eu peguei um projeto de alguém não muito tempo atrás, e eu estava de três meses na minha gestão antes de eu percebi que não havia um projeto de carta.
havia muitos outros documentos que todos tinham um grau de sobreposição com uma carta, mas não uma carta real. Isso significava que faltavam algumas coisas importantes na papelada do projecto e a coisa mais importante que faltava era quem ia pagar por isso.Oops.Isso foi uma dor de cabeça para resolver.
a gestão de Projectos pode criar uma série de papelada, e nem sempre é o que você quer ou precisa. Neste artigo definiremos o que você realmente precisa e como usá-lo.Então, de que documentação estamos realmente a falar? Vamos definir.
a documentação criada por um gestor de projecto para gerir, controlar e entregar adequadamente o projecto.De que documentos do projecto precisa?
se olhar para os padrões e métodos de gestão do projecto, encontrará uma tonelada de documentação mencionada, mas precisa mesmo de tudo? Sinceramente, para a maioria dos projectos não tens.Se você está construindo um enorme parque olímpico ou um couraçado militar, então há padrões mais elevados para a documentação, mas para a maioria dos projetos feitos em ambientes de escritório por pequenas, médias e até mesmo grandes empresas ish, o seu tempo será melhor gasto em obter o básico direito. Então vamos falar sobre o essencial.
Aqui estão nove documentos que nenhum projeto de auto-respeito deve ser sem ao tentar gerir um projeto. Organizei os documentos de gestão do projeto por fase para que você possa ver a ordem em que eles são tipicamente criados.
obter cópias de todos estes modelos de documentos do projecto num pacote fácil de usar com notas e orientação. Criado por gerentes de projeto, para gerentes de projeto, este conjunto de modelos de documentos de projeto irá ajudá-lo a gerenciar seus projetos com sucesso.
1. Caso de Negócio
na fase de conceito ou ideia de um projecto, alguém surge com uma ideia brilhante. Isso é escrito em uma proposta formal de projeto ou caso de Negócio.Escrever uma proposta? Este é o livro que você precisa: escrever propostas: Um Manual do que torna o seu projecto direito ao financiamento (inclui o modelo de proposta)
o caso de negócio do projecto é o documento que dá início a todo o projecto. É escrito para explicar por que o projeto deve acontecer e resume o problema que o projeto vai resolver.
mas aqui é onde minha definição de documentação do projeto cai: o caso de negócio é normalmente escrito por alguém que não o gerente de projeto. Quem é que escreve o caso? Na minha experiência, os casos de negócios são reunidos pelo proprietário da empresa que quer a mudança — a pessoa que, em última análise, se torna o patrocinador do projeto.
no entanto, é muito, muito mais fácil gerir um projecto se tiver tido algum envolvimento na fase de casos de negócios porque compreende melhor os condutores e os objectivos.
o caso empresarial deve ser abrangente e persuasivo com suficiente detalhe para justificar o investimento necessário para o projecto.Dito isto, o caso de negócio poderia ser tão simples como um e-mail para um executivo pedindo permissão para avançar com uma iniciativa. Se estivesse a construir um estádio Olímpico, esse nível de informalidade não seria suficiente.
seja razoável e pragmático – não vale a pena criar documentação sobre excesso neste momento. Só vai fazer as pessoas desconfiar do que a administração está para vir.
Uma Vez aprovado o caso de negócio, você pode avançar para a fase de iniciação do projeto.
carta do projecto
a documentação mais importante na fase de início do projecto é o documento da carta do projecto.
você precisa disso: ele lhe dá a autoridade para atuar como gerente de projeto para o projeto. É seu mandato executar o projeto e é o documento que transforma o projeto de uma ideia em um programa de trabalho real, com proprietários alocados (e Acordo sobre financiamento).Sem um documento de carta do projecto, o seu projecto não existe formalmente!
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Projeto cartas podem ser de curto ou substantivo. Prefiro usar uma versão completa que na nossa terminologia chamamos de Documento de iniciação de Projecto. Inclui tudo o que precisas de saber sobre o que estás a começar.
