Ghidul final pentru gestionarea volumului de muncă

căutați modalități de a vă gestiona eficient volumul de muncă?

gestionarea membrilor echipei și urmărirea sarcinilor lor de lucru nu este ușoară.

dacă supraestimați capacitatea echipei dvs. sau puneți prea multe liste de sarcini pe farfuria unui angajat, lucrurile pot deveni rapid dezordonate.

gestionarea volumului de muncă este o tehnică care vă poate ajuta să vă mențineți echipa performantă la maximum, chiar și atunci când numărul resurselor este limitat și termenele limită sunt mai apropiate.

în acest articol, vom evidenția tot ce trebuie să știți despre gestionarea volumului de muncă. Vom acoperi ce este, de ce este important și chiar vă vom oferi câteva sfaturi importante pentru a gestiona eficient volumul de muncă al echipei dvs.

acest articol conține:

(Faceți clic pe linkurile de mai jos pentru a accesa o anumită secțiune)

• ce este gestionarea volumului de muncă?
• De Ce Este Importantă Gestionarea Volumului De Muncă?
• cinci sfaturi pentru a gestiona eficient volumul de muncă al echipei dvs.
  • identificați sarcinile care trebuie finalizate
  • înțelegeți capacitatea de lucru a echipei dvs.
  • gestionați alocarea resurselor pe baza cerințelor
  • faceți Check-in regulat cu membrii echipei
  • utilizați un Software de gestionare a volumului

să începem.

Ce Este Gestionarea Volumului De Muncă?

managementul volumului de muncă este procesul de distribuire strategică a muncii între echipa dvs. pentru a asigura cel mai înalt nivel posibil de productivitate.

dacă este făcută corect, gestionarea volumului de muncă vă poate ajuta angajații să obțină rezultate mult mai bune, să își îmbunătățească încrederea la locul de muncă și chiar să vă ajute echipa să se bucure mai mult de locul de muncă!

cu toate acestea, gestionarea volumului de muncă al echipei dvs. nu înseamnă doar predarea sarcinilor oricui este liber. Este un proces mai gândit care evaluează punctele forte și punctele slabe ale fiecărui angajat-și apoi vă ajută să decideți asupra sarcinilor individuale de lucru ale membrilor echipei.

odată ce ați înțeles abilitățile și limitările echipei dvs., puteți începe să distribuiți sarcini fiecărui angajat pe baza capacităților sale.

De Ce Este Importantă Gestionarea Volumului De Muncă?

angajații se simt suprasolicitați atunci când nu există o gestionare adecvată a volumului de muncă la birou. Imaginați-vă că 30% din forța de muncă face cea mai mare parte a muncii pe un proiect, în timp ce celelalte 70% doar inactiv în jurul valorii de!

este un mod sigur de a împinge acel 30% spre burn out!

situații de stres ridicat, cum ar fi acest lucru poate lua o taxă pe chiar și cele mai bune performanțe și provoca un număr crescut de zile de concediu medical și ratele de cifra de afaceri. Lipsa echilibrului la locul de muncă duce, de asemenea, la scăderea nivelului de productivitate.

stresul care însoțește un volum mare de muncă al proiectului va avea, de asemenea, un impact negativ asupra sănătății mentale și fizice a angajaților dvs.

cu toate acestea, atunci când practicați gestionarea corectă a volumului de muncă, promovați o cultură a echipei de distribuție echitabilă a volumului de muncă. Acest lucru vă va menține echipa mai fericită și va fi mai productivă și mai dispusă să contribuie la proiectul la care lucrează și la afacerea dvs.

la sfârșitul zilei, acest lucru înseamnă că veți obține mai mult de lucru făcut – stimularea ratei de creștere a afacerii dumneavoastră.

cinci sfaturi Simple pentru a gestiona eficient volumul de muncă al echipei dvs.

acum, că v-am prezentat gestionarea volumului de muncă, să aruncăm o privire asupra modului în care puteți gestiona eficient volumul de muncă al angajaților dvs.

iată șase sfaturi ușoare pe care le puteți urma pentru a asigura o gestionare eficientă a volumului de muncă:

identificați sarcinile care trebuie finalizate

primul pas în gestionarea eficientă a volumului de muncă al echipei este identificarea volumului de muncă real.

rețineți că trebuie să includeți tot ceea ce necesită timp de lucru, cum ar fi întâlnirile de proiect sau întâlnirile cu clienții.

