Den Ultimate Veiledningen For Arbeidsbelastningsadministrasjon

Leter du etter måter å administrere arbeidsbelastningen effektivt på?

Det Er ikke lett Å Administrere teammedlemmene og holde orden på arbeidsbelastningene sine.

hvis du overvurderer lagets kapasitet eller legger for mange gjøremålslister på en ansattes tallerken, kan ting raskt bli rotete.

Arbeidsbelastningsadministrasjon er en teknikk som kan bidra til at teamet ditt presterer på sitt beste, selv når ressursnumrene er begrensede og tidsfrister nærmer seg.

i denne artikkelen vil vi fremheve alt du trenger å vite om arbeidsbelastningsadministrasjon. Vi vil dekke hva det er, hvorfor det er viktig og til og med gi deg noen viktige tips for å effektivt administrere teamets arbeidsbelastning.

Denne Artikkelen Inneholder:

(Klikk på linkene nedenfor for å gå til en bestemt seksjon)

• Hva Er Workload Management?
• Hvorfor Er Arbeidsbelastningsadministrasjon Viktig?
• Fem Tips For Å Administrere Teamets Arbeidsbelastning Effektivt
  • Identifiser Oppgavene Som Må Fullføres
  • Forstå Teamets Arbeidskapasitet
  • Administrer Ressursallokering Basert På Krav
  • Regelmessig Innsjekking Med Teammedlemmer
  • Bruk En Programvare For Arbeidsbelastning Til Å Håndtere Arbeidsprosesser

La oss komme i gang.

Hva Er Arbeidsbelastningsadministrasjon?

Arbeidsbelastningsstyring er prosessen med strategisk distribusjon av arbeid blant teamet ditt for å sikre høyest mulig produktivitetsnivåer.

hvis det gjøres riktig, kan arbeidsbelastningsadministrasjon hjelpe dine ansatte med å levere mye bedre resultater, forbedre selvtilliten på arbeidsplassen og til og med hjelpe teamet med å nyte jobben mer!

men å administrere arbeidsbelastningen til teamet ditt handler Ikke Bare om å dele ut oppgaver til den som er ledig. Det er en mer gjennomtenkt prosess som vurderer de individuelle styrkene og svakhetene til hver ansatt – og hjelper deg med å bestemme de individuelle arbeidsbelastningene til teammedlemmene.

når du forstår teamets evner og begrensninger, kan du begynne å dele ut oppgaver til hver ansatt basert på deres evner.

Hvorfor Er Arbeidsbelastningshåndtering Viktig?

Ansatte føler seg overarbeidet når det mangler riktig arbeidsbelastning på kontoret. Tenk deg at 30% av arbeidsstyrken gjør det meste av arbeidet på et prosjekt, mens de andre 70% bare går i tomgang!

Det er en sikker brann måte å presse den 30% mot brenne ut!

Høyspente situasjoner som dette kan ta en toll på selv dine beste utøvere og føre til økt antall sykefraværsdager og omsetningsrater. Mangelen på balanse på arbeidsplassen fører også til fall i produktivitetsnivået.

stresset som følger med en høy prosjektarbeidsbelastning, vil også påvirke de ansattes mentale og fysiske helse negativt.

men når du praktiserer riktig håndtering av arbeidsbelastning, fremmer du en teamkultur med rettferdig fordeling av arbeidsbelastning. Dette vil holde teamet ditt lykkeligere, og de vil være mer produktive og villige til å bidra til prosjektet de jobber med og til virksomheten din.

på slutten av dagen betyr dette at du får mer arbeid gjort-øker bedriftens vekstrate.

Fem Enkle Tips For Å Administrere Teamets Arbeidsbelastning Effektivt

Nå som vi har introdusert deg for arbeidsbelastning, la Oss ta en titt på hvordan du effektivt kan administrere dine ansattes arbeidsbelastning.

her er seks enkle tips du kan følge for å sikre effektiv håndtering av arbeidsbelastning:

Identifiser Oppgavene Som Må Fullføres

det første trinnet i å administrere teamarbeidsbelastningen effektivt, er å identifisere den faktiske arbeidsbelastningen.

Husk at du må inkludere alt som tar opp arbeidstid, for eksempel prosjektmøter eller kundemøter.

her er en liten liste over oppgaver som ofte overses:

• Lese og svare på e-post.
• Dokumenteringsprosedyrer.
• Obligatoriske treningsøkter.
• Lage kaffe.
• Rydde opp personlige skrivebord.

ikke glem å inkludere alle oppgaver og prosjekter du skal jobbe med også. Å forstå hva som er på tallerkenen din, vil hjelpe deg med å bestemme hvilken oppgave eller prosjekt du skal delegere til teamet ditt.

når du har en liste over alt som må gjøres, grupperer du dem i prioriterte kategorier basert på:

• Viktighet
• Haster
• hvor lang tid det tar å fullføre.

for eksempel er rengjøring av et skrivebord en kort og viktig, men triviell oppgave. Men å utvikle en innholdsstrategi for en klient, slik at du kan presentere den på et prosjektmøte neste uke, er en tidkrevende, viktig og presserende oppgave.

