9 필수 프로젝트 문서(템플릿 포함)

나는 오래 전에 다른 사람으로부터 프로젝트를 주웠고 프로젝트 헌장이 없다는 것을 깨닫기 전에 3 개월 동안 그것을 관리했습니다.

다른 많은 문서들이 모두 헌장과 겹치는 부분이 있었지만 실제 헌장은 아니었습니다. 즉,프로젝트의 서류 작업에서 누락 된 몇 가지 핵심 사항이 있었고 누락 된 가장 중요한 것은 누가 비용을 지불 할 것인가였습니다.

죄송합니다.

그것은 밖으로 정렬하는 두통의 비트이었다.

프로젝트 관리는 많은 서류 작업을 만들 수 있으며 항상 당신이 원하거나 필요로하는 것은 아닙니다. 이 문서에서 우리는 당신이 정말로 필요한 것을 정의하고 그것을 사용하는 방법.

그래서,우리는 실제로 어떤 문서에 대해 이야기하고 있습니까? 정의 해 봅시다.

프로젝트 관리 문서:정의

프로젝트 문서를 다음과 같이 정의 할 수 있습니다.:

프로젝트 관리자가 프로젝트를 적절하게 관리,제어 및 제공하기 위해 작성한 문서.

어떤 프로젝트 문서가 필요합니까?

프로젝트 관리 기준과 방법을 살펴보면 언급 된 수많은 문서를 찾을 수 있지만 실제로 모든 것이 필요합니까? 솔직히 대부분의 프로젝트에서는 그렇지 않습니다.

대규모 올림픽 공원이나 군용 전함을 건설하는 경우 문서화에 대한 기준이 더 높지만 소규모,중형 및 대형 기업이 사무실 기반 환경에서 수행하는 대부분의 프로젝트의 경우 기본을 올바르게 만드는 데 가장 많은 시간을 할애 할 것입니다.

그래서 필수 요소에 대해 이야기합시다.

다음은 프로젝트를 관리하려고 할 때 자존심이 강한 프로젝트가 없으면 안되는 9 가지 문서입니다. 당신은 그들이 일반적으로 생성되는 순서를 볼 수 있도록 나는 단계에 의해 프로젝트 관리 문서를 구성했습니다.

1. 비즈니스 사례

프로젝트의 개념 또는 아이디어 단계에서 누군가가 밝은 아이디어를 제시합니다. 저것은 형식적인 계획사업 계획안 또는 사업 케이스로 아래로 쓴다.

프로젝트 비즈니스 사례는 전체 프로젝트를 시작하는 문서입니다. 그것은 프로젝트가 왜 일어나야 하는지를 설명하기 위해 작성되었으며 프로젝트가 해결할 문제를 요약합니다.

그러나 여기 프로젝트 문서에 대한 나의 정의가 무너지는 곳이 있습니다:비즈니스 사례는 일반적으로 프로젝트 관리자가 아닌 다른 사람이 작성합니다.

그렇다면 누가 비즈니스 사례를 작성합니까?

제 경험상 비즈니스 사례는 변화를 원하는 비즈니스 소유자,즉 궁극적으로 프로젝트 스폰서가 되는 사람이 함께합니다.

그러나 비즈니스 사례 단계에서 참여가 있었다면 프로젝트 관리가 훨씬 쉬워 졌기 때문에 드라이버와 목표를 더 잘 이해할 수 있습니다.

사업 사례는 프로젝트에 필요한 투자를 정당화하기에 충분한 세부 사항으로 포괄적이고 설득력이 있어야합니다.

이 비즈니스 사례는 주도권을 가지고 앞으로 나아갈 수있는 허가를 요청하는 간부에게 보내는 이메일처럼 간단 할 수 있습니다. 당신이 올림픽 경기장을 건설한다면,그 수준의 비공식적 인 것만으로는 충분하지 않을 것입니다.

