Najlepszy przewodnik zarządzania obciążeniem

szukasz sposobów na efektywne zarządzanie obciążeniem?

Zarządzanie członkami zespołu i śledzenie ich obciążeń nie jest łatwe.

jeśli przecenisz możliwości swojego zespołu lub umieścisz zbyt wiele list zadań na tablicy pracownika, sprawy mogą szybko stać się niechlujne.

zarządzanie obciążeniem to technika, która może pomóc Twojemu zespołowi w osiągnięciu najlepszych wyników, nawet gdy liczba zasobów jest ograniczona, a terminy są coraz bliżej.

w tym artykule podkreślimy wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu obciążeniem. Omówimy, co to jest, dlaczego jest ważne,a nawet podamy kilka ważnych wskazówek, aby skutecznie zarządzać obciążeniem zespołu.

Ten artykuł zawiera:

(kliknij na poniższe linki, aby przejść do konkretnej sekcji)

• czym jest zarządzanie obciążeniem?
• Dlaczego Zarządzanie Obciążeniem Jest Ważne?
• pięć wskazówek, jak skutecznie zarządzać obciążeniem zespołu
  • Określ zadania, które należy wykonać
  • Poznaj możliwości pracy zespołu
  • Zarządzaj alokacją zasobów w oparciu o wymagania
  • Regularnie sprawdzaj się z członkami zespołu
  • użyj oprogramowania do zarządzania obciążeniem do obsługi procesów roboczych

zaczynajmy.

Czym Jest Zarządzanie Obciążeniem?

zarządzanie obciążeniem to proces strategicznej dystrybucji pracy między zespołem, aby zapewnić najwyższy możliwy poziom produktywności.

jeśli dobrze to zrobisz, zarządzanie obciążeniem może pomóc Twoim pracownikom osiągnąć znacznie lepsze wyniki, poprawić ich pewność w miejscu pracy, a nawet pomóc Twojemu zespołowi cieszyć się pracą!

jednak zarządzanie obciążeniem zespołu nie polega tylko na rozdawaniu zadań każdemu, kto jest wolny. Jest to bardziej przemyślany proces, który ocenia Indywidualne mocne i słabe strony każdego pracownika – a następnie pomaga zdecydować o indywidualnych obciążeniach członków zespołu.

gdy zrozumiesz możliwości i ograniczenia swojego zespołu, możesz zacząć przydzielać zadania każdemu pracownikowi w oparciu o jego możliwości.

Dlaczego Zarządzanie Obciążeniem Jest Ważne?

pracownicy czują się przepracowani, gdy brakuje odpowiedniego zarządzania obciążeniem w biurze. Wyobraź sobie, że 30% Twoich pracowników wykonuje większość pracy nad projektem, podczas gdy pozostałe 70% po prostu bezczynnie pracuje!

to pewny sposób na wypalenie tych 30% !

sytuacje stresowe, takie jak Ta, mogą odbić się na nawet najlepszych wynikach i spowodować wzrost liczby dni zwolnienia lekarskiego i rotacji. Brak równowagi w miejscu pracy prowadzi również do spadku poziomu produktywności.

stres towarzyszący dużemu obciążeniu pracą projektową negatywnie wpłynie również na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników.

jednak, gdy ćwiczysz właściwe zarządzanie obciążeniem, promujesz kulturę zespołową sprawiedliwego podziału obciążenia. Dzięki temu Twój zespół będzie szczęśliwszy, a także bardziej produktywny i chętny do udziału w projekcie, nad którym pracuje, i w Twojej firmie.

na koniec dnia oznacza to, że wykonasz więcej pracy – zwiększając tempo wzrostu Twojej firmy.

pięć prostych wskazówek, jak efektywnie zarządzać obciążeniem zespołu

teraz, gdy wprowadziliśmy Cię do zarządzania obciążeniem, przyjrzyjmy się, w jaki sposób możesz efektywnie zarządzać obciążeniem pracowników.

oto sześć prostych wskazówek, które możesz wykonać, aby zapewnić efektywne zarządzanie obciążeniem:

