9 documente esențiale de proiect (cu șabloane)

am luat un proiect de la altcineva nu cu mult timp în urmă și am fost de trei luni în gestionarea mea de ea înainte de a mi-am dat seama că nu a fost un proiect charter.

au existat o mulțime de alte documente care au avut toate un grad de suprapunere cu o cartă, dar nu o cartă reală. Asta însemna că lipseau câteva lucruri cheie din documentele proiectului și cel mai important lucru care lipsea era cine urma să plătească pentru el.

Hopa.

asta a fost un pic de durere de cap pentru a rezolva.

managementul de proiect poate crea o mulțime de documente și nu este întotdeauna lucrurile pe care le doriți sau de care aveți nevoie. În acest articol vom defini ceea ce aveți cu adevărat nevoie și cum să îl utilizați.

deci, despre ce documentație vorbim cu adevărat? Să definim.

documente de management de proiect: o definiție

putem defini documentele de proiect ca:

documentația creată de un manager de proiect pentru a gestiona, controla și livra în mod adecvat proiectul.

ce documente de proiect aveți nevoie?

dacă vă uitați în standardele și metodele de management de proiect, veți găsi o mulțime de documente menționate, dar chiar aveți nevoie de toate? Sincer, pentru majoritatea proiectelor nu.

dacă construiți un parc Olimpic masiv sau o navă de luptă militară, atunci există standarde mai ridicate pentru documentare, dar pentru majoritatea proiectelor realizate în medii de birou de către firme mici, mijlocii și chiar Mari, timpul dvs. va fi cel mai bine cheltuit pentru a obține elementele de bază corecte.

deci, să vorbim despre elementele esențiale.

iată nouă documente pe care niciun proiect care se respectă nu ar trebui să le lipsească atunci când încearcă să gestioneze un proiect. Am organizat documentele de management de proiect de fază, astfel încât să puteți vedea ordinea în care acestea sunt de obicei create.

1. Business Case

în faza de Concept sau idee a unui proiect, cineva vine cu o idee strălucitoare. Acest lucru este scris într-o propunere formală de proiect sau un caz de afaceri.

cazul de afaceri al proiectului este documentul care începe întregul proiect. Este scris pentru a explica de ce ar trebui să se întâmple proiectul și rezumă problema pe care proiectul o va rezolva.

dar aici se încadrează definiția mea a documentației de proiect: cazul de afaceri este în mod normal scris de altcineva decât managerul de proiect.

Deci, cine scrie cazul de afaceri?

din experiența mea, cazurile de afaceri sunt puse împreună de proprietarul afacerii care dorește schimbarea — persoana care devine în cele din urmă sponsorul proiectului.

cu toate acestea, este mult, mult mai ușor să gestionați un proiect dacă ați avut o anumită implicare în etapa de business case, deoarece înțelegeți mai bine driverele și obiectivele.

cazul de afaceri ar trebui să fie cuprinzător și convingător, cu suficiente detalii pentru a justifica investiția necesară pentru proiect.

acestea fiind spuse, cazul de afaceri ar putea fi la fel de simplu ca un e-mail către un executiv care cere permisiunea de a merge mai departe cu o inițiativă. Dacă ați construi un stadion olimpic, acest nivel de informalitate nu ar fi suficient.

fii rezonabil și pragmatic – nu are rost să creezi documentație excesivă în acest moment. Aceasta va face doar pe oameni abtine de ceea ce admin este de a veni.

odată ce cazul de afaceri este aprobat, puteți merge mai departe în faza de inițiere a proiectului.

Carta proiectului

Cea mai importantă lucrare în faza de inițiere a proiectului este documentul Cartei proiectului.

aveți nevoie de acest lucru: vă oferă Autoritatea de a acționa ca manager de proiect pentru proiect. Este mandatul dvs. de a conduce proiectul și este documentul care transformă proiectul dintr-o idee într-un program real de lucru, cu proprietari alocați (și acord de finanțare).

fără un document charter de proiect, proiectul dvs. nu există formal!

alegerea noastră

șabloane de e-mail pentru lansarea proiectului

șabloane pentru a vă ajuta să setați așteptările, să obțineți informații, să solicitați actualizări și să gestionați problemele. Destinat analiștilor de afaceri, dar ușor de personalizat pentru toate rolurile proiectului.

