Den ultimative Guide til styring af arbejdsbyrden

leder du efter måder at styre din arbejdsbyrde effektivt på?

Det er ikke nemt at styre dine teammedlemmer og holde styr på deres arbejdsbyrder.

hvis du overvurderer dit teams kapacitet eller lægger for mange opgavelister på en medarbejders plade, kan tingene hurtigt blive rodet.

Arbejdsbelastningsstyring er en teknik, der kan hjælpe med at holde dit team bedst muligt, selv når ressourcenumrene er begrænsede, og deadlines nærmer sig.

i denne artikel fremhæver vi alt hvad du behøver at vide om styring af arbejdsbyrden. Vi dækker, hvad det er, hvorfor det er vigtigt, og giver dig endda nogle vigtige tip til effektivt at styre dit teams arbejdsbyrde.

denne artikel indeholder:

(Klik på nedenstående links for at gå til et bestemt afsnit)

• Hvad er arbejdsbyrde Management?
• Hvorfor Er Arbejdsbelastningsstyring Vigtig?
• fem tip til at styre dit teams arbejdsbyrde effektivt
  • Identificer de opgaver, der skal udføres
  • forstå dit teams arbejdskapacitet
  • Administrer ressourceallokering baseret på krav
  • regelmæssigt check-in med teammedlemmer
  • brug et program til styring af arbejdsbyrden til at håndtere arbejdsprocesser

lad os komme i gang.

Hvad Er Arbejdsbelastningsstyring?

Arbejdsbelastningsstyring er processen med strategisk distribution af arbejde blandt dit team for at sikre det højest mulige produktivitetsniveau.

hvis det gøres rigtigt, kan arbejdsbelastningsstyring hjælpe dine medarbejdere med at levere meget bedre resultater, forbedre deres tillid på arbejdspladsen og endda hjælpe dit team med at nyde deres job mere!

håndtering af arbejdsbyrden for dit team handler dog ikke kun om at uddele opgaver til den, der er fri. Det er en mere gennemtænkt proces, der vurderer de enkelte medarbejderes individuelle styrker og svagheder-og derefter hjælper dig med at beslutte de individuelle arbejdsbyrder for teammedlemmer.

når du har forstået dit teams evner og begrænsninger, kan du begynde at uddele opgaver til hver medarbejder baseret på deres evner.

Hvorfor Er Arbejdsbelastningsstyring Vigtig?

medarbejdere føler sig overarbejdede, når der mangler ordentlig arbejdsbelastningsstyring på kontoret. Forestil dig, at 30% af din arbejdsstyrke gør det meste af arbejdet på et projekt, mens de andre 70% bare går i tomgang!

Det er en sikker måde at skubbe de 30% mod at brænde ud!

højspændingssituationer som denne kan tage en vejafgift på selv dine bedste kunstnere og forårsage et øget antal sygefraværsdage og omsætningshastigheder. Manglen på balance på arbejdspladsen fører også til fald i produktivitetsniveauet.

den stress, der ledsager en høj projektarbejdsbelastning, vil også påvirke dine medarbejderes mentale og fysiske sundhed negativt.

men når du praktiserer korrekt arbejdsbelastningsstyring, fremmer du en teamkultur med retfærdig fordeling af arbejdsbyrden. Dette vil holde dit team lykkeligere, og de vil være mere produktive og villige til at bidrage til det projekt, de arbejder på, og til din virksomhed.

i sidste ende betyder det, at du får mere arbejde udført – øge din virksomheds vækstrate.

fem enkle Tips til at styre dit teams arbejdsbyrde effektivt

nu hvor vi har introduceret dig til arbejdsbyrdestyring, lad os se på, hvordan du effektivt kan styre dine medarbejderes arbejdsbyrde.

her er seks nemme tip, du kan følge for at sikre effektiv styring af arbejdsbyrden:

Identificer de opgaver, der skal udføres

det første skridt i at styre dit team arbejdsbyrde effektivt er at identificere deres faktiske arbejdsbyrde.

Husk, at du skal medtage alt, hvad der tager arbejdstid, som projektmøder eller klientmøder.

her er en lille liste over opgaver, der ofte overses:

• læsning og besvarelse af e-mails.
• dokumentation af procedurer.
• obligatoriske træningssessioner.
• kaffe.
• oprydning personlige skriveborde.

glem ikke at medtage hver opgave og projekt, du vil arbejde på så godt. At forstå, hvad der er på din tallerken, hjælper dig med at beslutte, hvilken opgave eller projekt du skal delegere til dit team.

når du har en liste over alt, hvad der skal gøres, gruppere dem i prioriterede kategorier baseret på:

• Betydning
• uopsættelighed
• mængde tid, der kræves for at fuldføre.

for eksempel er rengøring af et skrivebord en kort og vigtig, men triviel opgave. Men at udvikle en indholdsstrategi for en klient, så du kan præsentere den på et projektmøde i næste uge, er en tidskrævende, vigtig og presserende opgave.

