11 Schritte zur Entwicklung eines skalierbaren Rekrutierungsplans [2021]

Egal, ob Sie für ein kleines Startup oder ein großes Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern arbeiten, Sie müssen wissen, wie Ihr Team im Laufe der Zeit wachsen wird — mit anderen Worten, wen Sie wann einstellen werden.

Aus diesem Grund sollten Sie einen Rekrutierungsplan entwickeln, um Ihre Einstellungsprozesse zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Sie Zugang zu den Talenten haben, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen.

Ein strategischer Rekrutierungsplan ist nicht nur wichtig, um offene Stellen zu besetzen, sondern auch, weil schlechte Rekrutierungsentscheidungen kostspielig sein können.

Eine schlechte Einstellung kann bis zu 30% des potenziellen Einkommens des Mitarbeiters im ersten Jahr kosten.

– U.S. Department of Labor

Durch einen proaktiven Ansatz und den Aufbau eines Plans für Ihre Rekrutierung im Voraus können Sie Zeit und Geld sparen und sicherstellen, dass Ihr Team nicht zu kurz kommt.

Die Frage ist: Wie können Sie einen Rekrutierungsplan entwickeln, der die Dynamik des heutigen Arbeitsmarktes widerspiegelt und den zukünftigen Personalbedarf antizipiert, damit Sie proaktiv vorausplanen können?

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um einen skalierbaren Rekrutierungsplan in Ihrem Unternehmen zu entwickeln und umzusetzen!

Was ist ein Rekrutierungsplan?

Rekrutierungspläne sind viel mehr als nur zu wissen, welche Rollen in naher Zukunft besetzt werden müssen — sie sind eine Gelegenheit, Unternehmensziele und Qualifikationslücken mit Ihren Einstellungsbemühungen in Einklang zu bringen, um strategisch für das kommende Jahr zu planen.

Ein strategischer Rekrutierungsplan sollte die Positionen enthalten, für die Sie einstellen müssen, einen Rekrutierungskalender, Budgetinformationen, Tracking- und Bewertungstools und andere wichtige Details darüber, wie Sie Ihre Rekrutierungsbemühungen verwalten.

Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Rekrutierungsplans

Es ist klar, dass der Aufbau einer Rekrutierungsstrategie der beste Weg ist, um Ihre Einstellungspraktiken zu überdenken und zu verbessern — aber viele Unternehmen planen nicht entsprechend.

Um Ihnen bei der Planung zu helfen, finden Sie hier 11 Schritte zum Erstellen eines erfolgreichen Rekrutierungsplans.

Analyse des Rekrutierungsbedarfs und der Qualifikationslücken

Der erste Schritt zur Erstellung eines Rekrutierungsplans besteht darin, Ihren Einstellungsbedarf zu ermitteln und festzustellen, wo Qualifikationslücken bestehen, die Ihre vorhandenen Talente nicht schließen können.

Beginnen Sie mit der Analyse des Wachstums Ihres Unternehmens und berücksichtigen Sie dabei wichtige Faktoren wie Mitarbeiterfluktuation und erwartete Beförderungen, da diese sich auf Ihre Einstellungsbedürfnisse auswirken.

Schätzen Sie ein, welche Abteilungen und Rollen gestärkt werden müssen und warum. Verlässt ein wichtiges Mitglied des Teams? Wird ein neues Projekt starten?

Indem Sie lernen, welche Fähigkeiten Ihrem Team fehlen und welche Sie benötigen, um die zukünftige Arbeitsbelastung zu bewältigen, können Sie einen proaktiven Ansatz verfolgen, der die Einstellung besser auf die Personalanforderungen ausrichtet.

Erstellen Sie einen Einstellungsplan und einen Einstellungskalender

Als nächstes können Sie Ihre Analyse in die Praxis umsetzen und abschätzen, wie viele Personen jede Abteilung benötigt und wann sie ungefähr benötigt werden.

Dies hilft Ihnen, vorausschauend zu planen und zukünftige Bedürfnisse rechtzeitig zu antizipieren, um sich darauf vorzubereiten. Wenn Sie beispielsweise eine Rolle in Q3 besetzen müssen, müssen Sie möglicherweise Ihre Vorbereitungen in Q2 beginnen, um sicherzustellen, dass Sie die Position rechtzeitig besetzen.

