Bilanz

Früher hieß es Bilanz. Obwohl sich der Name dieses Berichts in der Non-Profit-Welt in „Statement of financial Position“ (SOP) geändert hat, sind das Konzept und die Gleichung im Wesentlichen die gleichen wie jede Geschäftsbilanz oder Erklärung des persönlichen Nettovermögens.

	Vermögenswerte	(was Sie haben oder was Sie schulden)
minus	Verbindlichkeiten	(was Sie anderen schulden)
entspricht	Nettovermögen	(was übrig bleibt)

Die SOP spiegelt die finanzielle Gesamtlage Ihrer Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt wider. Es ist der Bericht, der die kumulierten Ergebnisse aller einzelnen Betriebsjahre Ihrer Organisation zusammenfasst. Es ist wichtig zu lernen, wie Sie den SOP-Bericht Ihrer Organisation lesen und verstehen. Es folgt eine Diskussion über die Komponenten der SOP und was sie bedeuten können.

Vermögenswerte

Vermögenswerte sind das, was Ihre Organisation hat, was Ihnen geschuldet ist, in was Sie investiert haben und was Sie bei anderen hinterlegt haben.

Was Sie haben:

• Bargeld auf Bankkonten, Anlagekonten und Kleingeld
• Dinge, die Ihre Organisation für die zukünftige Verwendung gekauft hat, z. B. Warenbestände oder Vorräte
• Anlagevermögen wie Möbel, Ausrüstung und Verbesserungen an Ihrer Einrichtung, die zu Anschaffungskosten notiert sind und nicht liquide sind, da das Bargeld bereits für den Erwerb ausgegeben wurde
• Kumulierte Abschreibungen, ein „Contra Asset“ (gegen ) angibt, inwieweit das Anlagevermögen im Laufe seiner Nutzungsdauer an Wert verloren hat, wenn es verbraucht (abgeschrieben) wird
• Sammlungen von Kunst, Artefakten, anderen wertsachen im Zusammenhang mit Ihrer Mission
• Zahlungen, die Ihre Organisation für Waren oder Dienstleistungen geleistet hat, die noch nicht erhalten oder verwendet wurden, z. B. jährliche Versicherungsprämien, die Ihnen im Falle einer Stornierung erstattet werden könnten, oder Ausgaben für zukünftige Geschäftsjahre, die im Voraus bezahlt wurden (vorausbezahlte Ausgaben)
• Langfristige Investitionen von uneingeschränkten oder vorübergehend eingeschränkten Mitteln
• Langfristige Investitionen von dauerhaft eingeschränkten Mitteln wie Stiftungsfonds, die nicht für Operationen verwendet werden können

Was ist dir schuldig:

• Ihrer Organisation zugesagte, aber noch nicht erhaltene Zuschüsse gewähren
• Einnahmen aus Dienstleistungen Ihrer Organisation, für die noch keine Zahlung eingegangen ist
• Darlehen, die Ihre Organisation möglicherweise an andere vergeben hat

Was Sie bei anderen hinterlegt haben:

• Einlagen, die Ihre Organisation an andere gezahlt hat und die von ihnen in Ihrem Namen gehalten werden, z. B. Mietvorauszahlungen, Nebenkostenkautionen, Gehaltsabrechnungen usw.

Vermögenswerte werden normalerweise in der Reihenfolge sinkender Liquidität aufgelistet. Kurzfristige Vermögenswerte sind solche, die innerhalb eines Jahres in bar oder gleichwertig und nach einem Jahr langfristig verfügbar sind. Vermögenswerte sind ein natürlicher „Sollsaldo“, was bedeutet, dass in einem Buchhaltungseintrag eine Belastung eines Vermögenskontos diesen erhöht. Eine negative Zahl (Guthaben) im Aktivteil einer Bilanz ist ungewöhnlich und sollte hinterfragt und erklärt werden. Die Ausnahme bildet die kumulierte Abschreibung, bei der es sich, wie oben erwähnt, um ein „Contra Asset“ -Konto (gegen Vermögenswert) handelt, das die Wertminderung des Anlagevermögens bei dessen Verwendung nachzeichnet.

Was Sie vielleicht fragen möchten, wenn Sie sich die Vermögenssalden ansehen:

Bargeld

• Haben wir genug Bargeld, um unsere Rechnungen zu bezahlen?
• Gibt es zu viel Bargeld auf unverzinslichen Konten?
• Sind unsere Anlagen gemäß unserer Anlagepolitik diversifiziert?
• Haben wir die beschränkten Mittel geschützt?
• Nimmt unser Barguthaben zu oder ab?

