9 alapvető Projektdokumentum (sablonokkal)

vettem fel egy projekt valaki nem is olyan régen, és én három hónappal az én kezelése, mielőtt rájöttem, hogy nem volt egy projekt charter.

sok más dokumentum volt, amelyek mindegyike átfedésben volt egy Chartával, de nem egy tényleges charter. Ez azt jelentette, hogy néhány kulcsfontosságú dolog hiányzott a projekt papírmunkájából, és a legfontosabb dolog az volt, hogy ki fogja fizetni.

Hoppá.

Ez egy kicsit fejfájás volt.

a projektmenedzsment sok papírmunkát hozhat létre, és nem mindig a kívánt vagy szükséges dolgok. Ebben a cikkben meghatározzuk, hogy mire van szüksége, és hogyan kell használni.

szóval, milyen dokumentációról beszélünk valójában? Határozzuk meg.

Projektmenedzsment dokumentumok: definíció

a projektdokumentumokat úgy definiálhatjuk, mint:

a projektmenedzser által a projekt megfelelő kezelése, ellenőrzése és megvalósítása érdekében létrehozott dokumentáció.

milyen projektdokumentumokra van szüksége?

ha megnézi a projektmenedzsment szabványait és módszereit, rengeteg dokumentációt talál, de valóban szüksége van mindenre? Őszintén szólva, a legtöbb projektnél nem.

ha hatalmas olimpiai parkot vagy katonai csatahajót épít, akkor a dokumentációra magasabb követelmények vonatkoznak, de a legtöbb irodai környezetben kis, közepes vagy akár nagy cégek által végzett projekt esetében az idejét leginkább az alapok megfelelő megszerzésére fordíthatja.

tehát beszéljünk a lényegről.

íme kilenc dokumentum, amelyek nélkül egyetlen önbecsületes projektnek sem szabad nélkülöznie a projektet. A projektmenedzsment dokumentumokat fázis szerint rendeztem, így láthatja a rendszerint létrehozott sorrendet.

1. Üzleti eset

a projekt koncepció vagy ötlet szakaszában valaki fényes ötlettel áll elő. Ezt egy hivatalos projektjavaslatba vagy üzleti ügybe írják le.

a projekt üzleti esete az a dokumentum, amely elindítja az egész projektet. Azért íródott, hogy elmagyarázza, miért kell a projektnek megtörténnie, és összefoglalja azt a problémát, amelyet a projekt meg fog oldani.

de itt esik le a projektdokumentáció meghatározása: az üzleti esetet általában nem a projektmenedzser írja.

tehát ki írja az üzleti ügyet?

tapasztalatom szerint az üzleti eseteket a változást akaró vállalkozás tulajdonosa állítja össze — az a személy, aki végül a projekt szponzorává válik.

azonban sokkal-sokkal könnyebb kezelni egy projektet, ha már részt vett az üzleti ügyek szakaszában, mert jobban megérti a mozgatórugókat és a célokat.

az üzleti esetnek átfogónak és meggyőzőnek kell lennie, elegendő részletességgel ahhoz, hogy igazolja a projekthez szükséges beruházást.

ennek ellenére az üzleti eset olyan egyszerű lehet, mint egy e-mail egy végrehajtónak, amely engedélyt kér egy kezdeményezés folytatásához. Ha olimpiai stadiont építene, ez az informalitás nem lenne elég.

legyen ésszerű és pragmatikus – ezen a ponton nincs értelme túlzott dokumentációt készíteni. Ez csak arra készteti az embereket, hogy vigyázzanak arra, hogy mi az admin.

miután az üzleti ügyet JÓVÁHAGYTÁK, továbbléphet a Projektindítási szakaszba.

projekt Charta

a Projektindítási szakaszban a legfontosabb papírmunka a projekt charter dokumentuma.

szüksége van erre: felhatalmazást ad arra, hogy a projekt projektmenedzsereként járjon el. Az Ön megbízása a projekt futtatása, és ez a dokumentum, amely a projektet egy ötletből egy tényleges munkaprogrammá alakítja, a kiosztott tulajdonosokkal (és a finanszírozásról szóló megállapodással).

projekt charter dokumentum nélkül a projekt hivatalosan nem létezik!

válasszon

e-mail sablonok a Projektindításhoz

sablonok, amelyek segítenek az elvárások meghatározásában, az információk megszerzésében, a frissítések kérésében és a problémák kezelésében. Üzleti elemzőknek szól, de könnyen testreszabható az összes projekt szerephez.

további információtovábbi információk

jutalékot kapunk, ha rákattintasz erre a linkre, és vásárolsz, további költségek nélkül #ad

a projekt alapszabályai lehetnek rövidek vagy lényegesek. Inkább egy teljesen lekerekített változatot használok, amelyet terminológiánkban Projektindítási dokumentumnak nevezünk. Ez magában foglalja mindazt, amit tudnod kell arról, hogy mit kezdesz.

miután tisztázta, hogy a projekt mit fog tenni, és milyen kontextusban fog működni, itt az ideje, hogy a tervezési szakaszba lépjen.

