każdy zespół HR ma problemy zarówno w prowadzeniu swojego działu, jak i konsekwentnym egzekwowaniu zasad w całej firmie. Oto dziesięć najważniejszych problemów, z którymi borykają się zespoły HR w Wielkiej Brytanii i jak można je rozwiązać.
retencja
Wiele osób uważa, że głównym zadaniem zasobów ludzkich jest pozyskiwanie i zatrudnianie nowych talentów. Jednak prawda jest taka, że większość działań HR koncentruje się na utrzymaniu istniejących talentów.
Pracownicy są siłą napędową każdej firmy, zapewniając umiejętności i doświadczenie wymagane do utrzymania poziomu produktywności. Twoja firma zainwestuje również dużo czasu i pieniędzy w zapewnienie maksymalnej produktywności tam, gdzie to możliwe. A kluczową odpowiedzialnością HR jest ochrona tego cennego zasobu.
zatrzymanie pracowników to dobra równowaga między kulturą firmy, wynagrodzeniem i zachętami. Dział HR musi zapewnić każdemu pracownikowi odpowiednią kombinację wszystkich trzech, aby zadowolić pracownika bez narażania interesów firmy w tym procesie. Muszą również prowadzić dokładną dokumentację tych kombinacji, aby zapewnić, że uzgodnione pakiety są dostarczane do pracowników.
Rekrutacja
niezależnie od tego, czy w celu uzupełnienia istniejącej siły roboczej, czy w celu zastąpienia pracowników utraconych w wyniku naturalnego wyniszczenia, drugim poważnym wyzwaniem stojącym przed działem zasobów ludzkich jest Rekrutacja talentów. Znalezienie personelu z odpowiednią mieszanką umiejętności, osobowości i motywacji jest trudne, nawet jeśli pula dostępnych kandydatów jest stosunkowo duża.
niezależnie od tego, czy rekrutacja jest prowadzona wyłącznie przez wewnętrzny dział HR, czy też z pomocą strony trzeciej, ważne jest, aby proces był zarządzany centralnie i skutecznie. Tam, gdzie są dziesiątki aplikacji, szczegóły każdego z nich będą musiały zostać zarejestrowane w celu przeglądu i porównania.
platforma oprogramowania HR umożliwia przechowywanie aplikacji, CV i danych kontaktowych w celu łatwej analizy i porównania. W zależności od firmowych zasad przechowywania danych, aplikacje mogą być przechowywane przez miesiące lub lata w oczekiwaniu na dostępność nowych ról w tym okresie.
dodatkową korzyścią jest to, że dysponowanie szczegółowymi informacjami na temat wyboru odpowiednich kandydatów w celu łatwego rozpatrzenia zmniejsza przyszłe koszty rekrutacji i skraca czas potrzebny na uzupełnienie luki w umiejętnościach. Przyspieszenie procesu rekrutacji w ten sposób zapobiega spadkowi produktywności i morale.
Produktywność
po uporządkowaniu kwestii liczby pracowników zespół ds. zasobów ludzkich musi następnie przyjrzeć się poziomom produktywności, aby zapewnić wydajne działanie firmy. Tam, gdzie wydajność jest niska, HR musi wiedzieć, czy problem jest spowodowany niewłaściwymi praktykami pracy lub brakiem zasobów.
to określenie jest często dokonywane przez przeprowadzenie badania czasu i ruchu (T & M) w celu określenia, kto robi co i jak. Badanie to może być następnie wykorzystane do określenia potencjalnego wzrostu wydajności i utorowania drogi dla przyszłych inwestycji kapitałowych w celu poprawy wydajności i warunków.
za pomocą zintegrowanej platformy oprogramowania HR kierownictwo wyższego szczebla i zespół HR mogą przechowywać i analizować dane T&M we współpracy. System HR może również przechowywać te dane, aby zapewnić kontekst historyczny dla późniejszych badań, aby zapewnić punkt odniesienia i dokładnie zmierzyć wprowadzone ulepszenia.
szkolenie i zgodność z przepisami
szkolenie jest istotnym aspektem rozwoju pracowników, zarówno dla ich własnej edukacji, ale także po to, aby zapewnić Ci jak najlepsze wykorzystanie siły roboczej. Niektóre stanowiska wymagają oficjalnych szkoleń i certyfikacji, takich jak rejestracja CORGI dla instalatorów gazowych, z których wiele ma również okres ważności na odnowienie.
chociaż pracownik ponosi pewną odpowiedzialność za śledzenie własnych profesjonalnych rejestracji, jeśli Twoja firma opiera się na ich certyfikowanych umiejętnościach, sensowne jest śledzenie tych informacji dla własnej dokumentacji. Jeśli Twoja firma zgodziła się zapłacić za egzaminy lub opłaty rejestracyjne, możesz śledzić, kiedy te płatności są należne. Możesz również powiadomić zaangażowanego pracownika, zaplanować pokrycie nieobecności podczas egzaminów i zorganizować płatności, aby zapobiec upadkom.
