9 væsentlige projektdokumenter (med skabeloner)

Jeg hentede et projekt fra en anden for ikke så længe siden, og jeg var tre måneder i min styring af det, før jeg indså, at der ikke var et projektcharter.

der var masser af andre dokumenter, som alle havde en vis overlapning med et charter, men ikke et faktisk charter. Det betød, at der manglede nogle vigtige ting i projektets papirarbejde, og det vigtigste manglede var, hvem der skulle betale for det.

ups.

det var lidt af en hovedpine at sortere ud.

Projektledelse kan skabe en masse papirarbejde, og det er ikke altid de ting, du ønsker eller har brug for. I denne artikel definerer vi, hvad du virkelig har brug for, og hvordan du bruger det.

så hvilken dokumentation taler vi virkelig om? Lad os definere.

Projektledelsesdokumenter: en definition

vi kan definere projektdokumenter som:

dokumentationen oprettet af en projektleder for at kunne styre, kontrollere og levere projektet tilstrækkeligt.

hvilke projektdokumenter har du brug for?

hvis du kigger i projektstyringsstandarderne og metoderne, finder du masser af dokumentation nævnt, men har du virkelig brug for det hele? Ærligt, for de fleste projekter gør du det ikke.

hvis du bygger en massiv olympisk park eller et militært slagskib, er der højere standarder for dokumentation, men for de fleste projekter, der udføres i kontorbaserede miljøer af små, mellemstore og endda store virksomheder, vil din tid bedst bruges på at få det grundlæggende rigtigt.

så lad os tale om det væsentlige.

her er ni dokumenter, som intet selvrespektivt projekt skal være uden, når man prøver at styre et projekt. Jeg har organiseret projektledelsesdokumenterne efter fase, så du kan se den rækkefølge, de typisk oprettes i.

1. Business Case

på konceptet eller Ideefasen af et projekt kommer nogen op med en lys ide. Det er skrevet ned i et formelt projektforslag eller business case.

project business case er det dokument, der starter hele projektet. Det er skrevet for at forklare, hvorfor projektet skal ske, og det opsummerer det problem, projektet skal løse.

men her er hvor min definition af projektdokumentation falder ned: business case er normalt skrevet af en anden end projektlederen.

så hvem skriver business case?

efter min erfaring er business cases sat sammen af den virksomhedsejer, der ønsker ændringen — den person, der i sidste ende bliver projektsponsor.

det er dog langt, langt lettere at styre et projekt, hvis du har haft en vis involvering i business case-fasen, fordi du forstår driverne og målene bedre.

forretningssagen skal være omfattende og overbevisende med nok detaljer til at retfærdiggøre den investering, der kræves til projektet.

når det er sagt, kan business case være så simpelt som en e-mail til en leder, der beder om tilladelse til at gå videre med et initiativ. Hvis du byggede et Olympisk stadion, ville det niveau af uformelhed ikke være nok.

vær rimelig og pragmatisk – der er ingen mening i at skabe overkill dokumentation på dette tidspunkt. Det vil bare gøre folk forsigtige med, hvad admin skal komme.

når business case er godkendt, kan du gå videre til Projektinitieringsfasen.

projektcharter

det vigtigste stykke papirarbejde i Projektinitieringsfasen er projektcharterdokumentet.

du har brug for dette: det giver dig myndighed til at fungere som projektleder for projektet. Det er dit mandat at køre projektet, og det er dokumentet, der gør projektet fra en ide til et egentligt arbejdsprogram med tildelte ejere (og aftale om finansiering).

uden et projektcharterdokument eksisterer dit projekt ikke formelt!

vores valg

e-mail-skabeloner til projekt Kick-off

skabeloner, der hjælper dig med at indstille forventninger, få oplysninger, anmode om opdateringer og administrere problemer. Rettet mod forretningsanalytikere, men let tilpasses til alle projektroller.