Projektmenedzsment terv

a tervezési szakaszban két projekttervezési dokumentum készült. Az első a projektmenedzsment terv.

Ez egy hatalmas dokumentum. Valójában valószínűleg nem egy dokumentumról van szó (bár a projektmenedzsment terv sablonjában itt található).

a múltban mindig külön dokumentumként kezeltem, de együtt alkotják a tervet.

újabban a Projektjeim formális PMO struktúrában működnek, és a projektmenedzsment tervben szereplő dolgok nagy része alapvetően megismétli a formális folyamatokat.

Megjegyzés: csak akkor hozzon létre tervezési dokumentumot, ha szüksége van rá

nincs értelme tervdokumentumot létrehozni, csak azt mondani: “úgy csináljuk, ahogy a PMO felhatalmazza, csakúgy, mint a vállalat minden más projektje.”Ebben az esetben van egy átfogó projektmenedzsment tervdokumentumom, amely a vállalati szabványokra hivatkozik.

a terv mindent tartalmaz, amit tudnia kell és tennie kell a projekt kezeléséhez, beleértve a projekttűrések, a varianciák, a változásszabályozási megközelítés kezelését, a minőség értékelésének módját és így tovább.

projekt ütemezése

a tervezési szakaszban fontos második projekttervezési dokumentum a projekt ütemezése.

őszintén szólva, a legtöbb ember azt mondja, hogy ‘projektterv’, amikor a ‘projekt ütemezését’értik.

a projekt ütemezése meghatározza az összes feladatot, ki fogja elvégezni őket, és mikor fogják elvégezni őket. Nyomon követi a feladatok közötti függőségeket is.

szoftver segítségével megszervezheti a projekt idővonalát az Ön számára. Több száz különböző projektütemezési eszköz létezik-a legtöbb szervezetnek van valami. A baj az, hogy lehet, hogy nem tökéletes arra, amire használni szeretné.

projektütemezéseket készítek a Microsoft Project, A Teamwork és az Excel programban, mert különböző dolgokra használom őket.

a legfelső szintű mérföldkövek közléséhez létrehozom az ütemezés verzióját a Microsoft PowerPoint alkalmazásban az Office Timeline beépülő modul segítségével.

azonban úgy dönt, hogy dokumentálja a projekt ütemezését, az a fontos, hogy naprakész legyen.

5. Project RAID Log

most lépünk be a projekt negyedik szakaszába, a végrehajtási szakaszba. Ezen a ponton számos fontos projektdokumentummal rendelkezik. Az első, amit ebben a szakaszban megvizsgálunk, a RAID napló.

RAID jelentése:

• kockázatok
• cselekvések (és/vagy feltételezések)
• kibocsátások
• függőségek (és / vagy döntések).

a ‘RAID log’ kifejezést használom a projekthez kapcsolódó összes különböző napló lefedésére. Ez magában foglalja a fenti lista összes elemét, valamint a változásokat. RAAIDDC nehezebb megmondani, bár.

megéri, hogy van egy nyilvántartás az összes ezeket a tételeket. A project RAID napló egy fontos dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy nyomon követheti mindent.

olvassa el a következőt: minden, amit tudnia kell a Raid-ről a projektmenedzsmentben.

könnyebb létrehozni, mint gondolnád, mivel csak néhány fontos mezőre van szükséged:

• Elemazonosító, hogy tudd, milyen sorról beszélsz, amikor megbeszéled a tartalmat a csapatoddal
• Elem neve
• elem leírása
• művelet szükséges
• tulajdonos: ne felejtsd el ezt, különben senki sem vállal felelősséget azért, hogy bármit is tegyen vele
• Utolsó frissítés dátuma.

nagyjából ezt a formátumot használhatja a RAID-napló összes különböző lapjához és nyomkövetőjéhez.

a RAID-napló része lehet A projektmenedzsment szoftvernek, vagy elvégezheti azt, amit én, és fenntarthat egy projekt-munkafüzet-táblázatot, amely RAID-et és még sok mást tartalmaz.

projekt Állapotjelentések

a projekt Állapotjelentések egy másik kritikus dokumentum a végrehajtási szakaszban. Ön elfoglalt a munka elvégzésével, ezért el kell mondania az embereknek, hogy mi folyik itt. Ők is segítenek nyomon követni, hogy mi folyik itt.

a Projektállapot-jelentések különböző forgatókönyveket ölelnek fel. Van:

• hivatalos projekt Igazgatóság jelentések
• Heti információs csapat frissítések
• hivatalos jelentéstétel a PMO-nak
• Ad hoc jelentések, amikor egy érdekelt fél kér valamit.

és így tovább. A projektmenedzserek sok időt töltenek a jelentésekkel.