Zidentyfikuj zadania, które należy wykonać

pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania obciążeniem pracą zespołu jest zidentyfikowanie ich rzeczywistego obciążenia.

pamiętaj, że musisz uwzględnić wszystko, co zajmuje czas pracy, jak spotkania projektowe lub spotkania z klientami.

oto mała lista zadań, które często są pomijane:

• czytanie i odpowiadanie na e-maile.
• dokumentowanie procedur.
• obowiązkowe szkolenia.
• Parzenie kawy.
• sprzątanie biurek.

nie zapomnij uwzględnić każdego zadania i projektu, nad którym będziesz pracować. Zrozumienie, co jest na twoim talerzu, pomoże Ci zdecydować, które zadanie lub projekt delegować do zespołu.

gdy już masz listę wszystkiego, co musisz zrobić, pogrupuj je w kategorie priorytetowe na podstawie:

• Znaczenie
• pilność
• ilość czasu wymaganego do wykonania.

na przykład czyszczenie biurka jest krótkim i ważnym, ale trywialnym zadaniem. Ale opracowanie strategii contentowej dla klienta, abyś mógł ją zaprezentować na spotkaniu projektowym w przyszłym tygodniu, jest zadaniem czasochłonnym, ważnym i pilnym.

grupowanie każdego zadania i projektu w ten sposób według priorytetu pomoże Ci podzielić obciążenie, które musisz delegować pracownikom.

po zakończeniu grupowania obciążenia pamiętaj o sporządzeniu osi czasu i wykresu Gantta dla każdego dużego projektu – pomoże Ci to śledzić wszelkie zmiany, które przechodzą, aż do zakończenia.

jeśli używasz narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Time Doctor, możesz użyć raportów projektu, aby oszacować czas, jaki zajmie każde zadanie na podstawie danych historycznych.

zrozum możliwości pracy swojego zespołu

prowadzenie skutecznego zespołu polega na mieszaniu i dopasowywaniu różnych typów osobowości, aby osiągnąć wspólny cel dla Twojej organizacji.

więc chociaż ważne jest sprawiedliwe dzielenie obciążenia projektem między zespół, nie musi to oznaczać, że musisz dzielić pracę równomiernie.

pomyśl o tym.

każdy członek zespołu ma coś, w czym jest dobry, a jego obowiązki są przydzielane na podstawie ich umiejętności. Pracownicy z umiejętnościami zarządzania obciążeniem mogą żonglować wieloma zadaniami, ale inni pracownicy mogą bardzo wydajnie pracować nad konkretnym zadaniem, w którym się specjalizują.

musisz wziąć to pod uwagę, dzieląc obciążenie pracą między pracowników. Możesz przypisać wiele powtarzających się zadań komuś, kto może żonglować zadaniami – ale przypisać tylko jedno ważne zadanie komuś, kto nie jest świetny w wielozadaniowości w pracy.

pamiętaj, że dzielenie dużych projektów na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu zadania może również pomóc Twojemu zespołowi w łatwiejszym osiąganiu celów.

oto kilka rzeczy do rozważenia przed delegowaniem obciążenia pracą:

• jakie zadania mogą sprawnie wykonywać Twoi pracownicy?
• nad jakimi zadaniami obecnie pracują?
• Czy każdy pracownik powinien zająć się mniej lub bardziej obciążeniem pracą?

ale to nie wszystko.

pomocne byłoby również przypisanie określonej wartości do czasu każdego członka zespołu.

na przykład czas Menedżera treści jest wart więcej niż czas pisarza treści. Dzieje się tak dlatego, że menedżerowie przyjmują więcej ról skierowanych do klienta i przyczyniają się do strategicznych decyzji, które mogą przynieść więcej pieniędzy, podczas gdy pisarz treści po prostu specjalizuje się w tworzeniu najlepszych możliwych treści.

