hvert HR-team står over for problemer både i driften af deres afdeling og i den konsekvente håndhævelse af politikker på tværs af virksomheden generelt. Her er de ti største problemer, som HR-teams i Storbritannien står overfor, og hvordan de kan løses.
Retention
mange mennesker tror, at den vigtigste opgave for menneskelige ressourcer er at kilde og ansætte nyt talent. Sandheden er imidlertid, at de fleste HR-aktiviteter drejer sig om at bevare eksisterende talent.
medarbejdere er livsnerven i enhver virksomhed og leverer de færdigheder og erfaring, der kræves for at holde produktivitetsniveauerne op. Din virksomhed vil også have investeret betydelig tid og penge i at sikre maksimal produktivitet, hvor det er muligt. Og det vigtigste HR-ansvar er at beskytte dette værdifulde aktiv.
fastholdelse af medarbejdere er en fin balancegang mellem virksomhedskultur, aflønning og incitamenter. HR-afdelingen skal give hver medarbejder den rigtige kombination af alle tre for at tilfredsstille medarbejderen uden at gå på kompromis med virksomhedens interesser i processen. De skal også føre nøjagtige optegnelser over disse kombinationer for at sikre, at de aftalte pakker leveres til medarbejderne.
rekruttering
uanset om det skal supplere den eksisterende arbejdsstyrke eller erstatte personale, der er mistet gennem naturlig nedslidning, er den anden store udfordring for personaleafdelingen rekruttering af talent. Det er vanskeligt at finde personale med den rigtige blanding af færdigheder, personlighed og motivation, selv når puljen af tilgængelige kandidater er relativt stor.
uanset om rekruttering udelukkende håndteres af den interne HR-afdeling eller med hjælp fra en tredjepart, er det vigtigt, at processen styres centralt og effektivt. Hvor der er snesevis af applikationer, skal detaljerne for hver registreres til gennemgang og sammenligning.
en HR-platform giver mulighed for lagring af applikationer, CV ‘ er og kontaktoplysninger for nem analyse og sammenligning. Afhængigt af virksomhedens dataopbevaringspolitikker kan applikationer gemmes i måneder eller år i forventning om, at nye roller bliver tilgængelige i den periode.
som en ekstra fordel, at have detaljerne i et udvalg af egnede kandidater til rådighed for nem overvejelse reducerer fremtidige rekrutteringsomkostninger og forkorter den tid, det tager at tilslutte et kompetencegab. At fremskynde rekrutteringsprocessen på denne måde forhindrer fald i produktivitet og moral.
Produktivitet
med problemerne med antallet af medarbejdere i arbejdsstyrken sorteret, skal Human Resources-teamet næste se på produktivitetsniveauer for at sikre, at virksomheden fungerer effektivt. Hvor produktiviteten er lav, skal HR vide, om problemet skyldes dårlig arbejdspraksis eller mangel på ressourcer.
denne bestemmelse foretages ofte ved at udføre en tid og bevægelse (T& M) undersøgelse for at definere, hvem der gør hvad og hvordan. Denne undersøgelse kan derefter bruges til at identificere potentielle effektivitetsgevinster og bane vejen for fremtidige kapitalinvesteringer for at forbedre produktiviteten og forholdene.
ved hjælp af en integreret HR-platform kan den øverste ledelse og HR-teamet gemme og analysere T& M-data i samarbejde. HR-systemet kan også opbevare disse data for at give historisk kontekst til senere undersøgelser for at give et benchmark og nøjagtigt måle forbedringer foretaget.
uddannelse og Compliance
uddannelse er et væsentligt aspekt af medarbejderudvikling, både for deres egen uddannelse, men også for at sikre, at du fortsat får det bedste ud af din arbejdsstyrke. Visse roller kræver officiel uddannelse og certificering, såsom CORGI-registrering for gasinstallatører, hvoraf mange også har en levetid for fornyelse.
selvom medarbejderen bærer et vist ansvar for at holde styr på deres egne professionelle registreringer, er det fornuftigt at spore disse oplysninger til dine egne optegnelser, hvis din virksomhed er afhængig af deres certificerede færdigheder. Hvis din virksomhed har accepteret at betale for eksamener eller registreringsgebyrer, kan du holde styr på, hvornår disse betalinger forfalder. Du kan også advare den involverede medarbejder, planlægge dækning for fravær under eksamener og arrangere betalinger for at forhindre bortfald.
