimin jäsenille ja päivittääksesi edistymistä siirtämällä näitä kortteja Trello-laudan yli.

Trello-työmääränhallintajärjestelmässä on automaatio ja tonneittain integraatioita ja lisävoimia.

Tärkeimmät ominaisuudet

• Features workflow automation with Trello Butler.
• voi työskennellä useamman joukkueen kanssa.
• helppokäyttöiset tehtäväkortit.
• integroituu lukuisiin muihin sovelluksiin.
• on mobiilisovellus iOS: lle ja Androidille.

hinnoittelu

Trello tarjoaa käyttäjille ilmaisen suunnitelman, ja maksetut sopimukset alkavat 12,50 dollarista/käyttäjä/kuukausi.

Asiakasarviot

• G2-4.3/5 (10000+ arvostelua)
• Capterra – 4, 5/5 (17000+ arvostelua))

mutta odota.

molemmat työkalut voivat auttaa sinua hallitsemaan paremmin tiimisi työtaakkaa.

mitä jos auttaisit joukkuettasi selviytymään työmäärästään paremmin?

siihenkin tarvitaan jotain, vai mitä?

älä huoli.

parasta asanassa ja Trellossa on se, että he molemmat työskentelevät Time Doctorissa!

Mikä On Aikalääkäri?

Time Doctor on suosittu tuottavuushallintatyökalu, jota käyttävät Verizonin kaltaiset jättiyritykset sekä pk-yritykset, kuten viihtyvät markkinoilla ymmärtääkseen, kuinka tuottavia työntekijät ovat.

sen lisäksi aikalääkäri auttaa myös työntekijöitäsi näkemään, missä he voivat olla tuottavampia ja auttaa heitäkin kehittymään!

aika lääkäri:

• Näytä tarkasti, kuinka kauan työntekijät viettävät kuhunkin tehtävään.
• Korosta kaikkien työntekijöidesi käyttämättömät tunnit.
• Luo raportteja, jotka korostavat työntekijöiden suoriutumista reaaliajassa.
• virtaviivaista palkkahallintaa.
• integroida tonneittain muita tuottavuustyökaluja, kuten Asana, Trello, Jira ja Zendesk.

lisäksi aikalääkäri seuraa työntekijöitäsi vain työaikana – joten sinun ei tarvitse huolehtia yksityisyyden suojasta. Voit jopa muokata ohjelmistoa tehdäksesi siitä työntekijäystävällisemmän.

työkuorman tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää työntekijöiden pitämiseksi terveinä, keskittyneinä ja tuottavina.

ja vaikka voit noudattaa tonnia manuaalisia tekniikoita jakaaksesi työmääräsi oikeudenmukaisesti, et pysty ylläpitämään sitä.

mutta ei hätää.

käytä vain tässä artikkelissa mainittuja vinkkejä hyvän työmääränhallintatyökalun kanssa, niin sinulla ei ole ongelmia työmäärien hallinnassa ja yrityksesi suorituskyvyn huimassa nousussa!