Every HR team faces problems both the running of their department and the consistent enforcement of policies across the company ylipäätään. Tässä on kymmenen parasta asiaa, joita HR-tiimit kohtaavat Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja miten niitä voidaan käsitellä.
säilyttäminen
monet ajattelevat, että inhimillisten voimavarojen tärkein tehtävä on hankkia ja työllistää uusia kykyjä. Totuus on kuitenkin se, että suurin osa HR-toiminnasta pyörii olemassa olevien kykyjen säilyttämisen ympärillä.
työntekijät ovat jokaisen yrityksen elinehto, ja he tarjoavat taitoja ja kokemusta, joita tuottavuuden nostaminen edellyttää. Yrityksesi on myös investoinut merkittävästi aikaa ja rahaa maksimaalisen tuottavuuden varmistamiseen aina, kun se on mahdollista. AVAINVASTUU on suojella tätä arvokasta omaisuutta.
työntekijän säilyttäminen on hieno tasapainoteko yrityskulttuurin, palkitsemisen ja kannustimien välillä. Henkilöstöosaston on tarjottava jokaiselle työntekijälle oikea yhdistelmä kaikkia kolmea henkilöä tyydyttämään työntekijää vaarantamatta yrityksen etuja prosessissa. Heidän on myös pidettävä tarkkaa kirjaa näistä yhdistelmistä, jotta sovitut paketit saadaan toimitettua työntekijöille.
rekrytointi
joko olemassa olevan työvoiman täydentämiseksi tai luonnollisen poistuman vuoksi menetetyn henkilöstön korvaamiseksi henkilöstöosaston toinen suuri haaste on osaajien rekrytointi. On vaikeaa löytää henkilöstöä, jolla on oikea sekoitus taitoja, persoonallisuutta ja motivaatiota, vaikka käytettävissä olevien hakijoiden määrä on suhteellisen suuri.
riippumatta siitä, hoidetaanko rekrytointi yksinomaan sisäisellä henkilöstöosastolla vai kolmannen osapuolen avustuksella, on olennaista, että prosessi hoidetaan keskitetysti ja tehokkaasti. Jos hakemuksia on kymmeniä, jokaisen tiedot on kirjattava tarkistusta ja vertailua varten.
HR-ohjelmistoalusta mahdollistaa sovellusten, ansioluetteloiden ja yhteystietojen tallentamisen helppoa analysointia ja vertailua varten. Yrityksen tietojen säilyttämiskäytännöistä riippuen sovelluksia voidaan säilyttää kuukausia tai vuosia ennakoiden uusia tehtäviä, jotka tulevat saataville kyseisenä aikana.
lisäetuna se, että sopivien hakijoiden valinnan yksityiskohdat ovat helposti saatavilla, vähentää tulevia rekrytointikustannuksia ja lyhentää ammattitaitovajeen paikkaamiseen kuluvaa aikaa. Rekrytointiprosessin nopeuttaminen tällä tavoin ehkäisee tuottavuuden ja moraalin laskua.
Tuottavuus
kun henkilöstömäärään liittyvät ongelmat on ratkaistu, henkilöstöryhmän on seuraavaksi tarkasteltava tuottavuustasoa varmistaakseen, että liiketoiminta toimii tehokkaasti. Jos tuottavuus on alhainen, HR: n on tiedettävä, johtuuko ongelma huonoista työtavoista vai resurssien puutteesta.
tämä määritys tehdään usein aika ja liike (t&M) – tutkimuksella, jossa määritellään, kuka tekee mitä ja miten. Tämän tutkimuksen avulla voidaan sitten tunnistaa mahdollisia tehokkuushyötyjä ja tasoittaa tietä tuleville pääomainvestoinneille tuottavuuden ja olosuhteiden parantamiseksi.
integroidun HR-ohjelmistoalustan avulla toimiva johto ja HR-tiimi voivat tallentaa ja analysoida t&M-dataa yhteistyössä. HENKILÖSTÖHALLINTOJÄRJESTELMÄ voi myös säilyttää nämä tiedot, jotta myöhemmät tutkimukset voivat tarjota vertailukohdan ja mitata tehtyjä parannuksia tarkasti.
koulutus ja vaatimustenmukaisuus
koulutus on olennainen osa työntekijöiden kehitystä, sekä heidän oman koulutuksensa että sen varmistamiseksi, että työntekijä saa edelleen parhaan mahdollisen hyödyn työvoimastaan. Tietyt roolit vaativat virallista koulutusta ja sertifiointia, kuten corgi-rekisteröinti kaasuasentajille, joista monilla on myös elinikä uudistumiseen.
vaikka työntekijällä on jonkinasteinen vastuu omien ammattirekisteröintiensä seuraamisesta, jos yrityksesi luottaa heidän sertifioituun osaamiseensa, on järkevää seurata näitä tietoja omia rekisterejäsi varten. Jos yrityksesi on suostunut maksamaan tentit tai rekisteröintimaksut, voit seurata, milloin nämä maksut erääntyvät. Voit myös varoittaa mukana olevaa työntekijää, ajoittaa poissaolon suojan tenttien aikana ja järjestää maksuja, joilla estetään raukeaminen.
