minden HR csapat szembesül problémákkal mind a futás az osztály és a következetes végrehajtása politikák az egész vállalat általában. Íme az első tíz kérdés, amellyel a HR csapatok szembesülnek az Egyesült Királyságban, és hogyan lehet ezeket kezelni.
megtartás
sokan azt gondolják, hogy az Emberi Erőforrások fő feladata az új tehetségek felkutatása és foglalkoztatása. Az igazság azonban az, hogy a legtöbb HR tevékenység a meglévő tehetségek megtartása körül forog.
az alkalmazottak minden vállalat éltető elemei, amelyek biztosítják a termelékenység szintjének fenntartásához szükséges készségeket és tapasztalatokat. Vállalkozása jelentős időt és pénzt fektetett a maximális termelékenység biztosításába, ahol csak lehetséges. A legfontosabb HR felelősség pedig ennek az értékes eszköznek a Védelme.
az alkalmazottak megtartása a vállalati kultúra, a javadalmazás és az ösztönzők közötti finom egyensúly. A HR osztálynak minden alkalmazottnak biztosítania kell mindhárom megfelelő kombinációját, hogy kielégítse a munkavállalót anélkül, hogy veszélyeztetné a vállalat érdekeit a folyamatban. Pontos nyilvántartást kell vezetniük ezekről a kombinációkról is annak biztosítása érdekében, hogy a megállapodott csomagokat az alkalmazottaknak kézbesítsék.
toborzás
akár a meglévő munkaerő kiegészítésére, akár a természetes lemorzsolódás miatt elveszített személyzet pótlására van szükség, az Emberi Erőforrások osztályának második legnagyobb kihívása a tehetségek toborzása. A készségek, a személyiség és a motiváció megfelelő keverékével rendelkező személyzet megtalálása nehéz, még akkor is, ha a rendelkezésre álló jelöltek száma viszonylag nagy.
függetlenül attól, hogy a toborzást kizárólag a belső HR osztály végzi, vagy egy harmadik fél közreműködésével, elengedhetetlen, hogy a folyamatot központilag és hatékonyan irányítsák. Ahol több tucat alkalmazás van, az egyes részleteket fel kell jegyezni a felülvizsgálathoz és összehasonlításhoz.
a HR szoftverplatform lehetővé teszi az alkalmazások, önéletrajzok és elérhetőségek tárolását az egyszerű elemzés és összehasonlítás érdekében. A vállalati adatmegőrzési irányelvektől függően az alkalmazások hónapokig vagy évekig tárolhatók, arra számítva, hogy az adott időszakban új szerepek válnak elérhetővé.
további előny, hogy a megfelelő jelöltek kiválasztásának részletei könnyen megfontolásra rendelkezésre állnak, csökkenti a jövőbeni toborzási költségeket és lerövidíti a készséghiány pótlásához szükséges időt. A toborzási folyamat ilyen módon történő felgyorsítása megakadályozza a termelékenység és a morál csökkenését.
Termelékenység
a munkaerő létszámával kapcsolatos problémák rendezésével az Emberi Erőforrások csapatának meg kell vizsgálnia a termelékenység szintjét annak biztosítása érdekében, hogy az üzlet hatékonyan működjön. Ahol alacsony a termelékenység, a HR-nek tudnia kell, hogy a problémát a rossz munkamódszerek vagy az erőforrások hiánya okozza-e.
ezt a meghatározást gyakran idő és mozgás (T& M) vizsgálat elvégzésével határozzák meg, hogy ki mit és hogyan csinál. Ezt a tanulmányt fel lehet használni a potenciális hatékonyságnövekedés azonosítására, és előkészíteni az utat a jövőbeni tőkebefektetések számára a termelékenység és a feltételek javítása érdekében.
integrált HR szoftverplatform segítségével a felső vezetés és a HR csapat közösen tárolhatja és elemezheti a T& M adatokat. A HR rendszer ezeket az adatokat is megőrizheti, hogy a későbbi tanulmányok történeti kontextusát nyújtsa, hogy viszonyítási alapot nyújtson és pontosan mérje az elért fejlesztéseket.
képzés és megfelelőség
a képzés a munkavállalók fejlesztésének alapvető eleme, mind a saját oktatásuk, mind pedig annak biztosítása érdekében, hogy továbbra is a legjobbat hozza ki a munkaerőből. Bizonyos munkakörök hivatalos képzést és tanúsítást igényelnek, mint például a Corgi regisztráció a gázszerelők számára, amelyek közül sok élettartammal rendelkezik a megújításhoz.
bár a munkavállaló bizonyos felelősséget visel a saját szakmai regisztrációinak nyomon követéséért, ha vállalkozása tanúsított készségeire támaszkodik, érdemes nyomon követni ezeket az információkat a saját nyilvántartásaihoz. Ha vállalkozása beleegyezett abba, hogy fizet a vizsgákért vagy a regisztrációs díjakért, nyomon követheti, hogy ezek a kifizetések mikor esedékesek. Figyelmeztetheti az érintett alkalmazottat is, ütemezheti a távollétet a vizsgák során, és rendezheti a kifizetéseket az elévülések megelőzése érdekében.
még akkor is, ha a képzés házon belül zajlik, a tanfolyam látogatottságának rögzítése egy központi HR rendszerben lehetővé teszi a munkaerő készségeinek és a jogszabályi megfelelés gyors értékelését. A személyzet minden tagja megkapta a teljes indukciós képzést? Valaki lemaradt az éves tűzjelző képzésről, és frissítésre van szüksége? A belső előléptetési jelöltek elvégezték-e az új szerephez szükséges összes kurzust? A képzés részleteinek megőrzése segíthet megválaszolni ezeket a kérdéseket és még sok mást.
