elk HR-team wordt geconfronteerd met problemen, zowel bij het runnen van hun afdeling als bij de consistente handhaving van het beleid in het hele bedrijf in het algemeen. Hier zijn de top tien problemen waarmee HR-teams in het Verenigd Koninkrijk en hoe ze kunnen worden aangepakt.
behoud
veel mensen denken dat de belangrijkste taak van Human Resources is om nieuw talent aan te trekken en in dienst te nemen. De waarheid is echter dat de meeste HR-activiteiten draaien om het behoud van bestaand talent.
werknemers zijn de levensader van elk bedrijf en bieden de vaardigheden en ervaring die nodig zijn om de productiviteit op peil te houden. Uw bedrijf zal ook veel tijd en geld hebben geïnvesteerd in het waarborgen van maximale productiviteit waar mogelijk. En de belangrijkste HR-verantwoordelijkheid is om deze waardevolle asset te beschermen.
het behoud van werknemers is een fijn evenwicht tussen bedrijfscultuur, beloning en prikkels. De HR-afdeling moet elke medewerker voorzien van de juiste combinatie van alle drie om de werknemer tevreden te stellen zonder daarbij de bedrijfsbelangen in gevaar te brengen. Zij moeten ook nauwkeurige gegevens van deze combinaties bijhouden om ervoor te zorgen dat de overeengekomen pakketten worden geleverd aan werknemers.
werving
als aanvulling op het bestaande personeelsbestand of ter vervanging van het door natuurlijke uitputting verloren personeel, is de tweede grote uitdaging voor de afdeling personeelszaken de werving van talent. Het vinden van personeel met de juiste mix van vaardigheden, persoonlijkheid en motivatie is moeilijk, zelfs als de pool van beschikbare kandidaten relatief groot is.
ongeacht of de aanwerving uitsluitend door de interne HR-afdeling of met de hulp van een derde wordt afgehandeld, is het van essentieel belang dat het proces centraal en doeltreffend wordt beheerd. Wanneer er tientallen aanvragen zijn, moeten de details van elke aanvraag worden geregistreerd voor beoordeling en vergelijking.
een HR-softwareplatform maakt het mogelijk applicaties, CV ‘ s en contactgegevens op te slaan voor eenvoudige analyse en vergelijking. Afhankelijk van het bedrijfsbeleid voor het bewaren van gegevens kunnen applicaties maanden of jaren worden opgeslagen in afwachting van nieuwe functies die in die periode beschikbaar komen.
bijkomend voordeel is dat de details van een selectie van geschikte kandidaten voor een gemakkelijke overweging beschikbaar zijn, waardoor de toekomstige aanwervingskosten worden verminderd en de tijd die nodig is om een vaardigheidskloof te dichten, wordt verkort. Het versnellen van het wervingsproces op deze manier voorkomt daling van de productiviteit en het moreel.
productiviteit
nu de problemen met het personeelsbestand zijn opgelost, moet het Human Resources-team vervolgens naar productiviteitsniveaus kijken om ervoor te zorgen dat het bedrijf efficiënt functioneert. Waar de productiviteit laag is, moet HR weten of het probleem wordt veroorzaakt door slechte werkmethoden of gebrek aan middelen.
deze vaststelling wordt vaak gedaan door het uitvoeren van een tijd-en Bewegingsstudie (T&M) om te bepalen wie wat doet en hoe. Deze studie kan vervolgens worden gebruikt om potentiële efficiëntiewinsten vast te stellen en de weg te effenen voor toekomstige kapitaalinvesteringen om de productiviteit en de omstandigheden te verbeteren.
met behulp van een geïntegreerd HR-softwareplatform kunnen het senior management en het HR-team de T&M-gegevens gezamenlijk opslaan en analyseren. Het HR-systeem kan deze gegevens ook bewaren om historische context te bieden voor latere studies om een benchmark te bieden en verbeteringen nauwkeurig te meten.
opleiding en naleving
opleiding is een essentieel aspect van de ontwikkeling van werknemers, zowel voor hun eigen opleiding als Om ervoor te zorgen dat u het beste uit uw personeel blijft halen. Bepaalde functies vereisen officiële opleiding en certificering, zoals CORGI-registratie voor gasinstallateurs, waarvan vele ook een levensduur hebben voor vernieuwing.
hoewel de werknemer enige verantwoordelijkheid draagt voor het bijhouden van zijn eigen professionele registraties, is het zinvol om deze informatie te volgen voor uw eigen administratie als uw bedrijf vertrouwt op hun gecertificeerde vaardigheden. Als uw bedrijf is overeengekomen om te betalen voor examens of registratiekosten, kunt u bijhouden wanneer deze betalingen verschuldigd zijn. U kunt ook de betrokken werknemer te waarschuwen, schema dekking voor afwezigheid tijdens examens, en regelen betalingen om te voorkomen dat vervalt.
