PMP venstre eksamen Tip: Crash & hurtig sporing forklaret

hver projektleder ved, at tidsplaner ændres konstant. Og desværre bliver tidsplaner normalt ikke kortere – de bliver længere! Eller din kunde ønsker, at produktet leveres hurtigere. Og nu, hvad der lignede en perfekt tidsplan i starten af projektet er et totalt rod, og du vil aldrig være i stand til at gennemføre dit projekt til tiden!

medmindre du selvfølgelig tager øjeblikkelig handling i form af nedbrud eller hurtig sporing.

og det er hvad denne artikel handler om. Jeg vil lære dig alt hvad du har brug for at vide om begge teknikker til Project Management Professional (PMP) KRP eksamen. Jeg vil endda inkludere en video og et eksamenseksempel spørgsmål nedenfor. Lad os begynde:

nedbrud og hurtig sporing er schedule kompressionsteknikker

Schedule kompression bruges, når du vil forkorte varigheden af dit projekt uden at ændre projektets omfang.

dette er nyttigt i de situationer, hvor du er faldet bag den oprindelige tidsplan og nu skal “indhente”, eller hvis du vil afslutte hurtigere, fordi en konkurrent arbejder på den samme type produkt, og du vil være først på markedet. Det kan også være en strategisk beslutning at gennemføre et projekt hurtigere end oprindeligt planlagt baseret på andre faktorer.

der er to planlægningskomprimeringsteknikker, som du har brug for at forstå til din PMP-stikprøve:

Crash Tilføj ressourcer til dit projekt, så du kan afslutte hurtigere. Crash næsten altid indebærer en økonomisk omkostning. Hurtig sporing Udfør opgaver parallelt, så du kan afslutte hurtigere. Overlappende opgaver på denne måde øger ofte risikoen.

Planlægningskomprimering skal altid være fokuseret på projektets kritiske sti, fordi den kritiske sti definerer slutdatoen for dit projekt. Og hvis du vil afslutte dit projekt før, er det ikke fornuftigt at komprimere aktiviteter, der ikke har nogen effekt på projektets slutdato.

Hvad er hurtig sporing?

hurtig sporing anvendes ved at omplanlægge forskellige aktiviteter inden for projektet, der skal arbejdes på samtidigt i stedet for at vente på, at hvert stykke skal udfyldes separat. Start altid med denne teknik først. Hvorfor? Fordi der ikke er nogen omkostninger involveret. Du er dybest set “bare omarrangere tidsplanen”.

denne metode kan dog kun bruges, hvis aktiviteter faktisk kan overlappes.

for eksempel er det muligt at begynde konstruktionen af en prototype, selvom designspecifikationerne ikke er 100% komplette. Du kan overlappe dem, så længe nok af specifikationerne er defineret for dig at begynde prototype udvikling.

risikoen ved hurtig sporing er, at der kan opstå problemer, hvis parallelle aspekter af projektet inkluderer afhængigheder. I vores eksempel er din risiko, at du skal omarbejde prototypen, hvis designet ændres halvvejs gennem processen. Men din mulighed er, at produktionen vil ske meget hurtigere, hvis designet forbliver stabilt.

så risiko og mulighed skal afvejes mod hinanden af projektlederen.

eksempel på hurtig sporing

du gennemgår din projektplan og bemærker, at projektets slutdato er gået ud over den lovede slutdato. Du skal bringe tingene tilbage på sporet uden at bruge yderligere penge.

en detaljeret analyse viser, at der er tre opgaver, der kan startes tidligere for at forkorte projektet:

• slutbruger dokumentation kan begynde efter integration test, men før den endelige sign-off.
• Brugertræningssessioner kan startes, før det endelige system er sat op og installeret, hvis de første 3 sessioner kan trænes ved hjælp af testsystemet
• Opsætning og installation af det endelige system kan startes tre dage, før testen er afsluttet.

hver af disse ideer vil forkorte din tidsplan, men også tilføje ekstra risiko for projektet. Det er dit ansvar, da projektlederen afvejer mulighederne mod hinanden og bestemmer, hvilke (eller alle) af disse du vil anvende for at forkorte tidsplanen.

