Een basisgids voor projectsites in SharePoint Online

SharePoint Online is een ongelooflijk krachtige tool die gebruikers in staat stelt om samen te komen en samen te werken aan een aantal dingen. Door het gebruik van project sites, uw team kan samenkomen en werken aan projecten effectief zonder problemen. Dus, laten we eens kijken naar wat project sites zijn in SharePoint Online en wat je moet doen om te beginnen met het gebruik ervan.

Wat is een projectsite in SharePoint Online

een SharePoint-projectsite is een soort hub-site die een ruimte biedt voor teams om samen te werken aan en projecten te beheren. De basis out-of-the-box site template voor een project site is zeer vergelijkbaar met een team site. In feite delen ze veel van dezelfde functies. Echter, een project site is anders in dat het wordt geleverd met een Project samenvatting web deel dat is verbonden met een standaard takenlijst. Dit webgedeelte zorgt ervoor dat wanneer een item aan de takenlijst wordt toegevoegd, SharePoint het automatisch weergeeft in de Projectsamenvatting. Dit creëert een centraal dashboard waarmee u snel uw voortgang kunt volgen en de tijdlijn kunt visualiseren van de projecten waaraan u werkt.

waarom u een SharePoint-projectsite

zou moeten gebruiken een projectsite in SharePoint Online is een geweldig hulpmiddel voor het volgen en beheren van projecten. In aanvulling op wat we hierboven beschreven, door het gebruik van een SharePoint project site, krijgt u toegang tot de volgende voordelen:

• een visuele tijdlijn voor de taken van het project.
• projecttaakschema.
• projectbibliotheek voor het opslaan van relevante documenten.
• Notebook Voor het snel vastleggen en organiseren van informatie over het project.
• agenda voor teamevenementen delen.

dit alles geeft u inzicht in wat er aan de hand is met een bepaald project. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat iedereen in uw team weet wat ze moeten doen en dat ze op taak.

een projectlocatie kan het best worden gebruikt voor een specifiek project met een specifiek doel. Als u op zoek bent naar een meer collaboratieve site, raden wij u aan een team site te gebruiken als dat is meer afgestemd op dat. Een project site in SharePoint Online mag alleen worden gebruikt voor het volgen en werken aan het project, anders loopt u het risico dingen in de war te krijgen en mensen af te leiden van het doel.

Hoe maak je een Project Site in SharePoint Online

1. klik op Instellingen en klik vervolgens op inhoud van de Site.
2. klik onder Subsites op nieuwe Subsite.
3. onder titel en Beschrijving, Geef de nieuwe projectsite een titel die overeenkomt met de naam van het project. als u wilt, Geef een korte beschrijving van de site.
4. geef Onder websiteadres het gedeelte van de URL op dat voor uw projectsite zal worden gebruikt.
5. klik onder Template selectie op Project Site.
6. onder Machtigingen kunt u kiezen of u wilt dat de nieuwe site dezelfde machtigingen gebruikt als de bovenliggende site of dat u zijn eigen unieke machtigingen gebruikt.
7. afhankelijk van welke versie van SharePoint u gebruikt, kunt u navigatie zien. Hier kunt u ervoor kiezen om de subsite van het project weer te geven in het Snelstartpaneel.
8. kies onder Navigatie overerving of u de bovenste linkbalk van de bovenliggende site op uw projectsite wilt gebruiken.
9. klik op aanmaken om uw nieuwe projectsite aan te maken.

Tips voor het beheren van een SharePoint-projectsite

terwijl het opzetten van een projectsite in SharePoint Online eenvoudig is, kan het beheren van een projectsite in de loop van zijn levensduur een beetje lastig zijn. Hier zijn enkele tips die u kunt gebruiken om het proces veel gemakkelijker te maken.

uw projectsite structureren

u moet goed nadenken over de inhoud die u toevoegt aan uw SharePoint Online projectsite. Specifiek, je moet nadenken over hoe het is gestructureerd. Uw teamleden zouden het gemakkelijk moeten vinden om door uw hoofdcontainers te navigeren. We raden u aan uw team site met een eenvoudige hiërarchie die het gemakkelijk maakt om de documenten zijn middelen die uw team zoekt.

sitenavigatie aanpassen

geen twee projectsites mogen hetzelfde navigeren. Navigatie op uw project site moet overeenkomen met hoe uw team de site gebruikt. Wij raden u aan uw sitenavigatie zodanig aan te passen dat gebruikers gemakkelijk hun weg kunnen vinden. Dit zorgt ervoor dat niemand hoeft te worstelen met verdwalen of omgaan met de hoofdpijn van het proberen om belangrijke documenten op een ongeorganiseerde site te vinden.

Maak een Plan

u moet uw project van tevoren plannen, zodat u kunt weten hoe uw project site zal worden gebruikt. Deze informatie moet u informeren over hoe u uw SharePoint project site bouwt en structureert. U kunt ervoor zorgen dat u geen tijd verspillen met het bouwen van externe functies in de site die nooit gebruikt kunnen worden tijdens de levenscyclus van het project.

wees voorzichtig met taken

het gebruik van taken en subtaken kan een geweldige manier zijn om mensen te laten weten wat ze zouden moeten doen en wanneer ze het zouden moeten doen. Aansluitend op onze vorige tip, moet u deze van tevoren plannen, zodat u geen externe taken toewijst. U wilt uw team niet overbelasten met een grote hoeveelheid taken die uiteindelijk niet relevant zijn voor het totale project.

feedback aanvragen

het is belangrijk om feedback van uw team te vragen. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat de site is opgezet op een manier die ze kunnen gebruiken en effectief te gebruiken. Dit geeft u de kans om uw site te wijzigen om het gebruik weer te geven en het zo te maken dat niemand moeite heeft om de project site te gebruiken.

sluit de Site af als het project voltooid is

zodra het project voltooid en verzonden is, raden we aan de site te sluiten. Dit omvat het afsluiten van alle taken, het toevoegen van een definitief project status rapport, en vervolgens het bijwerken van de documentatie als dat nodig is. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat de site goed wordt gearchiveerd en op een later tijdstip kan worden beoordeeld.

analyseer de prestaties

zodra u de projectsite hebt afgesloten, raden we aan een “post-mortem” op het project te doen. Op deze manier kunt u analyseren hoe het project ging, hoe de projectlocatie presteerde, en wat u in de toekomst kunt doen om een van deze samen met uw team te verbeteren.

conclusie

projectsites in SharePoint Online zijn een geweldig hulpmiddel voor het samenwerken en beheren van projecten. Zorg ervoor dat u terug te verwijzen naar wat we hierboven hebben geschreven, zodat u kunt beginnen met het gebruik van basic SharePoint project sites vandaag.

u kunt meer SharePoint tutorials zoals deze vinden op onze blog, dus zorg ervoor dat je daar elke dag terug komt. Als u geïnteresseerd bent, kunt u zich ook aanmelden voor onze mailinglijst en een e-mail ontvangen elke keer dat we een nieuwe blog publiceren.