9 Essential Project Documents (With Templates))

Ik pakte een project van iemand anders niet zo lang geleden en ik was drie maanden in mijn beheer van het voordat ik besefte dat er geen project charter.

er waren tal van andere documenten die allemaal een zekere mate van overlapping met een handvest hadden, maar geen echt Handvest. Dat betekende dat er een aantal belangrijke dingen ontbraken in het papierwerk van het project en het belangrijkste dat ontbrak was wie er voor ging betalen.

Oops.

dat was een beetje hoofdpijn om op te lossen.

projectmanagement kan veel papierwerk creëren, en het is niet altijd wat je wilt of nodig hebt. In dit artikel zullen we definiëren wat je echt nodig hebt en hoe het te gebruiken.

dus, over welke documentatie hebben we het eigenlijk? Laten we het definiëren.

Projectbeheerdocumenten: een definitie

we kunnen projectdocumenten definiëren als:

de documentatie die door een projectmanager is aangemaakt om het project adequaat te beheren, te controleren en te leveren.

welke projectdocumenten heeft u nodig?

als u in de project management standaarden en methoden kijkt, vindt u een hoop documentatie genoemd, maar heeft u het echt allemaal nodig? Eerlijk gezegd, voor de meeste projecten doe je dat niet.

als u een groot Olympisch park of een militair slagschip bouwt, dan zijn er hogere standaarden voor documentatie, maar voor de meeste projecten die in kantooromgevingen worden gedaan door kleine, middelgrote en zelfs grote bedrijven, zal uw tijd het best besteed worden aan het juiste basisprincipe.

laten we het hebben over de essentie.

Hier zijn negen documenten waar geen enkel zichzelf respecterend project zonder zou moeten zijn wanneer het een project probeert te beheren. Ik heb de project management documenten per fase georganiseerd, zodat u de volgorde kunt zien waarin ze meestal worden gemaakt.

1. Business Case

tijdens de Concept-of ideefase van een project komt iemand met een helder idee. Dat wordt neergeschreven in een formeel projectvoorstel of business case.

de project business case is het document dat het hele project start. Het is geschreven om uit te leggen waarom het project zou moeten gebeuren en het vat het probleem dat het project gaat oplossen samen.

maar hier is waar mijn definitie van projectdocumentatie naar beneden valt: de business case wordt normaal gesproken geschreven door iemand anders dan de projectmanager.

wie schrijft de business case?

in mijn ervaring worden business cases samengesteld door de eigenaar van het bedrijf die de verandering wil — de persoon die uiteindelijk de projectsponsor wordt.

Het is echter veel, veel gemakkelijker om een project te beheren als u enige betrokkenheid hebt gehad in de business case-fase, omdat u de drivers en doelstellingen beter begrijpt.

de business case moet alomvattend en overtuigend zijn en voldoende gedetailleerd om de voor het project vereiste investering te rechtvaardigen.

dit gezegd zijnde, zou de business case zo eenvoudig kunnen zijn als een e-mail naar een directeur die toestemming vraagt om door te gaan met een initiatief. Als je een Olympisch Stadion zou bouwen, zou dat niveau van informaliteit niet genoeg zijn.

wees redelijk en pragmatisch – het heeft geen zin om op dit moment Overkill documentatie te maken. Het zal gewoon mensen op hun hoede voor wat admin is te komen.

zodra de business case is goedgekeurd, kunt u doorgaan naar de Projectinitiatiefase.

projectcharter

het belangrijkste papierwerk in de initiatiefase van het Project is het projectcharterdocument.

U hebt dit nodig: het geeft u de bevoegdheid om op te treden als projectmanager voor het project. Het is uw mandaat om het project uit te voeren en het is het document dat het project verandert van een idee in een echt programma van werk, met toegewezen eigenaren (en overeenstemming over de financiering).

zonder een project charter document bestaat uw project formeel niet!

onze keuze

e-mailsjablonen voor Project Kick-off

sjablonen om u te helpen verwachtingen in te stellen, informatie te krijgen, updates aan te vragen en problemen te beheren. Gericht op Business analisten, maar gemakkelijk aanpasbaar voor alle project rollen.

meer informatieleer meer

we verdienen een commissie als u op deze link klikt en een aankoop doet, zonder extra kosten voor u #ad

Project charters kunnen kort of inhoudelijk zijn. Ik gebruik liever een volledig afgeronde versie die we in onze terminologie een project initiatie Document noemen. Het bevat alles wat je moet weten over waar je mee begint.

zodra je duidelijkheid hebt over wat het project gaat doen, en de context waarin het gaat werken, is het tijd om naar de planningsfase te gaan.

projectbeheerplan

in de planningsfase zijn twee projectplanningsdocumenten opgesteld. Het eerste is het projectmanagementplan.

