O Guia final para a gestão da carga de trabalho

procura formas de gerir a sua carga de trabalho de forma eficiente?Gerir os membros da sua equipa e controlar as suas cargas de trabalho não é fácil.

se sobrestimar a capacidade da sua equipa ou colocar demasiadas listas de tarefas no prato de um empregado, as coisas podem tornar-se rapidamente confusas.

A Gestão da carga de trabalho é uma técnica que pode ajudar a manter a sua equipa a actuar no seu melhor, mesmo quando os números dos recursos são limitados e os prazos estão a aproximar-se.

neste artigo, vamos destacar tudo o que você precisa saber sobre gestão de carga de trabalho. Vamos cobrir o que é, por que é importante e até mesmo dar-lhe algumas dicas importantes para gerenciar eficientemente a carga de trabalho de sua equipe.

este artigo contém:

(clique nos links abaixo para ir a uma secção específica)

• o que é a gestão do volume de trabalho?
• Por Que É Importante A Gestão Da Carga De Trabalho?
• Cinco Dicas Para Gerenciar Sua Carga de trabalho da Equipe de forma Eficaz
  • Identificar As Tarefas Que Precisam Ser Concluídas
  • Entender Sua Equipe a Capacidade de Trabalho
  • Gerenciar a Alocação de Recursos com Base Em Requisitos
  • Verificar Regularmente Com os Membros da Equipe
  • Use Um Software de Gerenciamento de Carga de trabalho Para Lidar com os Processos de Trabalho

Vamos começar.

O Que É A Gestão Da Carga De Trabalho?

A Gestão da carga de trabalho é o processo de distribuição estratégica do trabalho entre a sua equipa para garantir o maior nível possível de produtividade.

se for bem feito, a gestão da carga de trabalho pode ajudar os seus empregados a produzir resultados muito melhores, a melhorar a sua confiança no local de trabalho e até mesmo a ajudar a sua equipa a desfrutar mais do seu trabalho!

no entanto, gerir a carga de trabalho da sua equipa não é apenas distribuir tarefas a quem quer que seja livre. É um processo mais pensado que avalia os pontos fortes e fracos individuais de cada funcionário – e então ajuda você a decidir sobre as cargas de trabalho individuais dos membros da equipe.Uma vez que compreenda as capacidades e limitações da sua equipa, pode começar a distribuir tarefas a cada empregado com base nas suas capacidades.

Por Que É Importante A Gestão Da Carga De Trabalho?

os trabalhadores sentem-se sobrecarregados quando há uma falta de gestão adequada da carga de trabalho no escritório. Imagine ter 30% de sua força de trabalho fazendo a maior parte do trabalho em um projeto, enquanto os outros 70% apenas ociosos ao redor!

é uma forma segura de empurrar esses 30% para o esgotamento!Situações de stress elevado como esta podem afectar até os seus melhores desempenhos e provocar um aumento do número de dias de baixa por doença e das taxas de rotatividade. A falta de equilíbrio no local de trabalho também leva a quedas nos níveis de produtividade.

o stress que acompanha uma elevada carga de trabalho do projecto irá também afectar negativamente a saúde mental e física dos seus empregados. No entanto, quando se pratica uma gestão adequada da carga de trabalho, promove-se uma cultura de equipa de distribuição justa da carga de trabalho. Isso vai manter sua equipe mais feliz, e eles serão mais produtivos e dispostos a contribuir para o projeto em que estão trabalhando e para o seu negócio.

no final do dia, isso significa que você vai ter mais trabalho feito – aumentando a taxa de crescimento do seu negócio.5 dicas simples para gerir eficazmente a carga de trabalho da sua equipa

agora que o introduzimos na gestão da carga de trabalho, vamos dar uma vista de olhos na forma como pode gerir eficazmente a carga de trabalho dos seus empregados.

Aqui estão seis dicas fáceis que você pode seguir para garantir uma gestão eficiente da carga de trabalho:O primeiro passo na gestão eficaz da carga de trabalho da sua equipa é identificar a sua carga de trabalho real.

tenha em mente que você precisa incluir tudo o que ocupa o tempo de trabalho, como reuniões de projeto ou reuniões de clientes.

aqui está uma pequena lista de tarefas que são frequentemente negligenciadas:

• ler e responder a e-mails.
• procedimentos de documentação.
• sessões de formação obrigatórias.
• fazer Café.
• limpeza de secretárias pessoais.

não se esqueça de incluir todas as tarefas e projetos em que você estará trabalhando também. Entender o que está em seu prato vai ajudá-lo a decidir qual tarefa ou projeto para delegar em sua equipe.

uma Vez que você tem uma lista de tudo que precisa ser feito, agrupá-los em categorias prioritárias com base no:

• Importância
• Urgência
• Quantidade de tempo necessária para concluir.