Forderungen aus Forderungen/Verpfändungen

• Ziehen wir unsere Forderungen rechtzeitig ein?
• Gibt es welche, die wir niemals erhalten werden?
• Haben wir einen Freibetrag für zweifelhafte Konten?
• Was sind aktuelle vs. langfristige Anteile?

Vorausbezahlte Ausgaben

• Bereiten wir uns auf die zukünftige Programmierung vor?

Inventar

• Haben wir zu viel zur Hand oder ist das Inventar zu alt?
• Müssen wir nachfüllen?

Andere (Einlagen usw.)

• Wie viel unserer Vermögenswerte werden von anderen gehalten und zu welchem Zweck?

Anlagevermögen (Sachanlagen, kumulierte Abschreibungen)

• Haben wir genug (zu viel) in Sachanlagen investiert?
• Müssen wir unsere Ausrüstung oder Technologie aufrüsten?
• Wie viel haben wir im Laufe des Jahres in Kapitalanlagen investiert?

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind das, was Ihre Organisation anderen schuldet oder im Namen anderer hält.

Was du schuldest:

• Kreditorenbuchhaltung (Rechnungen für Waren und Dienstleistungen)
• Auf Firmenkreditkarten zahlbare Beträge
• Lohnverbindlichkeiten (Quellensteuern, geschuldete Bundes-, Landes- und lokale Lohnsteuern; geschuldete Arbeitslosigkeit)
• Aufgelaufene Aufwendungen (in der Regel geschätzt und nicht auf tatsächlichen Rechnungen basiert, z. B. aufgelaufenes Urlaubsgeld oder aufgelaufene Zinsen)
• Der Betrag, auf den von einer Bankkreditlinie zugegriffen wird
• Kurzfristige oder langfristige Kredite

Was Sie im Namen anderer halten:

• Latente Einnahmen oder rückzahlbare Vorschüsse (Mittel, die Ihrer Organisation im Voraus für noch nicht erbrachte Dienstleistungen gezahlt wurden; Ihre Organisation wäre verpflichtet, diese Mittel zurückzugeben, wenn die Dienstleistung nicht erbracht wird, z. B. Spielabonnements oder Nachhilfe für zukünftige Klassen)
• Bedingte Beiträge (Mittel, die Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt werden, auf die Sie nur dann Anspruch haben, wenn die Bedingung erfüllt ist, z. B. ein)

Die Verbindlichkeiten werden in absteigender Reihenfolge ihrer Fälligkeit dargestellt. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind solche, die innerhalb eines Jahres fällig sind. Langfristige Verbindlichkeiten sind mehrjährige Kredite wie Hypotheken oder andere von der Organisation geliehene Mittel, die über mehr als ein Jahr zu zahlen sind. Verbindlichkeiten sind ein natürliches „Guthaben“, was bedeutet, dass in einem Buchhaltungseintrag eine Gutschrift auf einem Haftungskonto diese erhöht. Eine negative Zahl (Sollsaldo) im Passivbereich einer Bilanz ist nicht normal und sollte hinterfragt und erläutert werden.

Was möchten Sie vielleicht fragen, wenn Sie sich die Passivsalden ansehen:

Verbindlichkeiten / aufgelaufene Aufwendungen

• Werden die Kreditoren rechtzeitig bezahlt?
• Haben wir genug Bargeld, um unsere Rechnungen zu bezahlen?
• Führen wir Guthaben auf hochverzinslichen Kreditkarten?
• Wie lange haben wir diese Verbindlichkeiten in den Büchern?

Lohnverbindlichkeiten

• Erfüllen wir unsere Steuerverbindlichkeiten rechtzeitig?

Latente Einnahmen / rückzahlbare Vorschüsse

• Erfassen wir Einnahmen so, wie sie verdient werden? (Dieser Saldo wird sinken und die Erträge steigen, wenn Dienstleistungen erbracht werden, für die die latenten Einnahmen gewährt wurden.)
• Sind wir sicher, dass keine beschränkten Beiträge als latente Einnahmen enthalten sind?

Bedingte Beiträge

• Können wir die entsprechenden Mittel aufbringen? die Bedingung erfüllen, die uns das Recht auf die Mittel gibt?

