私はそれほど前に他の誰かからプロジェクトを拾って、私はプロジェクト憲章がないことに気づ
他にも、憲章とある程度重複しているが、実際の憲章ではない文書がたくさんありました。 それは、プロジェクトの書類から欠けているいくつかの重要なものがあったことを意味し、欠けている最も重要なことは、それを支払うつもりだった
おっと。
それは整理するのに少し頭痛だった。
プロジェクト管理は、多くの書類を作成することができ、それは常にあなたが望むか、必要なものではありません。 この記事では、あなたが本当に必要なものとそれを使用する方法を定義します。
だから、私たちは本当に何の文書について話していますか？ 定義してみましょう。
プロジェクト管理文書:定義
プロジェクト文書を次のように定義できます:
プロジェクトを適切に管理、制御、配信するために、プロジェクトマネージャーによって作成されたドキュメント。
どのようなプロジェクト文書が必要ですか？
プロジェクト管理の標準と方法を見ると、たくさんの文書が言及されていますが、本当にそれがすべて必要ですか？ 正直なところ、ほとんどのプロジェクトではそうではありません。
大規模なオリンピックパークや軍事戦艦を建設する場合、文書化のためのより高い基準がありますが、小規模、中規模、さらには大規模な企業がオフィ
だから、必需品について話しましょう。
ここでは、プロジェクトを管理しようとするときに自尊心のあるプロジェクトがなければならない九つの文書があります。 私はフェーズごとにプロジェクト管理文書を整理したので、通常作成される順序を見ることができます。
これらすべてのプロジェクトドキュメントテンプレートのコピーを、ノートとガイダンス付きの使いやすいバンドルで入手できます。 プロジェクトマネージャーによって作成された、プロジェクトマネージャーのために、プロジェクトドキュメントテンプレートのこのセットは、あなたのプロジェクトを正常に管理するのに役立ちます。
1. ビジネスケース
プロジェクトのコンセプトやアイデアの段階で、誰かが明るいアイデアを思い付く。 それは形式的なプロジェクトの提案かビジネス場合に書かれている。
プロジェクトのビジネスケースは、プロジェクト全体を これは、プロジェクトがなぜ起こるべきかを説明するために書かれており、プロジェクトが解決しようとしている問題を要約しています。
しかし、ここで私のプロジェクト文書の定義が落ちるところです：ビジネスケースは通常、プロジェクトマネージャー以外の人によって書かれています。
では、誰がビジネスケースを書いていますか？
私の経験では、ビジネスケースは、変更を望んでいるビジネスオーナー、つまり最終的にプロジェクトスポンサーになる人によってまとめられます。
しかし、推進力と目標をよりよく理解しているので、ビジネスケースの段階で何らかの関与を持っていれば、プロジェクトを管理する方がはるかに簡
ビジネスケースは、プロジェクトに必要な投資を正当化するのに十分な詳細を備えた包括的かつ説得力のあるものでなければなりません。
そうは言っても、ビジネスケースは、イニシアチブを進めるための許可を求める幹部への電子メールのような単純なものである可能性があります。 オリンピックスタジアムを建設していたら、そのレベルの非公式では十分ではありません。
合理的かつ実用的である–この時点で過剰な文書を作成することに意味はありません。 それはちょうど人々が管理者が来ることが何であるかを警戒するでしょう。
ビジネスケースが承認されると、プロジェクトの開始段階に進むことができます。
プロジェクト憲章
プロジェクト開始段階で最も重要な書類はプロジェクト憲章文書です。
あなたはこれを必要とします：それはあなたにプロジェクトのプロジェクトマネージャーとして行動する権限を与えます。 プロジェクトを実行するのはあなたの任務であり、プロジェクトをアイデアから実際の作業プログラムに変え、割り当てられた所有者（および資金
プロジェクト憲章文書がなければ、あなたのプロジェクトは正式には存在しません！
あなたが期待を設定し、情報を取得し、更新を要求し、問題を管理するのに役立つテンプレート。 ビジネスアナリストを対象としていますが、すべてのプロジェクトの役割に簡単にカスタマイズ可能です。
もっと学ぶもっと学ぶ
プロジェクトのチャーターは、短いまたは実質的にすることができます。 私は、私たちの用語ではプロジェクト開始文書と呼ばれる完全に丸められたバージョンを使用することを好みます。 それはあなたがあなたが始めているものについて知る必要があるすべてを含んでいます。