Uma vez que você tem clareza sobre o que o projeto vai fazer, e o contexto em que ele vai operar, é hora de passar para a fase de planejamento.
plano de gestão do projecto
existem dois documentos de planeamento do projecto criados na fase de planeamento. O primeiro é o plano de gestão do projecto.
este é um documento enorme. Na verdade, provavelmente não é um documento (embora eu o tenha agrupado no modelo de plano de gestão de projeto que você pode encontrar aqui).No passado, sempre a geri como documentos separados, mas juntos formam o “plano”.
mais recentemente, meus projetos têm funcionado sob uma estrutura formal de PMO, e muito do que vai em um plano de gestão de projeto está basicamente repetindo os processos formais.
Nota: apenas crie um documento de planejamento se você precisar dele
não faz sentido criar um documento de plano apenas para dizer: “nós o fazemos como o PMO manda, assim como todos os outros projetos nesta empresa.”Nesse caso, eu tenho um documento sobre plano de gerenciamento de projetos e referencia padrões corporativos de TI.
o plano cobre tudo o que você precisa saber e fazer para gerenciar o projeto, incluindo coisas como a gestão de tolerâncias de projeto, variâncias, a abordagem de controle de mudança, como você vai avaliar a qualidade e assim por diante.
calendário do projecto
o segundo documento de planeamento do projecto que é importante na fase de planeamento é o calendário do projecto.
francamente, a maioria das pessoas diz “plano de projecto” quando se refere ao “calendário de projecto”.
a programação do projecto define todas as tarefas, quem as irá executar e quando as irá executar. Ele também rastreia dependências entre tarefas.
você pode usar software para organizar a linha do tempo do projeto para você. Existem centenas de diferentes ferramentas de programação de projetos-a maioria da organização tem algo. O problema é que pode não ser perfeito para o que queres usar.
crio programações de projectos no Microsoft Project, Teamwork e Excel, porque as Uso para coisas diferentes.
para comunicar marcos de alto nível, eu crio uma versão do cronograma no Microsoft PowerPoint usando o plugin Office Timeline.
no entanto você optar por documentar o seu programa de projeto, o importante é mantê-lo atualizado.
5. Registo RAID do projecto
estamos agora a passar para a quarta fase do projecto, a fase de execução. Neste momento, você tem uma série de documentos importantes do projeto. O primeiro que vamos ver para esta fase é o registo do RAID.
RAID significa:
Riscos
Ações (e/ou Suposições)
Problemas
Dependências (e/ou Decisões).
I use the term ‘RAID log’ to cover all the different logs relating to the project. Isso inclui todos os elementos da lista acima, além de mudanças. O RAAIDDC é mais difícil de dizer.
vale a pena ter um registo de todos estes itens. O seu registo RAID do projecto é um documento importante que lhe permite controlar tudo.
Leia em seguida: tudo o que você precisa saber sobre RAID na gestão de projetos.
É mais fácil de criar do que seria de esperar como você realmente só precisa de alguns campos importantes:
ID do Item, então você sabe que linha você está falando de quando você discute o conteúdo com sua equipe
nome do Item
descrição do Item
Ação necessária
Proprietário: não se esqueça disso ou ninguém assumirá a responsabilidade de fazer qualquer coisa sobre isso
última data atualizada.
você pode basicamente usar esse formato para todas as folhas e rastreadores diferentes dentro do seu registo RAID.
um registo RAID pode fazer parte do seu software de gestão de projectos ou você pode fazer o que eu faço e manter uma planilha do livro de trabalho do projecto que inclui RAID e muito mais.Os relatórios de Estado do projecto São outro documento crítico durante a fase de execução. Você está ocupado fazendo o trabalho, então você precisa dizer às pessoas o que o trabalho está acontecendo. Também te ajudam a localizar o que se passa.
Os relatórios sobre o estado do projecto abrangem uma série de diferentes cenários. Você tem:
relatórios formais do conselho do projecto
actualizações semanais da equipa de informação
relatórios formais ao PMO
relatórios Ad hoc sempre que um stakeholder peça alguma coisa.
e assim por diante. Gerentes de projeto passam muito tempo reportando.
