9 wesentliche Projektdokumente (mit Vorlagen)

Ich habe vor nicht allzu langer Zeit ein Projekt von jemand anderem aufgenommen und war drei Monate in meinem Management, bevor mir klar wurde, dass es keine Projektcharta gab.

Es gab viele andere Dokumente, die alle eine gewisse Überschneidung mit einer Charta hatten, aber keine tatsächliche Charta. Das bedeutete, dass einige wichtige Dinge in den Unterlagen des Projekts fehlten und das Wichtigste war, wer dafür bezahlen würde.

Hoppla.

Das war ein bisschen Kopfschmerzen zu sortieren.

Projektmanagement kann eine Menge Papierkram verursachen, und es ist nicht immer das, was Sie wollen oder brauchen. In diesem Artikel definieren wir, was Sie wirklich brauchen und wie Sie es verwenden.

Also, über welche Dokumentation sprechen wir wirklich? Definieren wir.

Projektmanagement-Dokumente: Eine Definition

Wir können Projektdokumente definieren als:

Die Dokumentation, die von einem Projektmanager erstellt wurde, um das Projekt angemessen zu verwalten, zu kontrollieren und zu liefern.

Welche Projektunterlagen benötigen Sie?

Wenn Sie sich die Projektmanagement-Standards und -Methoden ansehen, werden Sie eine Menge Dokumentation finden, aber brauchen Sie wirklich alles? Ehrlich gesagt, für die meisten Projekte nicht.

Wenn Sie einen riesigen Olympiapark oder ein militärisches Schlachtschiff bauen, gibt es höhere Standards für die Dokumentation, aber für die meisten Projekte, die in Büroumgebungen von kleinen, mittleren und sogar großen Unternehmen durchgeführt werden, wird Ihre Zeit am besten damit verbracht, die Grundlagen richtig zu machen.

Lassen Sie uns also über das Wesentliche sprechen.

Hier sind neun Dokumente, auf die kein Projekt mit Selbstachtung verzichten sollte, wenn es versucht, ein Projekt zu verwalten. Ich habe die Projektmanagementdokumente nach Phasen organisiert, damit Sie die Reihenfolge sehen können, in der sie normalerweise erstellt werden.

1. Business Case

In der Konzept- oder Ideenphase eines Projekts hat jemand eine gute Idee. Dies wird in einem formellen Projektvorschlag oder Business Case festgehalten.

Der Projektgeschäftsfall ist das Dokument, das das gesamte Projekt startet. Es wird geschrieben, um zu erklären, warum das Projekt passieren sollte, und es fasst das Problem zusammen, das das Projekt lösen wird.

Aber hier ist meine Definition der Projektdokumentation: Der Business Case wird normalerweise von jemand anderem als dem Projektmanager geschrieben.

Wer schreibt also den Business Case?

Meiner Erfahrung nach werden Business Cases von dem Geschäftsinhaber zusammengestellt, der die Änderung wünscht — der Person, die letztendlich zum Projektsponsor wird.

Es ist jedoch viel, viel einfacher, ein Projekt zu verwalten, wenn Sie in der Business-Case-Phase involviert waren, weil Sie die Treiber und Ziele besser verstehen.

Der Business Case sollte umfassend und überzeugend sein und genügend Details enthalten, um die für das Projekt erforderlichen Investitionen zu rechtfertigen.

Allerdings könnte der Business Case so einfach sein wie eine E-Mail an einen Exec, der um Erlaubnis bittet, mit einer Initiative fortzufahren. Wenn Sie ein Olympiastadion bauen würden, würde dieses Maß an Informalität nicht ausreichen.

Seien Sie vernünftig und pragmatisch – es macht an dieser Stelle keinen Sinn, eine Overkill-Dokumentation zu erstellen. Es wird die Leute nur vorsichtig machen, was noch kommen wird.

Sobald der Business Case genehmigt wurde, können Sie in die Projektinitiierungsphase übergehen.

Projektcharta

Der wichtigste Papierkram in der Projektinitiierungsphase ist das Projektchartadokument.