zelfs wanneer de opleiding intern wordt gegeven, maakt de registratie van het cursusbezoek in een centraal HR-systeem het mogelijk om in één oogopslag de vaardigheden van het personeel en de naleving van de regelgeving te beoordelen. Heeft elk personeelslid zijn volledige introductieopleiding ontvangen? Heeft iemand de jaarlijkse brandalarmtraining gemist en heeft hij een opfriscursus nodig? Hebben interne promotiekandidaten alle relevante cursussen voor de nieuwe rol afgerond? Het bijhouden van details van de opleiding kan helpen bij het beantwoorden van al deze vragen en meer.
gezondheid en veiligheid
uw bedrijf is om juridische redenen verplicht om gegevens over gezondheid en veiligheid te registreren, vergelijkbaar met het bijhouden van gegevens over beroepskwalificaties en lidmaatschap van beroepsorganisaties. Gezondheids-en veiligheidsgegevens helpen uw werknemers veilig op het werk te houden en ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen jegens hen en het publiek.
wanneer zich een gezondheids-en veiligheidskwestie voordoet, wordt HR verzocht aan te tonen dat het bedrijf alles heeft gedaan wat van het bedrijf wordt verwacht. Wanneer het bewijs niet kan worden aangetoond, loopt het bedrijf het risico van juridische vertakkingen en boetes.
nogmaals, de manier om dergelijke problemen te verlichten is door het gebruik van nauwkeurige verslagen van de gevolgde cursussen, uitgegeven documenten, en alles wat specifiek is voor de wetgeving inzake gezondheid en veiligheid dat uw bedrijf doet als een vanzelfsprekendheid. Als een werknemer een cursus volgt die gericht is op het verhogen van hun persoonlijke veiligheid en die van de mensen om hen heen, moeten de gegevens worden vastgelegd in het geval van vraag of geschil in de toekomst.
omdat het volgen van cursussen en de opleiding nauw verbonden zijn met de Algemene personeelsdossiers, is de HR-afdeling het best toegerust om deze informatie vast te leggen. En de HR-software die in uw hele bedrijf wordt gebruikt, verenigt gezondheids-en veiligheidsgegevens met werknemersrecords voor snel en eenvoudig ophalen en analyseren.
Discriminatie en diversiteit
als uw bedrijf enige betrokkenheid heeft met de publieke sector of een bedrijfsbeleid heeft met betrekking tot diversiteit, moet u van tijd tot tijd in staat zijn om uw verbintenissen met harde feiten aan te tonen. Wanneer een bedrijf zich inzet voor diversiteit en de wens om discriminatie te verminderen, zal het worden verplicht om aan te tonen dat het in de richting van deze doelstellingen gaat.
om te voorkomen dat deze verzoeken een overhaaste telling van het personeel worden, is het zinvol om demografische gegevens te registreren wanneer een nieuwe rekruut wordt aangenomen. Als onderdeel van het arbeidscontract kan een eenvoudige set aanvinkboxen worden toegevoegd om demografische en diversiteitsgegevens op te nemen, die moeten worden opgeslagen met werknemersrecords in het HR-systeem.
het is ook belangrijk om incidenten op de werkplek te registreren die enige vorm van discriminatie lijken te vertonen. Uw bedrijf kan dan disciplinaire maatregelen uitvoeren op basis van het bedrijfsbeleid en verder blijk geven van een engagement voor deze kernprincipes. Uw HR-software moet ook helpen snel te controleren of medewerkers die verdacht worden van deelname aan discriminerende activiteiten hebben ingestemd om te handelen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid als onderdeel van hun arbeidsovereenkomsten.
Discipline
Discipline is altijd een van de minst populaire problemen om op de werkplek aan te pakken, en ook het punt waarop de HR-afdeling kan helpen incidenten op bevredigende wijze voor werkgevers en werknemers op te lossen. Het disciplinaire proces vereist veel bewijs, en de HR-afdeling zal vaak verklaringen, records en andere ondersteunende gegevens moeten verkrijgen om problemen juridisch en ethisch op te lossen, wat allemaal tijdrovend is.
het is daarom belangrijk om een nauwkeurige administratie bij te houden van elk disciplinair probleem, om ervoor te zorgen dat het probleem naar behoren wordt behandeld. Dit omvat notulen van vergaderingen, brieven tussen werkgevers -, werknemers-en vakbondsvertegenwoordigers en eventuele vervolgactiviteiten die moeten worden ondernomen. Deze gegevens vormen ook een referentiepunt om ervoor te zorgen dat alle partijen bij verdere geschillen aan hun overeengekomen verplichtingen voldoen.
zoals voorheen moeten deze records gemakkelijk worden opgeslagen en opgevraagd, samen met alle relevante contractdetails. Door gebruik te maken van een geà ntegreerd HR-systeem dat uw proces ondersteunt, wordt veel van het verzamelen van bewijsmateriaal vereenvoudigd, wat helpt om veel van het legwerk en de tijd in verband met het oplossen van disciplinekwesties te verminderen.
