a proForma számlasablon az értékesítés előzetes nyilvántartása, amely stand-inként szolgál a tranzakció részleteinek véglegesítéséig. Mint minden más számla, ennek is tartalmaznia kell a tételek és költségek tételes listáját. Mivel azonban ez a dokumentum nem feltétlenül végleges formában van, a szállítási költségek, adók és egyéb részletek változhatnak.
a vállalkozások a ProForma számlákat írásbeli becslésként használják, amelyek segíthetnek a könyvelésben és a vámkezelésben, és alapul szolgálhatnak a Vevő és az eladó közötti végleges megállapodás megkötéséhez – ezért a számlákat mindig jóhiszeműen kell elkészíteni és azonnal kézbesíteni.
a ProForma számlának alapvetően megkülönböztethetetlennek kell lennie a szokásostól, azzal a figyelmeztetéssel, hogy a számadatok változhatnak. Ennek tartalmaznia kell:
- a Vevő és az eladó neve, címe és telefonszáma
- tételes lista az összes tételről és azok költségeiről
- a becsült részösszeg, a becsült esedékes adók és a becsült teljes esedékes összeg
- a fizetési határidő és a késedelmes fizetés esetleges szankciói
a ProForma használata számla
küldendő áruk kiszámítása
tekintse át részletesen a megrendelést, és számítsa ki a teljes előzetes költséget.
ismertesse az egyes előzetes díjakat
töltse ki a számlát ezen előzetes mennyiségek és költségek kitöltésével. Bölcs dolog lehet kiemelni azokat az elemeket, amelyek valószínűleg megváltoznak.
benyújtja a számlát
küldje el a számlát, ha készen áll, és győződjön meg róla, hogy a ProForma, nem a végleges változat. Beszéljen az ügyféllel, és biztosítsa a megállapodás minden feltételét.
szállítsa az árut
miután a ProForma számlát leszállították, és megállapodás született, elküldheti az árut. Ne felejtse el rögzíteni a költségek vagy mennyiségek változásait. Ezután készítse el a végső számlát, és azonnal szállítsa azt az ügyfélnek.