Sie benötigen dies: Es gibt Ihnen die Befugnis, als Projektmanager für das Projekt zu fungieren. Es ist Ihr Mandat, das Projekt zu leiten, und es ist das Dokument, das das Projekt von einer Idee in ein tatsächliches Arbeitsprogramm mit zugewiesenen Eigentümern (und Vereinbarung über die Finanzierung) verwandelt.

Ohne ein Projektcharta-Dokument existiert Ihr Projekt formal nicht!

Unsere Auswahl

E-Mail-Vorlagen für den Projektstart

Vorlagen, mit denen Sie Erwartungen festlegen, Informationen abrufen, Updates anfordern und Probleme verwalten können. Richtet sich an Business-Analysten, aber leicht anpassbar für alle Projektrollen.

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Projektchartas können kurz oder inhaltlich sein. Ich bevorzuge eine vollständig abgerundete Version, die wir in unserer Terminologie als Projektinitiationsdokument bezeichnen. Es enthält alles, was Sie darüber wissen müssen, womit Sie beginnen.

Sobald Sie Klarheit darüber haben, was das Projekt tun wird und in welchem Kontext es funktionieren wird, ist es Zeit, in die Planungsphase einzusteigen.

Projektmanagementplan

In der Planungsphase werden zwei Projektplanungsdokumente erstellt. Der erste ist der Projektmanagementplan.

Dies ist ein riesiges Dokument. Tatsächlich handelt es sich wahrscheinlich nicht um ein Dokument (obwohl ich es in der Projektmanagementplanvorlage gebündelt habe, die Sie hier finden).

In der Vergangenheit habe ich es immer als separate Dokumente verwaltet, aber zusammen bilden sie ‚Den Plan‘.

In jüngerer Zeit wurden meine Projekte unter einer formalen PMO-Struktur betrieben, und vieles von dem, was in einem Projektmanagementplan enthalten ist, wiederholt im Grunde die formalen Prozesse.

Hinweis: erstellen Sie ein Planungsdokument nur, wenn Sie es benötigen

Es macht keinen Sinn, ein Planungsdokument zu erstellen, nur um zu sagen: „Wir machen es so, wie es das PMO vorschreibt, genau wie jedes andere Projekt in diesem Unternehmen.“ In diesem Fall habe ich ein übergreifendes Projektmanagementplandokument, das sich auf Unternehmensstandards bezieht.

Der Plan deckt alles ab, was Sie wissen und tun müssen, um das Projekt zu verwalten, einschließlich der Verwaltung von Projekttoleranzen, Varianzen, des Change-Control-Ansatzes, der Beurteilung der Qualität und so weiter.

Projektzeitplan

Das zweite Projektplanungsdokument, das in der Planungsphase wichtig ist, ist der Projektzeitplan.

Ehrlich gesagt sagen die meisten Leute ‚Projektplan‘, wenn sie ‚Projektplan‘ meinen.

Der Projektplan legt alle Aufgaben fest, wer sie ausführen wird und wann sie erledigt werden. Es verfolgt auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

Sie können Software verwenden, um die Projektzeitleiste für Sie zu organisieren. Es gibt Hunderte von verschiedenen Projektplanungstools – die meisten Organisationen haben etwas. Das Problem ist, dass es möglicherweise nicht perfekt für das ist, wofür Sie es verwenden möchten.

Ich erstelle Projektpläne in Microsoft Project, Teamwork und Excel, weil ich sie für verschiedene Dinge verwende.

Um Meilensteine der obersten Ebene zu kommunizieren, erstelle ich eine Version des Zeitplans in Microsoft PowerPoint mit dem Office Timeline-Plugin.

Wie auch immer Sie Ihren Projektzeitplan dokumentieren möchten, es ist wichtig, ihn auf dem neuesten Stand zu halten.

5. Project RAID Log

Wir gehen jetzt in die vierte Phase des Projekts, die Ausführungsphase. An dieser Stelle haben Sie eine Reihe wichtiger Projektdokumente. Das erste, was wir uns für diese Phase ansehen werden, ist das RAID-Protokoll.