Lær merelær mere

vi tjener en provision, hvis du klikker på dette link og foretager et køb uden ekstra omkostninger for dig #annonce

projektcharter kan være korte eller materielle. Jeg foretrækker at bruge en fuldt afrundet version, som vi i vores terminologi kalder et Projektinitieringsdokument. Det omfatter alt hvad du behøver at vide om, hvad du starter med.

når du har fået klarhed om, hvad projektet skal gøre, og den sammenhæng, hvori det skal fungere, er det tid til at gå ind i planlægningsfasen.

projektstyringsplan

der er to projektplanlægningsdokumenter oprettet i planlægningsfasen. Den første er projektstyringsplanen.

dette er et stort dokument. Faktisk er det nok ikke et dokument (selvom jeg har samlet det sammen i projektstyringsplanskabelonen, kan du finde her).

tidligere har jeg altid styret det som separate dokumenter, men sammen danner de ‘planen’.

for nylig har mine projekter fungeret under en formel PMO-struktur, og meget af det, der går i en projektstyringsplan, gentager grundlæggende de formelle processer.

Bemærk: Opret kun et planlægningsdokument, hvis du har brug for det

der er ingen mening at oprette et plandokument bare for at sige, “vi gør det som PMO mandater, ligesom alle andre projekter i dette firma.”I så fald har jeg et overordnet projektstyringsplandokument, og det refererer til virksomhedsstandarder.

planen dækker alt hvad du behøver at vide og gøre for at styre projektet, herunder ting som styring af projekttolerancer, afvigelser, ændringskontrolmetoden, hvordan du vil vurdere kvalitet og så videre.

projektplan

det andet projektplanlægningsdokument, der er vigtigt i planlægningsfasen, er projektplanen.

helt ærligt siger de fleste ‘projektplan’, når de mener ‘projektplan’.

projektplanen beskriver alle opgaverne, hvem der skal udføre dem, og hvornår de skal udføres. Det sporer også afhængigheder mellem opgaver.

Du kan bruge programmet til at organisere projektets tidslinje for dig. Der er hundredvis af forskellige projektplanlægningsværktøjer – de fleste organisationer har noget. Problemet er, det er måske ikke perfekt til det, du vil bruge det til.

Jeg opretter projektplaner i Microsoft Project, teamarbejde og udmærke sig, fordi jeg bruger dem til forskellige ting.

for at kommunikere milepæle på øverste niveau opretter jeg en version af tidsplanen i Microsoft-programmet ved hjælp af Office Timeline-plugin ‘ et.

men du vælger at dokumentere din projektplan, det vigtige er at holde det opdateret.

5. Project RAID Log

vi bevæger os nu ind i den fjerde fase af projektet, udførelsesfasen. På dette tidspunkt har du en række vigtige projektdokumenter. Den første, vi skal se på for denne fase, er RAID-loggen.

RAID står for:

• risici
• handlinger (og/eller antagelser)
• problemer
• afhængigheder (og/eller beslutninger).

Jeg bruger udtrykket ‘RAID log’ til at dække alle de forskellige logfiler, der vedrører projektet. Det inkluderer alle elementerne i listen ovenfor plus ændringer. RAAIDDC er sværere at sige, selvom.

det betaler sig at have et register over alle disse varer. Din project RAID log er et vigtigt dokument, der lader dig kan holde styr på alt.

læs næste: alt hvad du behøver at vide om RAID i projektledelse.

Det er lettere at oprette, end du ville forvente, da du kun virkelig har brug for et par vigtige felter:

• vare-ID, så du ved, hvilken linje du taler om, når du diskuterer indholdet med dit team
• Varenavn
• varebeskrivelse
• handling påkrævet
• ejer: glem ikke dette eller ingen vil tage ansvar for at gøre noget ved det
• sidst opdateret dato.

Du kan stort set bruge det format til alle de forskellige ark og trackere i din RAID log.

en RAID log kan være en del af dit projektstyringsprogram, eller du kan gøre, hvad jeg gør, og vedligeholde et projekt projektmappe regneark, der indeholder RAID og meget mere.

Project Status Reports

Project status reports er et andet kritisk dokument i udførelsesfasen. Du har travlt med at udføre arbejdet, så du er nødt til at fortælle folk, hvilket arbejde der foregår. De hjælper dig også med at spore, hvad der foregår.

projektstatusrapporter dækker en række forskellige scenarier. Du har:

• formelle projektbestyrelsesrapporter
• ugentlige informationsteamopdateringer
• formel rapportering til PMO
• Ad hoc-rapporter, når en interessent beder om noget.

og så videre. Projektledere bruger meget tid på rapportering.

