układ biznes-wykonawcaedit
formularz W–9 jest najczęściej używany w układzie biznes-wykonawca. Firmy mogą skorzystać z formularza W-9, aby zażądać informacji od kontrahentów, których zatrudniają. Gdy firma płaci kontrahentowi ponad $600 W ciągu roku podatkowego, firma jest zobowiązana do złożenia formularza 1099-MISC, wariantu formularza 1099. Aby wypełnić formularz 1099-MISC, firma może potrzebować zażądać informacji (takich jak adres i Numer Identyfikacji Podatkowej) od wykonawcy, dla którego używany jest formularz W-9. Firma nie wysyła formularza W-9 do urzędu skarbowego.
unikanie wstrzymywania kopii zapasowejedit
innym celem formularza w-9 jest pomoc odbiorcy w unikaniu wstrzymywania kopii zapasowych. Płatnik musi pobierać podatki u źródła od niektórych płatności podlegających obowiązkowi zgłoszenia na rzecz IRS. Jeśli jednak odbiorca zaświadczy o W-9, że nie podlega wstrzymaniu, zazwyczaj otrzymuje od płatnika pełną należną mu płatność. Jest to podobne do zaświadczeń o zwolnieniach u źródła znajdujących się na formularzu W-4 dla pracowników.
instytucja finansowa–organizacja klientaedytuj
instytucje finansowe czasami wysyłają formularz W-9 do Klienta w celu uzyskania informacji. Jednakże wypełnienie formularza przez Klienta niekoniecznie musi być wymagane, jeśli instytucja posiada już wymagane informacje od momentu otwarcia rachunku przez Klienta.