A munkaterhelés kezelésének végső útmutatója

keresi a munkaterhelés hatékony kezelésének módjait?

a csapattagok kezelése és a munkaterhelésük nyomon követése nem könnyű.

ha túlbecsüli csapata kapacitását, vagy túl sok Tennivaló listát tesz az alkalmazottak tányérjára, a dolgok gyorsan rendetlenné válhatnak.

a munkaterhelés kezelése egy olyan technika, amely segít abban, hogy csapata a legjobb teljesítményt nyújtsa, még akkor is, ha az erőforrások száma korlátozott, és a határidők szorosabbak.

ebben a cikkben kiemelünk mindent, amit tudnia kell a munkaterhelés kezeléséről. Kitérünk arra, hogy mi az, miért fontos, sőt néhány fontos tippet is adunk a csapat munkaterhelésének hatékony kezeléséhez.

ez a cikk a következőket tartalmazza:

(kattintson az alábbi linkekre egy adott szakasz eléréséhez)

• mi a munkaterhelés kezelése?
• Miért Fontos A Munkaterhelés Kezelése?
• öt tipp a csapat munkaterhelésének hatékony kezeléséhez
  • a befejezendő feladatok azonosítása
  • a csapat munkaképességének megértése
  • az erőforrás-allokáció kezelése a követelmények alapján
  • rendszeres Bejelentkezés a csapattagokkal
  • munkaterhelés-kezelő szoftver használata a munkafolyamatok kezeléséhez

lássunk hozzá.

Mi A Munkaterhelés Kezelése?

a munkaterhelés kezelése a munka stratégiai elosztásának folyamata a csapat között a lehető legmagasabb termelékenységi szint biztosítása érdekében.

ha jól csinálják, a munkaterhelés-kezelés segíthet az alkalmazottaknak sokkal jobb eredményeket elérni, javítani a munkahelyi önbizalmukat, sőt segítheti a csapatot abban, hogy jobban élvezzék a munkájukat!

a csapat munkaterhelésének kezelése azonban nem csak a feladatok átadását jelenti annak, aki szabad. Ez egy átgondoltabb folyamat, amely felméri az egyes alkalmazottak egyéni erősségeit és gyengeségeit – majd segít eldönteni a csapattagok egyéni munkaterhelését.

miután megértette csapata képességeit és korlátait, elkezdheti a feladatok kiosztását minden alkalmazottnak képességeik alapján.

Miért Fontos A Munkaterhelés Kezelése?

Az alkalmazottak túlterheltnek érzik magukat, ha hiányzik a megfelelő munkaterhelés-kezelés az irodában. Képzelje el, hogy a munkaerő 30% – a elvégzi a projekt munkájának nagy részét, míg a másik 70% csak tétlen!

ez egy biztos módja annak, hogy ezt a 30%-ot a kiégés felé tolja!

Az ilyen magas stresszhelyzetek még a legjobban teljesítőket is megterhelhetik, és megnövelhetik a betegszabadságok számát és a forgalom arányát. A munkahelyi egyensúly hiánya a termelékenységi szint csökkenéséhez is vezet.

a magas munkaterheléssel járó stressz káros hatással lesz az alkalmazottak mentális és fizikai egészségére is.

a megfelelő munkaterhelés-kezelés gyakorlása során azonban elősegíti a tisztességes munkaterhelés-elosztás csapatkultúráját. Ez boldogabbá teszi a csapatot, és produktívabbak lesznek, és hajlandóak hozzájárulni ahhoz a projekthez, amelyen dolgoznak, és az Ön vállalkozásához.

A nap végén ez azt jelenti, hogy több munkát fog végezni – növelve vállalkozásának növekedési ütemét.

öt egyszerű tipp a csapat munkaterhelésének hatékony kezeléséhez

most, hogy megismertettük Önt a munkaterhelés kezelésével, nézzük meg, hogyan kezelheti hatékonyan az alkalmazottak munkaterhelését.

