PMP ® Exam Tip: Crashing & fast Tracking explained

każdy kierownik projektu wie, że harmonogramy ciągle się zmieniają. I niestety, harmonogramy zwykle nie stają się krótsze – stają się dłuższe! Lub klient chce, aby produkt został dostarczony wcześniej. A teraz to, co wyglądało na idealny harmonogram na początku projektu, jest totalnym bałaganem i nigdy nie będziesz w stanie ukończyć projektu na czas!

o ile oczywiście nie podejmiesz natychmiastowych działań w postaci awarii lub szybkiego śledzenia.

i o to właśnie chodzi w tym artykule. Nauczę cię wszystkiego, co musisz wiedzieć o obu technikach egzaminu Project Management Professional (PMP)®. Dołączę nawet film i przykładowe pytanie egzaminacyjne poniżej. Zaczynajmy.:

awarie i szybkie śledzenie to techniki kompresji harmonogramu

kompresja harmonogramu jest używana, gdy chcesz skrócić czas trwania projektu bez zmiany zakresu projektu.

jest to przydatne w sytuacjach, gdy spóźniłeś się z pierwotnym harmonogramem i teraz musisz „nadrobić zaległości”, lub jeśli chcesz skończyć wcześniej, ponieważ konkurent pracuje nad tym samym rodzajem produktu i chcesz być pierwszy na rynku. Może to być również strategiczna decyzja, aby zakończyć projekt szybciej niż pierwotnie zaplanowano w oparciu o inne czynniki.

istnieją dwie techniki kompresji harmonogramu, które musisz zrozumieć podczas egzaminu PMP®:

awaria dodawanie zasobów do projektu, dzięki czemu możesz szybciej skończyć. Upaść prawie zawsze wiąże się z kosztami finansowymi. Szybkie śledzenie wykonywanie zadań równolegle, dzięki czemu można zakończyć szybciej. Nakładanie się zadań w ten sposób często zwiększa ryzyko.

kompresja harmonogramu powinna zawsze koncentrować się na ścieżce krytycznej projektu, ponieważ ścieżka krytyczna określa datę zakończenia projektu. A jeśli chcesz zakończyć projekt wcześniej, nie ma sensu kompresować żadnych działań, które nie mają wpływu na datę zakończenia projektu.

Co to jest szybkie śledzenie?

szybkie śledzenie jest stosowane przez ponowne planowanie różnych działań w ramach projektu, które mają być wykonywane jednocześnie, zamiast czekać na każdy element, który ma być wypełniony osobno. Zawsze najpierw zacznij od tej techniki. Dlaczego? Ponieważ nie ma żadnych kosztów. Jesteś w zasadzie „tylko przestawianie harmonogramu”.

jednak ta metoda może być użyta tylko wtedy, gdy działania mogą być rzeczywiście nakładane.

na przykład możliwe jest rozpoczęcie budowy prototypu, nawet jeśli specyfikacje projektu nie są w 100% kompletne. Możesz nakładać się na nie tak długo, jak zdefiniowano wystarczająco dużo specyfikacji, aby rozpocząć tworzenie prototypów.

ryzyko związane z szybkim śledzeniem polega na tym, że problemy mogą wystąpić, jeśli równoległe aspekty projektu obejmują zależności. W naszym przykładzie ryzykujesz, że musisz przerobić prototyp, jeśli projekt zostanie zmieniony w połowie procesu. Ale Twoja szansa jest taka, że produkcja zostanie wykonana znacznie wcześniej, jeśli projekt pozostanie stabilny.

tak więc ryzyko i szansa muszą być porównane ze sobą przez kierownika projektu.

przykład szybkiego śledzenia

przeglądasz harmonogram projektu i zauważasz, że Data zakończenia projektu przekroczyła obiecaną datę zakończenia. Musisz przywrócić wszystko na właściwe tory, nie wydając żadnych dodatkowych pieniędzy.

szczegółowa analiza pokazuje, że istnieją trzy zadania, które można rozpocząć wcześniej w celu skrócenia projektu:

• Dokumentacja użytkownika końcowego może rozpocząć się po testach integracji, ale przed ostatecznym podpisaniem.
• sesje szkoleniowe użytkownika można rozpocząć przed konfiguracją i zainstalowaniem końcowego systemu, jeśli pierwsze 3 sesje można trenować za pomocą systemu testowego
• konfigurację i instalację końcowego systemu można rozpocząć na trzy dni przed zakończeniem testów.

każdy z tych pomysłów skróci twój harmonogram, ale także doda dodatkowego ryzyka do projektu. Twoim obowiązkiem jako kierownika projektu jest rozważenie opcji względem siebie i określenie, które (Lub wszystkie) z nich zastosujesz w celu skrócenia harmonogramu.