OK, these are a collection of documents rather than a single document. Mas eles são realmente importantes porque são o mecanismo que você usa para obter informações para seus stakeholders em uma base regular.
são o registro formal escrito do progresso. E se eles são bons, seus stakeholders devem tomar medidas como resultado de lê-los.
Se precisar de Ajuda para criar melhores relatórios de Estado do projecto, obtenha aqui o meu ebook e o curso sobre relatórios de projectos.
Project Budget Tracker
finalmente para a fase de execução, tem um project budget tracker, outro importante documento de planeamento e controlo do projecto.
seu orçamento do projeto é um tipo diferente de documento — ele inclui menos texto, e muito mais números.
no entanto, ajuda a ter um documento de texto y para acompanhar os cálculos que estabelece informações sobre contratos, contratos públicos e os processos financeiros que se espera que você siga. Pode incluir isto no seu plano de gestão de projecto.
o gestor orçamental precisa de lhe mostrar o que previu gastar, ou seja, “o orçamento” e o que realmente gastou. Você pode então obter a planilha para fazer o trabalho pesado e resolver a variância.Variância é a diferença entre o que você previu e o que seu gasto real foi.
Se você está gastando demais, você pode identificar os itens de linha onde isso aconteceu. Se você está vindo sob sua previsão, você pode ter alguma flexibilidade para adicionar mais itens no escopo.
ou você pode ter que devolver o dinheiro — diferentes departamentos financeiros e patrocinadores do projeto terão prioridades diferentes!
Lessons Learned Review
à medida que prosseguimos a revisão dos documentos de gestão do projecto por fase, chegamos à fase final do seu projecto: encerramento. Existem dois documentos de encerramento do projecto que são importantes neste momento; o primeiro é a documentação das lições aprendidas.
lições extraídas documentos podem não ser documentos. Você pode armazenar suas lições aprendidas em uma base de dados como o canto ou wiki, ou algum outro formato pesquisável.
Leia em seguida: tudo o que você precisa saber sobre as lições aprendidas na gestão de projetos.
eu ainda produzir final formal das lições aprendidas do projeto documentos embora, e, em seguida, copiar as lições chave em qualquer outro sistema que os requer.
as lições aprendidas papelada faz parte do seu trabalho de encerramento do projecto. Isso só se torna uma referência útil se você compartilhá-lo com as pessoas desta equipe para que eles tenham algo que codifica as lições que aprenderam enquanto trabalham com você.Do mesmo modo, deve ser partilhada com outros gestores de projectos ou não beneficiarão do que funcionou e do que não funcionou.
Fechamento do Projeto Documento
Finalmente, durante a fase de Encerramento, você deve produzir um projeto formal de fechamento do documento.
este documento resume:
What the project delivered
How the project performed against time, cost, quality and scope measures i.e. were you late, over-budget or struggling to get a quality result?
quaisquer riscos, questões e acções pendentes no ponto de encerramento
a localização dos ficheiros do projecto
qualquer outra coisa que a pessoa que recebe a transferência precise de saber.
de todos os documentos, Este é o mais importante para ser formalmente assinado e aprovado. Sem o patrocinador do projeto concordar com o encerramento do projeto, o projeto não é fechado.
você vai acabar fazendo trabalho Ad hoc e suporte por meses. Não me perguntes como sei.)
Escolha os documentos que trabalham para o seu projeto
a coisa mais importante a lembrar é que este é um guia. Personalize a documentação do projecto de que necessita para que possa gerir melhor o seu projecto.Precisa de um plano de aquisição detalhado? Fazer. Você não precisa de um rastreador de orçamento como não há gastos externos? Não crie um e deixe em branco; isso é uma perda de seu tempo.
não fique pendurado no que você precisa ter – basta usar o acima como um guia para o que a maioria dos projetos do lado-maior-do-pequeno-mas-não-gigantesco têm.
menos tempo de administração gasto criando documentos que não adicionam valor significa que você pode liberar mais tempo para liderar sua equipe. É mais importante que você faça o trabalho no projeto. Papelada onerosa não é divertido para ninguém.
obter modelos de documentos para estes nove documentos do projecto você será capaz de controlar o seu projecto sem demasiada burocracia.