Zarządzaj alokacją zasobów na podstawie wymagań

po zidentyfikowaniu zadań, nad którymi musisz pracować, i ustaleniu, w jaki sposób można przydzielić obciążenie pracą na podstawie zdolności każdego członka zespołu, możesz rozpocząć przydzielanie zadań zespołowi.

ale nie możesz po prostu przypisać obciążenia pracą na podstawie tego, ile każdy pracownik może wnieść, prawda?

aby utrzymać obciążenie pracowników w zarządzaniu, najpierw przydziel pracę o wysokim priorytecie. Doradź całemu zespołowi, aby zaktualizował swoje bieżące obciążenie pracą w celu wykonania zadań, które są najważniejsze dla Twojej organizacji.

w procesie przypisywania pracy o wysokim priorytecie pamiętaj o zbilansowaniu terminów płatności wśród członków zespołu.

jeśli dasz jednej osobie zbyt wiele zadań ze sprzecznymi ramami czasowymi, mogą się zestresować i wypalić. Ale jeśli podasz pracownikowi terminy, które są zbyt odległe od siebie, mogą skończyć się zbyt lekko i bezproduktywnie.

kolejną rzeczą do rozważenia jest danie właściwej osobie odpowiedniego zadania do pracy. Jak wspomnieliśmy wcześniej, weź pod uwagę obecne obciążenie pracą pracowników, zestaw umiejętności i doświadczenie podczas delegowania zadań.

jeśli jednak ręczne zarządzanie alokacją zasobów jest trudne, zawsze możesz zainwestować w narzędzia do zarządzania zasobami. Narzędzia te mogą pomóc w śledzeniu i zarządzaniu liczbą zasobów.

jednak narzędzie nie może zrobić wszystkiego!

pamiętaj, aby zaangażować członków zespołu w proces planowania zasobów. Możesz zapytać ich, czy są skłonni wziąć na siebie więcej obowiązków lub czy czują, że radzą sobie z przytłaczającym obciążeniem pracą i potrzebują przerwy w pracy.

dodatkowo zawsze informuj swoich pracowników, dlaczego przypisujesz im konkretne zadanie. Pomoże im to zrozumieć, czego się od nich oczekuje i zwiększy ich poziom zaangażowania od samego początku.

regularne sprawdzanie się z członkami zespołu

komunikacja z członkami zespołu nie powinna ograniczać się tylko do etapu planowania zarządzania projektami.

po zakończeniu alokacji obciążeń ważne jest, aby skontaktować się z nimi, aby skutecznie zarządzać obciążeniem.

dlaczego?

kiedy komunikujesz się jeden na jeden z członkami zespołu, możesz zapytać ich, jak sobie radzą z przydzielonymi im zadaniami. Możesz określić, czy zostali przeciążeni nadmiernym obciążeniem pracą lub czy czują, że mogą wziąć na siebie większą odpowiedzialność.

jednak nie tylko rozmawiaj o zarządzaniu projektami. Porozmawiaj z nimi o szerszej perspektywie i tym, co planujesz zrobić z biznesem. Spraw, aby członkowie Twojego zespołu czuli się zaangażowani w proces podejmowania decyzji w organizacji.

pamiętaj, że pracownicy zawsze mogą cię zaskoczyć, a ktoś, kogo najmniej się spodziewałeś, może stać się silnym kierownikiem projektu, podczas gdy inny pracownik, którego planowałeś awansować, może szukać innej ścieżki kariery.

dlatego zawsze ważne jest, aby komunikować się z pracownikami i dowiedzieć się, co myślą. Zapewnij im bezpieczną przestrzeń, w której będą mogli wyrazić siebie bez obawy o konsekwencje, a staną się szczęśliwsi i bardziej produktywni.

użyj oprogramowania do zarządzania obciążeniem do obsługi procesów roboczych

oczywiście, istnieje wiele technik skutecznego zarządzania obciążeniem zespołowym, ale jeśli planujesz robić wszystko ręcznie, będziesz wyczerpany, zanim się zorientujesz.

aby ukończyć efektywny plan zarządzania obciążeniem, potrzebujesz narzędzia, które jest do tego przeznaczone. Oto dwa narzędzia do zarządzania projektami, które mogą pomóc w zarządzaniu obciążeniem bez żadnych kłopotów:

A. Asana

asana to narzędzie do zarządzania pracą, które pomaga zespołom organizować, śledzić i zarządzać wszystkimi zadaniami. To narzędzie do zarządzania zadaniami ma mnóstwo rozwiązań dla marketingu, operacji, sprzedaży i zespołów produktowych.

