Der ultimative Leitfaden für das Workload-Management

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Workload effizient zu verwalten?

Es ist nicht einfach, Ihre Teammitglieder zu verwalten und ihre Workloads im Auge zu behalten.

Wenn Sie die Kapazität Ihres Teams überschätzen oder zu viele To-Do-Listen auf den Teller eines Mitarbeiters legen, können die Dinge schnell chaotisch werden.

Workload Management ist eine Technik, die dazu beitragen kann, dass Ihr Team die bestmögliche Leistung erbringt, selbst wenn die Ressourcenzahl begrenzt ist und die Fristen näher rücken.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Workload-Management wissen müssen. Wir behandeln, was es ist, warum es wichtig ist und geben Ihnen sogar einige wichtige Tipps, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams effizient zu verwalten.

Dieser Artikel enthält:

(Klicken Sie auf die Links unten, um zu einem bestimmten Abschnitt zu gelangen)

• Was ist Workload Management?
• Warum ist Workload Management wichtig?
• Fünf Tipps, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv zu verwalten
  • Identifizieren Sie die Aufgaben, die erledigt werden müssen
  • Verstehen Sie die Arbeitskapazität Ihres Teams
  • Verwalten Sie die Ressourcenallokation basierend auf den Anforderungen
  • Checken Sie regelmäßig bei Teammitgliedern ein
  • Verwenden Sie eine Workload-Management-Software, um

Lass uns anfangen.

Was ist Workload Management?

Workload Management ist der Prozess der strategischen Verteilung der Arbeit unter Ihrem Team, um die höchstmögliche Produktivität zu gewährleisten.

Wenn es richtig gemacht wird, kann Workload Management Ihren Mitarbeitern helfen, viel bessere Ergebnisse zu erzielen, ihr Selbstvertrauen am Arbeitsplatz zu verbessern und sogar Ihrem Team zu helfen, ihre Arbeit mehr zu genießen!

Bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung Ihres Teams geht es jedoch nicht nur darum, Aufgaben an diejenigen zu verteilen, die frei sind. Es ist ein durchdachter Prozess, der die individuellen Stärken und Schwächen jedes Mitarbeiters bewertet – und Ihnen dann bei der Entscheidung über die individuelle Arbeitsbelastung der Teammitglieder hilft.

Sobald Sie die Fähigkeiten und Einschränkungen Ihres Teams verstanden haben, können Sie beginnen, Aufgaben an jeden Mitarbeiter basierend auf seinen Fähigkeiten zu verteilen.

Warum ist Workload Management wichtig?

Mitarbeiter fühlen sich überlastet, wenn es im Büro an einem angemessenen Workload-Management mangelt. Stellen Sie sich vor, 30% Ihrer Belegschaft erledigen die meiste Arbeit an einem Projekt, während die anderen 70% nur untätig sind!

Es ist ein sicherer Weg, um diese 30% in Richtung Burn Out zu bringen!

Stresssituationen wie diese können selbst Ihre besten Leistungsträger belasten und zu einer erhöhten Anzahl von Krankheitstagen und Fluktuationsraten führen. Das mangelnde Gleichgewicht am Arbeitsplatz führt auch zu Produktivitätseinbußen.

Der Stress, der mit einer hohen Projektauslastung einhergeht, wirkt sich auch negativ auf die geistige und körperliche Gesundheit Ihrer Mitarbeiter aus.

Wenn Sie jedoch ein angemessenes Workload-Management praktizieren, fördern Sie eine Teamkultur fairer Workload-Verteilung. Dies wird Ihr Team glücklicher machen, und sie werden produktiver und bereit sein, zu dem Projekt, an dem sie arbeiten, und zu Ihrem Unternehmen beizutragen.

Am Ende des Tages bedeutet dies, dass Sie mehr Arbeit erledigen und die Wachstumsrate Ihres Unternehmens steigern.

Fünf einfache Tipps, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv zu verwalten

Nachdem wir Ihnen nun das Workload-Management vorgestellt haben, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter effizient verwalten können.

Hier sind sechs einfache Tipps, die Sie befolgen können, um ein effizientes Workload-Management zu gewährleisten:

Identifizieren Sie die Aufgaben, die erledigt werden müssen

Der erste Schritt zur effektiven Verwaltung der Arbeitsbelastung Ihres Teams besteht darin, die tatsächliche Arbeitsbelastung zu ermitteln.

Denken Sie daran, dass Sie alles einbeziehen müssen, was Arbeitszeit in Anspruch nimmt, z. B. Projektmeetings oder Kundenmeetings.

Hier ist eine kleine Liste von Aufgaben, die oft übersehen werden:

• Lesen und Beantworten von E-Mails.
• Verfahren dokumentieren.
• Obligatorische Schulungen.
• Kaffee kochen.
• Persönliche Schreibtische aufräumen.