selv når træningen foregår internt, giver optagelse af kursusdeltagelse i et centralt HR-system mulighed for en hurtig vurdering af arbejdsstyrkens færdigheder og overholdelse af lovgivningen. Har alle medarbejdere modtaget deres fulde introduktionstræning? Har nogen gået glip af den årlige brandalarmtræning og har brug for en genopfriskning? Har interne forfremmelseskandidater gennemført alle relevante kurser til den nye rolle? At holde detaljer om træning kan hjælpe med at besvare alle disse spørgsmål og mere.
sundhed og sikkerhed
din virksomhed er forpligtet til at registrere detaljer om sundheds-og sikkerhedsoplysninger af juridiske årsager, svarende til at føre poster om faglige kvalifikationer og medlemskab af handelsorganer. Sundheds-og sikkerhedsregistre hjælper med at holde dine medarbejdere sikre på arbejdspladsen og sikre, at virksomheden opfylder sine juridiske forpligtelser over for både dem og offentligheden.
når der opstår et sundheds-og sikkerhedsproblem, opfordres HR til at demonstrere, at virksomheden har gjort alt, hvad der forventes af det. Hvor bevis ikke kan vises, er virksomheden i fare for juridiske konsekvenser og bøder.
endnu en gang er måden at afbøde sådanne problemer på ved hjælp af nøjagtige optegnelser over kurser, der er deltaget, udstedte dokumenter og alt andet, der er specifikt for sundheds-og sikkerhedslovgivning, som din virksomhed gør som en selvfølge. Hvis en medarbejder deltager i et kursus, der sigter mod at øge deres personlige sikkerhed og menneskerne omkring dem, skal detaljerne registreres i tilfælde af forespørgsel eller tvist i fremtiden.
da kursusdeltagelse og træning er tæt knyttet til generelle medarbejderoptegnelser, er HR-afdelingen bedst rustet til at registrere disse oplysninger. Og HR-programmet, der bruges i hele din virksomhed, forener sundheds-og sikkerhedsdata med medarbejderoptegnelser for hurtig og nem hentning og analyse.
diskrimination og mangfoldighed
hvis din virksomhed har nogen involvering i den offentlige sektor eller har en virksomhedspolitik vedrørende mangfoldighed, skal du være i stand til at demonstrere dine forpligtelser med hårde fakta fra tid til anden. Når en virksomhed annoncerer forpligtelser til mangfoldighed og et ønske om at reducere forskelsbehandling, skal de demonstrere deres fremskridt hen imod disse mål.
for at undgå, at disse anmodninger bliver til en forhastet folketælling af arbejdsstyrken, er det fornuftigt at registrere demografidata, når en ny rekruttering ansættes. Som en del af ansættelseskontrakten kan der tilføjes et simpelt sæt afkrydsningsfelter for at registrere demografiske data og mangfoldighedsdata, som skal gemmes med medarbejderposter i HR-systemet.
det er også vigtigt at registrere eventuelle arbejdspladshændelser, der synes at involvere enhver form for forskelsbehandling. Din virksomhed kan derefter udføre disciplinære handlinger baseret på virksomhedens politikker og yderligere demonstrere en forpligtelse til disse kerneprincipper. Dit HR-program skal også hjælpe med hurtigt at kontrollere, om et personale, der mistænkes for at deltage i diskriminerende aktiviteter, har accepteret at handle i overensstemmelse med virksomhedens politikker som en del af deres ansættelseskontrakter.
disciplin
disciplin er altid et af de mindst populære spørgsmål at tackle på arbejdspladsen, og også det punkt, hvor HR-afdelingen kan hjælpe med at løse hændelser tilfredsstillende for arbejdsgiver og medarbejdere. Disciplinærprocessen kræver masser af beviser, og HR-afdelingen bliver ofte nødt til at indhente udsagn, optegnelser og andre understøttende data for at løse problemer juridisk og etisk, som alle er tidskrævende.
det er derfor vigtigt at føre nøjagtige optegnelser over ethvert disciplinært spørgsmål for at sikre, at problemet behandles korrekt. Dette omfatter referater af møder, breve mellem arbejdsgiver -, arbejdstager-og fagforeningsrepræsentanter og eventuelle opfølgende aktiviteter, der skal gennemføres. Disse optegnelser giver også et referencepunkt for at sikre, at alle parter opfylder deres aftalte forpligtelser i tilfælde af yderligere tvister.
som før skal disse poster let gemmes og hentes sammen med relevante kontraktoplysninger. Ved at bruge et integreret HR-system, der understøtter din proces, forenkles meget af evidensindsamlingen, hvilket hjælper med at reducere meget af benarbejdet og tiden i forbindelse med løsning af disciplinproblemer.