Hvad går ned?

når Crash-tilgangen anvendes, gennemgås eventuelle yderligere omkostninger forbundet med at skynde projektet mod de mulige fordele ved at gennemføre projektet på en hurtigere tidslinje. Yderligere elementer, der skal overvejes, når du bruger Crash-metoden, inkluderer tilføjelse af flere ressourcer til projektet, tillader yderligere overarbejde, betaler ekstra for at modtage levering af kritiske komponenter hurtigere, etc.

nedbrud fungerer kun, når yderligere ressourcer giver dig mulighed for at gennemføre projektet hurtigere. For eksempel fungerer nedbrud ikke ved at tilføje flere menneskelige ressourcer, når “betonen i fundamentet skal tørre i 3 dage”.

Crash eksempel

du leder et projekt til at implementere nye regler i din organisation. Den nye lov træder i kraft den 30.juni, og hver dag med forsinkelse vil koste din organisation en regering pålagt bøde. Du har allerede justeret og strømlinet projektplanen så meget som muligt, men ingen yderligere forbedring synes mulig uden drastiske foranstaltninger.

i en diskussion med projektsponsoren er i begge enige om, at Afslutning af projektet efter planen er den primære begrænsning. Der skal anmodes om yderligere budget.

• du analyserer den kritiske vej.
• du identificerer alle opgaver, der kan forkortes ved at tilføje yderligere ressourcer.
• du foretager en beregning for hver opgave ved at bestemme omkostningerne og antallet af gemte dage ved at tilføje yderligere ressourcer.
• du identificerer den billigste tilgang.
• du giver en crash budget og opdateret tidsplan til sponsor.

Hvordan bruger jeg nedbrud og hurtig sporing på mit projekt?

eksemplerne, vi har givet ovenfor, er beregnet til at forklare nedbrud og hurtig sporing fra et lærebogsperspektiv. De forklarer den teoretiske anvendelse af disse teknikker i en simpel situation for at vise, hvordan de fungerer. På papiret.

men hvad med at bruge disse teknikker på faktiske projekter? Er det muligt blot at implementere tekstook-processen, eller er der nogen specifik indsigt, som vi skal tage i betragtning? Hvad er erfaringerne fra andre projektledere?

vi besluttede at gå videre og spørge deltagerne i vores diskussionsfora. Ligesom dig er de alle projektledere med ansvar for igangværende projekter, og mange af dem har erfaring med disse teknikker. Her er de spørgsmål, vi stillede:

1. Hvordan har du brugt crash eller hurtig sporing på dine projekter?
2. hvilke erfaringer kan du dele med os?
3. og selvfølgelig… Hvordan har du studeret disse to teknikker til din PMP eksamen?

vi gik videre og spurgte i vores diskussionsforum, og vi modtog et stort antal ekstremt indsigtsfulde svar. Du kan læse alt her.

se denne PMP-træningsvideo om nedbrud + hurtig sporing

Klik på billedet nedenfor for at se en video, hvor vi forklarer alt hvad du behøver at vide om nedbrud og hurtig sporing til din PMP-eksamen på under 10 minutter:

PMP-Eksamenseksempelsspørgsmål

få mere at vide om nedbrud og hurtig sporing

nedbrud og hurtig sporing er planlægningskomprimeringsteknikker. Du anvender dem for at forkorte din tidsplan og nå et bestemt tidsplanmål.

• hurtig sporing betyder at udføre to aktiviteter på samme tid, selvom de normalt ikke ville blive udført på denne måde.
• hurtig sporing er gratis, men tilføjer yderligere risiko for dit projekt.
• Crash betyder at tilføje yderligere ressourcer til dit projekt.
• Crash kræver yderligere budget. Så du ønsker at gå ned de aktiviteter, der giver dig den største bang for sorteper-den mest tidsplan kompression til den mindste pris.
• begge teknikker giver kun mening, hvis du anvender dem på aktiviteter på din kritiske vej.

sidst men ikke mindst, glem ikke at komme forbi på vores diskussionsforum og læse om, hvordan andre projektledere har brugt disse teknikker på deres projekter, og hvad de gjorde for at studere dem til deres PMP-eksamen.