9 niezbędnych dokumentów projektowych (z szablonami)

nie tak dawno odebrałem projekt od kogoś innego i byłem trzy miesiące w zarządzaniu nim, zanim zdałem sobie sprawę, że nie ma karty projektu.

było wiele innych dokumentów, które w pewnym stopniu pokrywały się z kartą, ale nie z rzeczywistą kartą. Oznaczało to, że brakowało kilku kluczowych rzeczy w papierach projektu i najważniejszą rzeczą, której brakowało, było to, kto za to zapłaci.

UPS.

zarządzanie projektami może stworzyć wiele dokumentów i nie zawsze jest to coś, czego chcesz lub potrzebujesz. W tym artykule określimy, czego naprawdę potrzebujesz i jak z niego korzystać.

o jakiej dokumentacji tak naprawdę mówimy? Zdefiniujmy.

dokumenty zarządzania projektami: definicja

możemy zdefiniować dokumenty projektu jako:

dokumentacja tworzona przez kierownika projektu w celu odpowiedniego zarządzania, kontroli i realizacji projektu.

jakich dokumentów projektu potrzebujesz?

jeśli spojrzysz na standardy i metody zarządzania projektami, znajdziesz mnóstwo wspomnianej dokumentacji, ale czy naprawdę potrzebujesz tego wszystkiego? Szczerze, w większości projektów nie.

jeśli budujesz ogromny park olimpijski lub wojskowy Okręt wojenny, istnieją wyższe standardy dokumentacji, ale w przypadku większości projektów realizowanych w środowiskach biurowych przez małe, średnie, a nawet duże firmy, twój czas najlepiej poświęcisz na poprawienie podstaw.

porozmawiajmy więc o podstawach.

oto dziewięć dokumentów, bez których żaden szanujący się projekt nie powinien być pozbawiony, gdy próbuje zarządzać projektem. Zorganizowałem dokumenty zarządzania projektami według fazy, abyś mógł zobaczyć kolejność, w jakiej są one zazwyczaj tworzone.

1. Business Case

na etapie koncepcji lub pomysłu projektu ktoś wpada na jasny pomysł. To jest zapisane w formalnej propozycji projektu lub Business case.

Business case Projektu jest dokumentem, który rozpoczyna cały projekt. Jest napisany, aby wyjaśnić, dlaczego projekt powinien się zdarzyć i podsumowuje problem, który projekt ma rozwiązać.

ale tutaj moja definicja dokumentacji projektowej upada: przypadek biznesowy jest zwykle pisany przez kogoś innego niż kierownik projektu.

więc kto pisze sprawę biznesową?

Z mojego doświadczenia wynika, że sprawy biznesowe są układane przez właściciela firmy, który chce zmiany-osobę, która ostatecznie staje się sponsorem projektu.

jednak zarządzanie projektem jest o wiele łatwiejsze, jeśli masz pewne zaangażowanie na etapie biznesowym, ponieważ lepiej rozumiesz sterowniki i cele.

uzasadnienie biznesowe powinno być wyczerpujące i przekonujące z wystarczającą ilością szczegółów, aby uzasadnić inwestycję wymaganą dla projektu.

powiedziawszy to, sprawa biznesowa może być tak prosta, jak e-mail do dyrektora z prośbą o pozwolenie na kontynuowanie inicjatywy. Gdybyś budował Stadion Olimpijski, ten poziom nieformalności nie wystarczyłby.

bądź rozsądny i pragmatyczny – w tym momencie nie ma sensu tworzyć dokumentacji przesady. To tylko sprawi, że ludzie będą uważać na to, co przyjdzie admin.

po zatwierdzeniu przypadku biznesowego możesz przejść do fazy inicjacji projektu.

Karta projektu

najważniejszą dokumentacją w fazie inicjacji projektu jest dokument karty projektu.

potrzebujesz tego: daje Ci uprawnienia do działania jako kierownik projektu. To Twój mandat do prowadzenia projektu i to dokument, który zamienia projekt z pomysłu w rzeczywisty program pracy, z przydzielonymi właścicielami (i umową o finansowaniu).

bez dokumentu karty projektu Twój projekt formalnie nie istnieje!

nasz wybór

szablony wiadomości e-mail do rozpoczęcia projektu

szablony, które pomogą Ci ustawić oczekiwania, uzyskać informacje, poprosić o aktualizacje i zarządzać problemami. Przeznaczony dla analityków biznesowych, ale łatwo konfigurowalny dla wszystkich ról projektowych.

dowiedz się więcejucz się więcej

zarabiamy prowizję, jeśli klikniesz ten link i dokonasz zakupu, bez dodatkowych kosztów dla Ciebie #Reklama

karty projektów mogą być krótkie lub merytoryczne. Wolę używać w pełni zaokrąglonej wersji, która w naszej terminologii nazywamy dokumentem inicjacji projektu. Zawiera wszystko, co musisz wiedzieć o tym, od czego zaczynasz.

po uzyskaniu jasności co do projektu i kontekstu, w jakim będzie działał, nadszedł czas, aby przejść do fazy planowania.

