un șablon de factură proformă este o înregistrare preliminară a vânzării care servește ca stand-in până la finalizarea detaliilor tranzacției. Ca orice altă factură, aceasta ar trebui să conțină o listă detaliată de articole și Costuri. Cu toate acestea, deoarece acest document nu este neapărat în formă finală, costurile de transport, taxele și alte detalii pot fi modificate.
întreprinderile folosesc facturile proforme ca estimări scrise care pot ajuta la evidența contabilă și la procesarea vamală și pot servi drept bază pentru încheierea unui acord final între cumpărător și vânzător – astfel încât facturile trebuie întotdeauna pregătite cu bună credință și livrate prompt.
factura proformă ar trebui să fie practic indistinguizabilă de una standard, cu avertismentul că cifrele sale pot fi modificate. Ar trebui să includă:
- numele, adresa și numărul de telefon al cumpărătorului și vânzătorului
- o listă detaliată a tuturor articolelor și a costurilor acestora
- subtotalul estimat datorat, impozitele estimate datorate și totalul estimat datorat
- data scadenței plății și orice penalități pentru întârzierea efectuării plăților
cum se utilizează o proformă factură
calculați bunurile care urmează să fie trimise
examinați comanda în detaliu și calculați costurile preliminare totale.
descrieți fiecare taxă preliminară
completați factura completând aceste cantități și Costuri preliminare. Poate fi înțelept să evidențiați anumite elemente care sunt cel mai probabil să se schimbe.
trimiteți factura
trimiteți factura când este gata și asigurați-vă că exprimați că este ProForma, nu versiunea finală. Vorbiți cu clientul și asigurați-vă Acordul cu privire la toți termenii.
expediați mărfurile
odată ce factura proformă a fost livrată și un acord este atins, puteți trimite bunuri. Nu uitați să înregistrați orice modificări ale costurilor sau cantităților. Apoi, pregătiți factura finală și livrați-o prompt clientului.