Egészség és biztonság
vállalata jogi okokból köteles rögzíteni az egészségügyi és biztonsági információkat, hasonlóan a szakmai képesítések és a kereskedelmi testületekben való tagság nyilvántartásához. Az egészségügyi és biztonsági nyilvántartások segítenek megőrizni az alkalmazottak biztonságát a munkahelyen, és biztosítják, hogy a vállalat megfeleljen a jogi kötelezettségeinek mind velük, mind a nyilvánossággal szemben.
amikor egészségügyi és biztonsági probléma merül fel, a HR-nek bizonyítania kell, hogy az üzlet mindent megtett, amit elvártak tőle. Amennyiben a bizonyítás nem bizonyítható, a vállalkozást jogi következmények és pénzbírságok fenyegetik.
még egyszer, az ilyen problémák enyhítésének módja a tanfolyamok pontos nyilvántartása, a kiadott dokumentumok és bármi más, az egészségügyi és biztonsági jogszabályokra jellemző, amit az Ön vállalkozása természetesen tesz. Ha egy alkalmazott olyan tanfolyamon vesz részt, amelynek célja a személyes és a körülöttük lévő emberek biztonságának növelése, a részleteket a jövőben lekérdezés vagy vita esetén rögzíteni kell.
mivel a kurzusokon való részvétel és a képzés szorosan kapcsolódik az Általános munkavállalói nyilvántartásokhoz, a HR osztály a legjobban felkészült ezen információk rögzítésére. Az Ön vállalkozásában használt HR szoftver egyesíti az egészségügyi és biztonsági adatokat az alkalmazottak nyilvántartásaival a gyors és egyszerű visszakeresés és elemzés érdekében.
diszkrimináció és sokszínűség
ha vállalkozása bármilyen kapcsolatban áll a közszférával, vagy vállalati politikája van a sokszínűséggel kapcsolatban, időről időre képesnek kell lennie arra, hogy kemény tényekkel igazolja kötelezettségvállalásait. Ha egy vállalat a sokszínűség iránti elkötelezettségét és a diszkrimináció csökkentésére irányuló szándékát hirdeti, akkor bizonyítania kell e célok felé tett előrehaladását.
annak elkerülése érdekében, hogy ezek a kérések a munkaerő rohanó népszámlálásává váljanak, érdemes demográfiai adatokat rögzíteni, amikor új toborzót vesznek fel. A munkaszerződés részeként a demográfiai és Sokszínűségi adatok rögzítéséhez egyszerű jelölőnégyzeteket lehet hozzáadni, amelyeket a munkavállalói nyilvántartásokkal együtt kell tárolni a HR rendszerben.
fontos továbbá rögzíteni minden olyan munkahelyi incidenst, amely a diszkrimináció bármilyen formájával jár. Az Ön vállalkozása ezután fegyelmi intézkedéseket hajthat végre a vállalati politikák alapján, és tovább bizonyíthatja ezen alapelvek iránti elkötelezettségét. Az Ön HR szoftverének segítenie kell annak gyors ellenőrzését is, hogy a diszkriminatív tevékenységekben való részvétellel gyanúsított alkalmazottak beleegyeztek-e abba, hogy munkaszerződésük részeként a vállalati politikákkal összhangban járnak el.
fegyelem
a fegyelem mindig az egyik legkevésbé népszerű kérdés a munkahelyen, és az a pont, amikor a HR osztály segíthet a munkáltató és a munkavállalók számára kielégítő módon megoldani az incidenseket. A fegyelmi eljárás rengeteg bizonyítékot igényel, és a HR osztálynak gyakran nyilatkozatokat, nyilvántartásokat és egyéb alátámasztó adatokat kell beszereznie a jogi és etikai problémák megoldásához, amelyek mindegyike időigényes.
ezért fontos, hogy minden fegyelmi kérdésről pontos nyilvántartást vezessenek annak biztosítása érdekében, hogy a kérdést megfelelően kezeljék. Ez magában foglalja a találkozók jegyzőkönyveit, a munkáltató, a munkavállaló és a szakszervezeti képviselők közötti leveleket, valamint az elvégzendő nyomon követési tevékenységeket. Ezek a nyilvántartások hivatkozási pontot is nyújtanak annak biztosítására, hogy minden fél további viták esetén teljesítse megállapodott kötelezettségeit.
a korábbiakhoz hasonlóan ezeket a rekordokat is könnyen tárolni és letölteni kell, a Szerződés vonatkozó adataival együtt. A folyamatot támogató integrált HR-rendszer használatával a bizonyítékok összegyűjtésének nagy része egyszerűsödik, ami segít csökkenteni a fegyelmi problémák megoldásához kapcsolódó munka és idő nagy részét.