Dit is een enorm document. In feite, het is waarschijnlijk niet een document (hoewel ik heb gebundeld het samen in het project management plan template kunt u hier vinden).

in het verleden heb ik het altijd als afzonderlijke documenten beheerd, maar samen vormen ze “het Plan”.

meer recentelijk hebben mijn projecten gewerkt onder een formele PMO-structuur, en veel van wat er in een projectmanagementplan gebeurt is in feite het herhalen van de formele processen.

Noot: maak alleen een planningsdocument aan als je het nodig hebt

het heeft geen zin om een plandocument aan te maken om alleen maar te zeggen: “We doen het zoals de PMO het voorschrijft, net als elk ander project in dit bedrijf.”In dat geval heb ik een overkoepelend project management plan document en het verwijst naar corporate standards.

het plan omvat alles wat u moet weten en doen om het project te beheren, inclusief zaken als het beheren van projecttoleranties, varianties, de change control aanpak, hoe u de kwaliteit zult beoordelen, enzovoort.

projectschema

het tweede projectplanningsdocument dat belangrijk is in de planningsfase is het projectschema.

eerlijk gezegd zeggen de meeste mensen ‘ projectplan ‘als ze’projectschema’ bedoelen.

het projectschema beschrijft alle taken, wie ze gaat uitvoeren en wanneer ze zullen worden uitgevoerd. Het volgt ook afhankelijkheden tussen taken.

U kunt software gebruiken om de projecttijdlijn voor u te organiseren. Er zijn honderden verschillende projectplanning tools-de meeste organisaties hebben iets. Het probleem is, het is misschien niet perfect voor wat u wilt gebruiken voor.

ik maak projectschema ‘ s in Microsoft Project, Teamwork en Excel, omdat ik ze voor verschillende dingen gebruik.

voor het communiceren van mijlpalen op het hoogste niveau, maak ik een versie van het schema in Microsoft PowerPoint met behulp van de Office Timeline plugin.

hoe u ook kiest om uw projectschema te documenteren, het belangrijkste is om het up-to-date te houden.

5. Project Raid Log

we gaan nu naar de vierde fase van het project, de uitvoeringsfase. Op dit moment heb je een aantal belangrijke projectdocumenten. De eerste waar we naar gaan kijken voor deze fase is de RAID log.

RAID staat voor:

• risico ‘ s
• acties (en/of aannames)
• Issues
• afhankelijkheden (en/of beslissingen).

Ik gebruik de term ‘RAID-log’ om alle verschillende logs met betrekking tot het project te dekken. Dat omvat alle elementen in de bovenstaande lijst, plus wijzigingen. RAAIDDC is echter moeilijker te zeggen.

het loont om een register van al deze items te hebben. Uw project RAID-log is een belangrijk document waarmee u alles kunt bijhouden.

Lees verder: alles wat u moet weten over RAID in projectbeheer.

het is makkelijker te maken dan je zou verwachten, omdat je maar een paar belangrijke velden nodig hebt:

• Item-ID, zodat u weet over welke regel u het hebt wanneer u de inhoud bespreekt met uw team
• Itemnaam
• itembeschrijving
• actie vereist
• eigenaar: vergeet dit niet of niemand zal de verantwoordelijkheid nemen om er iets aan te doen
• laatste bijgewerkte datum.

U kunt dat formaat vrijwel gebruiken voor alle verschillende sheets en trackers in uw RAID-log.

een RAID-log kan deel uitmaken van uw project management software of u kunt doen wat ik doe en een project werkmap spreadsheet onderhouden dat RAID en nog veel meer bevat.

Projectstatusrapporten

Projectstatusrapporten zijn een ander belangrijk document tijdens de uitvoeringsfase. Je bent druk met het werk, dus je moet mensen vertellen wat er aan de hand is. Ze helpen je ook om bij te houden wat er aan de hand is.

projectstatusrapporten bestrijken een reeks verschillende scenario ‘ s. Je hebt:

• formele rapporten van de projectraad
• wekelijkse informatieteam-updates
• formele rapportage aan de PMO
• ad-hocrapporten wanneer een stakeholder om iets vraagt.

enzovoort. Projectmanagers besteden veel tijd aan het rapporteren.

OK, dit is een verzameling documenten in plaats van een enkel document. Maar ze zijn echt belangrijk omdat ze het mechanisme zijn dat je gebruikt om regelmatig informatie aan je stakeholders te geven.