합리적이고 실용적이어야합니다.이 시점에서 과잉 문서를 만드는 것은 의미가 없습니다. 그것은 단지 사람들이 관리자가 오는 것을 경계하게 할 것입니다.

비즈니스 사례가 승인되면 프로젝트 시작 단계로 넘어갈 수 있습니다.

프로젝트 헌장

프로젝트 시작 단계에서 가장 중요한 서류 작업은 프로젝트 헌장 문서입니다.

이 필요합니다:그것은 당신에게 프로젝트에 대한 프로젝트 관리자 역할을 할 수있는 권한을 제공합니다. 이 프로젝트를 실행하는 당신의 임무 그리고 그것은 할당 된 소유자(및 자금 조달에 대한 계약)와 작업의 실제 프로그램으로 아이디어에서 프로젝트를 전환 문서입니다.

프로젝트 헌장 문서가 없으면 프로젝트가 공식적으로 존재하지 않습니다!

프로젝트 헌장은 짧거나 실질적인 것일 수 있습니다. 나는 우리의 용어로 우리가 프로젝트 개시 문서라고 부르는 완전히 둥근 버전을 사용하는 것을 선호합니다. 그것은 당신이 시작하는 것에 대해 알아야 할 모든 것을 포함합니다.

프로젝트가 무엇을 할 것인지,그리고 프로젝트가 어떻게 운영 될지에 대한 명확성을 갖게되면 계획 단계로 넘어갈 때입니다.

프로젝트 관리 계획

계획 단계에서 작성된 두 가지 프로젝트 계획 문서가 있습니다. 첫 번째는 프로젝트 관리 계획입니다.

이것은 거대한 문서입니다. (나는 프로젝트 관리 계획 템플릿에 함께 번들로 가지고 있지만 당신이 여기에서 찾을 수 있습니다)사실,아마 하나의 문서가 아니다.

과거에는 항상 별도의 문서로 관리했지만 함께’계획’을 형성합니다.

최근,제 프로젝트는 공식적인 피모 구조 하에서 운영되고 있으며,프로젝트 관리 계획에서 일어나는 일의 대부분은 기본적으로 공식적인 프로세스를 반복하고 있습니다.

주: 필요한 경우에만 계획 문서 작성

계획 문서를 작성하는 것은 의미가 없습니다.”이 경우,나는 하나의 오버 아치 프로젝트 관리 계획 문서를 가지고 있으며 기업 표준을 참조합니다.

이 계획은 프로젝트 허용 오차 관리,차이,변경 제어 방식,품질 평가 방법 등을 포함하여 프로젝트를 관리하기 위해 알아야 할 모든 것을 다룹니다.

프로젝트 일정

계획 단계에서 중요한 두 번째 프로젝트 계획 문서는 프로젝트 일정입니다.

솔직히 대부분의 사람들은’프로젝트 일정’을 의미 할 때’프로젝트 계획’이라고 말합니다.

프로젝트 일정은 모든 작업,누가 작업을 수행 할 것인지,언제 완료 될 것인지를 설정합니다. 또한 작업 간의 종속성을 추적합니다.

소프트웨어를 사용하여 프로젝트 타임라인을 구성할 수 있습니다. 다른 프로젝트 스케줄링 도구의 수백이있다-대부분의 조직은 뭔가가있다. 문제는,그것은 당신이 그것을 사용 하 여 원하는에 대 한 완벽 하지 않을 수 있습니다.

나는 다른 일을 위해 그들을 사용하기 때문에,마이크로 소프트 프로젝트,팀워크와 엑셀에서 프로젝트 일정을 만들 수 있습니다.

최상위 이정표를 전달하기 위해,나는 오피스 타임 라인 플러그인을 사용하여 마이크로 소프트 파워 포인트에서 일정의 버전을 만듭니다.

그러나 프로젝트 일정을 문서화하기로 선택하면 중요한 것은 최신 상태로 유지하는 것입니다.