íme hat egyszerű tipp, amelyeket követhet a hatékony munkaterhelés-kezelés biztosításához:

a végrehajtandó feladatok azonosítása

a csapat munkaterhelésének hatékony kezelésének első lépése a tényleges munkaterhelés azonosítása.

ne feledje, hogy mindent bele kell foglalnia, ami munkaidőt igényel, például projekt-vagy ügyfél-értekezleteket.

itt van egy kis lista a gyakran figyelmen kívül hagyott feladatokról:

• e-mailek olvasása és megválaszolása.
• Dokumentációs eljárások.
• kötelező képzések.
• kávé készítése.
• személyes asztalok tisztítása.

ne felejtsen el minden feladatot és projektet belefoglalni, amelyen dolgozni fog. A tányéron lévő információk megértése segít eldönteni, hogy melyik feladatot vagy projektet delegálja a csapatába.

ha már van egy lista mindenről, amit meg kell tenni, csoportosítsa őket prioritási kategóriákba az alábbiak alapján:

• fontosság
• sürgősség
• a befejezéshez szükséges idő.

például az asztal tisztítása rövid és fontos, mégis triviális feladat. De egy tartalomstratégia kidolgozása az ügyfél számára, hogy azt a jövő heti projekttalálkozón bemutathassa, időigényes, fontos és sürgős feladat.

minden feladat és projekt ilyen módon történő csoportosítása a prioritás szerint segít megosztani a munkaterhelést, amelyet át kell ruháznia az alkalmazottakra.

miután befejezte a munkaterhelés csoportosítását, ne felejtsen el ütemterveket és Gantt – diagramot készíteni minden nagy projekthez-ez segít nyomon követni az esetleges változásokat a befejezésig.

ha olyan időkövető eszközt használ, mint a Time Doctor, akkor a projektjelentések segítségével becsülheti meg az egyes tevékenységek időtartamának becslését a korábbi adatok alapján.

értsd meg a csapat munkaképességét

A hatékony csapat működtetése a különböző típusú személyiségek keveréséről és összehangolásáról szól, hogy elérje a szervezet közös célját.

tehát bár fontos, hogy a projekt munkaterhelését tisztességesen ossza meg a csapat között, ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy egyenletesen kell megosztania a munkát.

Gondolj bele.

minden csapattagnak van valami, amiben jó, és a képességeik alapján feladatokat kapnak. A munkaterhelés-kezelési ismeretekkel rendelkező alkalmazottak sok feladattal zsonglőrködhetnek, de más alkalmazottak nagyon hatékonyan dolgozhatnak egy adott feladaton, amelyre szakosodtak.

ezt figyelembe kell vennie, amikor megosztja a munkaterhelést az alkalmazottak között. Több ismétlődő feladatot is hozzárendelhet valakihez, aki zsonglőrködhet a feladatokkal – de csak egyetlen fontos feladatot rendelhet hozzá olyan személyhez, aki nem jó a munkahelyi multitaskingban.

ne feledje, hogy a nagy projektek kisebb és könnyebben kezelhető feladatokra bontása segítheti csapatát a célok könnyebb elérésében.

itt van néhány dolog, hogy fontolja meg, mielőtt delegálása a munkaterhelés:

• milyen feladatokat tudnak hatékonyan elvégezni az alkalmazottak?
• milyen feladatokon dolgoznak jelenleg?
• minden alkalmazottnak többé-kevésbé kell kezelnie a munkaterhelést?

de ez még nem minden.

segítene, ha minden csapattag idejéhez külön értéket is rendelne.

például egy tartalomkezelő ideje többet ér, mint egy tartalomíró ideje. Ez azért van, mert a vezetők több ügyfél-néző szerepet töltenek be, és hozzájárulnak a stratégiai döntésekhez, amelyek több pénzt hozhatnak, míg a tartalomíró egyszerűen a lehető legjobb tartalom készítésére specializálódott.

az erőforrás – allokáció kezelése a követelmények alapján

miután azonosította azokat a feladatokat, amelyeken dolgozni kell, és kitalálta, hogyan lehet a munkaterhelést az egyes csapattagok kapacitása alapján felosztani-elkezdheti a feladatok kiosztását a csapat számára.