nawet tam, gdzie szkolenia odbywają się we własnym zakresie, rejestrowanie obecności na kursie w Centralnym Systemie HR pozwala na szybką ocenę umiejętności pracowników i zgodności z przepisami. Czy każdy pracownik przeszedł pełne szkolenie wprowadzające? Czy ktoś przegapił coroczne szkolenie w zakresie alarmów przeciwpożarowych i potrzebuje odświeżenia? Czy kandydaci do awansu wewnętrznego ukończyli wszystkie odpowiednie kursy na nowe stanowisko? Przechowywanie szczegółów szkolenia może pomóc odpowiedzieć na wszystkie te pytania i nie tylko.
BHP
Twoja firma jest zobowiązana do rejestrowania szczegółowych informacji dotyczących BHP ze względów prawnych, podobnie jak prowadzenie dokumentacji dotyczącej kwalifikacji zawodowych i członkostwa w organach handlowych. Dokumentacja BHP pomaga zapewnić pracownikom bezpieczeństwo w pracy i zapewnić, że firma spełnia swoje zobowiązania prawne zarówno wobec nich, jak i wobec społeczeństwa.
za każdym razem, gdy pojawia się problem BHP, HR jest wezwany do wykazania, że firma zrobiła wszystko, czego się od niej oczekuje. W przypadku gdy nie można udowodnić, firma jest zagrożona konsekwencjami prawnymi i grzywnami.
po raz kolejny, sposobem na złagodzenie takich problemów jest wykorzystanie dokładnych zapisów kursów, wydanych dokumentów i wszelkich innych specyficznych przepisów dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa, które Twoja firma robi oczywiście. Jeśli pracownik uczestniczy w kursie mającym na celu zwiększenie bezpieczeństwa osobistego i bezpieczeństwa ludzi wokół niego, szczegóły muszą być rejestrowane w przypadku zapytania lub sporu w przyszłości.
ponieważ frekwencja na kursach i szkoleniach jest ściśle związana z ogólną dokumentacją pracowników, dział HR jest najlepiej przygotowany do rejestrowania tych informacji. Oprogramowanie HR używane w Twojej firmie łączy dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa z rejestrami pracowników w celu szybkiego i łatwego wyszukiwania i analizy.
Dyskryminacja i różnorodność
jeśli Twoja firma ma jakikolwiek związek z sektorem publicznym lub ma politykę firmy dotyczącą różnorodności, od czasu do czasu musisz być w stanie wykazać swoje zobowiązania twardymi faktami. W przypadku gdy firma reklamuje zobowiązanie do różnorodności i chęć ograniczenia dyskryminacji, będzie musiała wykazać swój postęp w realizacji tych celów.
aby uniknąć zamienienia tych żądań w pośpieszny spis pracowników, warto rejestrować dane demograficzne, gdy zatrudniany jest nowy rekrut. W ramach umowy o pracę można dodać prosty zestaw pól wyboru do rejestrowania danych demograficznych i różnorodności, które powinny być przechowywane wraz z dokumentacją pracowników w systemie HR.
ważne jest również rejestrowanie wszelkich incydentów w miejscu pracy, które wydają się wiązać z jakąkolwiek formą dyskryminacji. Twoja firma może następnie przeprowadzać działania dyscyplinarne w oparciu o politykę firmy i dalej wykazywać zaangażowanie w przestrzeganie tych podstawowych zasad. Oprogramowanie HR powinno również pomóc w szybkim sprawdzeniu, czy pracownicy podejrzani o udział w dyskryminujących działaniach zgodzili się działać zgodnie z polityką firmy w ramach umów o pracę.
Dyscyplina
dyscyplina jest zawsze jedną z najmniej popularnych kwestii do rozwiązania w miejscu pracy, a także punktem, w którym dział HR może pomóc w zadowalającym rozwiązywaniu incydentów dla pracodawcy i pracowników. Proces dyscyplinarny wymaga wielu dowodów, a dział HR często będzie musiał uzyskać Oświadczenia, zapisy i inne dane pomocnicze, aby rozwiązać problemy zgodnie z prawem i etycznie, co jest czasochłonne.
dlatego ważne jest, aby prowadzić dokładną dokumentację każdej kwestii dyscyplinarnej, aby zapewnić prawidłowe rozwiązanie tej kwestii. Obejmuje to protokoły ze spotkań, listy między pracodawcą, pracownikiem i przedstawicielami związków zawodowych oraz wszelkie działania następcze, które należy podjąć. Zapisy te stanowią również punkt odniesienia w celu zapewnienia, że wszystkie strony wypełniają uzgodnione zobowiązania w przypadku dalszych sporów.
tak jak poprzednio, rekordy te muszą być łatwo przechowywane i odzyskiwane, wraz z odpowiednimi szczegółami umowy. Dzięki zintegrowanemu systemowi HR, który wspiera twój proces, znaczna część gromadzenia dowodów jest uproszczona, co pomaga zredukować większość pracy i czasu związanego z rozwiązywaniem problemów związanych z dyscypliną.