Mit diesen Informationen können Sie einen vollständigen Rekrutierungskalender für das Jahr erstellen. Dies sollte die Positionen enthalten, für die Sie pro Quartal einstellen müssen, die Gesamtzahl der Mitarbeiter für jede Abteilung und einen Einstellungszeitplan für den Beginn jeder Einstellungsrunde.

So können Sie Ihren Einstellungsplan visualisieren, um immer den Überblick über Ihre Rekrutierungsbemühungen zu behalten.

Identifizieren Sie die Tools, die Sie für einen skalierbaren Rekrutierungsprozess benötigen

Nachdem Sie nun über einen Rekrutierungskalender und einen Einstellungsplan verfügen, können Sie die Tools identifizieren, die Sie zur Ausführung Ihres Plans benötigen.

Einige der wichtigsten Lösungen für Ihren Recruiting-Tech-Stack sind ein Bewerber-Tracking-System (ATS), Konten in verschiedenen Online-Jobbörsen, Tools zur Bewertung und Überprüfung vor der Einstellung sowie Analyse- oder BI-Software für datengesteuerte Entscheidungen.

Diese Tools helfen Ihrem Team, die Einstellungsbemühungen Ihres Unternehmens zu organisieren und zu rationalisieren, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und den Bewerberscreening-Prozess zu verbessern.

Die Harver-Plattform automatisiert beispielsweise die meisten anfänglichen Einstellungsprozesse, von der Kandidatenauswahl bis zur Interviewplanung. Mit unserer Recruiting-Software können Sie sich wiederholende Aufgaben wie das Lesen von Lebensläufen und das weitere Verschieben von Kandidaten eliminieren.

Darüber hinaus können Sie Ihren Talentpool optimieren, indem Sie Daten zu den Profilen Ihrer Bewerber sammeln und mit den Profilen Ihrer leistungsstärksten Mitarbeiter vergleichen. Mit unserem Assessment-Tool können Sie ganz einfach die passenden Ergebnisse von Bewerbern sehen und erhalten Einblicke in Ihren gesamten Rekrutierungstrichter.

Bestimmen Sie die Anforderungen für jede Position

Mit einer soliden Vorstellung davon, für welche Rollen Sie einstellen werden, können Sie mit der Bestimmung der Anforderungen für jede offene Stelle beginnen.

Welche Eigenschaften und Fähigkeiten sollen Bewerber haben? Was werden ihre täglichen Aufgaben sein? Und ihre Ziele?

Um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite sind und die Zeit für die Einstellung verkürzen, sollten Sie sich mit Personalchefs treffen und diesen Schritt gemeinsam besprechen. Dies wird Ihnen helfen, ein gründliches Verständnis für jede Rolle zu entwickeln und was die Bedürfnisse sind, um es effektiv zu füllen.

Wenn Sie beispielsweise für ein Contact Center einstellen, möchten Sie möglicherweise Mitarbeiter mit übertragbaren Fähigkeiten einstellen, falls Sie Mitarbeiter von Chat-Agenten zu Telefonagenten wechseln müssen.

Um dies effizient und in großem Maßstab zu tun, müssen Sie über Ihre aktuellen Stellenangebote hinausgehen und über Ihre Unternehmenskultur und die allgemeinen Fähigkeiten nachdenken, die Menschen haben sollten, um gut zu passen.

Anstatt also Leute zu rekrutieren, die nur zu einer bestimmten Stelle passen, beurteilen Sie die Kandidaten nach ihren Fähigkeiten und Merkmalen und weisen sie dann den Stellen zu, die am besten zu ihren Fähigkeiten passen.

Wir nennen diesen Ansatz Call-type Matching.

Mehr über diese Rekrutierungsstrategie erfahren Sie in unserem Webinar zur Zukunft der Volumeneinstellung in BPOs und Contact Centern.