de a munkaterhelést nem lehet csak az alapján hozzárendelni, hogy az egyes alkalmazottak mennyit tudnak hozzájárulni, igaz?

annak érdekében, hogy az alkalmazottak munkaterhelése kezelhető legyen, először rendeljen magas prioritású munkát. Javasoljuk az egész csapatnak, hogy frissítse jelenlegi munkaterhelését a szervezet számára legfontosabb feladatok elvégzése érdekében.

a magas prioritású munka hozzárendelése során ne felejtse el egyensúlyba hozni az esedékességi dátumokat a csapattagok között.

ha egy személynek túl sok feladatot adsz egymásnak ellentmondó időkeretekkel, stresszesek és kiéghetnek. De ha olyan alkalmazotti esedékességi dátumokat ad meg, amelyek túl messze vannak egymástól, akkor a végén túlságosan könnyedén veszik a dolgokat, és nem produktívak.

egy másik dolog, hogy fontolja meg, hogy a megfelelő személy a megfelelő feladat dolgozni. Mint korábban említettük, vegye figyelembe az alkalmazottak jelenlegi munkaterhelését, készségeit és tapasztalatait a feladatok delegálásakor.

ha azonban kihívást jelent az erőforrás-allokáció kézi kezelése, mindig befektethet erőforrás-kezelési eszközökbe. Ezek az eszközök segítenek nyomon követni és kezelni az erőforrások számát.

azonban egy eszköz nem tud mindent megtenni!

győződjön meg róla, hogy bevonja a csapattagokat az erőforrás-tervezési folyamatba. Megkérdezheti tőlük, hogy hajlandóak-e több felelősséget vállalni, vagy ha úgy érzik, hogy elsöprő munkaterhelést kezelnek, és szükségük van egy kis szünetre a munkából.

ezenkívül mindig mondja el alkalmazottainak, hogy miért rendel hozzájuk egy adott feladatot. Ez segít nekik megérteni, hogy mit várnak el tőlük, és növelni fogják az elkötelezettség szintjét a get-go-tól.

rendszeres Bejelentkezés a csapattagokkal

a csapattagokkal való kommunikáció nem csak a projektmenedzsment tervezési szakaszára korlátozódik.

miután a munkaterhelés kiosztása befejeződött, fontos, hogy ellenőrizze őket, hogy a munkaterhelés hatékonyan kezelhető legyen.

miért?

amikor négyszemközt kommunikál a csapattagokkal, megkérdezheti tőlük, hogy mit csinálnak a hozzájuk rendelt feladatokkal. Megállapíthatja, hogy túlterheltek-e túlzott munkaterheléssel, vagy úgy érzik, hogy nagyobb felelősséget vállalhatnak.

azonban ne csak a projektmenedzsmentről beszéljen. Beszéljen velük a nagy képről és arról, hogy mit tervez az üzleti tevékenységgel. Hogy a csapat tagjai úgy érzik, részt vesz a döntéshozatali folyamat a szervezet.

ne feledje, hogy az alkalmazottak mindig meglephetnek, és valaki, akire a legkevésbé számítottál, erős projektmenedzserré válhat, míg egy másik alkalmazott, akit előléptetni tervezett, más karriert kereshet.

ezért fontos, hogy mindig kommunikáljon az alkalmazottaival, és megtudja, mit gondolnak. Adj nekik egy biztonságos helyet, ahol kifejezhetik magukat anélkül, hogy félnének a következményektől, és boldogabbak és produktívabbak lesznek.

használjon munkaterhelés-kezelő szoftvert a munkafolyamatok kezeléséhez

persze, számos technika létezik a hatékony csapatterhelés-kezeléshez, de ha mindent kézzel tervez, akkor kimerül, mielőtt észrevenné.