Gruppering hver oppgave og prosjekt på denne måten etter prioritet vil hjelpe deg å dele arbeidsmengden du må delegere til dine ansatte.

når du er ferdig med å gruppere arbeidsbelastningen, husk å utarbeide tidslinjer og Et Gantt-diagram for hvert stort prosjekt-dette vil hjelpe deg med å holde oversikt over eventuelle endringer de gjennomgår til ferdigstillelse.

hvis Du bruker et tidssporingsverktøy Som Time Doctor, kan du bruke prosjektrapporter til å anslå hvor lang tid hver aktivitet vil ta basert på historiske data.

Forstå Teamets Arbeidskapasitet

Å Kjøre et effektivt team handler om å blande og matche ulike typer personligheter for å oppnå et felles mål for organisasjonen.

så mens det er viktig å dele prosjektarbeidsbelastningen rettferdig blant teamet ditt, betyr det ikke nødvendigvis at du må dele arbeidet jevnt.

Tenk på det.

hvert teammedlem har noe de er gode til, og de er tildelt ansvar basert på deres ferdigheter. Ansatte med arbeidsmengde ledelse kan sjonglere mange oppgaver, men andre ansatte kan arbeide svært effektivt på en bestemt oppgave de er spesialisert i.

du må ta hensyn til dette når du deler arbeidsbelastningen blant dine ansatte. Du kan tilordne flere repeterende oppgaver til noen som kan sjonglere jobber – men bare tilordne en enkelt viktig oppgave til noen som ikke er gode på multitasking på jobben.

Husk at å bryte ned store prosjekter i mindre og mer håndterbare oppgaver kan også hjelpe teamet ditt med å nå sine mål lettere.

her er noen ting du bør vurdere før du delegerer arbeidsbelastningen:

• Hvilke oppgaver kan dine ansatte gjøre effektivt?
• Hvilke oppgaver jobber de for tiden med?
• skal hver ansatt håndtere mer eller mindre av arbeidsbelastningen?

Men det er ikke alt.

Det ville hjelpe hvis du også tilordnet en bestemt verdi til hvert teammedlems tid.

for eksempel er tiden til en innholdsadministrator verdt mer enn tiden til en innholdsskribent. Dette skyldes at ledere tar på seg flere klientovervendte roller og bidrar til strategiske beslutninger som kan gi mer penger, mens en innholdsforfatter bare spesialiserer seg på å gjøre det beste innholdet mulig.

Behandle Ressursallokering Basert På Krav

Når du har identifisert aktivitetene du må jobbe med, og funnet ut hvordan du kan tildele arbeidsbelastningen basert på kapasiteten til hvert teammedlem, kan du starte med tildeling av aktiviteter til teamet.

men du kan ikke bare tildele arbeidsbelastningen basert på hvor mye hver ansatt kan bidra, ikke sant?

tilordne arbeid med høy prioritet først for å holde arbeidsbelastningen overkommelig. Råde hele gruppen til å oppdatere gjeldende arbeidsbelastning for å fullføre oppgaver som er viktigst for organisasjonen.

husk å balansere forfallsdatoer blant gruppemedlemmene når du skal tildele arbeid med høy prioritet.

hvis du gir en person for mange oppgaver med motstridende tidsrammer, kan de bli stresset og brenne ut. Men hvis du gir en ansatt forfallsdatoer som er for langt fra hverandre, kan de ende opp med å ta ting for lett og være uproduktive.

En annen ting å vurdere er å gi den rette personen den rette oppgaven å jobbe med. Som vi nevnte tidligere, bør du vurdere dagens ansattes arbeidsbelastning, ferdigheter og erfaring når du delegerer oppgaver.

men hvis du synes det er utfordrende å administrere ressursallokeringen manuelt, kan du alltids investere i ressursadministrasjonsverktøy. Disse verktøyene kan hjelpe deg med å holde oversikt over og administrere ressursantallet ditt.

et verktøy kan imidlertid ikke gjøre alt!

sørg for å involvere gruppemedlemmene i ressursplanleggingsprosessen. Du kan spørre dem om de er villige til å ta på seg mer ansvar, eller hvis de føler at de håndterer en overveldende arbeidsbelastning, og trenger en pause fra jobben.

fortell også alltid dine ansatte hvorfor du tilordner en bestemt oppgave til dem. Dette vil hjelpe dem å forstå hva som forventes av dem, og de vil øke deres nivåer av engasjement fra get-go.

Regelmessig Innsjekking Med Teammedlemmer

Kommunikasjon med teammedlemmer er ikke noe Som bare bør begrenses til planleggingsstadiet av prosjektledelse.

når tildelingen av arbeidsbelastning er fullført, er det viktig å sjekke inn med dem for å holde arbeidsbelastningen administrert effektivt.