Kluczowe cechy

• funkcje tablic Kanban dla łatwego śledzenia.
• Świetne dla zespołów zdalnych.
• obsługuje kalendarze zespołów i projektów.
• umożliwia współpracę zespołową.
• ma aplikację mobilną do pracy w podróży.

cennik

Asana ma bezpłatny plan dla użytkowników, a płatne plany zaczynają się od $13.49/indywidualny użytkownik/miesiąc.

oceny klientów

• G2 – 4.3/5 (6000+ opinie)
• Capterra – 4.4/5 (8000+ opinie)

B. Trello

Trello to aplikacja w stylu Kanban z przyjaznym dla użytkownika interfejsem. Możesz użyć „kart Trello”, aby przypisać zadania członkom zespołu i aktualizować postępy, przesuwając te karty po planszy Trello.

System zarządzania obciążeniem Trello oferuje automatyzację i mnóstwo integracji i power-upów.

Kluczowe cechy

• funkcje automatyzacja przepływu pracy z Trello Butler.
• może pracować z wieloma zespołami.
• łatwe w użyciu karty zadań.
• integruje się z mnóstwem innych aplikacji.
• oferuje aplikację mobilną na iOS i Androida.

cennik

Trello oferuje bezpłatny plan dla użytkowników, a płatne plany zaczynają się od $12.50/indywidualny użytkownik/miesiąc.

Oceny Klientów

• G2 – 4.3/5 (10000 + opinie)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + opinie)

ale czekaj.

oba te narzędzia mogą pomóc ci lepiej zarządzać obciążeniem zespołu.

co powiesz na to, aby twój zespół lepiej radził sobie z obciążeniem pracą?

do tego też czegoś potrzebujesz, prawda?

nie martw się.

najlepsze w asanie i Trello jest to, że oboje pracują z Time Doctor!

Co To Jest Time Doctor?

Time Doctor jest popularnym narzędziem do zarządzania produktywnością używanym przez gigantyczne firmy, takie jak Verizon, a także małe i średnie firmy, takie jak Thrive Market, aby zrozumieć, jak produktywni są ich pracownicy.

nie tylko to, ale Time Doctor pomoże również Twoim pracownikom zobaczyć, gdzie mogą być bardziej produktywni i pomóc im poprawić!

Time Doctor will:

• Pokaż dokładnie, ile czasu pracownicy poświęcają na każde zadanie.
• zaznacz godziny bezczynności wszystkich pracowników.
• twórz raporty, które podkreślają wydajność pracowników w czasie rzeczywistym.
• Usprawnij zarządzanie płacami.
• integracja z wieloma innymi narzędziami produktywności, takimi jak Asana, Trello, Jira i Zendesk.

dodatkowo, Time Doctor śledzi Twoich pracowników tylko w godzinach pracy – więc nie musisz się martwić o kwestie prywatności. Możesz nawet dostosować oprogramowanie, aby było bardziej przyjazne dla pracowników.

likwidacja

efektywne zarządzanie obciążeniami ma kluczowe znaczenie dla zachowania zdrowia, skupienia i produktywności pracowników.

i chociaż możesz postępować zgodnie z mnóstwem technik ręcznych, aby sprawiedliwie rozkładać obciążenie pracą, nie będziesz w stanie go utrzymać.

ale nie martw się.

po prostu skorzystaj z wskazówek, o których wspomnieliśmy w tym artykule, a także dobrego narzędzia do zarządzania obciążeniami, a nie będziesz miał problemów z zarządzaniem obciążeniami i zwiększeniem wydajności swojej firmy!