Aflați mai multe aflați mai multe

câștigăm un comision Dacă faceți clic pe acest link și efectuați o achiziție, fără costuri suplimentare pentru dvs. # ad

charterele proiectului pot fi scurte sau substanțiale. Prefer să folosesc o versiune complet rotunjită pe care în terminologia noastră o numim Document de inițiere a proiectului. Acesta include tot ce trebuie să știți despre ceea ce sunteți incepand cu.

odată ce ați obținut claritate cu privire la ceea ce va face proiectul și contextul în care va funcționa, este timpul să treceți la faza de planificare.

planul de Management al proiectului

există două documente de planificare a proiectului create în faza de planificare. Primul este planul de management al proiectului.

acesta este un document imens. De fapt, probabil că nu este un document (deși l-am inclus împreună în șablonul planului de management al proiectului pe care îl puteți găsi aici).

în trecut am gestionat-o întotdeauna ca documente separate, dar împreună formează planul.

mai recent, proiectele mele au funcționat sub o structură formală PMO și o mare parte din ceea ce se întâmplă într-un plan de management de proiect repetă practic procesele formale.

notă: creați un document de planificare numai dacă aveți nevoie de el

nu are rost să creați un document de plan doar pentru a spune: „o facem așa cum mandatează PMO, la fel ca orice alt proiect din această companie.”În acest caz, am un document de plan de management al proiectului care se referă la standardele corporative.

planul acoperă tot ceea ce trebuie să știți și să faceți pentru a gestiona proiectul, inclusiv lucruri precum gestionarea toleranțelor proiectului, varianțele, abordarea controlului schimbării, modul în care veți evalua calitatea și așa mai departe.

programul proiectului

al doilea document de planificare a proiectului care este important în faza de planificare este programul proiectului.

sincer, majoritatea oamenilor spun ‘plan de proiect’ atunci când se referă la ‘program de proiect’.

programul proiectului stabilește toate sarcinile, cine le va face și când vor fi terminate. De asemenea, urmărește dependențele dintre SARCINI.

puteți utiliza software-ul pentru a organiza cronologia proiectului pentru dvs. Există sute de instrumente diferite de planificare a proiectelor – majoritatea organizațiilor au ceva. Problema este, s-ar putea să nu fie perfect pentru ceea ce doriți să-l utilizați pentru.

creez programe de proiect în Microsoft Project, Teamwork și Excel, pentru că le folosesc pentru lucruri diferite.

pentru comunicarea etapelor de nivel superior, creez o versiune a programului în Microsoft PowerPoint utilizând pluginul Office Timeline.

Cu toate acestea alegeți să documentați programul proiectului, important este să îl mențineți la zi.

5. Project RAID Log

acum trecem la a patra fază a proiectului, faza de execuție. În acest moment, aveți o serie de documente importante de proiect. Primul pe care îl vom analiza pentru această fază este jurnalul RAID.

RAID înseamnă:

• riscuri
• acțiuni (și/sau ipoteze)
• probleme
• dependențe (și/sau decizii).

eu folosesc termenul ‘RAID log’ pentru a acoperi toate jurnalele diferite legate de proiect. Aceasta include toate elementele din lista de mai sus, plus modificările. RAAIDDC este mai greu de spus, totuși.

se plătește pentru a avea un registru al tuturor acestor elemente. Jurnalul RAID al proiectului dvs. este un document important care vă permite să urmăriți totul.

citiți în continuare: tot ce trebuie să știți despre RAID în managementul de proiect.

este mai ușor de creat decât v-ați aștepta, deoarece aveți nevoie doar de câteva câmpuri importante:

• ID-ul articolului, astfel încât să știți despre ce linie vorbiți atunci când discutați conținutul cu echipa dvs.
• Nume articol
• Descriere articol
• acțiune necesară
• proprietar: nu uitați acest lucru sau nimeni nu își va asuma responsabilitatea pentru a face ceva în acest sens
• ultima dată actualizată.

puteți utiliza destul de mult acel format pentru toate foile și trackerele diferite din jurnalul dvs. RAID.

un jurnal RAID poate face parte din software-ul dvs. de management de proiect sau puteți face ceea ce fac eu și puteți menține o foaie de calcul a registrului de lucru al proiectului care include RAID și multe altele.

rapoarte de stare proiect

rapoartele de stare Proiect sunt un alt document critic în timpul fazei de execuție. Ești ocupat să faci munca, așa că trebuie să le spui oamenilor ce se întâmplă. De asemenea, vă ajută să urmăriți ce se întâmplă.

rapoartele privind starea proiectului acoperă o serie de scenarii diferite. Ai:

• rapoartele oficiale ale Consiliului de proiect
• actualizări săptămânale ale echipei de informații
• raportarea formală către PMO
• rapoarte Ad-hoc ori de câte ori o parte interesată cere ceva.

și așa mai departe. Managerii de proiect petrec mult timp raportând.