por exemplo, limpar uma secretária é uma tarefa curta e importante, mas trivial. Mas desenvolver uma estratégia de conteúdo para um cliente para que você possa apresentá-lo em uma reunião de projeto na próxima semana é uma tarefa demorada, importante e urgente.

agrupar cada tarefa e projecto desta forma de acordo com a prioridade irá ajudá-lo a dividir a carga de trabalho que tem de delegar nos seus empregados.

uma vez que tenha terminado de agrupar a sua carga de trabalho, lembre – se de elaborar linhas de tempo e um gráfico Gantt para cada grande projecto-isto irá ajudá-lo a acompanhar as alterações que sofrerem até à sua conclusão.

se você usar uma ferramenta de rastreamento de tempo como o médico de tempo, você pode usar relatórios de projeto para estimar a quantidade de tempo que cada tarefa terá com base em dados históricos.

compreender a capacidade de trabalho da sua equipa

gerir uma equipa eficaz é misturar e combinar vários tipos de personalidades para alcançar um objectivo comum para a sua organização.

portanto, embora seja importante dividir a carga de trabalho do projecto de forma justa entre a sua equipa, isso não significa necessariamente que tenha de dividir o trabalho uniformemente.Pense nisso.

todos os membros da equipa têm algo em que são bons, e são-lhes atribuídas responsabilidades com base nas suas competências. Os funcionários com habilidades de gestão de carga de trabalho podem lidar com muitas tarefas, mas outros funcionários podem trabalhar de forma muito eficiente em uma tarefa específica em que são especializados. Deve ter isto em conta ao dividir a carga de trabalho entre os seus empregados. Você pode atribuir várias tarefas repetitivas para alguém que pode malabarismo trabalhos – mas só atribuir uma única tarefa importante para alguém que não é grande em multitarefas no trabalho.

lembre-se que dividir grandes projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis também pode ajudar sua equipe a alcançar seus objetivos mais facilmente.Aqui estão algumas coisas a considerar antes de delegar a sua carga de trabalho:

• que tarefas podem os seus funcionários fazer de forma eficiente?
• em que tarefas estão actualmente a trabalhar?
• cada trabalhador deve lidar com mais ou menos da carga de trabalho?

mas isso não é tudo.

ajudaria se também atribuísse um valor específico ao tempo de cada membro da equipa.

por exemplo, o tempo de um gestor de conteúdos vale mais do que o tempo de um escritor de conteúdos. Isso ocorre porque os gerentes assumem papéis mais voltados para o cliente e contribuem para decisões estratégicas que podem trazer mais dinheiro, enquanto um escritor de conteúdo simplesmente se especializa em fazer o melhor conteúdo possível.

Gerenciar a Alocação de Recursos com Base Em Requisitos

uma Vez que você tenha identificado as tarefas que você precisa para trabalhar, e descobriu como você pode alocar a carga de trabalho baseado nas capacidades de cada membro da equipe – você pode começar a alocação de tarefas para a equipe.

mas você não pode simplesmente atribuir a carga de trabalho com base em quanto cada empregado pode contribuir, certo?

para manter a carga de trabalho dos seus empregados controlável, atribua prioridade ao trabalho. Aconselhe toda a sua equipa a actualizar a sua carga de trabalho actual, a fim de completar as tarefas mais importantes para a sua organização.

no processo de atribuição de trabalho de alta prioridade, lembre-se de equilibrar as datas de vencimento entre os membros da sua equipa.

se você der a uma pessoa muitas tarefas com prazos conflitantes, elas podem ficar estressadas e queimadas. Mas se você fornecer a um empregado datas de vencimento que são muito distantes, eles podem acabar tomando as coisas muito levemente e ser improdutivo. Outra coisa a considerar é dar à pessoa certa a tarefa certa para trabalhar. Como mencionamos anteriormente, considere a carga de trabalho atual dos funcionários, habilidades e experiência ao delegar tarefas.

no entanto, se achar difícil gerir manualmente a sua alocação de recursos, poderá sempre investir em ferramentas de gestão de recursos. Estas ferramentas podem ajudá-lo a manter o controle e gerenciar sua contagem de recursos.

no entanto, uma ferramenta não pode fazer tudo!Certifique-se de envolver os membros da sua equipa no processo de planeamento de recursos. Pode perguntar-lhes se estão dispostos a assumir mais responsabilidades, ou se sentem que estão a lidar com uma enorme carga de trabalho, e precisam de uma pausa do trabalho. Além disso, diga sempre aos seus empregados por que está a atribuir-lhes uma tarefa específica. Isso vai ajudá-los a entender o que é esperado deles e eles vão aumentar seus níveis de engajamento desde o início.