Kreditlinie

• Haben wir die Mittel, um unsere Kreditlinie zurückzuzahlen?
• Nutzen wir unsere Kreditlinie strategisch?
• Nutzen wir die Kreditlinie, um unsere Betriebskosten zu decken?

Kredite/ Hypotheken

• Wie viel hat die Organisation geliehen?
• Ist das Darlehen intern (aus Barreserve) oder extern?
• Gibt es einen Plan für die Rückzahlung des Darlehens / der Hypothek?

Nettovermögen

Das Nettovermögen einer gemeinnützigen Organisation entspricht dem Nettovermögen der Organisation. Das Nettovermögen kann liquide (bestehend aus Barmitteln und kurzfristigen Forderungen) oder fest (Möbel, Einrichtungsgegenstände, Ausrüstungen, Vorräte und Grundstücke & Gebäude abzüglich langfristiger Schulden) oder langfristig sein. Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) sehen vor, dass das Nettovermögen eines Unternehmens als uneingeschränkt (UR), vorübergehend eingeschränkt (TR) oder dauerhaft eingeschränkt (PR) eingestuft wird.

Kleine und mittlere gemeinnützige Organisationen verfügen in der Regel nicht über PR-Nettovermögen wie Stiftungen, und dies ist in der Regel nicht ratsam, da eine Stiftung viel Geld bindet, das der Organisation für den Betrieb oder die Programmbereitstellung nicht zugänglich ist. Für kleine und mittlere gemeinnützige Organisationen ist es weitaus ratsamer, ein Betriebskapital oder einen operativen Barreserve-Fonds aufzubauen, bevor sie versuchen, eine Stiftung zu gründen. Wenn eine kleine oder mittelgroße gemeinnützige Organisation über ein liquides Nettovermögen verfügt, wie z. B. eine Stiftung, umfassen diese Nettovermögen in der Regel langfristige Anlagen und gelten nicht als liquide Mittel.

Das TR-Nettovermögen umfasst an die Organisation erhaltene oder zugesagte Beiträge, die eine vom Spender auferlegte Beschränkung enthalten, wann (zeitliche Beschränkung) oder zu welchem Zweck (Zweckbeschränkung) die Mittel verwendet werden können. Mittel, die für eine der beiden Beschränkungen auf das nachfolgende Geschäftsjahr „übertragen“ werden, werden als TR-Nettovermögen ausgewiesen.

Alle Nettovermögen, die nicht PR oder TR sind, sind uneingeschränkt (UR) und können von der Organisation nach eigenem Ermessen verwendet werden. Zumindest für das interne Finanzmanagement ist es sinnvoll, liquide und nicht liquide Nettovermögen zu trennen, um eine bessere Vorstellung von der Liquidität der Organisation und den finanziellen Ressourcen zu erhalten, die sie für tägliche Transaktionen verwenden kann. Ein Einzelposten-Saldo erzählt nicht immer die ganze Geschichte.

Zum Beispiel beträgt der gesamte UR-Nettovermögenssaldo in allen drei folgenden Beispielen 100.000 USD.

	NP Org A	NP Org B	NP Org C
Uneingeschränktes Nettovermögen	$100,000
Nicht zugewiesen		$75,000	( $20,000)
Sachanlagen & Ausstattung		$25,000	$120,000
Nettovermögen insgesamt	$100,000	$100,000	$100,000

Nonprofit Org A zeigt das gesamte UR-Nettovermögen als 100.000 US-Dollar, ohne zwischen verfügbarem und festem (nicht liquidem) Nettovermögen zu unterscheiden. Es wäre leicht anzunehmen, dass die Organisation mit einem positiven Nettovermögen von 100.000 US-Dollar in einem anständigen Zustand war. Bei genauerer Betrachtung detaillierterer Informationen über die Zusammensetzung des UR-Nettovermögens wie in den Beispielen B oder C würden jedoch unterschiedliche Schlussfolgerungen über die finanzielle Gesundheit dieser Organisationen gezogen.

Nonprofit Org B zeigt $ 75.000 an nicht zugewiesenen Nettovermögen, von denen man annehmen könnte, dass sie Bargeld, Forderungen und Investitionen umfassen, die für den Betrieb verfügbar sind. Darüber hinaus zeigt Org B ein Nettoanlagevermögen von 25.000 USD in Höhe von insgesamt 100.000 USD, ein genaueres Bild der Finanzlage des Unternehmens. Der Vorstand dieser Organisation möchte möglicherweise in Betracht ziehen, einen Teil der 75.000 US-Dollar in einen Barreserve-Fonds und einen Ausrüstungswartungs- und Ersatzfonds umzuwandeln.