A hatékony munkaterhelés-kezelési terv befejezéséhez szüksége van egy erre tervezett eszközre. Itt található két projektmenedzsment eszköz, amelyek segítségével gond nélkül kezelheti a munkaterhelést:

A. Asana

Az Asana egy munkakezelő eszköz, amely segít a csapatoknak az összes feladatuk megszervezésében, nyomon követésében és kezelésében. Ez a feladatkezelő eszköz rengeteg megoldást kínál a marketing, a műveletek, az értékesítés és a termékcsoportok számára.

Főbb jellemzők

• jellemzők Kanban táblák könnyű követés.
• nagy távoli csapatok.
• támogatja a csapat-és projektnaptárakat.
• lehetővé teszi a csapat együttműködését.
• van egy mobil alkalmazás dolgozik on-the-go.

árazás

Az Asana ingyenes csomaggal rendelkezik a felhasználók számára, a fizetett csomagok pedig 13,49 USD/egyéni felhasználó/hónap.

Vásárlói vélemények

• G2-4,3 / 5 (6000 + vélemény)
• Capterra-4,4 / 5 (8000+ vélemény)

B. Trello

A Trello egy Kanban stílusú alkalmazás, felhasználóbarát felülettel. A” Trello kártyák ” segítségével feladatokat rendelhet a csapattagokhoz, és frissítheti az előrehaladást azáltal, hogy ezeket a kártyákat a Trello táblán mozgatja.

A Trello munkaterhelés-kezelő rendszer automatizálással és rengeteg integrációval és bekapcsolással rendelkezik.

Főbb jellemzők

• jellemzők munkafolyamat automatizálás Trello Butler.
• több csapattal is dolgozhat.
• könnyen használható feladat kártyák.
• integrálja tonna más alkalmazásokat.A
• mobilalkalmazást tartalmaz iOS és Android rendszerekre.

árazás

A Trello ingyenes csomagot kínál a felhasználók számára, a fizetett csomagok pedig 12,50 USD/egyéni felhasználó/hónap.

Vásárlói Értékelések

• G2 – 4.3/5 (10000+ vélemény)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + vélemény)

de várj.

mindkét eszköz segíthet a csapat munkaterhelésének jobb kezelésében.

mi lenne, ha segítene a csapatának jobban megbirkózni a munkaterheléssel?

ehhez is kell valami, igaz?

ne aggódjon.

A legjobb dolog Asana és Trello, hogy mindketten dolgozni idő orvos!

Mi Az Idő Orvos?

A Time Doctor egy népszerű termelékenységkezelő eszköz, amelyet olyan óriáscégek használnak, mint a Verizon, valamint a kkv-k, mint például a Thrive Market, hogy megértsék, mennyire produktívak az alkalmazottaik.

nem csak, hogy, De Time Doctor is segít az alkalmazottak, hogy hol lehet termelékenyebb, és segít nekik javítani is!

idő orvos:

• mutassa meg, hogy az alkalmazottak mennyi időt töltenek pontosan az egyes feladatokra.
• jelölje ki az összes alkalmazott tétlen óráját.
• készítsen jelentéseket, amelyek kiemelik az alkalmazottak teljesítményét valós időben.
• egyszerűsítse a bérszámfejtés kezelését.
• integrálható rengeteg más termelékenységi eszközzel, mint például az Asana, a Trello, a Jira és a Zendesk.

ezenkívül a Time Doctor csak munkaidőben követi nyomon alkalmazottait – így nem kell aggódnia az adatvédelmi aggályok miatt. Akár testreszabhatja a szoftvert, hogy alkalmazottbarátabbá tegye.

csomagolás

a munkaterhelések hatékony kezelése elengedhetetlen ahhoz, hogy alkalmazottai egészségesek, koncentráltak és produktívak maradjanak.

és bár rengeteg kézi technikát követhet a munkaterhelés igazságos elosztása érdekében, nem fogja tudni fenntartani.

de ne aggódj.

csak használja a cikkben említett tippeket, valamint egy jó munkaterhelés-kezelő eszközt, és nem lesz gondja a munkaterhelések kezelésével és az üzleti teljesítmény gyors növekedésével!