Zij zijn het formele schriftelijke verslag van de vooruitgang. En als ze goed zijn, moeten uw stakeholders actie ondernemen als gevolg van het lezen ervan.

als u hulp nodig hebt bij het maken van betere project status rapporten, krijg mijn ebook en cursus over project rapportage hier.

projectbudget Tracker

ten slotte hebt u voor de uitvoeringsfase een projectbudget tracker, een ander belangrijk projectplannings-en controledocument.

uw projectbudget is een ander soort document — het bevat minder tekst en veel meer nummers.

het helpt echter om bij de berekeningen een tekst-y document te hebben dat informatie bevat over contracten, aanbestedingen en de financiële processen die u verwacht te volgen. U kunt dit in uw projectmanagementplan verwerken.

de budget tracker moet u laten zien wat u hebt voorspeld te besteden, dat wil zeggen “het budget” en wat u daadwerkelijk hebt besteed. U kunt dan de spreadsheet om het zware werk te doen en uit te werken de variantie.

variantie is het verschil tussen wat u voorspelde en wat uw werkelijke uitgaven waren.

Als u te veel wordt besteed, kunt u de regelitems identificeren waar dit is gebeurd. Als u komt in onder uw voorspelling, kunt u enige flexibiliteit om meer items toe te voegen in scope.

of het kan zijn dat u het geld moet teruggeven — verschillende financiële afdelingen en projectsponsors zullen verschillende prioriteiten hebben!

Lessons Learned Review

naarmate we onze beoordeling van projectbeheerdocumenten per fase voortzetten, komen we bij de laatste fase van uw project: afsluiting. Er zijn twee documenten voor de afsluiting van het project die belangrijk zijn op dit punt; de eerste is uw geleerde lessen documentatie.

geleerde lessen documenten zijn misschien niet echt documenten. U kunt uw geleerde lessen opslaan in een database zoals CornerThought of wiki, of een ander doorzoekbaar formaat.

Lees verder: alles wat u moet weten over de geleerde lessen in projectmanagement.

ik produceer echter nog steeds formele lessons learned documenten aan het einde van het project en kopieer de belangrijkste lessen vervolgens naar elk ander systeem dat ze vereist.

De lessons learned paperwork maakt deel uit van uw projectafsluitingswerk. Het wordt alleen een nuttige referentie als je het deelt met de mensen in dit team, zodat ze iets hebben dat de lessen codificeert die ze geleerd hebben tijdens het werken met jou.

Ook moet het worden gedeeld met andere projectmanagers, anders zullen zij niet profiteren van wat werkte en wat niet werkte.

Project Closure Document

ten slotte dient u tijdens de Afsluitfase een formeel project closure document op te stellen.

dit document is een samenvatting:

• wat heeft het project opgeleverd
• hoe is het project uitgevoerd ten opzichte van tijd, kosten, kwaliteit en omvang, d.w.z. was u te laat, overbudget of worstelde u met het behalen van een kwaliteitsresultaat?
• alle uitstaande risico ‘ s, problemen en acties op het moment van afsluiting
• de locatie van projectbestanden
• alles wat de persoon die de overdracht ontvangt moet weten.

van alle documenten is dit de belangrijkste om formeel te worden ondertekend en goedgekeurd. Zonder dat de projectsponsor ermee instemt dat het project wordt gesloten, is het project niet gesloten.

U zult maandenlang ad hoc werk en ondersteuning moeten doen. (Vraag me niet hoe ik dat Weet.)

kies de documenten die werken voor uw Project

het belangrijkste om te onthouden is dat dit een leidraad is. Pas de projectdocumentatie aan die u nodig hebt, zodat u uw project optimaal kunt beheren.

U hebt een gedetailleerd inkoopplan nodig? Maak er een. U heeft geen budget tracker nodig omdat er geen externe uitgaven zijn? Maak er geen en laat het leeg; dat is een verspilling van je tijd.

blijf niet hangen aan wat je nodig hebt-gebruik het bovenstaande gewoon als een gids voor wat de meeste projecten van de-grotere-kant-van-klein-maar-niet-gigantisch hebben.

minder admin tijd besteed aan het maken van documenten die geen waarde toevoegen betekent dat u meer tijd vrij kunt maken om uw team te leiden. Het is belangrijker dat jij het werk aan het project doet. Lastig papierwerk is voor niemand leuk.

pak documentsjablonen voor deze negen projectdocumenten u kunt uw project beheren zonder al te veel bureaucratie.