The Ultimate Guide To Workload Management

op zoek naar manieren om uw workload efficiënt te beheren?

het beheren van uw teamleden en het bijhouden van hun workloads is niet eenvoudig.

als u de capaciteit van uw team overschat of te veel takenlijsten op de plaat van een werknemer zet, kan het snel rommelig worden.

Workload management is een techniek die kan helpen om uw team optimaal te laten presteren, zelfs wanneer het aantal resources beperkt is en de deadlines dichterbij komen.

in dit artikel zullen we alles wat u moet weten over workload management benadrukken. We behandelen wat het is, waarom het belangrijk is en geven u zelfs enkele belangrijke tips om de werkdruk van uw team efficiënt te beheren.

dit artikel bevat:

(klik op de links hieronder om naar een specifieke sectie te gaan)

• Wat Is Workload Management?
• Waarom Is Workload Management Belangrijk?
• Vijf Tips Voor het Beheren van Je Team de Werklast Effectief
  • Identificeren van De Taken Die Moeten Worden Ingevuld
  • Begrijpen van Uw Team Werken naar Vermogen
  • Beheren Resource Allocatie Gebaseerd Op de Vereisten
  • Regelmatig een Check-In Met teamleden
  • Gebruik Een Workload Management Software Te Hanteren werkprocessen

We gaan aan de slag.

Wat Is Workload Management?

Workload management is het proces van strategische verdeling van het werk over uw team om de hoogst mogelijke productiviteitsniveaus te garanderen.

als het goed wordt gedaan, kan workload management uw werknemers helpen veel betere resultaten te behalen, hun zelfvertrouwen op de werkplek te verbeteren en zelfs uw team helpen meer van hun werk te genieten!

echter, het beheren van de werklast van uw team gaat niet alleen over het uitdelen van taken aan wie vrij is. Het is een meer doordacht proces dat de individuele sterke en zwakke punten van elke werknemer beoordeelt-en dan helpt u beslissen over de individuele workloads van teamleden.

zodra u de mogelijkheden en beperkingen van uw team begrijpt, kunt u beginnen met het uitdelen van taken aan elke werknemer op basis van hun capaciteiten.

Waarom Is Workload Management Belangrijk?

werknemers voelen zich overwerkt wanneer er een gebrek is aan een goed beheer van de werklast op kantoor. Stel je voor dat 30% van uw werknemers het grootste deel van het werk aan een project doet, terwijl de andere 70% gewoon inactief is!

Het is een goede manier om die 30% naar burn-out te duwen!

stressvolle situaties zoals deze kunnen een tol eisen van zelfs uw best presterende en leiden tot een verhoogd aantal ziekteverlof dagen en omzetcijfers. Het gebrek aan evenwicht op de werkplek leidt ook tot een daling van de productiviteit.

de stress die gepaard gaat met een hoge projectbelasting zal ook een negatieve invloed hebben op de geestelijke en lichamelijke gezondheid van uw werknemers.

wanneer u echter een goed beheer van de werklast uitoefent, bevordert u een teamcultuur van eerlijke verdeling van de werklast. Dit zal uw team gelukkiger houden, en ze zullen productiever zijn en bereid zijn om bij te dragen aan het project waar ze aan werken en aan uw bedrijf.

aan het eind van de dag betekent dit dat u meer werk gedaan krijgt – waardoor de groei van uw bedrijf wordt gestimuleerd.

vijf eenvoudige Tips om de Workload van uw Team effectief te beheren

nu we u kennis hebben laten maken met workload management, laten we eens kijken hoe u de workload van uw medewerkers efficiënt kunt beheren.

hier zijn zes eenvoudige tips die u kunt volgen om een efficiënt workloadmanagement te garanderen:

Identificeer de taken die moeten worden uitgevoerd

de eerste stap in het effectief beheren van uw teamwerklast is het identificeren van hun werkelijke werklast.

houd er rekening mee dat u alles moet opnemen wat werktijd in beslag neemt, zoals projectvergaderingen of klantvergaderingen.

hier is een kleine lijst van taken die vaak over het hoofd worden gezien:

• lezen en beantwoorden van e-mails.
• Documentatieprocedures.
• verplichte opleidingssessies.
• koffie zetten.
• persoonlijke bureaus opruimen.

vergeet niet om ook elke taak en elk project waar u aan werkt op te nemen. Inzicht in wat er op uw bord zal u helpen beslissen welke taak of project te delegeren aan uw team.

zodra u een lijst hebt van alles wat gedaan moet worden, groepeer ze in prioriteitscategorieën op basis van:

• belang
• urgentie
• benodigde tijd om te voltooien.

bijvoorbeeld, het schoonmaken van een bureau is een korte en belangrijke maar triviale taak. Maar het ontwikkelen van een contentstrategie voor een klant, zodat je deze volgende week op een projectbijeenkomst kunt presenteren, is een tijdrovende, belangrijke en dringende taak.

