9 Viktige Prosjektdokumenter (Med Maler)

jeg plukket opp et prosjekt fra noen andre ikke så lenge siden, og jeg var tre måneder inn i min ledelse av det før jeg innså at det ikke var et prosjekt charter.

det var mange andre dokumenter som alle hadde en grad av overlapping med et charter, men ikke et faktisk charter. Det betydde at det manglet noen viktige ting fra prosjektets papirarbeid, og det viktigste som manglet var hvem som skulle betale for det.

Oops.

Det var litt av en hodepine å sortere ut.

Prosjektledelse kan skape mye papirarbeid, og Det er ikke alltid ting du ønsker eller trenger. I denne artikkelen vil vi definere hva du virkelig trenger og hvordan du bruker det.

så, hvilken dokumentasjon snakker vi egentlig om? La oss definere.

Prosjektledelsesdokumenter: en definisjon

vi kan definere prosjektdokumenter som:

dokumentasjonen opprettet av en prosjektleder for å kunne administrere, kontrollere og levere prosjektet på en tilstrekkelig måte.

hvilke prosjektdokumenter trenger du?

hvis du ser i prosjektledelse standarder og metoder, vil du finne massevis av dokumentasjon nevnt, men trenger du virkelig alt? Ærlig, for de fleste prosjekter gjør du det ikke.

hvis du bygger en massiv Olympisk park eller et militært slagskip, er det høyere standarder for dokumentasjon, men for de fleste prosjekter som gjøres i kontorbaserte miljøer av små, mellomstore og til og med store firmaer, vil tiden din best bli brukt på å få det grunnleggende riktig.

så la oss snakke om det viktigste.

her er ni dokumenter som ingen selvrespekt prosjekt bør være uten når du prøver å administrere et prosjekt. Jeg har organisert prosjektledelsesdokumentene etter fase, slik at du kan se rekkefølgen de vanligvis opprettes i.

1. Business Case

i Konsept-eller Idefasen av et prosjekt kommer noen opp med en lys ide. Det er skrevet ned i et formelt prosjektforslag eller business case.

prosjekt business case er dokumentet som starter hele prosjektet. Det er skrevet for å forklare hvorfor prosjektet skal skje, og det oppsummerer problemet prosjektet skal løse.

men her er min definisjon av prosjektdokumentasjon faller ned: business case er normalt skrevet av noen andre enn prosjektleder.

så hvem skriver business case?

i min erfaring er business cases satt sammen av bedriftseieren som ønsker endringen-personen som til slutt blir prosjektsponsor.

det er imidlertid langt, langt enklere å administrere et prosjekt hvis du har hatt noe engasjement på business case-scenen fordi du forstår driverne og målene bedre.

business case skal være omfattende og overbevisende med nok detaljer til å rettferdiggjøre investeringen som kreves for prosjektet.

når det er sagt, kan business case være så enkelt som en e-post til en exec som ber om tillatelse til å gå videre med et initiativ. Hvis du skulle bygge En Olympisk stadion, ville det ikke være nok.

Vær rimelig og pragmatisk – det er ikke noe poeng i å lage overkill dokumentasjon på dette punktet. Det vil bare gjøre folk forsiktige med hva admin skal komme.

når business case er godkjent, kan Du gå videre inn I Prosjektets Startfase.

Prosjektcharter

det viktigste papirarbeidet i Initieringsfasen er prosjektcharterdokumentet.

du trenger dette: det gir deg myndighet til å fungere som prosjektleder for prosjektet. Det er ditt mandat å kjøre prosjektet, og det er dokumentet som gjør prosjektet fra en ide til et faktisk arbeidsprogram, med tildelte eiere (og avtale om finansiering).

uten et prosjekt charter dokument, prosjektet ikke formelt eksisterer!

Velg

E-Postmaler for Prosjektstart

Maler for å hjelpe deg med å angi forventninger, få informasjon, be om oppdateringer og håndtere problemer. Rettet Mot Forretningsanalytikere, men lett tilpasses for alle prosjektroller.

lær merlær Mer

vi tjener en provisjon hvis du klikker på denne linken og foretar et kjøp, uten ekstra kostnad for deg #ad

prosjektcharter kan være korte eller materielle. Jeg foretrekker å bruke en fullrundet versjon som i vår terminologi kaller Vi Et Prosjektinitiasjonsdokument. Den inneholder alt du trenger å vite om hva du starter med.

Når du har fått klarhet i hva prosjektet skal gjøre, og konteksten det skal fungere i, er det på tide å gå inn I Planleggingsfasen.