Iată o mică listă de sarcini care sunt adesea trecute cu vederea:

• citirea și răspunsul la e-mailuri.
• proceduri de documentare.
• sesiuni de instruire obligatorii.
• prepararea cafelei.
• curățarea birourilor personale.

nu uitați să includeți fiecare sarcină și proiect la care veți lucra. Înțelegerea a ceea ce este pe farfurie vă va ajuta să decideți ce sarcină sau proiect să delegați echipei dvs.

odată ce aveți o listă cu tot ce trebuie făcut, grupați-le în categorii prioritare pe baza:

• importanță
• urgență
• cantitatea de timp necesară pentru finalizare.

de exemplu, curățarea unui birou este o sarcină scurtă și importantă, dar banală. Dar dezvoltarea unei strategii de conținut pentru un client, astfel încât să o puteți prezenta la o întâlnire de proiect săptămâna viitoare este o sarcină consumatoare de timp, importantă și urgentă.

gruparea fiecărei sarcini și proiecte în acest fel în funcție de prioritate vă va ajuta să împărțiți volumul de muncă pe care trebuie să-l delegați angajaților.

după ce ați terminat de grupat volumul de lucru, nu uitați să întocmiți termene și o diagramă Gantt pentru fiecare proiect mare – acest lucru vă va ajuta să urmăriți modificările pe care le suferă până la finalizare.

dacă utilizați un instrument de urmărire a timpului, cum ar fi Time Doctor, puteți utiliza rapoartele de proiect pentru a estima timpul necesar fiecărei activități pe baza datelor istorice.

înțelegeți capacitatea de lucru a echipei dvs.

conducerea unei echipe eficiente înseamnă amestecarea și potrivirea diferitelor tipuri de personalități pentru a atinge un obiectiv comun pentru organizația dvs.

deci, deși este important să împărțiți volumul de muncă al proiectului în mod echitabil între echipa dvs., asta nu înseamnă neapărat că trebuie să împărțiți munca în mod egal.

gândește-te.

fiecare membru al echipei are ceva la care se pricepe și li se atribuie responsabilități pe baza abilităților lor. Angajații cu abilități de gestionare a volumului de muncă pot jongla cu multe sarcini, dar alți angajați pot lucra foarte eficient la o anumită sarcină în care sunt specializați.

trebuie să țineți cont de acest lucru atunci când împărțiți volumul de muncă între angajații dvs. Puteți atribui mai multe sarcini repetitive unei persoane care poate jongla cu locuri de muncă – dar atribuiți o singură sarcină importantă unei persoane care nu este grozavă la multitasking la locul de muncă.

amintiți-vă că descompunerea proiectelor mari în sarcini mai mici și mai ușor de gestionat vă poate ajuta, de asemenea, echipa să își atingă obiectivele mai ușor.

iată câteva lucruri de luat în considerare înainte de a delega volumul de muncă:

• ce sarcini pot face angajații dvs. eficient?
• la ce sarcini lucrează în prezent?
• ar trebui fiecare angajat să se ocupe mai mult sau mai puțin de volumul de muncă?

dar asta nu e tot.

ar ajuta dacă ați atribui, de asemenea, o valoare specifică timpului fiecărui membru al echipei.