myös silloin, kun koulutus tapahtuu yrityksen sisällä, kurssille osallistumisen kirjaaminen keskitettyyn HENKILÖSTÖHALLINTOJÄRJESTELMÄÄN mahdollistaa työntekijöiden taitojen ja säännösten noudattamisen välittömän arvioinnin. Onko jokainen työntekijä saanut täyden perehdytyskoulutuksen? Onko joku jäänyt pois vuosittaisesta palohälytyskoulutuksesta ja kaipaa kertausharjoitusta? Ovatko sisäiset ylennyskandidaatit suorittaneet kaikki uuteen tehtävään tarvittavat kurssit? Valmennuksen yksityiskohtien säilyttäminen voi auttaa vastaamaan kaikkiin näihin ja muihin kysymyksiin.
työterveys ja työturvallisuus
yrityksen on oikeudellisista syistä kirjattava työterveys-ja työturvallisuustiedot samaan tapaan kuin ammattipätevyyttä ja ammattijärjestöjen jäsenyyttä koskevat tiedot. Työterveys-ja työturvallisuustiedot auttavat pitämään työntekijäsi turvassa töissä ja varmistamaan, että yhtiö täyttää lakisääteiset velvoitteensa sekä heitä että yleisöä kohtaan.
aina, kun työterveys-ja työturvallisuusongelma ilmenee, henkilöstöhallintoa pyydetään osoittamaan, että yritys on tehnyt kaiken, mitä siltä odotetaan. Jos näyttöä ei voida esittää, liiketoiminnalle voi aiheutua oikeudellisia seuraamuksia ja sakkoja.
jälleen kerran, tapa lieventää näitä ongelmia on käyttää tarkkoja tietoja kursseista, myönnetyistä asiakirjoista ja kaikesta muusta työterveys-ja työturvallisuuslainsäädäntöön liittyvästä, mitä yrityksesi tekee itsestään. Jos työntekijä osallistuu kurssille, jonka tarkoituksena on lisätä hänen ja hänen ympärillään olevien ihmisten turvallisuutta, tiedot on kirjattava tiedustelun tai riidan varalta tulevaisuudessa.
koska kursseille osallistuminen ja koulutus liittyvät läheisesti yleisiin työntekijätietoihin, henkilöstöosastolla on parhaat valmiudet tallentaa nämä tiedot. Koko liiketoimintasi käytössä oleva HR-ohjelmisto yhdistää työterveys-ja työturvallisuustiedot työntekijöiden rekistereihin nopeaa ja helppoa hakemista ja analysointia varten.
syrjintä ja monimuotoisuus
jos yritykselläsi on yhteyksiä julkisiin sektoreihin tai jos yritykselläsi on monimuotoisuutta koskeva politiikka, sinun on aika ajoin pystyttävä osoittamaan sitoumuksesi kovilla faktoilla. Jos yritys mainostaa sitoutuvansa monimuotoisuuteen ja haluavansa vähentää syrjintää, sen on osoitettava edistyneensä näiden tavoitteiden saavuttamisessa.
jotta nämä pyynnöt eivät muuttuisi hätiköidyksi väestönlaskennaksi, on järkevää kirjata väestötiedot, kun uusi työntekijä palkataan. Osana työsopimusta väestötietojen ja monimuotoisuustietojen tallentamiseen voidaan lisätä yksinkertainen rastituskokonaisuus, joka kannattaa tallentaa henkilöstötietojen kanssa HR-järjestelmään.
on myös tärkeää kirjata ylös kaikki työpaikalla sattuneet tapaukset, joihin näyttää liittyvän minkäänlaista syrjintää. Tämän jälkeen yrityksesi voi toteuttaa kurinpitotoimia yrityksen toimintaperiaatteiden mukaisesti ja osoittaa sitoutuneensa näihin perusperiaatteisiin. HR-ohjelmistosi pitäisi myös auttaa nopeasti tarkistamaan, onko syrjivään toimintaan osallistumisesta epäilty henkilöstö suostunut toimimaan työsopimuksissaan yrityksen toimintaperiaatteiden mukaisesti.
Kuri
kuri on aina yksi vähiten suosituista työpaikoilla käsiteltävistä asioista, ja myös se kohta, jossa henkilöstöosasto voi auttaa ratkaisemaan työnantajan ja työntekijöiden kannalta tyydyttävät vaaratilanteet. Kurinpitoprosessi vaatii runsaasti näyttöä, ja henkilöstöosaston on usein hankittava lausuntoja, asiakirjoja ja muita taustatietoja ratkaistakseen asioita laillisesti ja eettisesti, mikä kaikki on aikaa vievää.
siksi on tärkeää pitää tarkkaa kirjaa kaikista kurinpitoasioista sen varmistamiseksi, että asia käsitellään asianmukaisesti. Tähän sisältyvät kokouspöytäkirjat, työnantajan, työntekijän ja ammattiliittojen edustajien väliset kirjeet sekä tarvittavat jatkotoimet. Nämä asiakirjat ovat myös viitekohta sen varmistamiseksi, että kaikki osapuolet täyttävät sovitut velvoitteensa uusien riitojen sattuessa.