Hvorfor?

når du kommuniserer en-mot – en med gruppemedlemmer, kan du spørre dem hvordan de gjør med oppgavene som er tildelt dem. Du kan identifisere om de har blitt overbelastet med overdreven arbeidsbelastning, eller hvis de føler at de kan ta på seg mer ansvar.

men ikke bare holde seg til å snakke om prosjektledelse. Snakk med dem om det store bildet og hva du planlegger å gjøre med virksomheten. Få gruppemedlemmene til å føle seg involvert i beslutningsprosessen i organisasjonen.

Husk at ansatte alltid kan overraske deg, og noen du minst forventet kan ende opp med å bli en sterk prosjektleder, mens en annen ansatt du hadde planlagt å fremme, kan være på utkikk etter en annen karrierevei.

derfor er det alltid viktig å kommunisere med dine ansatte og finne ut hva de tenker. Gi dem et trygt rom hvor de kan uttrykke seg uten frykt for noen konsekvenser, og de vil ende opp lykkeligere og mer produktive.

Bruk En Programvare For Arbeidsbelastning Til Å Håndtere Arbeidsprosesser

Jada, Det finnes En rekke teknikker for effektiv teamarbeidsbelastning ledelse, men hvis du planlegger å gjøre alt manuelt, vil du bli oppbrukt før du vet ordet av det.

for å fullføre den effektive arbeidsplanen din trenger du et verktøy som er utformet for det. Her er to prosjektstyringsverktøy som kan hjelpe deg med å administrere arbeidsbelastningen uten problemer:

A. Asana

Asana Er et arbeidsverktøy som hjelper team organisere, spore og administrere alle sine oppgaver. Dette oppgavestyringsverktøyet har tonnevis av løsninger for markedsføring, drift, salg og produktteam.

Nøkkelfunksjoner

• Funksjoner Kanban-kort for enkel sporing.
• Flott for eksterne lag.
• Støtter team-og prosjektkalendere.
• Muliggjør gruppesamarbeid.
• Har en mobil app for å jobbe på farten.

Priser

Asana har en gratis plan for brukere og betalte planer starter på $13.49 / individuell bruker / måned.

Kundevurderinger

• G2 – 4.3/5 (6000 + anmeldelser)
• Capterra-4.4 / 5 (8000+ anmeldelser)

B. Trello

Trello Er En kanban stil app med et brukervennlig grensesnitt. Du kan bruke «trello cards» til å tildele oppgaver til gruppemedlemmer og oppdatere fremgang ved å flytte disse kortene over trello-brettet.

trello workload management system har automatisering og tonnevis av integrasjoner og power-ups.

Nøkkelfunksjoner

• Funksjoner automatisering av arbeidsflyt Med Trello Butler.
• kan arbeide med flere team.
• enkel å bruke oppgavekort.
• Integreres med tonnevis av andre apps.
• Har en mobil app for iOS Og Android.

Priser

Trello tilbyr en gratis plan for brukere, og betalte planer starter på $12,50 / individuell bruker / måned.

Kundevurderinger

• G2 – 4.3/5 (10000+ anmeldelser)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + vurderinger)

men vent.

Begge disse verktøyene kan hjelpe deg med å administrere teamets arbeidsbelastning bedre.

hva med å hjelpe teamet ditt med å takle arbeidsbelastningen bedre?

du trenger noe for det også, ikke sant?

ikke bekymre deg.

Det beste Med Asana og Trello er at De begge jobber Med Time Doctor!

Hva Er Time Doctor?

Time Doctor Er et populært produktivitetsstyringsverktøy som brukes av gigantiske selskaper som Verizon, samt Smb, som Thrive Market for å forstå hvor produktive deres ansatte er.

Ikke bare Det, Men Time Doctor vil også hjelpe dine ansatte til å se hvor de kan være mer produktive og hjelpe dem med å forbedre seg også!

Tid Lege vil:

• Vis hvor lenge ansatte bruker på hver oppgave nøyaktig.
• Fremhev de ledige timene til alle dine ansatte.
• Opprett rapporter som fremhever ansattes ytelse i sanntid.
• Effektiviser lønnsadministrasjonen.
• Integrer med tonnevis av andre produktivitetsverktøy som Asana, Trello, Jira og Zendesk.

I Tillegg Sporer Time Doctor bare dine ansatte i arbeidstiden – slik at du ikke trenger å bekymre deg for personvern. Du kan til og med tilpasse programvaren for å gjøre den mer medarbeidervennlig.

Innpakning

Effektiv Håndtering av arbeidsbelastninger er avgjørende for å holde de ansatte sunne, fokuserte og produktive.

og mens du kan følge tonnevis av manuelle teknikker for å distribuere arbeidsbelastningen din, vil du ikke kunne opprettholde den.

men ikke bekymre deg.

bare bruk tipsene vi har nevnt i denne artikkelen sammen med et godt verktøy for arbeidsbelastning, og du har ingen problemer med å administrere arbeidsbelastninger og skyrocketing bedriftens ytelse!