co się zawiesza?

w przypadku zastosowania podejścia awaryjnego wszelkie dodatkowe koszty związane z przyspieszeniem projektu są porównywane z możliwymi korzyściami płynącymi z realizacji projektu w szybszym czasie. Dodatkowe elementy, które należy wziąć pod uwagę podczas korzystania z podejścia crashing obejmują dodanie większej ilości zasobów dla projektu, umożliwienie dodatkowych nadgodzin, płacenie dodatkowych za szybsze dostarczanie krytycznych elementów itp.

awaria działa tylko wtedy, gdy dodatkowe zasoby pozwalają na szybsze ukończenie projektu. Na przykład upaść nie zadziała, dodając więcej zasobów ludzkich, gdy „beton w fundamencie musi wyschnąć przez 3 dni”.

prowadzisz projekt wdrożenia nowych przepisów w swojej organizacji. Nowe prawo wchodzi w życie 30 czerwca, a każdy dzień opóźnienia będzie kosztować Twoją organizację grzywną nałożoną przez rząd. Już poprawiłeś i usprawniłeś harmonogram projektu w jak największym stopniu, ale dalsza poprawa wydaje się możliwa bez drastycznych środków.

w dyskusji ze sponsorem projektu oboje zgadzacie się, że ukończenie projektu zgodnie z harmonogramem jest głównym ograniczeniem. Należy wystąpić o dodatkowy budżet.

• analizujesz ścieżkę krytyczną.
• identyfikujesz wszystkie zadania, które można skrócić, dodając dodatkowe zasoby.
• dla każdego zadania wykonujesz kalkulację, określając koszt i liczbę zaoszczędzonych dni, dodając dodatkowe zasoby.
• wybierasz najmniej kosztowne podejście.
• przekazujesz sponsorowi budżet i zaktualizowany harmonogram.

Jak korzystać z Crashingu i szybkiego śledzenia w moim projekcie?

podane powyżej przykłady mają na celu wyjaśnienie awarii i szybkiego śledzenia z perspektywy podręcznika. Wyjaśniają teoretyczne zastosowanie tych technik w prostej sytuacji, aby pokazać, jak działają. Na papierze.

ale co z wykorzystaniem tych technik w rzeczywistych projektach? Czy można po prostu wdrożyć proces textook, czy są jakieś konkretne spostrzeżenia, które musimy wziąć pod uwagę? Jakie są wnioski wyciągnięte od innych kierowników projektów?

postanowiliśmy śmiało zapytać uczestników naszych forów dyskusyjnych. Podobnie jak ty, wszyscy są kierownikami projektów odpowiedzialnymi za bieżące projekty i wielu z nich ma doświadczenie z tymi technikami. Oto pytania, które zadaliśmy:

1. w jaki sposób wykorzystałeś crashing lub fast tracking w swoich projektach?
2. jakie wnioski możesz się z nami podzielić?
3. i oczywiście… Jak uczyłeś się tych dwóch technik do egzaminu PMP?

poszliśmy do przodu i zapytaliśmy na naszym forum dyskusyjnym i otrzymaliśmy ogromną liczbę niezwykle wnikliwych odpowiedzi. Możesz przeczytać wszystko tutaj.

obejrzyj ten film szkoleniowy PMP na temat awarii i szybkiego śledzenia

kliknij poniższy obrazek, aby obejrzeć film, w którym wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o awarii i szybkim śledzeniu egzaminu PMP w mniej niż 10 minut:

przykładowe pytania do egzaminu PMP

dowiedz się więcej na temat awarii i szybkiego śledzenia

awarii i szybkiego śledzenia to techniki kompresji harmonogramu. Stosujesz je w celu skrócenia harmonogramu i osiągnięcia określonego celu harmonogramu.

• szybkie śledzenie oznacza wykonywanie dwóch czynności jednocześnie, nawet jeśli normalnie nie byłyby one wykonywane w ten sposób.
• szybkie śledzenie jest bezpłatne, ale zwiększa ryzyko dla Twojego projektu.
• upaść oznacza dodanie dodatkowych zasobów do projektu.
• upaść wymaga dodatkowego budżetu. Więc chcesz rozbić te działania, które dadzą ci największy huk za dolara-największą kompresję harmonogramu przy najmniejszym koszcie.
• obie techniki mają sens tylko wtedy, gdy zastosujesz je do działań na ścieżce krytycznej.

na koniec nie zapomnij odwiedzić naszego forum dyskusyjnego i przeczytać o tym, jak inni kierownicy projektów wykorzystywali te techniki w swoich projektach i co zrobili, aby uczyć się ich do egzaminu PMP.