De exemplu, timpul unui manager de conținut valorează mai mult decât timpul unui scriitor de conținut. Acest lucru se datorează faptului că managerii își asumă mai multe roluri orientate către clienți și contribuie la decizii strategice care pot aduce mai mulți bani, în timp ce un scriitor de conținut este pur și simplu specializat în realizarea celui mai bun conținut posibil.

gestionați alocarea resurselor pe baza cerințelor

după ce ați identificat sarcinile la care trebuie să lucrați și ați dat seama cum puteți aloca volumul de lucru pe baza capacităților fiecărui membru al echipei – puteți începe alocarea sarcinilor către echipă.

dar nu puteți atribui doar volumul de muncă în funcție de cât de mult poate contribui fiecare angajat, nu?

pentru a menține sarcina de lucru a angajaților dvs. gestionabilă, atribuiți mai întâi munca cu prioritate ridicată. Sfătuiți întreaga echipă să își actualizeze volumul de lucru curent pentru a finaliza sarcinile care sunt cele mai importante pentru organizația dvs.

în procesul de atribuire a lucrărilor cu prioritate ridicată, nu uitați să echilibrați datele scadente între membrii echipei.

dacă dați unei persoane prea multe sarcini cu intervale de timp conflictuale, acestea pot fi stresate și arse. Dar dacă oferiți unui angajat date scadente care sunt prea îndepărtate, acestea pot ajunge să ia lucrurile prea ușor și să fie neproductive.

Un alt lucru de luat în considerare este să dai persoanei potrivite sarcina potrivită pentru a lucra. Așa cum am menționat mai devreme, luați în considerare volumul de muncă actual al angajaților, setul de abilități și experiența atunci când delegați sarcini.

cu toate acestea, dacă vi se pare dificil să gestionați manual alocarea resurselor, puteți investi întotdeauna în instrumente de gestionare a resurselor. Aceste instrumente vă pot ajuta să urmăriți și să gestionați numărul de resurse.

cu toate acestea, un instrument nu poate face totul!

asigurați-vă că implicați membrii echipei dvs. în procesul de planificare a resurselor. Puteți să-i întrebați dacă sunt dispuși să-și asume mai multe responsabilități sau dacă simt că se ocupă de un volum de muncă copleșitor și au nevoie de o pauză de la serviciu.

În plus, spuneți întotdeauna angajaților dvs. de ce le atribuiți o anumită sarcină. Acest lucru îi va ajuta să înțeleagă ce se așteaptă de la ei și își vor crește nivelul de implicare de la început.

Check-in regulat cu membrii echipei

comunicarea cu membrii echipei nu este ceva care ar trebui să se limiteze doar la etapa de planificare a managementului de proiect.

odată ce alocarea volumului de muncă este completă, este important să verificați cu ei pentru a menține volumul de muncă gestionat în mod eficient.

De ce?

când comunicați individual cu membrii echipei, îi puteți întreba cum se descurcă cu sarcinile care le sunt atribuite. Puteți identifica dacă au fost supraîncărcați cu un volum de muncă excesiv sau dacă simt că își pot asuma mai multă responsabilitate.

cu toate acestea, nu rămâneți doar să vorbiți despre managementul de proiect. Discutați cu ei despre imaginea de ansamblu și despre ceea ce intenționați să faceți cu afacerea. Faceți-vă membrii echipei să se simtă implicați în procesul de luare a deciziilor organizației.

amintiți-vă, angajații vă pot surprinde întotdeauna și cineva la care vă așteptați cel mai puțin poate ajunge să devină un manager de proiect puternic, în timp ce un alt angajat pe care l-ați planificat să îl promovați poate căuta o altă cale de carieră.

acesta este motivul pentru care este întotdeauna important să comunicați cu angajații dvs. și să aflați ce gândesc. Oferiți-le un spațiu sigur în care să se poată exprima fără teamă de consecințe și vor ajunge mai fericiți și mai productivi.

utilizați un software de gestionare a volumului de muncă pentru a gestiona procesele de lucru

sigur, există o serie de tehnici pentru gestionarea eficientă a volumului de muncă al echipei, dar dacă intenționați să faceți totul manual, veți fi epuizați înainte să vă dați seama.

pentru a finaliza planul eficient de gestionare a volumului de muncă, aveți nevoie de un instrument care este proiectat pentru asta. Iată două instrumente de management de proiect care vă pot ajuta să vă gestionați volumul de muncă fără probleme:

A. Asana

Asana este un instrument de gestionare a muncii care ajută echipele să organizeze, să urmărească și să gestioneze toate sarcinile lor. Acest instrument de gestionare a sarcinilor are tone de soluții pentru marketing, operațiuni, vânzări și echipe de produse.

