ワークロード管理の究極のガイド

ワークロードを効率的に管理する方法をお探しですか？

チームメンバーを管理し、ワークロードを追跡するのは簡単ではありません。

チームの能力を過大評価したり、従業員の皿にあまりにも多くのto-doリストを入れたりすると、物事はすぐに乱雑になる可能性があります。

ワークロード管理は、リソース数が限られており、締め切りが近づいている場合でも、チームのパフォーマンスを最高の状態に保つのに役立つテクニックです。

この記事では、ワークロード管理について知っておく必要があるすべてを強調します。 私たちは、それが何であるか、それが重要な理由をカバーし、さらには効率的にあなたのチームのワークロードを管理するためのいくつかの重要なヒン

この記事には

が含まれています（特定のセクションに移動するには、以下のリンクをクリックしてください)

• ワークロード管理とは何ですか？
• ワークロード管理が重要なのはなぜですか？
• チームのワークロードを効果的に管理するための五つのヒント
  • 完了する必要があるタスクを特定する
  • チームの作業能力を理解する
  • 要件に基づいてリソー

始めよう

ワークロード管理とは何ですか？

ワークロード管理は、可能な限り最高の生産性レベルを確保するために、チーム間で作業を戦略的に分散するプロセスです。

適切に行えば、ワークロード管理は従業員がより良い結果をもたらし、職場の信頼を向上させ、チームがより多くの仕事を楽しむのに役立ちます！

しかし、あなたのチームの作業負荷を管理することは、自由な人にタスクを配ることだけではありません。 これは、各従業員の個々の長所と短所を評価し、チームメンバーの個々のワークロードを決定するのに役立つ、より考え抜かれたプロセスです。

チームの能力と限界を理解したら、各従業員の能力に基づいてタスクを配布することができます。

ワークロード管理が重要なのはなぜですか？

従業員は、オフィスで適切な作業負荷管理が不足しているときに過労を感じます。 他の70%はちょうど遊んでいる間、あなたの労働力の30%がプロジェクトの仕事のほとんどをすることを想像しなさい!

その30%をバーンアウトにプッシュするのは確実な方法です！

このようなストレスの高い状況は、あなたの最高のパフォーマーでさえ通行料を取り、病気休暇日数と離職率の増加を引き起こす可能性があります。 職場でのバランスの欠如は、生産性レベルの低下にもつながります。

高いプロジェクト作業負荷に伴うストレスは、従業員の心身の健康にも悪影響を及ぼします。

しかし、適切なワークロード管理を実践すると、公正なワークロード配分のチーム文化を促進します。 これはあなたのチームをより幸せに保ち、彼らはより生産的で、彼らが取り組んでいるプロジェクトとあなたのビジネスに貢献する意思があります。

一日の終わりに、これはあなたがより多くの仕事を成し遂げることを意味します–あなたのビジネスの成長率を高めます。

チームのワークロードを効果的に管理するための五つの簡単なヒント

ワークロード管理を紹介したので、従業員のワークロードを効率的に管理する方法を見てみ

効率的なワークロード管理を確実にするために従うことができる六つの簡単なヒントは次のとおりです:

完了する必要があるタスクを特定する

チームのワークロードを効果的に管理するための最初のステップは、実際のワークロードを特定することです。

プロジェクト会議やクライアント会議など、作業時間を要するすべてのものを含める必要があることに注意してください。

ここでは、多くの場合見落とされているタスクの小さなリストです:

• 電子メールを読んで返信する。
• コーヒーを作る。
• 個人的な机の清掃。

あなたが取り組んでいるすべてのタスクとプロジェクトを含めることを忘れないでください。 あなたのプレート上にあるものを理解することは、あなたのチームに委任するタスクやプロジェクトを決定するのに役立ちます。

実行する必要があるすべてのリストを取得したら、それらを次の条件に基づいて優先度カテゴリにグループ化します:

• 重要度
• 緊急度
• 完了するのに必要な時間。

例えば、机の掃除は短くて重要でありながら些細な作業です。 しかし、来週のプロジェクト会議で提示できるように、クライアントのコンテンツ戦略を開発することは、時間がかかり、重要かつ緊急の作業です。