OK, acestea sunt mai degrabă o colecție de documente decât un singur document. Dar ele sunt foarte importante pentru că ele sunt mecanismul pe care îl utilizați pentru a obține informații părților interesate în mod regulat.

ele sunt înregistrarea oficială scrisă a progresului. Și dacă sunt bune, părțile interesate ar trebui să ia măsuri ca urmare a citirii lor.

Dacă aveți nevoie de o mână cu crearea de rapoarte mai bune de stare a proiectului, obțineți cartea mea electronică și cursul despre raportarea proiectului aici.

Tracker Buget proiect

în cele din urmă pentru faza de execuție, aveți un tracker buget proiect, un alt document important de planificare și control al proiectului.

bugetul proiectului dvs. este un alt tip de document — include mai puțin text și mult mai multe numere.

cu toate acestea, vă ajută să aveți un document text-y pentru a merge cu calculele care stabilesc informații despre contracte, achiziții și procesele financiare pe care trebuie să le urmați. Puteți încheia acest lucru în planul de management de proiect.

tracker buget trebuie să vă arate ceea ce ați prognozat să-și petreacă adică „bugetul” și ceea ce ați petrecut de fapt. Puteți obține apoi foaia de calcul pentru a face ridicarea grele și de a lucra în varianța.

varianța este diferența dintre ceea ce ați prognozat și ceea ce ați cheltuit efectiv.

Dacă sunteți depășit, puteți identifica elementele rând în care s-a întâmplat acest lucru. Dacă veniți sub prognoza dvs., este posibil să aveți o anumită flexibilitate pentru a adăuga mai multe elemente în domeniul de aplicare.

sau este posibil să trebuiască să predați banii înapoi — diferite departamente financiare și sponsori de proiect vor avea priorități diferite!

revizuirea lecțiilor învățate

pe măsură ce continuăm revizuirea documentelor de gestionare a proiectului în funcție de fază, ajungem la faza finală a proiectului dvs.: închiderea. Există două documente de închidere a proiectului care sunt importante în acest moment; primul este documentația lecțiilor învățate.

lecțiile învățate documentele ar putea să nu fie de fapt documente. Ai putea stoca lecțiile învățate într-o bază de date cum ar fi CornerThought sau wiki, sau un alt format de căutare.

citiți în continuare: tot ce trebuie să știți despre lecțiile învățate în managementul de proiect.

încă produc documente formale de sfârșit de proiect învățate și apoi copiez lecțiile cheie în orice alt sistem care le cere.

documentele învățate fac parte din lucrările de închidere a proiectului. Devine o referință utilă doar dacă o împărtășești cu oamenii din această echipă, astfel încât să aibă ceva care codifică lecțiile pe care le-au învățat în timp ce lucrează cu tine.

în egală măsură, ar trebui să fie împărtășită cu alți manageri de proiect sau nu vor beneficia de ceea ce a funcționat și ce nu a funcționat.

document de închidere a proiectului

în cele din urmă, în timpul fazei de închidere ar trebui să produceți un document formal de închidere a proiectului.

acest document rezumă:

• ce a livrat proiectul
• cum s-a desfășurat proiectul în raport cu măsurile de timp, cost, calitate și domeniu de aplicare, adică ați întârziat, ați depășit bugetul sau v-ați străduit să obțineți un rezultat de calitate?
• orice riscuri, probleme și acțiuni restante la punctul de închidere
• locația fișierelor proiectului
• orice altceva trebuie să știe persoana care primește predarea.

dintre toate documentele, acesta este cel mai important pentru a fi semnat și aprobat oficial. Fără ca sponsorul proiectului să accepte închiderea proiectului, Proiectul nu este închis.

vei sfârși prin a face muncă ad-hoc și sprijin de luni de zile. (Nu mă întreba de unde știu.)

alegeți documentele care funcționează pentru proiectul dvs.

Cel mai important lucru de reținut este că acesta este un ghid. Adaptați documentația de proiect de care aveți nevoie, astfel încât să vă puteți gestiona cel mai bine proiectul.

aveți nevoie de un plan detaliat de achiziții? Fă una. Nu aveți nevoie de un tracker de buget, deoarece nu există cheltuieli externe? Nu creați unul și lăsați-l gol; aceasta este o pierdere de timp.

nu te agăța de ceea ce trebuie să ai – folosește doar cele de mai sus ca ghid pentru ceea ce au majoritatea proiectelor de pe partea mai mare a micului, dar nu gigantic.

mai puțin timp petrecut de admin pentru a crea documente care nu adaugă valoare înseamnă că puteți elibera mai mult timp pentru a vă conduce echipa. Este mai important să lucrați la proiect. Hârtiile oneroase nu sunt distractive pentru nimeni.

luați șabloane de documente pentru aceste nouă documente de proiect, veți putea să vă controlați proiectul fără prea multă birocrație.