gruppering af hver opgave og projekt på denne måde Efter prioritet hjælper dig med at opdele den arbejdsbyrde, du skal delegere til dine medarbejdere.

når du er færdig med at gruppere din arbejdsbyrde, skal du huske at udarbejde tidslinjer og et Gantt – diagram for hvert stort projekt-Dette hjælper dig med at holde styr på eventuelle ændringer, de gennemgår, indtil de er afsluttet.

hvis du bruger et tidsregistreringsværktøj som Time Doctor, kan du bruge projektrapporter til at estimere, hvor lang tid hver opgave vil tage baseret på Historiske data.

forstå dit teams arbejdskapacitet

at køre et effektivt team handler om at blande og matche forskellige typer personligheder for at nå et fælles mål for din organisation.

så selvom det er vigtigt at opdele projektarbejdsbelastningen retfærdigt blandt dit team, betyder det ikke nødvendigvis, at du skal opdele arbejdet jævnt.

tænk over det.

hvert teammedlem har noget, de er gode til, og de er tildelt ansvar baseret på deres skillset. Medarbejdere med arbejdsbyrde ledelsesevner kan jonglere med mange opgaver, men andre medarbejdere kan arbejde meget effektivt på en bestemt opgave, de er specialiseret i.

Du skal tage højde for dette, når du deler arbejdsbyrden blandt dine medarbejdere. Du kan tildele flere gentagne opgaver til en person, der kan jonglere job – men kun tildele en enkelt vigtig opgave til en person, der ikke er god til multitasking på arbejdspladsen.

Husk, at opdeling af store projekter i mindre og mere håndterbare opgaver også kan hjælpe dit team med at nå deres mål lettere.

her er nogle ting, du skal overveje, før du delegerer din arbejdsbyrde:

• hvilke opgaver kan dine medarbejdere udføre effektivt?
• hvilke opgaver arbejder de i øjeblikket på?
• skal hver medarbejder håndtere mere eller mindre af arbejdsbyrden?

men det er ikke alt.

Det ville hjælpe, hvis du også tildelte en bestemt værdi til hvert teammedlems tid.

for eksempel er en indholdsadministrators tid mere værd end en indholdsskribents tid. Dette skyldes, at ledere påtager sig mere klientvendte roller og bidrager til strategiske beslutninger, der kan give flere penge, mens en indholdsforfatter simpelthen er specialiseret i at gøre det bedst mulige indhold.

Administrer ressourceallokering baseret på krav

når du har identificeret de opgaver, du skal arbejde på, og fundet ud af, hvordan du kan allokere arbejdsbyrden baseret på kapaciteten hos hvert teammedlem – kan du starte med tildelingen af opgaver til teamet.

men du kan ikke bare tildele arbejdsbyrden baseret på, hvor meget hver medarbejder kan bidrage, ikke?

for at holde dine medarbejderes arbejdsbyrde håndterbar skal du først tildele arbejde med høj prioritet. Rådgiv hele dit team om at opdatere deres nuværende arbejdsbyrde for at udføre opgaver, der er vigtigst for din organisation.

i processen med at tildele arbejde med høj prioritet skal du huske at afbalancere forfaldsdatoer blandt dine teammedlemmer.

hvis du giver en person for mange opgaver med modstridende tidsrammer, kan de blive stressede og brænde ud. Men hvis du angiver en medarbejders forfaldsdatoer, der er for langt fra hinanden, de kan ende med at tage tingene for let og være uproduktive.

En anden ting at overveje er at give den rigtige person den rigtige opgave at arbejde på. Som vi nævnte tidligere, skal du overveje den aktuelle medarbejderbelastning, færdigheder og erfaring, når du delegerer opgaver.

men hvis du finder det udfordrende at administrere din ressourceallokering manuelt, kan du altid investere i ressourcestyringsværktøjer. Disse værktøjer kan hjælpe dig med at holde styr på, og administrere din ressource tæller.

et værktøj kan dog ikke gøre alt!

sørg for at involvere dine teammedlemmer i ressourceplanlægningsprocessen. Du kan spørge dem, om de er villige til at påtage sig mere ansvar, eller om de har lyst til at håndtere en overvældende arbejdsbyrde og har brug for en pause fra arbejdet.

derudover skal du altid fortælle dine medarbejdere, hvorfor du tildeler dem en bestemt opgave. Dette vil hjælpe dem med at forstå, hvad der forventes af dem, og de vil øge deres engagement fra starten.

regelmæssigt check-in med teammedlemmer

kommunikation med teammedlemmer er ikke noget, der bare bør begrænses til planlægningsfasen af Projektledelse.

når arbejdsbelastningen er afsluttet, er det vigtigt at tjekke ind med dem for at holde din arbejdsbyrde styret effektivt.

hvorfor?

