een proForma invoice template is een voorlopige registratie van de verkoop die dient als stand-in totdat de transactie details zijn afgerond. Net als elke andere factuur, moet deze een gespecificeerde lijst van items en kosten bevatten. Aangezien dit document echter niet noodzakelijk in definitieve vorm is, kunnen verzendkosten, belastingen en andere details aan verandering onderhevig zijn.
bedrijven gebruiken ProForma-Facturen als schriftelijke schattingen die kunnen helpen bij de boekhouding en de douaneverwerking en als basis kunnen dienen voor het sluiten van een definitieve overeenkomst tussen koper en verkoper – facturen moeten dus altijd te goeder trouw worden opgesteld en snel worden afgeleverd.
de ProForma-factuur moet in principe niet te onderscheiden zijn van een Standaardfactuur, met het voorbehoud dat de cijfers ervan aan verandering onderhevig zijn. Het moet omvatten:
- naam, adres en telefoonnummer van zowel Koper ALS Verkoper
- een gespecificeerde lijst van alle items en hun kosten
- het geschatte subtotaal verschuldigd, geschatte verschuldigde belastingen, en geschatte totale verschuldigd
- de vervaldatum van de betaling en eventuele boetes voor te late betaling
gebruik van een proformafactuur
Bereken de te verzenden goederen
bekijk de bestel in detail en bereken de totale voorlopige kosten.
Beschrijf elke voorlopige heffing
vul de factuur in door deze voorlopige hoeveelheden en kosten in te vullen. Het kan verstandig zijn om bepaalde elementen te benadrukken die het meest waarschijnlijk zullen veranderen.
verzend Factuur
verzend de factuur wanneer u klaar bent, en zorg ervoor dat u aangeeft dat het de ProForma is, niet de definitieve versie. Praat met de klant en zorg voor overeenstemming op alle voorwaarden.
verzend de goederen
zodra de ProForma Factuur is geleverd en een overeenkomst is bereikt, kunt u goederen verzenden. Vergeet niet om wijzigingen in kosten of hoeveelheden te registreren. Bereid vervolgens de definitieve factuur voor en lever deze onmiddellijk af aan de klant.