Erstellen Sie ein Budget für Rekrutierungskosten

Basierend auf Ihren vorherigen Kosten pro Einstellung können Sie abschätzen, wie hoch Ihre Rekrutierungskosten für das kommende Jahr sein werden. Berücksichtigen Sie verschiedene Kosten, die mit dem Rekrutierungsprozess verbunden sind und die Sie in Ihrem Budget berücksichtigen müssen.

Einige der üblichen Rekrutierungskosten umfassen:

• Werbung auf Jobbörsen und Social Media
• Jobmessen und Campus Recruiting-Kosten
• Recruiting-Technologiekosten
• Employer Branding-Kosten
• Interne Gehälter und Leistungen der Beteiligten
• Hintergrundüberprüfungen und Drogentests
• Reisekosten für die Rekrutierung

Sobald Sie mit diesen allgemeinen Schritten Ihres Rekrutierungsplans fertig sind, können Sie mit den folgenden Schritten zu einem rollenspezifischen Plan übergehen.

Beginnen Sie mit einer überzeugenden Stellenbeschreibung

Die besten Kandidaten anziehen Alles beginnt mit einer starken Stellenbeschreibung. Viele Unternehmen gehen jedoch den falschen Weg. Sie listen die spezifischen Jobanforderungen und -erwartungen auf, teilen jedoch nichts darüber mit, was das Unternehmen zu bieten hat, was Arbeitssuchende möglicherweise davon abhält, sich zu bewerben.

Vermeiden Sie diesen Fehler und versuchen Sie stattdessen, überzeugende und umfassende Stellenbeschreibungen zu schreiben, die Arbeitssuchende ansprechen. Sie sollten Informationen über die Mission und die Werte Ihres Unternehmens sowie die Besonderheiten der Rolle enthalten.

Scheuen Sie sich nicht, Persönlichkeit zu zeigen — denken Sie daran, dass Stellenbeschreibungen eine Gelegenheit sind, den Job an potenzielle Kandidaten zu verkaufen.

Um sich abzuheben, muss Ihre Stellenausschreibung überzeugend und kreativ sein.

Einrichten eines Kandidatenauswahlprozesses

Als nächstes sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie mit der schwierigen Aufgabe der Kandidatenauswahl umgehen. Wir haben dieses Thema in unserem E-Book unten ausführlich behandelt.

Definieren Sie klar, wie der Gesamtprozess abläuft, indem Sie festlegen, wie viele Interviewrunden Sie haben und wer mit der Befragung und Auswahl von Kandidaten beauftragt wird.

Sie sollten jedoch kein einheitliches Auswahlverfahren für die Auswahl der Kandidaten verwenden. Vielmehr sollten Sie nach verschiedenen Möglichkeiten suchen, um die Erfahrung für jeden Kandidaten zu personalisieren.

Sie können dies tun, indem Sie überlegen, welche Fragen, Bedürfnisse oder Bedenken sie während des gesamten Interview- und Auswahlprozesses haben könnten, und sie proaktiv ansprechen.

Pre-Employment Assessments sind eine großartige Ressource, um qualifizierte Kandidaten frühzeitig auszuwählen und im Auswahlprozess weiterzuentwickeln.

Es gibt viele verschiedene Arten von Assessments, von der Messung von Fähigkeiten und Persönlichkeit bis hin zur Bestimmung kognitiver Fähigkeiten und kultureller Passung. Mit einem anpassbaren Pre-Hire-Assessment-Tool können Sie gamifizierte Online-Assessments erstellen, die bei der Auswahl helfen und den Kandidaten einbeziehen.

Schauen Sie sich die Online-Bewerbungserfahrung an, die Netflix mit der Harver-Plattform erstellt hat, und überlegen Sie, wie eine ähnliche Vorauswahlmethode Ihrem Bewerbungsprozess zugute kommen würde.

Hintergrund- und Referenzprüfungen durchführen

Sobald Sie einen Kandidaten ausgewählt haben, sollten Sie bei Bedarf eine Hintergrundprüfung durchführen. Dies ist möglicherweise nicht immer erforderlich, abhängig von den Unternehmensrichtlinien und der Rolle, für die Sie einstellen.

Bestimmen Sie frühzeitig, ob Hintergrundüberprüfungen erforderlich sind, da dies dazu beiträgt, mögliche Prozessverzögerungen zu vermeiden.