door elke taak en elk project op deze manier te groeperen naar prioriteit, kunt u de werklast die u aan uw medewerkers moet delegeren, verdelen.

als u klaar bent met het groeperen van uw werklast, vergeet dan niet om tijdlijnen en een Gantt – grafiek op te stellen voor elk groot project-dit zal u helpen bij het bijhouden van eventuele wijzigingen die ze ondergaan tot de voltooiing.

als u een time tracking tool zoals Time Doctor gebruikt, kunt u projectrapporten gebruiken om de tijd in te schatten die elke taak nodig heeft op basis van historische gegevens.

begrijp de werkcapaciteit van uw Team

het runnen van een effectief team gaat over het mengen en matchen van verschillende soorten persoonlijkheden om een gemeenschappelijk doel voor uw organisatie te bereiken.

dus hoewel het belangrijk is om de projectbelasting eerlijk over uw team te verdelen, betekent dat niet noodzakelijkerwijs dat u het werk gelijkmatig moet verdelen.

denk er eens over na.

elk teamlid heeft iets waar ze goed in zijn, en ze krijgen verantwoordelijkheden toegewezen op basis van hun vaardigheden. Werknemers met workload management vaardigheden kunnen jongleren veel taken, maar andere werknemers kunnen zeer efficiënt werken aan een specifieke taak ze zijn gespecialiseerd in.

hiermee moet rekening worden gehouden bij de verdeling van de werklast over uw werknemers. U kunt meerdere repetitieve taken toewijzen aan iemand die banen kan jongleren – maar slechts één belangrijke taak toewijzen aan iemand die niet geweldig is in multitasking op het werk.

onthoud dat het opsplitsen van grote projecten in kleinere en meer beheersbare taken uw team ook kan helpen hun doelen gemakkelijker te bereiken.

hier zijn enkele dingen die u moet overwegen voordat u uw werklast delegeert:

• welke taken kunnen uw medewerkers efficiënt uitvoeren?
• aan welke taken werken zij momenteel?
• zou elke werknemer meer of minder werk moeten verrichten?

maar dat is niet alles.

Het zou helpen als u ook een specifieke waarde toewijst aan de tijd van elk teamlid.

bijvoorbeeld, de tijd van een content manager is meer waard dan de tijd van een Content writer. Dit komt omdat managers meer klantgerichte rollen op zich nemen en bijdragen aan strategische beslissingen die meer geld kunnen opleveren, terwijl een Content writer gewoon gespecialiseerd is in het maken van de beste content mogelijk.

Beheer brontoewijzing op basis van vereisten

zodra u de taken hebt geïdentificeerd waaraan u moet werken en hebt uitgezocht hoe u de werklast kunt toewijzen op basis van de capaciteiten van elk teamlid – kunt u beginnen met de toewijzing van taken aan het team.

maar u kunt de werkbelasting niet zomaar toewijzen op basis van hoeveel elke werknemer kan bijdragen, toch?

om de werkbelasting van uw werknemers beheersbaar te houden, moet u eerst werk met hoge prioriteit toewijzen. Adviseer uw hele team om hun huidige werklast bij te werken om taken te voltooien die het belangrijkst zijn voor uw organisatie.

bij het toewijzen van hoge prioriteit werk, vergeet niet om de vervaldata tussen uw teamleden te balanceren.

als u één persoon te veel taken met conflicterende termijnen geeft, kunnen ze stress krijgen en burn-out. Maar als u een werknemer vervaldata die te ver uit elkaar, ze kunnen uiteindelijk het nemen van dingen te licht en onproductief.

een ander ding om te overwegen is het geven van de juiste persoon de juiste taak om aan te werken. Zoals we eerder vermeld, rekening houden met de huidige werknemer werklast, vaardigheden en ervaring bij het delegeren van taken.

Als u het echter moeilijk vindt om uw brontoewijzing handmatig te beheren, kunt u altijd investeren in hulpmiddelen voor resourcebeheer. Deze tools kunnen u helpen bijhouden van, en beheren van uw resource count.

echter, een tool kan niet alles doen!

Betrek uw teamleden bij het resourceplanningsproces. Je kunt ze vragen of ze bereid zijn om meer verantwoordelijkheden op zich te nemen, of dat ze het gevoel hebben dat ze een overweldigende werklast verwerken en een pauze van het werk nodig hebben.

bovendien, vertel altijd uw werknemers waarom u een specifieke taak aan hen toewijst. Dit zal hen helpen begrijpen wat er van hen wordt verwacht en ze zullen hun niveau van betrokkenheid vanaf het begin verhogen.

regelmatig inchecken met teamleden

communicatie met teamleden moet niet beperkt blijven tot de planningsfase van het projectbeheer.

zodra de workload allocatie is voltooid, is het belangrijk om contact met hen op te nemen om uw workload effectief te beheren.

waarom?