Prosjektstyringsplan

det opprettes to prosjektplandokumenter i Planleggingsfasen. Den første er prosjektstyringsplanen.

dette er et stort dokument. Faktisk er det sannsynligvis ikke ett dokument (selv om jeg har samlet det sammen i prosjektstyringsplanmalen du finner her).

tidligere har jeg alltid klart det som separate dokumenter, men sammen danner De ‘Planen’.

Mer nylig har prosjektene mine operert under en formell PMO-struktur, og mye av det som går i en prosjektstyringsplan, gjentar i utgangspunktet de formelle prosessene.

Notat: bare opprett et planleggingsdokument hvis du trenger det

det er ikke noe poeng å lage et plandokument bare for å si: «Vi gjør DET SLIK PMO mandater, akkurat som alle andre prosjekter i dette selskapet.»I så fall har jeg et overordnet prosjektstyringsplandokument og det refererer til bedriftens standarder.

planen dekker alt du trenger å vite og gjøre for å styre prosjektet, inkludert ting som å administrere prosjekttoleranser, avvik, endringskontrolltilnærming, hvordan du vil vurdere kvalitet og så videre.

Prosjektplan

det andre prosjektplanleggingsdokumentet som er viktig i Planleggingsfasen, er prosjektplanen.

Ærlig talt sier de fleste ‘prosjektplan’ når de mener ‘prosjektplan’.

prosjektplanen angir alle oppgavene, hvem som skal gjøre dem og når de skal gjøres. Den sporer også avhengigheter mellom oppgaver.

du kan bruke programvare til å organisere prosjekttidslinjen for deg. Det er hundrevis av forskjellige prosjektplanleggingsverktøy – de fleste organisasjoner har noe. Problemet er at det kanskje ikke er perfekt for det du vil bruke det til.

jeg lager prosjektplaner I Microsoft Project, Teamwork og Excel, fordi jeg bruker dem til forskjellige ting.

for å kommunisere milepæler på toppnivå, lager jeg en versjon av tidsplanen I Microsoft PowerPoint ved Hjelp Av Office Timeline plugin.

uansett hvordan du velger å dokumentere prosjektplanen din, er det viktig å holde den oppdatert.

5. Project RAID Log

Vi går nå inn i fjerde fase av prosjektet, Utførelsesfasen. På dette punktet har du en rekke viktige prosjektdokumenter. Den første vi skal se på for denne fasen er RAID-loggen.

RAID står for:

• Risikoer
• Handlinger (Og / Eller Forutsetninger)
• Problemer
• Avhengigheter (og / Eller Beslutninger).

JEG bruker BEGREPET’ RAID log ‘ for å dekke alle de forskjellige loggene knyttet til prosjektet. Det inkluderer alle elementene i listen ovenfor, pluss endringer. RAAIDDC er vanskeligere å si, skjønt.

det lønner seg å ha et register over alle disse elementene. Prosjekt RAID log er et viktig dokument som lar deg kan holde styr på alt.

Les neste: Alt du trenger å vite OM RAID i prosjektledelse.

det er enklere å lage enn du forventer, da du bare trenger noen få viktige felt:

• Element-ID, slik at du vet hvilken linje du snakker om når du diskuterer innholdet med teamet
• Elementnavn
• Elementbeskrivelse
• Handling kreves
• Eier: ikke glem dette eller ingen vil ta ansvar for å gjøre noe med det
• Sist oppdatert dato.

du kan ganske mye bruke dette formatet for alle de forskjellige arkene og trackerne i RAID-loggen din.

EN RAID-logg kan være en del av prosjektstyringsprogramvaren din, eller du kan gjøre det jeg gjør og vedlikeholde et prosjekt arbeidsbok regneark som inkluderer RAID og mye mer.

Prosjektstatusrapporter

Prosjektstatusrapporter er et annet kritisk dokument i Utførelsesfasen. Du er opptatt med å gjøre arbeidet, så du må fortelle folk hva arbeidet som skjer. De hjelper deg også med å spore hva som skjer.

prosjektstatusrapporter dekker en rekke ulike scenarier. Du har:

• Formelle prosjektstyrerapporter
• ukentlige informasjonsteamoppdateringer
• Formell rapportering til PMO
• Ad hoc-rapporter når en interessent ber om noe.

Og så videre. Prosjektledere bruker mye tid på rapportering.