kuten ennenkin, nämä tietueet on helposti tallennettava ja haettava sekä kaikki asiaankuuluvat sopimustiedot. Käyttämällä integroitua HR-järjestelmää, joka tukee prosessiasi, suuri osa todisteiden keräämisestä yksinkertaistuu, mikä auttaa vähentämään paljon kurikysymysten ratkaisemiseen liittyvää jalkatyötä ja aikaa.
ulkoistaminen
freelancerit ja sopimukset tarjoavat houkuttelevan tavan kartuttaa yrityksen työntekijöiden osaamista ja kykyjä ilman tarvetta palkata vakituisesti uutta henkilökuntaa. Tämä koskee erityisesti hankkeita ja sopimuksia, jotka edellyttävät erityisosaamista, mutta joista ei todennäköisesti tule rutiininomaista osaa yrityksesi tarpeisiin.
ulkoistetut työntekijät asettavat kuitenkin uusia haasteita pyrkiessään varmistamaan, että he täyttävät sisäiset standardit ja vaatimukset. Onko heillä pätevyys tai toimialajärjestön jäsenyys? Ovatko he käyneet yrityksen perehdytyskoulutuksen? Saatat joutua tietämään tällaisia tietoja jossain vaiheessa tulevaisuudessa, vaikka se ei vaikuta erityisen merkitykselliseltä sopimuksen alussa.
samoin kuin vakinaisen henkilöstön työsuhdetiedot kirjataan, on tärkeää säilyttää samat tiedot urakoitsijoista, konsulteista ja ulkoistetuista työntekijöistä. Ihanteellisen HR-järjestelmäsi avulla voit säilyttää selvästi merkityt tiedot väliaikaisista työntekijöistä, jotta voit hakea ne helposti tulevien riitojen varalta. Tai edes siksi, että samojen ihmisten uudelleen palkkaaminen olisi jatkossa helpompaa.
palkanlaskenta
vastuu palkanlaskennasta kuuluu tilien ja henkilöstöosastojen vastuualueille, mikä usein aiheuttaa ongelmia henkilöstön täsmällisissä maksuissa. HR pitää kirjaa palkasta, eduista, bonuksista ja ansioiden liitteistä, kun taas tilien tehtävänä on suorittaa maksut. Tämä aiheuttaa mahdollisen katkon, joka voi johtaa siihen, että palkanlaskenta on myöhässä tai työntekijät saavat vääriä summia palkkapakettiinsa.
moraalin ylläpitämiseksi ja tulevien palkkaongelmien ehkäisemiseksi yrityksesi tulisi tutkia mahdollisuuksia käyttää erillistä palkanlaskentaratkaisua, joka on yhteydessä suoraan HR-ohjelmistoosi ja tilijärjestelmääsi. Yhdistämällä molemmat osastot sähköisesti suurin osa palkanmaksuun liittyvistä manuaalisista päänvaivoista voidaan ratkaista automaattisesti.
Dedicated payroll software auttaa varmistamaan, että henkilöstö saa sen, mihin heillä on oikeus, kun he sitä odottavat. Henkilöstöosastosi hyötyy myös kyselyjen vähenemisestä, mikä auttaa jakamaan työmäärää paremmin koko loppukuukauden ajan.
Henkilöstökyselyt
henkilöstöosasto tarjoaa rajapinnan ”yrityksen” ja henkilöstön välillä. Tämä tarkoittaa sitä, että kun on kyse työhön liittyvistä kysymyksistä, kiistoista tai kyselyistä, HP-osasto on ensimmäinen tiedustelupiste.
palkkoja, etuuksia ja tulosjohtamista koskevien kyselyjen käsittely kohtuullisen säännöllisesti on rutiininomaista, mutta myös erittäin aikaa vievää, erityisesti silloin, kun Tietoja ei ole helposti saatavilla. Aina kun henkilöstöosaston jäsen joutuu jahtaamaan maksuyksityiskohtaa tai sopimusmuutoksen yksityiskohtia, hän ei pysty keskittymään mihinkään muista velvollisuuksistaan.
erityinen HR-järjestelmä pitää työtietojen keskitetyn hakuvalmiuden ja lyhentää merkittävästi kuhunkin kyselyyn vastaamiseen kuluvaa aikaa. Kehittyneempi järjestelmä mahdollistaa ”itsepalvelu” – tyylisen pääsyn joihinkin tietoihin, jolloin henkilökunta voi itse vastata moniin omiin peruskysymyksiinsä.
helppo tiedonsaanti on avain päätöslauselmiin
henkilöstöryhmä käsittelee kaikenlaisia asioita, mutta avain niiden nopeaan ratkaisemiseen on useimmissa tapauksissa sama – helppo pääsy asiaankuuluviin tietoihin. Lähes kaikissa tapauksissa HR-ja palkanlaskentajärjestelmä tarjoaa tarvittavat varastointi -, haku-ja analysointityökalut työllisyyskysymyksiin vastaamiseksi ja osastojen tehokkuuden parantamiseksi yleisesti.