Sie sollten es sich zur Aufgabe machen, Referenzen zu überprüfen, um die organisatorische Eignung zu beurteilen und ihre Qualifikationen zu bestätigen. Sie helfen im Wesentlichen dabei, Ihre interne Einschätzung zu bestätigen, ob ein Kandidat für die Organisation geeignet ist oder nicht.

Versuchen Sie bei Referenzprüfungen, offene Fragen zu Leistung, Leistungen und Schwierigkeiten zu stellen, um so viel wie möglich aus der Referenz zu lernen.

Machen Sie dem ausgewählten Kandidaten ein Angebot

Als Teil Ihres gesamten Rekrutierungsplans sollten Sie definieren, wer das Angebot machen und mit dem ausgewählten Kandidaten weiter verhandeln wird. Indem Sie im Voraus festlegen, wie dies abläuft, können Sie eine viel reibungslosere Candidate Experience sicherstellen.

Zuerst sollten Sie Ihren idealen Kandidaten anrufen oder eine E-Mail senden und die Position anbieten. Sobald Sie bestätigt haben, dass Ihr Kandidat die Rolle annimmt, ist es üblich, ein offizielles Angebotsschreiben zu erstellen, in dem die Vereinbarung schriftlich dargelegt wird.

Definieren Sie, was passiert, nachdem der Job angenommen wurde

Das ist der letzte Schritt im Plan, oder? Falsch! Die besten Rekrutierungspläne hören nicht mit dem Angebotsbrief auf. Definieren Sie beim Abschluss Ihres Plans, was nach der Annahme des Jobs passieren wird.

Wer kümmert sich um Preboarding und Onboarding? Wenn Sie diese Fragen im Voraus beantworten und einen Plan haben, können Sie nahtlose Übergänge vom Kandidaten zum Mitarbeiter vornehmen.

Lernen und optimieren Sie Ihren Plan unterwegs

Schließlich sollten Sie das Feedback und die Analysen neuer Mitarbeiter nutzen, um Ihren Rekrutierungsplan zu informieren und entsprechend zu optimieren.

Senden Sie eine anonyme Umfrage, um Feedback von Neueinstellungen zu erhalten. Wie war der Interview- und Auswahlprozess? Welcher Teil des Prozesses war gut gemacht und welcher Teil hätte besser sein können?

Sie können auch Ihre Einstellungsanalyse gut nutzen. Überprüfen Sie wichtige Rekrutierungsmetriken wie Zeit bis zur Einstellung, Qualität der Einstellung, frühe Fluktuationsraten und Kosten pro Einstellung. Dann finden Sie Möglichkeiten, wie Sie Ihren Rekrutierungsprozess basierend auf diesen Erkenntnissen verbessern können.

So wie sich der Arbeitsmarkt des 21.Jahrhunderts und die Rekrutierungsbranche ständig weiterentwickeln, sollte sich auch Ihr Rekrutierungsplan im Laufe der Zeit entwickeln.

… und vergessen Sie nicht, dass eine Stellenausschreibung für Unternehmen im Durchschnitt bis zu 250 Bewerber anziehen kann. Ihr Recruiting-Spiel muss kontinuierlich optimiert werden, um Ihnen die besten Ergebnisse zu bringen.

Ein abschließender Gedanke

Ein Rekrutierungsplan sollte der ultimative Leitfaden für Ihre Rekrutierungsbemühungen sein. Es kann Zeit und Mühe kosten, einen zu erstellen; Denken Sie jedoch nicht, dass es endgültig ist, wenn Sie fertig sind. Sie sollten Ihren Plan basierend auf den Anforderungen des Unternehmens und deren Schwankungen im Laufe der Zeit anpassen und optimieren.

Was ist beispielsweise, wenn Ihr Unternehmen schneller wächst als erwartet und Sie mehr Mitarbeiter einstellen müssen, als Sie ursprünglich erwartet hatten? Oder was, wenn Sie sich entscheiden, eine brandneue Technologie zu implementieren?

Arbeiten Sie weiter an Ihrem Rekrutierungsplan, messen Sie wichtige Kennzahlen und verbessern Sie sie, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.