すべてのタスクとプロジェクトを優先度に応じてグループ化すると、従業員に委任する必要のある作業負荷を分割するのに役立ちます。

ワークロードのグループ化が完了したら、すべての大きなプロジェクトのタイムラインとガントチャートを作成することを忘れないでください。

Time Doctorのような時間追跡ツールを使用する場合は、プロジェクトレポートを使用して、履歴データに基づいて各タスクにかかる時間を推定できます。

チームの作業能力を理解する

効果的なチームを運営することは、組織の共通の目標を達成するために様々なタイプの個性を混合して一致させること

だから、プロジェクトのワークロードをチーム間で公平に分割することは重要ですが、必ずしも作業を均等に分割する必要はありません。

それについて考えてみてください。

すべてのチームメンバーには得意なものがあり、スキルセットに基づいて責任が割り当てられています。 ワークロード管理スキルを持つ従業員は、多くのタスクを両立させることができますが、他の従業員は、彼らが専門としている特定のタスクに非常に効率的

従業員間で作業負荷を分割する際には、これを考慮する必要があります。 あなたは仕事を両立させることができます誰かに複数の反復的なタスクを割り当てることができます–しかし、唯一の仕事でマルチタスクで偉大ではない誰かに単一の重要なタスクを割り当てることができます。

大きなプロジェクトをより小さく管理しやすいタスクに分割することは、チームが目標を簡単に達成するのにも役立つことを覚えておいてくださ

ワークロードを委任する前に考慮すべきことがいくつかあります:

• 従業員はどのようなタスクを効率的に行うことができますか？
• 彼らは現在どのようなタスクに取り組んでいますか？
• 各従業員は、ワークロードの多かれ少なかれを処理する必要がありますか？

しかし、それだけではありません。

各チームメンバーの時間にも特定の値を割り当てた場合に役立ちます。

たとえば、コンテンツマネージャーの時間は、コンテンツライターの時間よりも価値があります。 これはマネージャーがより多くの顧客直面する役割で取り、満足な作家は最もよい内容を可能にすることを単に専門にするがより多くのお金を持って来ることができる戦略的な決定に貢献するのである。

要件に基づいてリソース割り当てを管理

作業する必要があるタスクを特定し、各チームメンバーの能力に基づいてワークロードを割り当てる方法を理解したら、チームへのタスクの割り当てから始めることができます。

しかし、各従業員がどれだけ貢献できるかに基づいてワークロードを割り当てることはできませんよね？

従業員の作業負荷を管理しやすくするために、優先順位の高い作業を最初に割り当てます。 組織にとって最も重要なタスクを完了するために、チーム全体に現在のワークロードを更新するように助言します。

優先度の高い作業を割り当てる過程で、チームメンバー間で期日のバランスをとることを忘れないでください。

一人に時間枠が矛盾しているタスクをあまりにも多く与えると、ストレスを受けて燃え尽きる可能性があります。 しかし、あまりにも遠く離れている従業員の期日を提供する場合、彼らはあまりにも軽く物事を取って、非生産的であることになる可能性があります。

もう一つ考慮すべきことは、適切な人に適切な仕事を与えることです。 前述したように、タスクを委任する際には、現在の従業員のワークロード、スキルセット、および経験を考慮してくださ

しかし、リソース割り当てを手動で管理するのが難しい場合は、いつでもリソース管理ツールに投資することができます。 これらのツールは、リソース数を追跡し、管理するのに役立ちます。

しかし、ツールはすべてを行うことはできません！

リソース計画プロセスにチームメンバーを巻き込むようにしてください。 彼らはより多くの責任を取るために喜んでいるかどうか、または彼らは圧倒的な作業負荷を処理しているように感じ、仕事から休憩を必要とする場

さらに、従業員に特定のタスクを割り当てている理由を常に伝えてください。 これは、彼らが彼らに何が期待されているかを理解するのに役立ち、彼らはget-goから婚約のレベルを上げるでしょう。

チームメンバーとの定期的なチェックイン

チームメンバーとのコミュニケーションは、プロジェクト管理の計画段階に限定されるべきものではありません。

ワークロードの割り当てが完了したら、ワークロードを効果的に管理するために彼らにチェックインすることが重要です。

なぜ？

チームメンバーと一対一でコミュニケーションをとるとき、彼らに割り当てられているタスクでどのようにやっているかを尋ねることができます。 彼らが過度の作業負荷で過負荷になったかどうか、または彼らがより多くの責任を負うことができるように感じるかどうかを特定することがで