プロジェクトが何をしようとしているのか、そしてそれが運営されようとしている文脈を明確にしたら、計画段階に移行する時間です。
プロジェクト管理計画
計画フェーズで作成されたプロジェクト計画文書が二つあります。 最初はプロジェクト管理計画です。
これは巨大な文書です。 実際には、それはおそらく一つの文書ではありません（私はあなたがここで見つけることができるプロジェクト管理計画テンプレートで一緒に
過去には、私はいつも別々の文書として管理してきましたが、一緒に”計画”を形成しています。
最近では、私のプロジェクトは正式なPMO構造の下で運営されており、プロジェクト管理計画の多くは基本的に正式なプロセスを繰り返しています。
: 必要な場合にのみ計画文書を作成する
“この会社の他のすべてのプロジェクトと同じように、PMOが義務付けている方法で計画文書を作成することは”その場合、私は一つのオーバーアーチ型のプロジェクト管理計画文書を持っており、それは企業の基準を参照しています。
この計画は、プロジェクトの許容値、差異、変更管理アプローチ、品質の評価方法など、プロジェクトを管理するために知っておく必要があるすべてをカバーしています。
プロジェクトスケジュール
計画段階で重要な第二のプロジェクト計画文書は、プロジェクトスケジュールです。
率直に言って、ほとんどの人は”プロジェクトスケジュール”を意味するときに”プロジェクト計画”と言います。
プロジェクトスケジュールは、すべてのタスクを設定し、誰がそれらをやろうとしているのか、いつ行われようとしているのかを設定します。 また、タスク間の依存関係も追跡します。
ソフトウェアを使用してプロジェクトのタイムラインを整理することができます。 何百もの異なったプロジェクトの予定用具がある–ほとんどの構成に何かがある。 問題は、それはあなたがそれを使用したいもののために完璧ではないかもしれないということです。
私はMicrosoft Project、チームワーク、Excelでプロジェクトスケジュールを作成します。
トップレベルのマイルストーンを通信するために、Office Timelineプラグインを使用してMicrosoft PowerPointでスケジュールのバージョンを作成します。
プロジェクトスケジュールを文書化することを選択しましたが、重要なことはそれを最新の状態に保つことです。
5. Project RAID Log
プロジェクトの第四段階である実行段階に移行しています。 この時点で、あなたは重要なプロジェクト文書の数を持っています。 このフェーズで最初に見ていくのは、RAIDログです。
:
- リスク
- アクション（および/または仮定）
- 問題
- 依存関係（および/または決定）。
私はプロジェクトに関連するすべての異なるログをカバーするために’RAIDログ’という用語を使用します。 これには、上記のリスト内のすべての要素と変更が含まれます。 しかし、RAAIDDCは言うのが難しいです。
これらのすべての項目の登録を持っていることを支払います。 プロジェクトのRAIDログは、すべてを追跡できる重要な文書です。
次を読む：プロジェクト管理でRAIDについて知っておく必要があるすべて。
実際に必要なのはいくつかの重要なフィールドだけなので、予想よりも簡単に作成できます:
- アイテム名
- アイテム説明
- アクションが必要
- 所有者: これを忘れないでください。
- 最終更新日について何かをする責任は誰も負いません。
あなたはかなりあなたのRAIDログ内のすべての異なるシートとトラッカーのためにその形式を使用することができます。
RAIDログはプロジェクト管理ソフトウェアの一部にすることも、RAIDなどを含むプロジェクトワークブックスプレッドシートを維持することもできます。
プロジェクトステータスレポート
プロジェクトステータスレポートは、実行フェーズ中の別の重要な文書です。 あなたは仕事をして忙しいので、どのような仕事が起こっているのかを人々に伝える必要があります。 彼らはまた、あなたが何が起こっているかを追跡するのに役立ちます。
プロジェクトステータスレポートは、さまざまなシナリオをカバーしています。 あなたが持っている:
- 正式なプロジェクト委員会報告
- 毎週の情報チームの更新
- pmoへの正式な報告
- 利害関係者が何かを要求するたびにアドホックレポート。
など。 プロジェクトマネージャーは、報告に多くの時間を費やしています。
OK、これらは単一の文書ではなく、文書のコレクションです。 しかし、彼らはあなたが定期的にあなたの利害関係者に情報を取得するために使用するメカニズムであるため、彼らは本当に重要です。