OK, dette er en samling dokumenter snarere end et enkelt dokument. Men de er virkelig vigtige, fordi de er den mekanisme, du bruger til at få information til dine interessenter regelmæssigt.

de er den formelle skriftlige oversigt over fremskridt. Og hvis de er gode, skal dine interessenter handle som et resultat af at læse dem.

hvis du har brug for en hånd med at skabe bedre projekt statusrapporter, få min e-bog og kursus om projektrapportering her.

Project Budget Tracker

endelig til udførelsesfasen har du en project budget tracker, et andet vigtigt projektplanlægnings-og kontroldokument.

dit projektbudget er en anden slags dokument — det indeholder mindre tekst og meget flere tal.

det hjælper dog at have et tekst-y-dokument til at gå med beregningerne, der indeholder oplysninger om kontrakter, indkøb og de økonomiske processer, du forventes at følge. Du kan pakke dette ind i din projektstyringsplan.

budgettrackeren skal vise dig, hvad du har forventet at bruge, dvs. “budgettet”, og hvad du faktisk har brugt. Du kan derefter få regnearket til at gøre det tunge løft og udarbejde variansen.

varians er forskellen mellem, hvad du forventede, og hvad dit faktiske forbrug var.

hvis du er overbrugt, kan du identificere de linjeposter, hvor dette er sket. Hvis du kommer ind under din prognose, kan du have en vis fleksibilitet til at tilføje flere elementer i omfang.

eller du bliver muligvis nødt til at aflevere pengene tilbage — forskellige Finansafdelinger og projektsponsorer har forskellige prioriteter!

Lessons Learned anmeldelse

når vi fortsætter vores gennemgang af projektstyringsdokumenter efter fase, kommer vi til den sidste fase af dit projekt: lukning. Der er to projektafslutningsdokumenter, der er vigtige på dette tidspunkt; den første er din lærdomsdokumentation.

Lessons learned dokumenter kan faktisk ikke være dokumenter. Du kan gemme dine erfaringer i en database som f.eks.

læs næste: alt hvad du behøver at vide om erfaringer i projektledelse.

jeg producerer stadig formelle slutningen af projekt lessons lært dokumenter selv, og derefter kopiere de vigtigste lektioner i ethvert andet system, der kræver dem.

de erfaringer papirarbejde er en del af dit projekt lukning arbejde. Det bliver kun en nyttig reference, hvis du deler det med folkene på dette hold, så de har noget, der kodificerer de lektioner, de lærte, mens de arbejdede med dig.

det skal ligeledes deles med andre projektledere, ellers vil de ikke drage fordel af det, der fungerede, og hvad der ikke fungerede.

Projektlukningsdokument

endelig skal du i afslutningsfasen udarbejde et formelt projektlukningsdokument.

dette dokument opsummerer:

• hvad projektet leverede
• hvordan projektet udførte sig mod tid, omkostninger, kvalitet og omfang, dvs. var du forsinket, overbudget eller kæmpede for at få et kvalitetsresultat?
• eventuelle udestående Risici, problemer og handlinger på lukningspunktet
• placeringen af projektfiler
• alt andet, som den person, der modtager overdragelsen, har brug for at vide.

af alle dokumenterne er dette det vigtigste for at blive formelt underskrevet og godkendt. Uden at projektsponsoren accepterer, at projektet lukkes, er projektet ikke lukket.

du ender med at udføre ad hoc-arbejde og support i flere måneder. (Spørg mig ikke, hvordan jeg ved det .)

Vælg de dokumenter, der fungerer til dit projekt

det vigtigste at huske er, at dette er en guide. Skræddersy den projektdokumentation, du har brug for, så du bedst kan styre dit projekt.

du har brug for en detaljeret indkøbsplan? Lav en. Du har ikke brug for en budget tracker, da der ikke er nogen eksterne udgifter? Opret ikke en og lad den være tom; det er spild af din tid.

bliv ikke hængt op på, hvad du skal have – brug bare ovenstående som en guide til, hvad de fleste projekter af on-the-larger-side-of-small-but-not-gigantisk har.

mindre administratortid brugt på at oprette dokumenter, der ikke tilføjer værdi, betyder, at du kan frigøre mere tid til at lede dit team. Det er mere vigtigt, at du gør arbejdet med projektet. Besværligt papirarbejde er ikke sjovt for nogen.

Grib dokumentskabeloner til disse ni projektdokumenter kan du styre dit projekt uden for meget bureaukrati.