Un ghid de bază pentru site-uri de proiect în SharePoint Online

SharePoint Online este un instrument incredibil de puternic, care permite utilizatorilor să vină împreună și să colaboreze pe orice număr de lucruri. Prin utilizarea site-urilor de proiect, Echipa dvs. se poate reuni și poate lucra eficient la proiecte fără probleme. Deci, să aruncăm o privire la ce site-uri de proiect sunt în SharePoint online și ce trebuie să faceți pentru a începe să le utilizați.

ce este un Site de proiect în SharePoint Online

un site de proiect SharePoint este un tip de site hub care oferă un spațiu pentru ca echipele să se reunească pentru a lucra și a gestiona proiecte. Șablonul de bază al site-ului out-of-the-box pentru un site de proiect este foarte similar cu un site de echipă. De fapt, ele împărtășesc o mulțime de aceleași funcții. Cu toate acestea, un site de proiect este diferit prin faptul că vine cu o parte Web Rezumat proiect care este conectată la o listă de activități implicită. Această parte web face ca atunci când un element este adăugat la lista de activități, SharePoint îl va afișa automat în Rezumatul proiectului. Aceasta creează un tablou de bord central pe care îl puteți utiliza pentru a vă urmări rapid progresul și pentru a vizualiza cronologia proiectelor la care lucrați.

de ce ar trebui să utilizați un site de proiect SharePoint

un site de proiect în SharePoint Online este un instrument excelent pentru urmărirea și gestionarea proiectelor. În plus față de ceea ce am descris mai sus, utilizând un site de proiect SharePoint, veți avea acces la următoarele avantaje:

• o cronologie vizuală pentru sarcinile proiectului.
• programul sarcinilor proiectului.
• biblioteca de proiecte pentru stocarea documentelor relevante.
• Notebook pentru captarea și organizarea rapidă a informațiilor despre proiect.
• partajați calendarul pentru evenimentele echipei.

toate acestea vă permit să aveți o înțelegere detaliată a ceea ce se întâmplă cu un anumit proiect. În acest fel, vă puteți asigura că toată lumea din echipa dvs. știe ce trebuie să facă și că sunt în sarcină.

un site de proiect este cel mai bine utilizat pentru un proiect specific cu un scop specific. Dacă sunteți în căutarea unui site mai colaborativ, vă recomandăm să utilizați un site de echipă, deoarece acesta este mai adaptat pentru asta. Un site de proiect din SharePoint Online ar trebui să fie utilizat numai pentru urmărirea și lucrul la proiect, altfel riscați să confundați lucrurile și să distrageți oamenii de la scopul său.

cum se creează un site de proiect în SharePoint Online

1. Faceți clic pe Setări și apoi faceți clic pe conținutul Site-ului.
2. sub subsite-uri, Faceți clic pe Subsite nou.
3. sub titlu și descriere, dați site-ului nou al proiectului Un titlu care corespunde cu numele proiectului. dacă doriți, furnizați o scurtă descriere a site-ului.
4. sub Adresa Site-ului Web, furnizați porțiunea URL care va fi utilizată pentru site-ul dvs. de proiect.
5. sub selecție șablon, faceți clic pe site-ul proiectului.
6. sub permisiuni, puteți alege dacă doriți ca noul site să utilizeze aceleași permisiuni ca site-ul părinte sau să utilizeze propriile permisiuni unice.
7. în funcție de versiunea de SharePoint pe care o utilizați, este posibil să vedeți navigarea. Aici puteți alege să afișați subsite-ul proiectului în Panoul Lansare rapidă.
8. sub moștenire navigare, alegeți dacă doriți să utilizați bara de linkuri de sus de pe site-ul părinte de pe site-ul proiectului.
9. Faceți clic pe Creare pentru a crea noul dvs. site de proiect.

Sfaturi pentru gestionarea unui site de proiect SharePoint

în timp ce configurarea unui site de proiect în SharePoint Online este ușor, gestionarea unul pe parcursul vieții sale poate fi un pic dificil. Iată câteva sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a face procesul mult mai ușor.

structurați site-ul proiectului

trebuie să vă gândiți cu atenție la conținutul pe care îl adăugați la site-ul proiectului SharePoint Online. Mai exact, trebuie să te gândești la modul în care este structurat. Membrii echipei dvs. ar trebui să găsească ușor să navigheze în containerele principale. Vă recomandăm să stabiliți site-ul dvs. de echipă cu o ierarhie simplă care facilitează găsirea documentelor care sunt resursele pe care echipa dvs. le caută.

Personalizați navigarea Site-ului

nu există două site-uri de proiect ar trebui să navigheze la fel. Navigarea pe site-ul proiectului dvs. ar trebui să se potrivească cu modul în care echipa dvs. utilizează site-ul. Vă recomandăm să modificați navigarea pe site-ul dvs. într-un mod care să faciliteze utilizatorilor să-și găsească drumul. Acest lucru asigură că nimeni nu trebuie să se lupte cu pierderea sau să se ocupe de durerea de cap a încercării de a găsi documente importante pe un site dezorganizat.

creați un Plan

trebuie să vă planificați proiectul din timp, astfel încât să puteți ști cum va fi utilizat site-ul proiectului. Aceste informații ar trebui să informeze cum vă construi și structura site-ul proiectului SharePoint. Vă puteți asigura că nu pierdeți timpul construind funcții străine în site care nu se pot folosi niciodată pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

aveți grijă la sarcini

utilizarea sarcinilor și a subactivităților poate fi o modalitate excelentă de a informa oamenii ce ar trebui să facă și când ar trebui să o facă. Legându-vă de sfatul nostru anterior, trebuie să le planificați din timp, astfel încât să nu atribuiți sarcini străine. Nu doriți să vă supraîncărcați echipa cu o cantitate mare de sarcini care pot ajunge să nu fie relevante pentru proiectul general.

solicitați Feedback

este important să solicitați feedback de la echipa dvs. În acest fel, vă puteți asigura că site-ul este configurat într-un mod pe care îl pot utiliza și utiliza eficient. Acest lucru vă oferă șansa de a modifica site-ul dvs. pentru a reflecta utilizarea și a-l face astfel încât nimeni să nu se lupte să utilizeze site-ul proiectului.

închideți Site-ul Când ați terminat

odată ce proiectul a fost finalizat și expediat, vă recomandăm să închideți site-ul proiectului. Aceasta implică închiderea tuturor sarcinilor, adăugarea unui raport final de stare a proiectului și apoi actualizarea documentației după cum este necesar. În acest fel, vă puteți asigura că site-ul este arhivat corespunzător și poate fi revizuit la o dată ulterioară.

Analizați performanța

după ce ați închis site-ul proiectului, vă recomandăm să faceți un „post-mortem” asupra proiectului. În acest fel, puteți analiza modul în care a decurs proiectul, modul în care a funcționat site-ul proiectului și ce puteți face în viitor pentru a vă îmbunătăți pe oricare dintre acestea alături de echipa dvs.

concluzie

site-urile de proiecte din SharePoint Online sunt un instrument excelent pentru colaborarea și gestionarea proiectelor. Asigurați-vă că vă referiți la ceea ce am scris mai sus, astfel încât să puteți începe să utilizați site-urile de proiect SharePoint de bază astăzi.

puteți găsi mai multe tutoriale SharePoint ca acest lucru pe blog-ul nostru deci asigurați-vă că pentru a verifica acolo de zi cu zi. Dacă sunteți interesat, vă puteți înscrie și la lista noastră de corespondență și puteți primi un e-mail de fiecare dată când publicăm un nou blog.