Outsourcing
Freelancers en contracten bieden een aantrekkelijke manier om de vaardigheden en vaardigheden van uw bedrijfspersoneel te vergroten, zonder de noodzaak om permanent nieuw personeel aan te nemen. Dit is met name relevant voor projecten en contracten die specialistische kennis vereisen, maar die waarschijnlijk geen routinematig onderdeel van uw bedrijfsvereisten zullen worden.
uitbestede werknemers vormen echter nieuwe uitdagingen wanneer zij proberen ervoor te zorgen dat zij voldoen aan interne normen en vereisten. Hebben ze kwalificaties of lidmaatschap van bedrijven? Hebben ze een standaard bedrijfs-introductieopleiding gevolgd? Het kan nodig zijn om dit soort informatie op een bepaald moment in de toekomst te weten, zelfs als het niet bijzonder relevant lijkt bij het begin van hun contract.
op dezelfde manier waarop u de gegevens over de tewerkstelling van vast personeel registreert, is het van essentieel belang om dezelfde informatie over aannemers, consultants en uitbestede werknemers te bewaren. Uw ideale HR-systeem moet u in staat stellen om duidelijk gelabelde records van tijdelijke medewerkers bij te houden, zodat u deze gemakkelijk kunt opvragen in geval van een toekomstig geschil. Of zelfs om het makkelijker te maken om dezelfde mensen in de toekomst opnieuw aan te nemen.
Payroll
de verantwoordelijkheid voor payroll ligt tussen de taken van de rekeningen en de HR-afdelingen, wat vaak leidt tot problemen met de juiste betalingen aan het personeel. HR houdt records bij over salaris, voordelen, bonussen en bijlagen van inkomsten, terwijl accounts worden belast met het daadwerkelijk uitvoeren van de betalingen. Dit creëert een potentiële disconnect die kan leiden tot de payroll te laat of werknemers ontvangen de verkeerde bedragen in hun loonpakket.
om het moreel te behouden en toekomstige loonproblemen te voorkomen, moet uw bedrijf de mogelijkheden onderzoeken van het gebruik van een speciale payroll-oplossing die direct aansluit op uw HR-software en accountsysteem. Door beide afdelingen elektronisch te verenigen, kunnen de meeste handmatige hoofdpijn in verband met betalen automatisch worden opgelost.
speciale payrollsoftware helpt ervoor te zorgen dat medewerkers worden betaald waar ze recht op hebben, wanneer ze dat verwachten. Uw HR-afdeling zal ook profiteren van een vermindering van de query ‘ s, wat helpt om de werkdruk beter te spreiden over de rest van de maand.
vragen van werknemers
de HR-afdeling biedt de interface tussen” het bedrijf ” en het personeel. Dit betekent dat als het gaat om werkgelegenheidskwesties, geschillen of vragen met betrekking tot het werk, de afdeling HP is het punt van eerste onderzoek.
het op een redelijk regelmatige basis behandelen van vragen over beloning, perks en beoordelingen van prestatiebeheer is routine, maar ook zeer tijdrovend, vooral wanneer gegevens niet gemakkelijk beschikbaar zijn. Elke keer dat een lid van de HR-afdeling een betalingsdetail of de specifieke kenmerken van een contractvariatie moet opsporen, kunnen zij zich niet richten op een van hun andere verantwoordelijkheden.
een specifiek HR-systeem houdt de arbeidsgegevens gecentraliseerd zodat ze gemakkelijk kunnen worden opgevraagd en de tijd die nodig is om elke vraag te beantwoorden aanzienlijk wordt verkort. Meer geavanceerde systeem toestaan “self-service” stijl toegang tot sommige gegevens, waardoor het personeel om veel van hun eigen meer fundamentele vragen zelf te beantwoorden.
gemakkelijke toegang tot gegevens is de sleutel tot resoluties
het HR-team behandelt allerlei problemen, maar de sleutel om ze snel op te lossen is in de meeste gevallen hetzelfde – gemakkelijke toegang tot relevante gegevens. In bijna alle gevallen zal een volledig uitgerust HR-en payroll-systeem de opslag -, opzoek-en analysetools bieden die nodig zijn om werkgelegenheidsproblemen te beantwoorden en de efficiëntie van de afdelingen in het algemeen te verbeteren.