RAID steht für:

• Risiken
• Aktionen (und/oder Annahmen)
• Probleme
• Abhängigkeiten (und/oder Entscheidungen).

Ich verwende den Begriff ‚RAID-Log‘, um alle verschiedenen Protokolle im Zusammenhang mit dem Projekt abzudecken. Dazu gehören alle Elemente in der obigen Liste sowie Änderungen. RAAIDDC ist jedoch schwerer zu sagen.

Es lohnt sich, ein Register all dieser Elemente zu haben. Ihr Projekt-RAID-Protokoll ist ein wichtiges Dokument, mit dem Sie alles im Auge behalten können.

Lesen Sie weiter: Alles, was Sie über RAID im Projektmanagement wissen müssen.

Das Erstellen ist einfacher als erwartet, da Sie nur wenige wichtige Felder benötigen:

• Artikel-ID, damit Sie wissen, über welche Zeile Sie sprechen, wenn Sie den Inhalt mit Ihrem Team besprechen
• Artikelname
• Artikelbeschreibung
• Aktion erforderlich
• Besitzer: vergiss das nicht oder niemand wird die Verantwortung dafür übernehmen, etwas dagegen zu tun
• Datum der letzten Aktualisierung.

Sie können dieses Format für alle verschiedenen Blätter und Tracker in Ihrem RAID-Protokoll verwenden.

Ein RAID-Protokoll kann Teil Ihrer Projektmanagementsoftware sein, oder Sie können das tun, was ich tue, und eine Projektarbeitsmappe verwalten, die RAID und vieles mehr enthält.

Projektstatusberichte

Projektstatusberichte sind ein weiteres wichtiges Dokument während der Ausführungsphase. Sie sind damit beschäftigt, die Arbeit zu erledigen, also müssen Sie den Leuten sagen, welche Arbeit vor sich geht. Sie helfen Ihnen auch zu verfolgen, was los ist.

Projektstatusberichte decken eine Reihe verschiedener Szenarien ab. Sie haben:

• Formelle Berichte des Projektvorstands
• Wöchentliche Updates des Informationsteams
• Formelle Berichterstattung an das PMO
• Ad-hoc-Berichte, wenn ein Stakeholder nach etwas fragt.

Und so weiter. Projektmanager verbringen viel Zeit mit Berichten.

OK, dies sind eher eine Sammlung von Dokumenten als ein einzelnes Dokument. Aber sie sind wirklich wichtig, weil sie der Mechanismus sind, mit dem Sie regelmäßig Informationen an Ihre Stakeholder weitergeben.

Sie sind die formale schriftliche Aufzeichnung des Fortschritts. Und wenn sie gut sind, sollten Ihre Stakeholder Maßnahmen ergreifen, wenn Sie sie lesen.

Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung besserer Projektstatusberichte benötigen, erhalten Sie hier mein eBook und meinen Kurs über Projektberichte.

Project Budget Tracker

Schließlich haben Sie für die Ausführungsphase einen Project Budget Tracker, ein weiteres wichtiges Dokument zur Projektplanung und -steuerung.

Ihr Projektbudget ist eine andere Art von Dokument – es enthält weniger Text und viel mehr Zahlen.

Es ist jedoch hilfreich, ein Textdokument für die Berechnungen zu haben, das Informationen zu Verträgen, Beschaffung und den Finanzprozessen enthält, denen Sie folgen sollen. Sie können dies in Ihren Projektmanagementplan einbauen.

Der Budget-Tracker muss Ihnen zeigen, was Sie prognostiziert haben, d. H. „Das Budget“ und was Sie tatsächlich ausgegeben haben. Sie können dann die Tabelle dazu bringen, das schwere Heben durchzuführen und die Varianz zu ermitteln.

Varianz ist die Differenz zwischen dem, was Sie prognostiziert haben, und dem, was Ihre tatsächlichen Ausgaben waren.