Outsourcing
a szabadúszók és a szerződések vonzó módot kínálnak a vállalat munkaerő-készségeinek és képességeinek bővítésére anélkül, hogy állandóan új alkalmazottakat kellene felvenniük. Ez különösen fontos olyan projektek és szerződések esetében, amelyek speciális ismereteket igényelnek, de amelyek valószínűleg nem válnak a vállalati követelmények rutin részévé.
a kiszervezett alkalmazottak azonban új kihívásokat jelentenek, amikor megpróbálják biztosítani, hogy megfeleljenek a belső szabványoknak és követelményeknek. Rendelkeznek képesítéssel vagy ipari testületi tagsággal? Átestek-e a szokásos vállalati indukciós képzésen? Lehet, hogy a jövőben valamikor ismernie kell ezt a fajta információt, még akkor is, ha ez a szerződés kezdetén nem tűnik különösebben relevánsnak.
ugyanúgy, ahogy rögzíti az állandó alkalmazottak foglalkoztatási adatait, elengedhetetlen, hogy ugyanazokat az információkat tartsa meg a vállalkozókról, tanácsadókról és a kiszervezett alkalmazottakról. Ideális HR-rendszerének lehetővé kell tennie az ideiglenes alkalmazottak egyértelműen címkézett nyilvántartásainak vezetését, hogy jövőbeni vita esetén könnyen visszakereshető legyen. Vagy csak azért, hogy megkönnyítse ugyanazon emberek újbóli felvételét a jövőben.
bérszámfejtés
a bérszámfejtés felelőssége a számlák és a HR osztályok hatáskörébe tartozik, ami gyakran problémákat okoz a személyzetnek történő pontos kifizetésekkel kapcsolatban. A HR nyilvántartást vezet a fizetésről, az ellátásokról, a bónuszokról és a jövedelem mellékleteiről, míg a számlák feladata a kifizetések tényleges végrehajtása. Ez olyan potenciális leválasztást hoz létre, amely a bérszámfejtés késéséhez vezethet, vagy az alkalmazottak rossz összegeket kapnak a bércsomagjukban.
a morál fenntartása és a jövőbeni fizetési problémák megelőzése érdekében vállalkozásának meg kell vizsgálnia egy dedikált bérszámfejtési megoldás használatát, amely közvetlenül kapcsolódik a HR szoftverhez és a számlarendszerhez. Mindkét osztály elektronikus egyesítésével a fizetéssel kapcsolatos kézi fejfájások többsége automatikusan megoldható.
a dedikált bérszámfejtő szoftver segít biztosítani, hogy a személyzet megkapja azt a fizetést, amire jogosultak, amikor elvárják. A HR részlegének is előnyös lesz a lekérdezések csökkenése, segítve a munkaterhelés jobb elosztását a hónap hátralévő részében.
munkavállalói lekérdezések
a HR osztály biztosítja az interfészt a “vállalat” és a személyzet között. Ez azt jelenti, hogy amikor foglalkoztatási kérdésekről, vitákról vagy munkával kapcsolatos kérdésekről van szó, a HP osztály az első kérdés.
a fizetéssel, juttatásokkal és teljesítménymenedzsment-felülvizsgálatokkal kapcsolatos lekérdezések ésszerűen rendszeres kezelése rutinszerű, de rendkívül időigényes, különösen akkor, ha az adatok nem állnak rendelkezésre. Minden alkalommal, amikor a HR osztály egy tagjának el kell üldöznie a fizetési részleteket, vagy a szerződésmódosítás sajátosságait, nem tudnak más felelősségükre összpontosítani.
egy dedikált HR rendszer a foglalkoztatási adatokat központilag készen tartja a könnyű visszakereséshez, és jelentősen csökkenti az egyes lekérdezések megválaszolásához szükséges időt. A fejlettebb rendszer lehetővé teszi az” önkiszolgáló ” stílusú hozzáférést bizonyos adatokhoz, lehetővé téve a személyzet számára, hogy maguk is megválaszolják saját alapvető kérdéseiket.
az egyszerű adathozzáférés kulcsfontosságú a megoldásokhoz
a HR csapat mindenféle kérdéssel foglalkozik, de a gyors megoldásuk kulcsa a legtöbb esetben ugyanaz – könnyű hozzáférés a releváns adatokhoz. Szinte minden esetben egy teljes körű HR és bérszámfejtési rendszer biztosítja a tárolási, visszakeresési és elemzési eszközöket, amelyek szükségesek a foglalkoztatási kérdések megválaszolásához és általában a szervezeti egységek hatékonyságának javításához.