Caracteristici cheie

• caracteristici Placi Kanban pentru urmărirea ușoară.
• mare pentru echipe de la distanță.
• acceptă calendarele de echipă și de proiect.
• permite colaborarea în echipă.
• are o aplicație mobilă pentru a lucra pe-the-go.

prețuri

Asana are un plan gratuit pentru utilizatori, iar planurile plătite încep de la 13,49 USD/utilizator individual/lună.

evaluările clienților

• G2-4.3 / 5 (6000 + recenzii)
• Capterra – 4.4/5 (8000 + recenzii)

B. Trello

Trello este o aplicație în stil Kanban cu o interfață ușor de utilizat. Puteți utiliza „carduri Trello” pentru a atribui sarcini membrilor echipei și pentru a actualiza progresul mutând aceste cărți pe placa Trello.

Sistemul de gestionare a volumului de muncă Trello oferă automatizare și tone de integrări și power-up-uri.

Caracteristici cheie

• caracteristici automatizare flux de lucru cu Trello Butler.
• poate lucra cu mai multe echipe.
• carduri de sarcini ușor de utilizat.
• se integrează cu tone de alte aplicații.
• dispune de o aplicație mobilă pentru iOS și Android.

prețuri

Trello oferă un plan gratuit pentru utilizatori, iar planurile plătite încep de la 12,50 USD/utilizator individual/lună.

Evaluările Clienților

• G2 – 4.3/5 (10000 + recenzii)
• Capterra – 4.5/5 (17000 + recenzii)

dar stai.

ambele instrumente vă pot ajuta să gestionați mai bine volumul de muncă al echipei.

ce zici de a-ți ajuta echipa să facă față mai bine volumului de muncă?

ai nevoie de ceva și pentru asta, nu?

nu vă faceți griji.

cel mai bun lucru despre Asana și Trello este că amândoi lucrează cu doctorul timpului!

Ce Este Doctorul Timpului?

Time Doctor este un instrument popular de gestionare a productivității utilizat de companii gigant precum Verizon, precum și IMM-uri, cum ar fi prospera piață pentru a înțelege cât de productivi sunt angajații lor.

nu numai că, dar timp medicul va ajuta, de asemenea, angajații dumneavoastră vedea în cazul în care acestea pot fi mai productive și a le ajuta să îmbunătățească prea!

medicul de timp va:

• arătați cât timp petrec angajații pentru fiecare sarcină cu exactitate.
• evidențiați orele inactive ale tuturor angajaților dvs.
• creați rapoarte care evidențiază performanța angajaților în timp real.
• eficientizați gestionarea salarizării.
• integrarea cu tone de alte instrumente de productivitate, cum ar fi Asana, Trello, Jira și Zendesk.

În plus, Time Doctor vă urmărește angajații numai în timpul orelor de lucru – deci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la preocupările legate de confidențialitate. Puteți personaliza chiar software-ul pentru a face mai angajat-friendly.

împachetarea

gestionarea eficientă a sarcinilor de lucru este crucială pentru menținerea angajaților sănătoși, concentrați și productivi.

și în timp ce puteți urma tone de tehnici manuale pentru a vă distribui corect volumul de muncă, nu veți putea să-l susțineți.

dar nu vă faceți griji.

folosiți doar sfaturile pe care le-am menționat în acest articol împreună cu un instrument bun de gestionare a volumului de muncă și nu veți avea probleme în gestionarea sarcinilor de lucru și în creșterea performanței afacerii!