彼らは正式に書かれた進捗記録です。 そしてそれらがよいなら、あなたの係争物受寄者はそれらを読むことの結果として処置をとるべきである。
より良いプロジェクトステータスレポートを作成するための手が必要な場合は、ここでプロジェクトレポートについての私の電子ブックとコー
Project Budget Tracker
最後に、実行フェーズでは、もう一つの重要なプロジェクト計画と管理文書であるproject budget trackerがあります。
あなたのプロジェクトの予算は別の種類の文書です—それはより少ないテキストとより多くの数字を含んでいます。
ただし、契約、調達、および従うことが期待される財務プロセスに関する情報を設定する計算に合わせてtext-y文書を作成するのに役立ちます。 あなたのプロジェクト管理の計画にこれを包むことができる。
予算トラッカーは、あなたが費やすことを予測したもの、すなわち”予算”と実際に費やしたものを表示する必要があります。 その後、重い持ち上げを行うと分散を解決するためにスプレッドシートを取得することができます。
分散は、あなたが予測したものと実際の支出が何であったかの差です。
過剰に使用されている場合は、これが発生した広告申込情報を識別できます。 予測の下に入ってくる場合は、範囲に項目を追加する柔軟性がある場合があります。
または、お金を返す必要があるかもしれません—異なる財務部門とプロジェクトスポンサーは、異なる優先順位を持っています！
教訓レビュー
プロジェクト管理文書のフェーズごとのレビューを続けるにつれて、プロジェクトの最終段階であるクロージャ この時点で重要なプロジェクト閉鎖文書が2つあります。
教訓文書は実際には文書ではないかもしれません。 あなたはCornerThoughtやwiki、またはいくつかの他の検索可能な形式のようなデータベースに学んだあなたの教訓を保存することができます。
次を読む：プロジェクト管理で学んだ教訓について知る必要があるすべて。
私はまだプロジェクトの教訓を学んだ文書の正式な終わりを生成し、それらを必要とする他のシステムにキーレッスンをコピーします。
学んだ教訓は、あなたのプロジェクトの閉鎖作業の一部を形成します。 彼らはあなたと一緒に作業しながら、彼らが学んだ教訓を成文化何かを持っているので、あなたはこのチームの人々とそれを共有する場合にのみ有用な
同様に、それは他のプロジェクトマネージャーと共有されるべきであるか、彼らは働いたものと働かなかったものから利益を得ないでしょう。
プロジェクト閉鎖文書
最後に、閉鎖フェーズ中に正式なプロジェクト閉鎖文書を作成する必要があります。
この文書は要約しています:
- プロジェクトが何を提供したか
- プロジェクトが時間、コスト、品質、範囲の尺度に対してどのように実行されたか、つまり、遅れていたか、予算を超えていたか、質の高い結果を得るのに苦労していたか。
- 閉鎖時点での未解決のリスク、問題、行動
- プロジェクトファイルの場所
- 引き渡しを受けた人が知る必要があるもの。
すべての文書の中で、これは正式に署名され、承認されるための最も重要な文書です。 プロジェクトのスポンサーがプロジェクトを閉じることに同意しないと、プロジェクトは閉じられません。
あなたは数ヶ月のためのアドホックな仕事とサポートをやってしまうでしょう。 （私が知っている方法を私に尋ねてはいけない。)
あなたのプロジェクトのために働く文書を選択
覚えておくべき最も重要なことは、これがガイドであるということです。 必要なプロジェクト文書を調整して、プロジェクトを最適に管理できるようにします。
詳細な調達計画が必要ですか？ 一つを作る。 外部支出がないので、あなたは予算トラッカーを必要としませんか？ それはあなたの時間の無駄です。
あなたが持っている必要があるものにハングアップしないでください–ちょうどon-the-larger-side-of-small-but-not-giganticのほとんどのプロジェクトが持っているもののためのガイドとして上記を使用してください。
価値を追加しないドキュメントの作成に費やされる管理者の時間が少ないことは、チームをリードするためのより多くの時間を解放することがで プロジェクトの作業を行うことがより重要です。 面倒な書類は誰にとっても楽しいことではありません。
これらの九つのプロジェクト文書のための文書テンプレートをつかむあなたはあまりにも多くの官僚なしでプロジェクトを制御するこ