5. 프로젝트 레이드 로그

이제 프로젝트의 네 번째 단계인 실행 단계로 넘어갑니다. 이 시점에서,당신은 중요한 프로젝트 문서의 번호를 가지고있다. 이 단계에서 가장 먼저 살펴봐야 할 것은 공격대 기록입니다.

레이드 스탠드:

• 위험
• 행동(및/또는 가정)
• 문제
• 종속성(및/또는 결정).

프로젝트와 관련된 모든 다른 로그를 다루기 위해’공격대 로그’라는 용어를 사용합니다. 즉,위의 목록에있는 모든 요소를 포함,플러스 변경. 하지만 라엘은 말하기가 더 힘들다.

이 모든 항목의 레지스터를 가지고 지불한다. 프로젝트 레이드 로그는 모든 것을 추적 할 수있는 중요한 문서입니다.

다음 읽기:프로젝트 관리에서 레이드에 대해 알아야 할 모든 것.

몇 가지 중요한 필드 만 필요하므로 예상보다 쉽게 만들 수 있습니다.:

• 팀
• 항목 이름
• 항목 설명
• 작업 필요
• 소유자: 이것을 잊지 마세요 또는 아무도 그것에 대해 아무것도 책임을지지합니다
• 마지막 업데이트 날짜.

레이드 로그 내의 모든 다른 시트 및 추적기에 해당 형식을 거의 사용할 수 있습니다.

레이드 로그는 프로젝트 관리 소프트웨어의 일부가 될 수 있습니다 또는 당신은 내가 무엇을 할 수 및 레이드 등을 포함하는 프로젝트 통합 문서 스프레드 시트를 유지 관리 할 수 있습니다.

프로젝트 상태 보고서

프로젝트 상태 보고서는 실행 단계에서 또 다른 중요한 문서입니다. 당신은 일을 바쁜,그래서 당신은 무슨 일이 일어나고 있는지 사람들에게 말할 필요가있다. 그들은 또한 당신이 무슨 일이 일어나고 있는지 추적하는 데 도움이됩니다.

프로젝트 상태 보고서는 다양한 시나리오를 다룹니다. 당신은:

• 공식 프로젝트 보드 보고서
• 주간 정보 팀 업데이트
• 이해 관계자가 무언가를 요청할 때마다 임시 보고서.

등. 프로젝트 관리자는 보고에 많은 시간을 할애합니다.

단일 문서가 아닌 문서 모음입니다. 하지만 그것들은 매우 중요합니다.왜냐하면 그것들은 여러분이 이해관계자들에게 정기적으로 정보를 얻기 위해 사용하는 메커니즘이기 때문입니다.

그들은 진보의 공식적인 서면 기록입니다. 그리고 그들이 어떤 좋은 경우에,당신의 내깃돈 보관자는 그(것)들을 읽기의 그 결과로 행동을 취해야 한다.

당신은 더 나은 프로젝트 상태 보고서를 만드는 손이 필요한 경우,여기에 프로젝트보고에 대한 내 전자 책 및 과정을 얻을.

프로젝트 예산 추적기

마지막으로 실행 단계,당신은 프로젝트 예산 추적기,또 다른 중요한 프로젝트 계획 및 제어 문서가 있습니다.

프로젝트 예산은 다른 종류의 문서입니다.

그러나 계약,조달 및 귀하가 따라야 할 재무 프로세스에 대한 정보를 설명하는 계산과 함께 텍스트 문서를 작성하는 데 도움이됩니다. 당신은 당신의 프로젝트 관리 계획이 포장 할 수 있습니다.

예산 추적기는 당신이 지출 할 것으로 예상 한 것,즉”예산”과 실제로 지출 한 것을 보여줄 필요가 있습니다. 그런 다음 무거운 작업을 수행하고 분산을 해결하기 위해 스프레드 시트를 얻을 수 있습니다.

분산은 예상한 것과 실제 지출한 것의 차이입니다.