Plan zarządzania projektem

W fazie planowania tworzone są dwa dokumenty dotyczące planowania projektu. Pierwszym z nich jest plan zarządzania projektem.

to jest wielki dokument. W rzeczywistości prawdopodobnie nie jest to jeden dokument(chociaż połączyłem go w szablonie planu zarządzania projektami, który można znaleźć tutaj).

w przeszłości zawsze zarządzałem nim jako oddzielnymi dokumentami, ale razem tworzą „Plan”.

ostatnio moje projekty działają w ramach formalnej struktury PMO, a wiele z tego, co znajduje się w planie zarządzania projektami, w zasadzie powtarza formalne procesy.

Uwaga: Utwórz dokument planowania tylko wtedy, gdy go potrzebujesz

nie ma sensu tworzyć dokumentu planu po prostu po to, aby powiedzieć: „robimy to tak, jak nakazuje PMO, tak jak każdy inny projekt w tej firmie.”W takim przypadku mam jeden obszerny dokument dotyczący planu zarządzania projektami, który odwołuje się do standardów korporacyjnych.

plan obejmuje wszystko, co musisz wiedzieć i zrobić, aby zarządzać projektem, w tym takie rzeczy, jak zarządzanie tolerancjami projektu, wariancjami, podejściem do kontroli zmian, sposób oceny jakości i tak dalej.

Harmonogram projektu

drugim dokumentem planowania projektu, który jest ważny w fazie planowania, jest harmonogram projektu.

szczerze mówiąc, większość ludzi mówi „plan projektu”, kiedy ma na myśli „harmonogram projektu”.

harmonogram projektu określa wszystkie zadania, kto ma je wykonać i kiedy mają być wykonane. Śledzi również zależności między zadaniami.

możesz użyć oprogramowania do zorganizowania osi czasu projektu dla Ciebie. Istnieją setki różnych narzędzi do planowania projektów-większość organizacji coś ma. Problem w tym, że może nie być idealny do tego, do czego chcesz go użyć.

tworzę harmonogramy projektów w Microsoft Project, Teamwork i Excel, ponieważ używam ich do różnych rzeczy.

aby komunikować kamienie milowe najwyższego poziomu, tworzę wersję harmonogramu w programie Microsoft PowerPoint za pomocą wtyczki Office Timeline.

niezależnie od tego, czy zdecydujesz się udokumentować harmonogram projektu, ważne jest, aby był on aktualny.

5. Dziennik RAID projektu

przechodzimy teraz do czwartej fazy projektu, fazy realizacji. W tym momencie masz wiele ważnych dokumentów projektowych. Pierwszym, na który przyjrzymy się tej fazie, jest dziennik nalotów.

RAID oznacza:

• ryzyko
• działania (i/lub założenia)
• kwestie
• zależności (i/lub decyzje).

używam terminu „dziennik RAID”, aby pokryć wszystkie różne dzienniki związane z projektem. To zawiera wszystkie elementy z powyższej listy, plus zmiany. Raaiddc jest jednak trudniejsze do powiedzenia.

opłaca się mieć rejestr wszystkich tych pozycji. Dziennik RAID projektu jest ważnym dokumentem, który pozwala śledzić wszystko.

Czytaj dalej: wszystko, co musisz wiedzieć o RAID w zarządzaniu projektami.

Tworzenie jest łatwiejsze niż można się spodziewać, ponieważ potrzebujesz tylko kilku ważnych pól:

• ID elementu, dzięki czemu wiesz, o jakiej linijce mówisz, gdy omawiasz treść ze swoim zespołem
• Nazwa elementu
• opis elementu
• wymagane działanie
• właściciel: nie zapominaj o tym, bo nikt nie weźmie odpowiedzialności za zrobienie czegokolwiek z tym
• ostatnia data aktualizacji.

możesz użyć tego formatu dla wszystkich różnych arkuszy i trackerów w dzienniku RAID.

dziennik RAID może być częścią oprogramowania do zarządzania projektami lub możesz robić to, co ja i utrzymywać arkusz kalkulacyjny skoroszytu projektu, który zawiera RAID i wiele więcej.

raporty o stanie projektu

raporty o stanie projektu są kolejnym krytycznym dokumentem w fazie realizacji. Jesteś zajęty wykonywaniem pracy, więc musisz powiedzieć ludziom, co się dzieje. Pomagają również śledzić, co się dzieje.

raporty o stanie projektu obejmują szereg różnych scenariuszy. Masz:

• formalne raporty Rady projektu
• cotygodniowe aktualizacje zespołu informacyjnego
• formalne raportowanie do PMO
• raporty Ad hoc za każdym razem, gdy interesariusz o coś poprosi.

i tak dalej. Kierownicy projektów spędzają dużo czasu na raportowaniu.