Check-In regular com os membros da equipa

A comunicação com os membros da equipa não é algo que deva ser limitado apenas à fase de planeamento da gestão do projecto.

uma vez que a alocação de carga de trabalho está completa, é importante verificar com eles para manter a sua carga de trabalho gerenciada de forma eficaz. Porquê?

quando se comunica um-a-um com os membros da equipa, pode perguntar-lhes como estão a lidar com as tarefas que lhes são atribuídas. Você pode identificar se eles foram sobrecarregados com uma carga de trabalho excessiva ou se eles sentem que podem assumir mais responsabilidade.

no entanto, não se limitem a falar de gestão de projectos. Fale com eles sobre o panorama geral e o que está a planear fazer com o negócio. Faça com que os membros da sua equipa se sintam envolvidos no processo de tomada de decisão da organização.Lembre-se, os funcionários podem sempre surpreendê-lo e alguém que você menos esperava pode acabar se tornando um gerente de projeto forte, enquanto outro funcionário que você planejou promover pode estar procurando um caminho de carreira diferente.É por isso que é sempre importante comunicar com os seus empregados e descobrir o que estão a pensar. Dêem-lhes um espaço seguro onde possam expressar-se sem medo de quaisquer consequências, e acabarão mais felizes e mais produtivos.

utilize um Software de gestão da carga de trabalho para lidar com processos de trabalho

claro, existem várias técnicas para uma gestão eficaz da carga de trabalho de equipa, mas se planeia fazer tudo manualmente, estará exausto antes de dar por isso.

para completar o seu plano de gestão eficaz da carga de trabalho, você precisa de uma ferramenta que é projetada para isso. Aqui estão duas ferramentas de gestão de projectos que podem ajudá-lo a gerir a sua carga de trabalho sem qualquer problema:

A. Asana

Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho que ajuda as equipas a organizar, controlar e gerir todas as suas tarefas. Esta ferramenta de gestão de Tarefas tem toneladas de soluções para marketing, Operações, vendas e equipes de produtos.

Características-Chave

• Características Kanban placas para fácil controle.
• ótimo para equipes remotas.
• suporta calendários de equipa e de projecto.
• permite a colaboração em equipa.
• tem um aplicativo móvel para trabalhar no-go.

preços

Asana tem um plano gratuito para os utilizadores e os planos pagos começam em $13,49/utilizador individual/mês.

Classificações de Clientes

• G2 – 4.3/5 (6000+ comentários)
• Capterra – 4.4/5 (8000+ comentários)

B. Trello

Trello é uma Kanban estilo de aplicativo com uma interface de usuário amigável. Você pode usar “cartões Trello” para atribuir tarefas aos membros da equipe e atualizar o progresso, movendo essas cartas através da placa Trello.

O sistema de gestão da carga de trabalho Trello apresenta automação e toneladas de integrações e power-ups.

características-chave

• características automação de fluxo de trabalho com Trello Butler.
• pode trabalhar com várias equipas.
• cartões-tarefa fáceis de usar.
• integra-se com toneladas de outras aplicações.
• apresenta um aplicativo móvel para iOS e Android.

preços

Trello oferece um plano gratuito para os usuários, e os planos pagos começam em $12.50/usuário individual/mês.

Classificação Dos Clientes

• G2-4.3/5 (10000+ reexames)
• Capterra – 4.5/5 (17000+ reexames)

mas espera.

ambas as ferramentas podem ajudá-lo a gerir melhor a carga de trabalho da sua equipa. E quanto a ajudar melhor a sua equipa a lidar com a sua carga de trabalho?Também precisas de algo para isso, certo?Não te preocupes.

A melhor coisa sobre Asana e Trello é que ambos trabalham com o Time Doctor!O Que É O Tempo, Doutor?

Time Doctor is a popular productivity management tool used by giant companies like Verizon, as well as SMBs, like Thear Market to understand how productive their employees are.

não só isso, mas o médico do tempo também ajudará seus funcionários a ver onde eles podem ser mais produtivos e ajudá-los a melhorar também!

tempo:

• mostrar com precisão quanto tempo os funcionários gastam em cada tarefa.
• realçar as horas de inactividade de todos os seus empregados.
• criar relatórios que realçam o desempenho dos empregados em tempo real.Simplifique a sua gestão de salários.
• integrar com toneladas de outras ferramentas de produtividade como Asana, Trello, Jira e Zendesk.

adicionalmente, o médico do tempo só acompanha os seus empregados durante o horário de trabalho – por isso não tem de se preocupar com preocupações de Privacidade. Você pode até personalizar o software para torná-lo mais amigável para os funcionários.

encerrar

gerir as cargas de trabalho de forma eficiente é crucial para manter os seus empregados saudáveis, focados e produtivos.

e enquanto você pode seguir toneladas de técnicas manuais para distribuir sua carga de trabalho de forma justa, você não será capaz de sustentá-la.

mas não se preocupe.

basta usar as dicas que mencionamos neste artigo, juntamente com uma boa ferramenta de gestão de carga de trabalho e você não terá problemas em Gerenciar cargas de trabalho e aumentar o desempenho do seu negócio!