OK, dette er en samling dokumenter i stedet for et enkelt dokument. Men de er veldig viktige fordi de er mekanismen du bruker til å få informasjon til interessentene dine regelmessig.

de er den formelle skriftlige oversikten over fremgang. Og hvis de er gode, bør interessentene dine handle som et resultat av å lese dem.

hvis du trenger en hånd med å lage bedre prosjektstatusrapporter, få min ebok og kurs om prosjektrapportering her.

Prosjektbudsjettsporing

Til slutt for Utførelsesfasen har du en prosjektbudsjettsporing, et annet viktig prosjektplanlegging og kontrolldokument.

prosjektbudsjettet ditt er en annen type dokument — den inneholder mindre tekst og mange flere tall.

det hjelper imidlertid Å ha et tekstdokument for å gå med beregningene som angir informasjon om kontrakter, innkjøp og de økonomiske prosessene du forventes å følge. Du kan pakke dette inn i prosjektstyringsplanen din.

budsjettsporeren må vise deg hva du har forventet å bruke, dvs. «budsjettet» og hva du faktisk har brukt. Du kan deretter få regnearket til å gjøre de tunge løftene og trene variansen.

Varians Er forskjellen mellom hva du forventet og hva din faktiske forbruk var.

hvis du er overspent, kan du identifisere linjeelementene der dette har skjedd. Hvis du kommer inn under prognosen, kan du ha litt fleksibilitet til å legge til flere elementer i omfang.

Eller du må kanskje gi pengene tilbake — Ulike Finansavdelinger og prosjektsponsorer vil ha forskjellige prioriteringer!

Lessons Learned Review

Når vi fortsetter vår gjennomgang av prosjektledelsesdokumenter etter fase, kommer vi til sluttfasen av prosjektet ditt: Nedleggelse. Det er to prosjektlukkingsdokumenter som er viktige på dette punktet; den første er din lærdomsdokumentasjon.

Lessons learned documents er kanskje ikke dokumenter. Du kan lagre erfaringene dine i en database som Cornethought eller wiki, eller et annet søkbart format.

Les neste: Alt du trenger å vite om erfaringer i prosjektledelse.

jeg produserer fortsatt formell slutt på prosjektleksjoner som læres dokumenter, og kopierer deretter nøkkelleksjonene til ethvert annet system som krever dem.

lærdommene som læres papirarbeid er en del av prosjektets avslutningsarbeid. Det blir bare en nyttig referanse hvis du deler den med folkene på dette laget, slik at de har noe som kodifiserer leksjonene de lærte mens de jobbet med deg.

på Samme måte bør det deles med andre prosjektledere, ellers vil de ikke dra nytte av det som fungerte og hva som ikke fungerte.

Prosjektlukningsdokument

Til slutt, i Lukkefasen bør du lage et formelt prosjektlukningsdokument.

dette dokumentet oppsummerer:

• hva prosjektet leverte
• hvordan prosjektet presterte mot tid, kostnader, kvalitet og omfang, dvs. var du sen, overbudsjett eller sliter med å få et kvalitetsresultat?
• eventuelle utestående risikoer, problemer og handlinger ved stengningspunktet
• plasseringen av prosjektfiler
• alt annet personen som mottar overleveringen trenger å vite.

av alle dokumentene er dette det viktigste å få formelt signert og godkjent. Uten at prosjektsponsoren godtar at prosjektet blir stengt, er prosjektet ikke stengt.

du vil ende opp med å gjøre ad hoc arbeid og støtte i flere måneder. Ikke spør meg hvordan jeg vet det.)

Velg Dokumentene Som Fungerer For Prosjektet Ditt

det viktigste å huske er at dette er en veiledning. Skreddersy prosjektdokumentasjonen du trenger, slik at du best kan administrere prosjektet ditt.

trenger du en detaljert innkjøpsplan? Lag en. Du trenger ikke et budsjett tracker som det er ingen eksterne utgifter? Ikke lag en og la den stå tom; det er sløsing med tiden din.

ikke bli hengt opp på hva du trenger å ha – bare bruk ovenstående som en veiledning for hva de fleste prosjekter av på-den-større-side-av-liten-men-ikke-gigantisk har.

Mindre administratortid brukt på å opprette dokumenter som ikke tilfører verdi, betyr at du kan frigjøre mer tid til å lede teamet ditt. Det er viktigere at du gjør arbeidet med prosjektet. Tung papirarbeid er ikke moro for noen.

Ta tak i dokumentmaler for disse ni prosjektdokumentene kan du styre prosjektet uten for mye byråkrati.