wanneer u één-op-één communiceert met teamleden, kunt u hen vragen hoe zij het doen met de taken die aan hen zijn toegewezen. U kunt vaststellen of ze overbelast zijn met een overmatige werkbelasting of dat ze het gevoel hebben dat ze meer verantwoordelijkheid op zich kunnen nemen.

echter, blijf niet alleen praten over projectmanagement. Praat met ze over het grote geheel en wat je van plan bent te doen met het bedrijf. Laat uw teamleden zich betrokken voelen bij het besluitvormingsproces van de organisatie.

onthoud dat werknemers u altijd kunnen verrassen en dat iemand die u het minst verwachtte, uiteindelijk een sterke projectmanager kan worden, terwijl een andere werknemer die u van plan was te promoten, misschien op zoek is naar een ander loopbaantraject.

daarom is het altijd belangrijk om met uw medewerkers te communiceren en erachter te komen wat ze denken. Geef ze een veilige ruimte waar ze zich kunnen uiten zonder angst voor gevolgen, en ze zullen gelukkiger en productiever worden.

gebruik een Workload Management Software om werkprocessen te verwerken

zeker, er zijn een aantal technieken voor effectief team workload management, maar als u van plan bent om alles handmatig te doen, zult u uitgeput zijn voordat u het Weet.

om uw effectieve workload management plan te voltooien, hebt u een tool nodig die daarvoor is ontworpen. Hier zijn twee project management tools die u kunnen helpen uw werklast te beheren zonder enige moeite:

A. Asana

Asana is een werkbeheersinstrument dat teams helpt bij het organiseren, volgen en beheren van al hun taken. Deze taak management tool heeft tal van oplossingen voor marketing, operaties, verkoop en product teams.

belangrijkste kenmerken

• kenmerken Kanban boards voor eenvoudige tracking.
• geweldig voor remote teams.
• ondersteunt team-en projectagenda ‘ s.
• maakt teamsamenwerking mogelijk.
• heeft een mobiele app om onderweg te werken.

prijzen

Asana heeft een gratis abonnement voor gebruikers en betaalde abonnementen beginnen bij $ 13,49 / individuele gebruiker / maand.

klantbeoordelingen

• G2-4.3 / 5 (6000+ beoordelingen)
• Capterra – 4,4/5 (8000+ beoordelingen))

B. Trello

Trello is een Kanban-app met een gebruiksvriendelijke interface. U kunt “Trello cards” gebruiken om taken toe te wijzen aan teamleden en de voortgang bij te werken door deze kaarten over het Trello bord te verplaatsen.

Het Trello workload management systeem beschikt over automatisering en tonnen integraties en power-ups.

belangrijkste kenmerken

• functies workflow automatisering met Trello Butler.
• kan met meerdere teams werken.
• gebruiksvriendelijke taakkaarten.
• integreert met tal van andere apps.
• bevat een mobiele app voor iOS en Android.

prijzen

Trello biedt een gratis abonnement voor gebruikers, en betaalde abonnementen beginnen bij $ 12,50 / individuele gebruiker / maand.

Klantwaarderingen

• G2-4.3/5 (10000+ beoordelingen)
• Capterra – 4,5/5 (17000+ beoordelingen))

maar wacht.

beide tools kunnen u helpen de werklast van uw team beter te beheren.

hoe zit het met het helpen van uw team om beter om te gaan met hun werklast?

daar heb je ook iets voor nodig, toch?

maak je geen zorgen.Het beste van Asana en Trello is dat ze beiden met Time Doctor werken!

Wat Is Time Doctor?

Time Doctor is een populair productiviteitsmanagementinstrument dat door grote bedrijven als Verizon en het MKB, zoals Thrive Market, wordt gebruikt om te begrijpen hoe productief hun werknemers zijn.

niet alleen dat, maar Time Doctor zal uw werknemers ook helpen te zien waar ze productiever kunnen zijn en hen ook helpen te verbeteren!

tijd:

• laat zien hoe lang werknemers besteden aan elke taak nauwkeurig.
• markeer de niet-actieve uren van al uw werknemers.
• maak rapporten die de prestaties van werknemers in real-time markeren.
• Stroomlijn uw salarisbeheer.
• integreer met tal van andere productiviteitstools zoals Asana, Trello, Jira en Zendesk.

bovendien volgt Time Doctor alleen uw werknemers tijdens werkuren-zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over privacyproblemen. U kunt zelfs de software aan te passen om het meer werknemer-vriendelijk te maken.

inpakken

efficiënt beheren van werklasten is cruciaal om uw medewerkers gezond, gefocust en productief te houden.

en hoewel u tal van handmatige technieken kunt volgen om uw werklast eerlijk te verdelen, zult u het niet kunnen volhouden.

maar maak je geen zorgen.

gebruik gewoon de tips die we in dit artikel hebben genoemd, samen met een goede workload management tool en je zult geen problemen hebben met het beheren van workloads en torenhoge prestaties van uw bedrijf!