OK, ezek dokumentumok gyűjteménye, nem pedig egyetlen dokumentum. De nagyon fontosak, mert ők az a mechanizmus, amelyet arra használ, hogy rendszeresen információkat szerezzen az érdekelt feleknek.

ezek a haladás hivatalos írásos feljegyzései. És ha jók, akkor az érdekelt feleknek lépéseket kell tenniük az olvasás eredményeként.

Ha szüksége van egy kéz létrehozása jobb projekt Állapotjelentések, kap én ebook és természetesen a projekt jelentés itt.

Project Budget Tracker

végül a végrehajtási szakaszban van egy project budget tracker, egy másik fontos projekttervezési és ellenőrzési dokumentum.

a projekt költségvetése másfajta dokumentum — kevesebb szöveget és sokkal több számot tartalmaz.

azonban segít, ha van egy szöveges dokumentum a számításokhoz, amely információkat tartalmaz a szerződésekről, a beszerzésekről és a várhatóan követendő pénzügyi folyamatokról. Ezt beillesztheti a projektmenedzsment tervébe.

a költségvetési nyomkövetőnek meg kell mutatnia, hogy mire számítottál, azaz “a költségvetésre”, és mit költöttél el. Ezután megkaphatja a táblázatot, hogy elvégezze a nehéz emelést és kidolgozza a varianciát.

a szórás a különbség az előrejelzett és a tényleges költés között.

ha túlköltekezett, azonosíthatja azokat a sorokat, ahol ez történt. Ha az előrejelzés alatt érkezik, lehet, hogy van némi rugalmassága, hogy további elemeket adjon hozzá a hatókörhöz.

vagy lehet, hogy vissza kell adnia a pénzt — a különböző pénzügyi részlegeknek és a projekt szponzorainak különböző prioritásai lesznek!

tanulságok áttekintése

ahogy folytatjuk a projektmenedzsment dokumentumok fázisonkénti áttekintését, elérkeztünk a projekt végső szakaszához: a bezáráshoz. Két projektzárási dokumentum van, amelyek ezen a ponton fontosak; az első a tanulságok dokumentációja.

tanulságok előfordulhat, hogy a dokumentumok valójában nem dokumentumok. A megtanult tanulságokat olyan adatbázisban tárolhatja, mint a CornerThought vagy a wiki, vagy más kereshető formátum.

olvassa el a következőt: minden, amit tudnia kell a projektmenedzsment tanulságairól.

még mindig elkészítem a projekt tanulságainak hivatalos dokumentumait, majd átmásolom a legfontosabb leckéket bármely más rendszerbe, amely megköveteli őket.

a tanulságok a papírmunka a projekt lezárásának részét képezi. Csak akkor válik hasznos referenciává, ha megosztja a csapat embereivel, így van valami, ami kodifikálja a veled való munka során megtanult tanulságokat.

ugyanígy meg kell osztani más projektmenedzserekkel is, különben nem profitálnak abból, ami működött, és ami nem működött.

Projektzárási dokumentum

végül a lezárási szakaszban hivatalos projektzárási dokumentumot kell készítenie.

Ez a dokumentum összefoglalja:

• mit hozott a projekt
• hogyan teljesített a projekt az idő, a költség, a minőség és a hatókör méréseivel szemben, azaz késett, túlköltekezett vagy küzdött a minőségi eredmény elérése érdekében?
• a lezárás időpontjában fennálló fennálló kockázatok, problémák és intézkedések
• a projektfájlok helye
• minden más, amit az átadást átvevő személynek tudnia kell.

az összes dokumentum közül ez a legfontosabb, amelyet hivatalosan alá kell írni és jóvá kell hagyni. Anélkül, hogy a projekt szponzora beleegyezne a projekt lezárásába, a projekt nem zárul le.

hónapokig ad hoc munkát és támogatást fogsz végezni. (Ne kérdezd, Honnan tudom.)

válassza ki a dokumentumokat, hogy a munka a projekt

a legfontosabb dolog, hogy emlékezzen, hogy ez egy útmutató. Testreszabhatja a szükséges projektdokumentációt, hogy a legjobban kezelhesse projektjét.

részletes beszerzési tervre van szüksége? Csinálj egyet. Nincs szüksége költségvetési nyomkövetőre, mivel nincs külső ráfordítás? Ne hozzon létre egyet, és hagyja üresen; ez az időpocsékolás.

Ne tegye le azt, amire szüksége van – csak használja a fentieket útmutatóként arra, hogy mi a legtöbb projekt a kicsi, de nem gigantikus oldalon.

kevesebb adminisztrátori idő, amely hozzáadott értéket nem tartalmazó dokumentumok létrehozásával jár, azt jelenti, hogy több időt szabadíthat fel a csapat vezetésére. Sokkal fontosabb, hogy elvégezze a munkát a projekten. A nehézkes papírmunka senkinek sem szórakoztató.

fogd meg a dokumentumsablonokat ehhez a kilenc projektdokumentumhoz, így túl sok bürokrácia nélkül irányíthatod a projektet.