når du kommunikerer en-til-en med teammedlemmer, kan du spørge dem, hvordan de klarer sig med de opgaver, der er tildelt dem. Du kan identificere, om de er blevet overbelastet med en overdreven arbejdsbyrde, eller hvis de føler, at de kan påtage sig mere ansvar.

hold dig dog ikke bare til at tale om Projektledelse. Tal med dem om det store billede, og hvad du planlægger at gøre med virksomheden. Få dine teammedlemmer til at føle sig involveret i organisationens beslutningsproces.

husk, at medarbejdere altid kan overraske dig, og en person, du mindst forventede, kan ende med at blive en stærk projektleder, mens en anden medarbejder, du havde planlagt at promovere, måske leder efter en anden karrierevej.

derfor er det altid vigtigt at kommunikere med dine medarbejdere og finde ud af, hvad de tænker. Giv dem et sikkert rum, hvor de kan udtrykke sig uden frygt for nogen konsekvenser, og de vil ende gladere og mere produktive.

brug et Arbejdsbelastningsstyringsprogram til at håndtere arbejdsprocesser

sikker på, at der er en række teknikker til effektiv teamarbejdsbelastningsstyring, men hvis du planlægger at gøre alt manuelt, vil du være udmattet, før du ved af det.

for at fuldføre din effektive arbejdsbelastningsplan har du brug for et værktøj, der er designet til det. Her er to projektstyringsværktøjer, der kan hjælpe dig med at styre din arbejdsbyrde uden besvær:

A. Asana

Asana er et arbejdsstyringsværktøj, der hjælper teams med at organisere, spore og styre alle deres opgaver. Dette opgavestyringsværktøj har masser af løsninger til marketing, drift, salg og produktteam.

Nøglefunktioner

• funktioner Kanban boards for nem sporing.
• fantastisk til fjernhold.
• understøtter team og projekt kalendere.
• giver mulighed for teamsamarbejde.
• har en mobil app til at arbejde på farten.

prissætning

Asana har en gratis plan for brugere og betalte planer starter ved $13.49/individuel bruger/måned.

kundebedømmelser

• G2 – 4,3 / 5 (6000+ anmeldelser)
• Capterra – 4,4/5 (8000+ anmeldelser)

B. Trello

Trello er en Kanban stil app med en brugervenlig grænseflade. Du kan bruge “Trello cards” til at tildele opgaver til teammedlemmer og opdatere fremskridt ved at flytte disse kort over Trello-tavlen.

Trello arbejdsbyrde management system har automatisering og tonsvis af integrationer og opstart.

Nøglefunktioner

• funktioner automatisering af arbejdsgang med Trello Butler.
• kan arbejde med flere teams.
• let at bruge opgave kort.
• integreres med tonsvis af andre apps.
• har en mobil app til iOS og Android.

prissætning

Trello tilbyder en gratis plan for brugere, og betalte planer starter ved $12.50/individuel bruger/måned.

Kundebedømmelser

• G2 – 4.3/5 (10000+ anmeldelser)
• Capterra – 4.5 / 5 (17000+ anmeldelser)

men vent.

begge disse værktøjer kan hjælpe dig med bedre at styre dit teams arbejdsbyrde.

hvad med at hjælpe dit team med at klare deres arbejdsbyrde bedre?

Du har også brug for noget til det, ikke?

bare rolig.

det bedste ved Asana og Trello er, at de begge arbejder med Time Doctor!

Hvad Er Time Doctor?

Time Doctor er et populært produktivitetsstyringsværktøj, der bruges af gigantiske virksomheder som f.eks.

ikke kun det, men Time Doctor vil også hjælpe dine medarbejdere se, hvor de kan være mere produktive og hjælpe dem med at forbedre også!

Tid læge vil:

• Vis, hvor længe medarbejderne bruger på hver opgave nøjagtigt.
• Fremhæv ledige timer for alle dine medarbejdere.
• Opret rapporter, der fremhæver medarbejdernes ydeevne i realtid.
• Strømlin din lønstyring.
• Integrer med tonsvis af andre produktivitetsværktøjer som Asana, Trello, Jira og Sendesk.

derudover sporer Time Doctor kun dine medarbejdere i arbejdstiden – så du ikke behøver at bekymre dig om privatlivets fred. Du kan endda tilpasse programmet for at gøre det mere medarbejdervenligt.

indpakning

håndtering af arbejdsbelastninger effektivt er afgørende for at holde dine medarbejdere sunde, fokuserede og produktive.

og mens du kan følge tonsvis af manuelle teknikker til at distribuere din arbejdsbyrde retfærdigt, vil du ikke være i stand til at opretholde det.

men bare rolig.

brug bare de tip, vi har nævnt i denne artikel sammen med et godt værktøj til styring af arbejdsbyrde, og du har ingen problemer med at styre arbejdsbelastninger og skyrocketing din virksomheds præstation!