OK, są to raczej zbiór dokumentów niż pojedynczy dokument. Ale są one naprawdę ważne, ponieważ są mechanizmem, którego używasz, aby regularnie przekazywać informacje interesariuszom.

są formalnym pisemnym zapisem postępu. A jeśli są dobre, twoi interesariusze powinni podjąć działania w wyniku ich czytania.

Jeśli potrzebujesz pomocy w tworzeniu lepszych raportów o stanie Projektów, pobierz mój ebook i Kurs na temat raportowania projektów tutaj.

śledzenie budżetu projektu

wreszcie na etapie realizacji masz śledzenie budżetu projektu, kolejny ważny dokument planowania i kontroli projektu.

Twój budżet projektu to inny rodzaj dokumentu-zawiera mniej tekstu i dużo więcej liczb.

jednak warto mieć dokument tekstowy, który zawiera informacje o umowach, zamówieniach i procesach finansowych, które należy przestrzegać. Możesz to zawinąć do swojego planu zarządzania projektem.

tracker budżetu musi pokazać, co zaplanowałeś wydać, tj. „budżet” i co faktycznie wydałeś. Następnie możesz uzyskać arkusz kalkulacyjny, aby wykonać ciężkie podnoszenie i obliczyć wariancję.

wariancja to różnica między tym, co prognozowałeś, a tym, co faktycznie wydałeś.

Jeśli masz zbyt duże wydatki, możesz zidentyfikować pozycje, w których to nastąpiło. Jeśli przyjedziesz zgodnie z prognozą,możesz mieć pewną elastyczność, aby dodać więcej pozycji do zakresu.

albo będziesz musiał oddać pieniądze — różne działy finansowe i sponsorzy projektu będą mieli różne priorytety!

przegląd wyciągniętych wniosków

W miarę przeprowadzania przeglądu dokumentów zarządzania projektami w poszczególnych fazach, przechodzimy do końcowej fazy projektu: zamknięcia. Istnieją dwa dokumenty zamknięcia projektu, które są ważne w tym momencie; pierwszy to Twoja dokumentacja wyciągniętych wniosków.

wnioski wyciągnięte dokumenty mogą nie być w rzeczywistości dokumentami. Możesz przechowywać swoje lekcje w bazie danych, takiej jak CornerThought lub wiki, lub w innym formacie, który można przeszukiwać.

Czytaj dalej: wszystko, co musisz wiedzieć o lekcjach zdobytych w zarządzaniu projektami.

nadal jednak tworzę formalne dokumenty dotyczące zakończenia projektu, a następnie kopiuję kluczowe lekcje do dowolnego innego systemu, który ich wymaga.

wnioski wyciągnięte z papierkowej roboty stanowią część prac związanych z zamknięciem projektu. Staje się użytecznym punktem odniesienia tylko wtedy, gdy dzielisz się nim z ludźmi z tego zespołu, aby mieli coś, co kodyfikuje lekcje, których nauczyli się podczas pracy z tobą.

równie dobrze powinien być udostępniony innym kierownikom projektów, w przeciwnym razie nie skorzystają na tym, co zadziałało, a co nie zadziałało.

dokument zamknięcia projektu

wreszcie, podczas fazy zamknięcia należy sporządzić oficjalny dokument zamknięcia projektu.

ten dokument podsumowuje:

• co dostarczył projekt
• jak zrealizowano projekt pod względem czasu, kosztów, jakości i zakresu, tj. czy spóźniłeś się, przekroczyłeś budżet lub masz problemy z uzyskaniem wysokiej jakości wyniku?
• wszelkie zaległe ryzyko, problemy i działania w punkcie zamknięcia
• lokalizacja plików projektów
• wszystko, co osoba otrzymująca przekazanie musi wiedzieć.

ze wszystkich dokumentów jest to najważniejszy dokument, który należy formalnie podpisać i zatwierdzić. Bez zgody sponsora projektu na zamknięcie projektu, projekt nie jest zamykany.

W końcu wykonasz doraźną pracę i wsparcie przez miesiące. (Nie pytaj mnie skąd wiem.)

Wybierz dokumenty, które pasują do Twojego projektu

najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że jest to przewodnik. Dostosuj potrzebną dokumentację projektową, aby jak najlepiej zarządzać projektem.

potrzebujesz szczegółowego planu zamówień? Zrób to. Nie potrzebujesz trackera budżetu, ponieważ nie ma zewnętrznych wydatków? Nie twórz go i nie zostawiaj pustego; to strata czasu.

nie rozłączaj się z tym, co musisz mieć – po prostu użyj powyższego jako przewodnika po tym, co ma większość projektów na-większej-stronie-małej-ale-nie-gigantycznej.

mniej czasu administratora poświęconego na tworzenie dokumentów, które nie dodają wartości, oznacza, że możesz zwolnić więcej czasu na przewodzenie zespołowi. Ważniejsze jest, abyś pracował nad projektem. Uciążliwa Papierkowa robota nie jest zabawna dla nikogo.

Pobierz szablony dokumentów dla tych dziewięciu dokumentów projektu będziesz mógł kontrolować swój projekt bez nadmiernej biurokracji.