초과 지출인 경우 이러한 현상이 발생한 광고 항목을 식별할 수 있습니다. 당신이 당신의 예측에 따라 오는 경우,당신은 범위에 더 많은 항목을 추가 할 수있는 몇 가지 유연성이있을 수 있습니다.

또는 돈을 돌려 주어야 할 수도 있습니다-다른 재무 부서와 프로젝트 스폰서는 다른 우선 순위를 가질 것입니다!

교훈 검토

프로젝트 관리 문서를 단계적으로 검토함에 따라 프로젝트의 마지막 단계 인 폐쇄에 이릅니다. 이 시점에서 중요한 두 가지 프로젝트 폐쇄 문서가 있습니다;첫 번째는 교훈 문서입니다.

배운 문서는 실제로 문서가 아닐 수도 있습니다. 당신은 당신의 교훈은 구석이나 위키,또는 다른 검색 형식과 같은 데이터베이스에 저장할 수 있습니다.

다음 읽기:프로젝트 관리에서 배운 교훈에 대해 알아야 할 모든 것.

나는 여전히 프로젝트 수업의 공식적인 끝을 생산하지만 문서를 배운 다음 핵심 수업을 필요로하는 다른 시스템에 복사합니다.

배운 서류 작업은 프로젝트 마감 작업의 일부를 구성합니다. 너가 이 팀에 사람과 그것을 나누면 단 유용한 참고가 된다 그래서 너와 일하고 있는 동안 배운 학습을 성문화하는 무언가를 가지고 있는다.

마찬가지로 다른 프로젝트 관리자와 공유해야 하며 그렇지 않으면 효과가 있는 것과 효과가 없는 것으로부터 이익을 얻지 못할 것이다.

프로젝트 폐쇄 문서

마지막으로,폐쇄 단계에서 공식적인 프로젝트 폐쇄 문서를 작성해야 합니다.

이 문서는 요약:

• 프로젝트가 전달한 것
• 프로젝트가 시간,비용,품질 및 범위 조치에 대해 수행 한 방법,즉 늦었거나 예산을 초과했거나 품질 결과를 얻기 위해 고군분투 했습니까?
• 마감 시점의 모든 미결제 위험,문제 및 조치
• 프로젝트 파일의 위치
• 인도를 받는 사람이 알아야 할 기타 사항.

모든 문서의,이것은 형식적으로 떨어져 서명하고 찬성해 얻는 가장 중요한 것 입니다. 프로젝트 스폰서가 프로젝트가 종료되는 것에 동의하지 않으면 프로젝트가 종료되지 않습니다.

당신은 몇 달 동안 임시 작업과 지원을 끝낼 것입니다. (내가 어떻게 알고 있는지 묻지 마라.)

프로젝트에 적합한 문서 선택

기억해야 할 가장 중요한 것은 이것이 가이드라는 것입니다. 프로젝트를 가장 잘 관리할 수 있도록 필요한 프로젝트 문서를 조정합니다.

자세한 조달 계획이 필요하십니까? 하나를 만드십시오. 외부 지출이 없기 때문에 당신은 예산 추적기가 필요하지 않습니다? 하나를 만들고 그것을 비워 두지 마십시오;그것은 당신의 시간 낭비입니다.

당신이 할 필요가 무엇에 끊었하지 마십시오-그냥에-더-큰 측면의 작은-하지만-하지-거대한의 대부분의 프로젝트에 대한 가이드로 위의 사용.

값을 추가하지 않는 문서를 만드는 데 소요되는 관리 시간이 줄어들면 팀을 이끄는 데 더 많은 시간을 확보 할 수 있습니다. 프로젝트에 대한 작업을 수행하는 것이 더 중요합니다. 번거로운 서류는 누구에게도 재미가 없습니다.

문서 템플릿을 잡아 이 아홉 개 프로젝트 문서에 대한 당신은 너무 많은 관료없이 프로젝트를 제어 할 수 있습니다.