Outsourcing
freelancere og kontrakter giver en attraktiv måde at øge din virksomheds arbejdsstyrkefærdigheder og evner uden behov for permanent at ansætte nyt personale. Dette er især relevant for projekter og kontrakter, der kræver specialviden, men som sandsynligvis ikke bliver en rutinemæssig del af dine virksomheds krav.
outsourcede medarbejdere præsenterer dog nye udfordringer, når de forsøger at sikre, at de opfylder interne standarder og krav. Har de kvalifikationer eller brancheorgan medlemskaber? Har de gennemgået standard virksomhedsinduktionstræning? Du skal muligvis kende denne form for information på et tidspunkt i fremtiden, selvom det ikke synes særlig relevant i starten af deres kontrakt.
på samme måde som du registrerer ansættelsesoplysningerne for fast personale, er det vigtigt at opbevare de samme oplysninger om entreprenører, konsulenter og outsourcede medarbejdere. Dit ideelle HR-system skal give dig mulighed for at føre tydeligt mærkede optegnelser over midlertidigt personale for nem hentning i tilfælde af en fremtidig tvist. Eller endda bare for at gøre det lettere at genansætte de samme mennesker i fremtiden.
Payroll
ansvaret for payroll falder mellem ansvarsområder konti og HR afdelinger, ofte fører til problemer med nøjagtige betalinger til personale. HR fører optegnelser om løn, fordele, bonusser og vedhæftede filer af indtjening, mens konti har til opgave at faktisk foretage betalingerne. Dette skaber en potentiel afbrydelse, der kan føre til, at lønningslisten køres sent, eller at medarbejderne modtager de forkerte beløb i deres lønpakke.
for at opretholde moralen og forhindre fremtidige lønproblemer bør din virksomhed undersøge potentialet ved at bruge en dedikeret lønløsning, der grænseflader direkte med dit HR-program og kontosystem. Ved at forene begge afdelinger elektronisk kan de fleste af de manuelle hovedpine, der er forbundet med løn, løses automatisk.
dedikeret lønprogram hjælper med at sikre, at personalet får betalt, hvad de har ret til, når de forventer det. Din HR-afdeling vil også drage fordel af en reduktion i forespørgsler, hvilket hjælper med til bedre at sprede arbejdsbyrden i resten af måneden.
Medarbejderforespørgsler
HR-afdelingen giver grænsefladen mellem “virksomheden” og personalet. Det betyder, at når det kommer til beskæftigelsesspørgsmål, tvister eller forespørgsler vedrørende arbejde, er HP-afdelingen punktet for første undersøgelse.
håndtering af forespørgsler om løn, frynsegoder og performance management anmeldelser på en rimelig regelmæssig basis er rutine, men også ekstremt tidskrævende, især hvor data ikke er let tilgængelige. Hver gang et medlem af HR-afdelingen har brug for at jage en betalingsdetalje, eller detaljerne i en kontraktvariation, de er ikke i stand til at fokusere på noget af deres andet ansvar.
et dedikeret HR-system holder ansættelsesdata centraliseret klar til nem hentning og reducerer den tid, det tager at besvare hver forespørgsel betydeligt. Mere avanceret system tillader” selvbetjening ” stil adgang til nogle data, så personalet kan besvare mange af deres egne mere grundlæggende spørgsmål selv.
nem dataadgang er nøglen til beslutninger
HR – teamet beskæftiger sig med alle mulige problemer, men nøglen til at løse dem hurtigt er den samme i de fleste tilfælde-nem adgang til relevante data. I næsten alle tilfælde vil et fuldt udstyret HR-og lønsystem give opbevaring, hentning og analyseværktøjer, der kræves for at besvare beskæftigelsesspørgsmål og forbedre afdelingens effektivitet generelt.