Podstawowy przewodnik po witrynach projektowych w SharePoint Online

SharePoint Online to niezwykle potężne narzędzie, które pozwala użytkownikom łączyć się i współpracować nad dowolną liczbą rzeczy. Dzięki wykorzystaniu witryn projektowych Twój zespół może połączyć się i efektywnie pracować nad projektami bez żadnych problemów. Przyjrzyjmy się więc, jakie witryny projektów znajdują się w SharePoint Online i co musisz zrobić, aby zacząć z nich korzystać.

co to jest Witryna projektu w SharePoint Online

Witryna projektu SharePoint to rodzaj witryny hub, która zapewnia zespołom miejsce do pracy nad projektami i zarządzania nimi. Podstawowy gotowy szablon strony dla strony projektu jest bardzo podobny do strony zespołu. W rzeczywistości mają wiele tych samych funkcji. Jednak witryna projektu różni się tym, że zawiera podsumowanie projektu, które jest połączone z domyślną listą zadań. Ta część internetowa sprawia, że po dodaniu elementu do listy zadań SharePoint automatycznie wyświetli go w podsumowaniu projektu. Tworzy to centralny pulpit nawigacyjny, za pomocą którego można szybko śledzić postępy i wizualizować oś czasu projektów, nad którymi pracujesz.

Dlaczego Warto korzystać ze strony projektu SharePoint

strona projektu w SharePoint Online jest doskonałym narzędziem do śledzenia i zarządzania projektami. Oprócz tego, co opisaliśmy powyżej, korzystając z witryny projektu SharePoint, uzyskasz dostęp do następujących zalet:

• wizualna oś czasu dla zadań projektu.
• Harmonogram zadań projektu.
• Biblioteka projektów do przechowywania odpowiednich dokumentów.
• notatnik do szybkiego przechwytywania i porządkowania informacji o projekcie.
• Udostępnij kalendarz wydarzeń zespołowych.

wszystko to pozwala na szczegółowe zrozumienie tego, co dzieje się z danym projektem. W ten sposób możesz mieć pewność, że każdy członek zespołu wie, co musi robić i że wykonuje swoje zadania.

strona projektu jest najlepiej wykorzystywana do konkretnego projektu o określonym celu. Jeśli szukasz strony bardziej opartej na współpracy, zalecamy korzystanie z witryny zespołowej, ponieważ jest ona bardziej dostosowana do tego celu. Witryna projektu w SharePoint Online powinna być używana tylko do śledzenia i pracy nad projektem, w przeciwnym razie ryzykujesz wprowadzenie rzeczy w błąd i odwrócenie uwagi ludzi od jego celu.

Jak utworzyć witrynę projektu w SharePoint Online

1. kliknij Ustawienia, a następnie kliknij zawartość witryny.
2. w sekcji podstrony kliknij Nowa podstrona.
3. w tytule i opisie nadaj nowej stronie projektu Tytuł odpowiadający nazwie projektu. jeśli chcesz, podaj krótki opis strony.
4. w polu Adres strony internetowej podaj część adresu URL, która będzie używana dla Twojej strony projektu.
5. w obszarze wybór szablonu kliknij stronę projektu.
6. w sekcji Uprawnienia możesz wybrać, czy nowa witryna ma korzystać z tych samych uprawnień, co witryna nadrzędna, czy też z własnych unikalnych uprawnień.
7. w zależności od używanej wersji programu SharePoint może być wyświetlana Nawigacja. W tym miejscu możesz wybrać wyświetlanie podstrony projektu w panelu Szybkie uruchamianie.
8. w sekcji dziedziczenie nawigacji wybierz, czy chcesz używać górnego paska łącza ze strony nadrzędnej w witrynie projektu.
9. kliknij przycisk Utwórz, aby utworzyć nową stronę projektu.

Wskazówki dotyczące zarządzania witryną projektu SharePoint

podczas gdy tworzenie witryny projektu w SharePoint Online jest łatwe, zarządzanie nią w trakcie jej życia może być nieco trudne. Oto kilka wskazówek, których możesz użyć, aby znacznie ułatwić ten proces.

Ustrukturyzuj swoją stronę projektu

musisz dokładnie przemyśleć treść dodaną do witryny projektu SharePoint Online. W szczególności, musisz myśleć o tym, jak to jest zorganizowane. Członkowie Twojego zespołu powinni łatwo poruszać się po głównych kontenerach. Zalecamy ułożenie witryny zespołu w prostej hierarchii, która ułatwia znalezienie dokumentów będących zasobami, których szuka Twój zespół.

Dostosuj nawigację witryny

żadna strona projektu nie powinna poruszać się tak samo. Nawigacja w witrynie projektu powinna być zgodna ze sposobem, w jaki twój zespół korzysta z witryny. Zalecamy modyfikację nawigacji w witrynie w sposób, który ułatwi użytkownikom znalezienie drogi. Zapewnia to, że nikt nie musi zmagać się z zagubieniem lub radzić sobie z bólem głowy związanym z próbą znalezienia ważnych dokumentów na zdezorganizowanej stronie.

Utwórz Plan

musisz zaplanować swój projekt z wyprzedzeniem, aby wiedzieć, jak będzie używana Twoja strona projektu. Informacje te powinny informować o tym, w jaki sposób budujesz i strukturyzujesz witrynę projektu SharePoint. Możesz upewnić się, że nie marnujesz czasu na tworzenie dodatkowych elementów na miejscu, które nigdy nie zostaną wykorzystane w całym cyklu życia projektu.

uważaj na zadania

używanie zadań i podzadań może być świetnym sposobem na poinformowanie ludzi, co powinni robić i kiedy powinni to robić. Nawiązując do naszej poprzedniej porady, musisz zaplanować je z wyprzedzeniem, aby nie przypisywać żadnych obcych zadań. Nie chcesz przeciążać swojego zespołu dużą ilością zadań, które mogą nie być istotne dla całego projektu.

poproś o informację zwrotną

ważne jest, aby uzyskać informację zwrotną od swojego zespołu. W ten sposób możesz upewnić się, że witryna jest skonfigurowana w taki sposób, aby mogli z niej skutecznie korzystać. Daje to możliwość modyfikacji witryny, aby odzwierciedlić użycie i sprawić, że nikt nie będzie miał problemów z korzystaniem z witryny projektu.

Zamknij witrynę po zakończeniu

po zakończeniu i wysłaniu projektu zalecamy zamknięcie witryny projektu. Obejmuje to zamknięcie wszystkich zadań, dodanie ostatecznego raportu o stanie projektu, a następnie aktualizację dokumentacji w razie potrzeby. W ten sposób możesz upewnić się, że witryna jest prawidłowo zarchiwizowana i może być przeglądana w późniejszym terminie.

Analizuj wydajność

po zamknięciu strony projektu zalecamy wykonanie „sekcji pośmiertnej” projektu. W ten sposób możesz analizować, jak przebiegał projekt, jak przebiegała strona projektu i co możesz zrobić w przyszłości, aby poprawić którąkolwiek z nich wraz z zespołem.

podsumowanie

witryny projektów w SharePoint Online są doskonałym narzędziem do współpracy i zarządzania projektami. Pamiętaj, aby odnieść się do tego, co napisaliśmy powyżej, abyś mógł zacząć korzystać z podstawowych witryn projektów SharePoint już dziś.

możesz znaleźć więcej samouczków SharePoint takich jak ten na naszym blogu, więc upewnij się, że sprawdzasz tam codziennie. Jeśli jesteś zainteresowany, możesz również zapisać się na naszą listę mailingową i otrzymywać e-mail za każdym razem, gdy publikujemy nowego bloga.