Nonprofit Org C weist ebenfalls ein positives Gesamtnettovermögen von 100.000 USD auf, das finanzielle Bild ist jedoch sehr unterschiedlich. In diesem Szenario hat die Organisation alle verfügbaren Mittel für Geräte oder ihre Einrichtung ausgegeben und hat ein kumuliertes Betriebsdefizit von 20.000 USD. Die detailliertere Darstellung des Nettovermögens würde dem Vorstand dieser Organisation helfen zu verstehen, warum die Organisation über ein positives Nettovermögen verfügt, aber immer noch Schwierigkeiten hat, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

Die obigen Unterscheidungen könnten durch „Rechnen“ mit anderen Summen in der Bilanz erreicht werden, aber das Ziel ist es, klare und leicht lesbare Berichte zu präsentieren und den Leser nicht so hart arbeiten zu lassen, um es herauszufinden. Die Bilanzierung und Berichterstattung des Nettovermögens in diesen detaillierteren Kategorien für interne Berichte ist wertvoll und empfehlenswert und gibt ein klareres Bild der tatsächlichen Finanzlage des Unternehmens.

Empfohlenes SOP-internes Berichtsformat

Ein gut formatierter SOP-Bericht liefert genaue und relevante Informationen mit genügend Kontext, damit der Vorstand gründlich verstehen kann, was mit Ihrer Organisation finanziell vor sich geht.

Nachfolgend finden Sie ein allgemeines Format für einen Lagebericht, das für interne Berichtszwecke empfohlen wird. Der Bericht für Ihre Organisation würde detailliertere Werbebuchungen in jeder Kategorie enthalten, aber das Ziel wäre, eine Seite nicht zu überschreiten.

Die erste Spalte ist die aktuelle Jahressumme für jede Position. Dieses Berichtsformat erfordert eine zusätzliche Klarstellung der Einzelposten-Summen, um beispielsweise zu zeigen, wie viel, falls vorhanden, des Bargelds vom Vorstand für einen bestimmten Zweck eingeschränkt oder festgelegt wird. Dies wird erreicht, indem Spalten zur Trennung von Restricted Funds und Board Designated Funds eingefügt werden, aus denen hervorgeht, was tatsächlich für den täglichen Betrieb verfügbar ist.

Wenn die Finanzdaten in diesen separaten Spalten angezeigt werden, kann der Vorstand überprüfen, welche Mittel in Form von Bargeld oder Forderungen vorhanden sind, und die Liquidität der Organisation klar erkennen: Was für den täglichen Betrieb verfügbar ist. Da das Anlagevermögen nicht liquide ist, werden sie in die vom Board bezeichnete Spalte aufgenommen, vorausgesetzt, der Board hat den Kauf von Ausrüstung usw. genehmigt.

Keine Buchhaltungssoftware, insbesondere keine in der Preisklasse der meisten kleinen und mittleren gemeinnützigen Organisationen, kann einen „Konserven“ Bericht mit so viel Kontext und Analyse erstellen wie die oben genannten. Daher wird dieser Bericht in einer Tabelle formatiert und Rohdaten werden aus der Buchhaltungssoftware entnommen und in den vorformatierten Bericht für die Jahressumme eingefügt oder verknüpft. Das Trennen der Summen in die verschiedenen Spalten ist eine Verwaltungsaufgabe, die direkt in der Tabelle ausgeführt wird, es sei denn, die Buchhaltungssoftware verfügt über diese Funktion.

Eine „Anleitung“ zum Exportieren von Finanzdaten aus der QuickBooks-Buchhaltungssoftware und zum Verknüpfen der Daten mit einem vorformatierten Excel-Bericht finden Sie unter folgendem Link:

Benutzerdefinierte Excel-Berichte aus QuickBooks-Daten

Weitere Informationen zum Festlegen langfristiger Finanzpositionsziele, die sich auf strategische Ziele beziehen, finden Sie unter folgendem Link:
Nettovermögen von gemeinnützigen Organisationen

Auch:
FASB116 & 117 (Re: beschränkte Beiträge)
SOA (Statement of Activities) aka Gewinn & Verlust, Gewinn- und Verlustrechnung