Outsourcing
freelancerzy i kontrakty stanowią atrakcyjny sposób na zwiększenie umiejętności i umiejętności pracowników Twojej firmy, bez konieczności stałego zatrudniania nowych pracowników. Jest to szczególnie istotne w przypadku projektów i umów, które wymagają specjalistycznej wiedzy, ale raczej nie staną się rutynową częścią wymagań Twojej firmy.
jednak pracownicy zewnętrzni stawiają nowe wyzwania, starając się zapewnić, że spełniają wewnętrzne standardy i wymagania. Czy posiadają kwalifikacje lub członkostwo w organach branżowych? Czy przeszli standardowe szkolenie firmowe? Być może będziesz musiał znać tego rodzaju informacje w pewnym momencie w przyszłości, nawet jeśli nie wydają się one szczególnie istotne na początku ich umowy.
w ten sam sposób, w jaki rejestrujesz szczegóły zatrudnienia stałego personelu, ważne jest, aby zachować te same informacje o kontrahentach, konsultantach i pracownikach zewnętrznych. Twój idealny system HR powinien umożliwiać prowadzenie wyraźnie oznakowanych rejestrów pracowników tymczasowych w celu łatwego wyszukiwania w przypadku przyszłego sporu. Albo nawet po to, żeby łatwiej było ponownie zatrudnić tych samych ludzi w przyszłości.
listy płac
odpowiedzialność za listy płac spada między odpowiedzialnością księgową a działami HR, co często prowadzi do problemów z dokładnymi płatnościami na rzecz pracowników. HR prowadzi rejestry dotyczące wynagrodzeń, świadczeń, premii i załączników do zarobków, podczas gdy konta mają za zadanie rzeczywiste dokonywanie płatności. Tworzy to potencjalne rozłączenie, które może prowadzić do spóźnienia się na listę płac lub otrzymania przez pracowników niewłaściwych kwot w pakiecie płac.
aby utrzymać morale i zapobiec przyszłym problemom z płatnościami, Twoja firma powinna zbadać potencjał korzystania z dedykowanego rozwiązania płacowego, które łączy się bezpośrednio z Twoim oprogramowaniem HR i systemem konta. Łącząc oba działy elektronicznie, większość manualnych bólów głowy związanych z płatnością może zostać rozwiązana automatycznie.
dedykowane oprogramowanie płacowe pomaga zapewnić pracownikom wynagrodzenie, do czego mają prawo, kiedy tego oczekują. Twój dział HR skorzysta również na redukcji zapytań, co pomoże lepiej rozłożyć obciążenie pracą przez resztę miesiąca.
zapytania pracowników
dział HR zapewnia interfejs między „firmą” a personelem. Oznacza to, że jeśli chodzi o kwestie związane z zatrudnieniem, spory lub zapytania związane z pracą, dział HP jest punktem pierwszego zapytania.
rozpatrywanie zapytań dotyczących wynagrodzeń, profitów i przeglądów zarządzania wydajnością w sposób dość regularny jest rutynowe, ale także niezwykle czasochłonne, szczególnie tam, gdzie dane nie są łatwo dostępne. Za każdym razem, gdy członek działu HR musi sprawdzić szczegóły płatności lub specyfikę zmiany Umowy, nie jest w stanie skupić się na żadnym ze swoich innych obowiązków.
dedykowany system HR pozwala scentralizować dane o zatrudnieniu, co znacznie skraca czas potrzebny na udzielenie odpowiedzi na każde zapytanie. Bardziej zaawansowany system umożliwia „samoobsługowy” dostęp do niektórych danych, umożliwiając personelowi samodzielne odpowiadanie na wiele własnych, bardziej podstawowych pytań.
łatwy dostęp do danych jest kluczem do rozwiązań
zespół HR zajmuje się wszystkimi rodzajami problemów, ale klucz do ich szybkiego rozwiązania jest w większości przypadków taki sam – łatwy dostęp do odpowiednich danych. W prawie wszystkich przypadkach w pełni funkcjonalny system kadrowo-płacowy zapewni narzędzia do przechowywania, wyszukiwania i analizy wymagane do rozwiązywania problemów związanych z zatrudnieniem i ogólnie poprawy wydajności działów.