しかし、単にプロジェクト管理の話に固執しないでください。 ビジネスとすることを計画しているものを大きい映像についてのそれらに話し。 あなたのチームメンバーは、組織の意思決定プロセスに関与して感じるようにします。

従業員は常にあなたを驚かせることができ、あなたが最も期待していなかった誰かが強力なプロジェクトマネージャーになるかもしれませんが、あなたが推進することを計画していた別の従業員は別のキャリアパスを探しているかもしれません。

このため、従業員とコミュニケーションをとり、彼らが何を考えているのかを知ることが常に重要です。 結果を恐れることなく自分自身を表現できる安全なスペースを与え、彼らはより幸せで生産的になります。

ワークロード管理ソフトウェアを使用して作業プロセスを処理する

確かに、効果的なチームのワークロード管理のための技術はいくつかありますが、すべて

効果的なワークロード管理計画を完了するには、そのために設計されたツールが必要です。 ここでは、任意の手間をかけずにワークロードを管理するのに役立つ二つのプロジェクト管理ツールがあります：

A. Asana

asanaは、チームがすべてのタスクを整理、追跡、管理するのに役立つ作業管理ツールです。 このタスク管理ツールは、マーケティング、運用、販売、製品チームのためのソリューションのトンを持っています。

主な機能

• 簡単に追跡するためのかんばんボードを備えています。
• リモートチームに最適です。
• チームカレンダーとプロジェクトカレンダーをサポートします。
• はチームの共同作業を可能にします。
• には、外出先で作業するためのモバイルアプリがあります。

料金

Asanaにはユーザー向けの無料プランがあり、有料プランはindividual13.49/個人ユーザー/月から始まります。

お客様評価

• G2–4.3/5(6000+レビュー)
• Capterra–4.4/5(8000+レビュー)

B.Trello

Trelloは、ユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えたかんばんスタイルのアプリです。 “Trelloカード”を使用して、チームメンバーにタスクを割り当て、Trelloボード上でこれらのカードを移動することにより、進捗状況を更新することができます。

Trelloワークロード管理システムは、自動化と統合とパワーアップのトンを備えています。

主な機能

• Trello Butlerによるワークフローの自動化を特徴としています。
• は複数のチームで作業することができます。
• 使いやすいタスクカード。
• は、iOSとAndroid用のモバイルアプリを備えています。

料金

Trelloはユーザー向けの無料プランを提供しており、有料プランはindividual12.50/個人ユーザー/月から始まります。

お客様評価

• G2–4.3/5(10000+レビュー)
• Capterra–4.5/5(17000+レビュー)

しかし、待ってください。

これらのツールはどちらも、チームの作業負荷をより適切に管理するのに役立ちます。

あなたのチームが彼らの作業負荷によりよく対処するのを助けることはどうですか？

あなたもそのために何かが必要ですよね？

心配しないで。

AsanaとTrelloの最高の点は、両方ともTime Doctorと連携していることです！

タイムドクターとは何ですか？

Time Doctorは、Verizonのような巨大企業やThrive Marketのような中小企業が従業員の生産性を理解するために使用する人気のある生産性管理ツールです。

それだけでなく、Time Doctorはあなたの従業員がより生産的になることができる場所を見て、彼らがあまりにも改善するのを助けるのを助けます！

:

• 従業員が各タスクに費やす時間を正確に表示します。
• すべての従業員のアイドル時間を強調表示します。
• 従業員のパフォーマンスをリアルタイムで強調表示するレポートを作成します。
• Asana、Trello、Jira、Zendeskなどの他の生産性ツールと統合します。

さらに、Time Doctorは勤務時間中のみ従業員を追跡するので、プライバシーの懸念を心配する必要はありません。 あなたも、それがより従業員に優しいようにソフトウェアをカスタマイズすることができます。

ワークロードを効率的に管理することは、従業員の健康、集中、生産性を維持するために不可欠です。

そして、あなたはあなたの作業負荷を公平に分配するために多くの手動技術に従うことができますが、あなたはそれを維持することはできません。

だが心配するな。

この記事で述べたヒントと優れたワークロード管理ツールを使用するだけで、ワークロードを管理してビジネスパフォーマンスを急上昇させることはできません！