Wenn Sie zu viel ausgegeben haben, können Sie die Werbebuchungen identifizieren, in denen dies geschehen ist. Wenn Sie unter Ihre Prognose fallen, haben Sie möglicherweise eine gewisse Flexibilität, um dem Bereich weitere Elemente hinzuzufügen.

Oder Sie müssen das Geld zurückgeben — verschiedene Finanzabteilungen und Projektsponsoren haben unterschiedliche Prioritäten!

Lessons Learned Review

Während wir die Projektmanagementdokumente phasenweise überprüfen, kommen wir zur letzten Phase Ihres Projekts: Abschluss. Es gibt zwei Projektabschlussdokumente, die an dieser Stelle wichtig sind; Die erste ist Ihre Lessons Learned Dokumentation.

Lessons Learned-Dokumente sind möglicherweise keine Dokumente. Sie können Ihre Lektionen in einer Datenbank wie CornerThought oder Wiki oder in einem anderen durchsuchbaren Format speichern.

Lesen Sie weiter: Alles, was Sie über Lessons Learned im Projektmanagement wissen müssen.

Ich erstelle jedoch immer noch formale Lessons-Learned-Dokumente zum Projektende und kopiere dann die wichtigsten Lektionen in jedes andere System, das sie benötigt.

Der Lessons Learned Papierkram ist Teil Ihrer Projektabschlussarbeit. Es wird nur dann zu einer nützlichen Referenz, wenn Sie es mit den Leuten in diesem Team teilen, damit sie etwas haben, das die Lektionen kodifiziert, die sie während der Arbeit mit Ihnen gelernt haben.

Ebenso sollte es mit anderen Projektmanagern geteilt werden, da sie sonst nicht davon profitieren, was funktioniert hat und was nicht.

Projektabschlussdokument

Schließlich sollten Sie während der Abschlussphase ein formelles Projektabschlussdokument erstellen.

Dieses Dokument fasst:

• Was hat das Projekt geliefert
• Wie hat sich das Projekt gegenüber Zeit-, Kosten-, Qualitäts- und Umfangsmaßnahmen entwickelt, dh waren Sie zu spät, überbudgetiert oder hatten Schwierigkeiten, ein Qualitätsergebnis zu erzielen?
• Alle offenen Risiken, Probleme und Maßnahmen zum Zeitpunkt der Schließung
• Der Speicherort der Projektdateien
• Alles andere, was die Person, die die Übergabe erhält, wissen muss.

Von allen Dokumenten ist dies das wichtigste, das formell unterschrieben und genehmigt werden muss. Ohne die Zustimmung des Projektsponsors zum Abschluss des Projekts wird das Projekt nicht geschlossen.

Sie werden am Ende monatelang Ad-hoc-Arbeit und Support leisten. (Frag mich nicht, woher ich das weiß.)

Wählen Sie die Dokumente aus, die für Ihr Projekt geeignet sind

Das Wichtigste ist, dass dies ein Leitfaden ist. Passen Sie die Projektdokumentation an, die Sie benötigen, damit Sie Ihr Projekt am besten verwalten können.

Sie benötigen einen detaillierten Beschaffungsplan? Mach eins. Sie benötigen keinen Budget-Tracker, da es keine externen Ausgaben gibt? Erstellen Sie keine und lassen Sie sie leer; Das ist Zeitverschwendung.

Lassen Sie sich nicht auf das ein, was Sie haben müssen – verwenden Sie einfach das Obige als Leitfaden für das, was die meisten Projekte von on-the-larger-side-of-small-but-not-gigantic haben.

Weniger Verwaltungszeit für die Erstellung von Dokumenten, die keinen Mehrwert bieten, bedeutet, dass Sie mehr Zeit für die Führung Ihres Teams haben. Es ist wichtiger, dass Sie die Arbeit am Projekt erledigen. Lästiger Papierkram macht niemandem Spaß.

Schnappen Sie sich Dokumentvorlagen für diese neun Projektdokumente Sie können Ihr Projekt ohne zu viel Bürokratie steuern.