En grundlæggende Guide til projektsider i SharePoint Online

SharePoint Online er et utroligt kraftfuldt værktøj, der giver brugerne mulighed for at komme sammen og samarbejde om et vilkårligt antal ting. Gennem brug af projektsider kan dit team komme sammen og arbejde effektivt på projekter uden problemer. Så lad os se på, hvilke projektsider der er i SharePoint Online, og hvad du skal gøre for at komme i gang med at bruge dem.

Hvad er et projektsted i SharePoint Online

et SharePoint-projektsted er en type hubsted, der giver plads til teams til at komme sammen for at arbejde på og styre projekter. Den grundlæggende skabelon uden for boksen til et projektsted ligner meget et teamsted. Faktisk deler de mange af de samme funktioner. Et projektsted er imidlertid anderledes, fordi det leveres med en Projektoversigtsdel, der er forbundet til en Standardopgaveliste. Denne del gør det sådan, at når et element føjes til opgavelisten, vil SharePoint automatisk vise det i projektoversigten. Dette skaber et centralt dashboard, som du kan bruge til hurtigt at spore dine fremskridt og visualisere tidslinjen for de projekter, du arbejder på.

hvorfor du skal bruge et SharePoint-projektsted

et projektsted i SharePoint Online er et fantastisk værktøj til sporing og styring af projekter. Ud over det, vi beskrev ovenfor, får du adgang til følgende fordele ved at bruge et SharePoint-projektsted:

• en visuel tidslinje for projektets opgaver.
• projekt opgave tidsplan.
• Projektbibliotek til opbevaring af relevante dokumenter.
• Notebook til hurtigt at fange og organisere oplysninger om projektet.
• Del kalender for holdbegivenheder.

alle disse giver dig mulighed for at få en detaljeret forståelse af, hvad der foregår med et bestemt projekt. På den måde kan du sikre, at alle på dit team ved, hvad de skal gøre, og at de er på opgave.

et projektsted bruges bedst til et specifikt projekt med et specifikt mål. Hvis du leder efter et mere samarbejdsside, anbefaler vi, at du bruger et teamsite, da det er mere gearet til det. Et projektsted i SharePoint Online bør kun bruges til at spore og arbejde på projektet, ellers risikerer du at få tingene forvirrede og distrahere folk fra dets formål.

Sådan oprettes et projektsted i SharePoint Online

1. Klik på Indstillinger, og klik derefter på sidens indhold.
2. klik på ny Subsite under Subsites.
3. under titel og beskrivelse skal du give det nye projektsted en titel, der svarer til projektets navn. hvis du vil, skal du give en kort beskrivelse af siden.
4. angiv den del af URL ‘ en, der skal bruges til dit projektsted, Under hjemmesideadresse.
5. klik på projektsted under Valg af skabelon.
6. under Tilladelser kan du vælge, om det nye sted skal bruge de samme tilladelser som det overordnede sted eller bruge dets egne unikke tilladelser.
7. afhængigt af hvilken version af SharePoint du bruger, kan du se Navigation. Det er her, du kan vælge at vise project subsite i Hurtigstartpanelet.
8. under Navigationsarv skal du vælge, om du vil bruge den øverste linklinje fra det overordnede sted på projektstedet.
9. Klik på Opret for at oprette dit nye projektsted.

Tips til styring af et SharePoint-projektsted

det er nemt at oprette et projektsted i SharePoint Online, men det kan være lidt vanskeligt at administrere et i løbet af dets levetid. Her er nogle tip, du kan bruge til at gøre processen meget lettere.

strukturere dit projekt site

du skal tænke grundigt over det indhold, du føjer til din SharePoint Online projekt site. Specielt skal du tænke på, hvordan det er struktureret. Dine teammedlemmer skal finde det nemt at navigere i dine hovedcontainere. Vi anbefaler at lægge dit teamsite ud med et simpelt hierarki, der gør det nemt at finde de dokumenter, der er ressourcer, som dit team leder efter.

Tilpas Site Navigation

ingen to projektsider skal navigere det samme. Navigation på dit projektsted skal matche, hvordan dit team bruger siden. Vi anbefaler at ændre din Site navigation på en måde, der gør det nemt for brugerne at finde rundt. Dette sikrer, at ingen behøver at kæmpe med at gå tabt eller håndtere hovedpinen ved at forsøge at finde vigtige dokumenter på et uorganiseret sted.

Opret en Plan

du skal planlægge dit projekt på forhånd, så du kan vide, hvordan dit projektsted vil blive brugt. Disse oplysninger skal informere om, hvordan du opbygger og strukturerer dit SharePoint-projektsted. Du kan sikre dig, at du ikke spilder tid på at opbygge fremmede funktioner på stedet, der måske aldrig bliver brugt i hele projektets livscyklus.

vær forsigtig med opgaver

brug af opgaver og underopgaver kan være en fantastisk måde at lade folk vide, hvad de skal gøre, og hvornår de skal gøre det. Når du binder dig til vores tidligere tip, skal du planlægge disse på forhånd, så du ikke tildeler nogen fremmede opgaver. Du ønsker ikke at overbelaste dit team med en stor mængde opgaver, der måske ender med ikke at være relevante for det samlede projekt.

Anmod om Feedback

det er vigtigt at anmode om feedback fra dit team. På denne måde kan du sikre dig, at siden er oprettet på en måde, som de kan bruge og bruge effektivt. Dette giver dig mulighed for at ændre din hjemmeside til at afspejle brugen og gøre det, så ingen kæmper for at bruge projektet site.

Luk siden når du er færdig

når projektet er afsluttet og afsendt, anbefaler vi at lukke projektstedet. Dette indebærer at lukke alle opgaverne, tilføje en endelig projektstatusrapport og derefter opdatere dokumentationen efter behov. På denne måde kan du sikre dig, at siden er korrekt arkiveret og kan gennemgås på et senere tidspunkt.

analyser ydeevnen

når du har lukket projektstedet, anbefaler vi at lave en “post mortem” på projektet. På denne måde kan du analysere, hvordan projektet gik, hvordan projektstedet fungerede, og hvad du kan gøre i fremtiden for at forbedre en af disse sammen med dit team.

konklusion

projektsider i SharePoint Online er et fantastisk værktøj til samarbejde og styring af projekter. Sørg for at henvise til det, vi skrev ovenfor, så du kan komme i gang med at bruge grundlæggende SharePoint-projektsider i dag.

du kan finde flere SharePoint tutorials som denne på vores blog, så sørg for at tjekke tilbage der hver dag. Hvis du er interesseret, kan du også tilmelde dig vores mailingliste og modtage en e-mail hver gang vi udgiver en ny blog.