Vergessen Sie nicht, jede Aufgabe und jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, mit einzubeziehen. Wenn Sie wissen, was auf Ihrem Teller liegt, können Sie entscheiden, welche Aufgabe oder welches Projekt Sie an Ihr Team delegieren möchten.

Sobald Sie eine Liste von allem haben, was getan werden muss, gruppieren Sie sie in Prioritätskategorien basierend auf:

• Wichtigkeit
• Dringlichkeit
• Zeitaufwand für die Fertigstellung.

Zum Beispiel ist die Reinigung eines Schreibtisches eine kurze und wichtige, aber triviale Aufgabe. Die Entwicklung einer Content-Strategie für einen Kunden, damit Sie sie nächste Woche in einem Projektmeeting präsentieren können, ist jedoch eine zeitaufwändige, wichtige und dringende Aufgabe.

Wenn Sie jede Aufgabe und jedes Projekt auf diese Weise nach Priorität gruppieren, können Sie die Arbeitsbelastung, die Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren müssen, aufteilen.

Wenn Sie mit der Gruppierung Ihrer Arbeitslast fertig sind, denken Sie daran, für jedes große Projekt Zeitpläne und ein Gantt–Diagramm zu erstellen.

Wenn Sie ein Zeiterfassungstool wie Time Doctor verwenden, können Sie Projektberichte verwenden, um die Zeit zu schätzen, die jede Aufgabe basierend auf historischen Daten benötigt.

Verstehen Sie die Arbeitskapazität Ihres Teams

Bei der Führung eines effektiven Teams geht es darum, verschiedene Arten von Persönlichkeiten zu mischen und anzupassen, um ein gemeinsames Ziel für Ihre Organisation zu erreichen.

Es ist also wichtig, die Projektauslastung fair auf Ihr Team aufzuteilen, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie die Arbeit gleichmäßig aufteilen müssen.

Denken Sie darüber nach.

Jedes Teammitglied hat etwas, in dem es gut ist, und ihm werden Verantwortlichkeiten zugewiesen, die auf seinen Fähigkeiten basieren. Mitarbeiter mit Workload-Management-Fähigkeiten können viele Aufgaben jonglieren, aber andere Mitarbeiter können sehr effizient an einer bestimmten Aufgabe arbeiten, auf die sie spezialisiert sind.

Sie müssen dies berücksichtigen, wenn Sie die Arbeitsbelastung auf Ihre Mitarbeiter aufteilen. Sie können jemandem, der mit Jobs jonglieren kann, mehrere sich wiederholende Aufgaben zuweisen – aber nur jemandem, der bei der Arbeit nicht gut im Multitasking ist, eine einzige wichtige Aufgabe zuweisen.

Denken Sie daran, dass die Aufteilung großer Projekte in kleinere und überschaubarere Aufgaben Ihrem Team auch dabei helfen kann, ihre Ziele leichter zu erreichen.

Hier sind einige Dinge zu beachten, bevor Sie Ihre Arbeitslast delegieren:

• Welche Aufgaben können Ihre Mitarbeiter effizient erledigen?
• An welchen Aufgaben arbeiten sie gerade?
• Sollte jeder Mitarbeiter mehr oder weniger der Arbeitsbelastung umgehen?

Aber das ist noch nicht alles.

Es wäre hilfreich, wenn Sie der Zeit jedes Teammitglieds auch einen bestimmten Wert zuweisen würden.

Zum Beispiel ist die Zeit eines Content Managers mehr wert als die Zeit eines Content Writers. Dies liegt daran, dass Manager mehr kundenorientierte Rollen übernehmen und zu strategischen Entscheidungen beitragen, die mehr Geld einbringen können, während sich ein Content-Writer einfach darauf spezialisiert hat, den bestmöglichen Content zu erstellen.

Ressourcenzuweisung basierend auf Anforderungen verwalten

Sobald Sie die Aufgaben identifiziert haben, an denen Sie arbeiten müssen, und herausgefunden haben, wie Sie die Arbeitslast basierend auf den Kapazitäten jedes Teammitglieds zuweisen können, können Sie mit der Zuweisung von Aufgaben an das Team beginnen.

Aber Sie können die Arbeitslast nicht einfach basierend darauf zuweisen, wie viel jeder Mitarbeiter beitragen kann, oder?

Um die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter überschaubar zu halten, weisen Sie zuerst Arbeiten mit hoher Priorität zu. Empfehlen Sie Ihrem gesamten Team, die aktuelle Arbeitslast zu aktualisieren, um Aufgaben zu erledigen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Denken Sie bei der Zuweisung von Arbeiten mit hoher Priorität daran, Fälligkeiten zwischen Ihren Teammitgliedern auszugleichen.

Wenn Sie einer Person zu viele Aufgaben mit widersprüchlichen Zeitrahmen geben, kann sie gestresst werden und ausbrennen. Wenn Sie jedoch einem Mitarbeiter Fälligkeitstermine angeben, die zu weit voneinander entfernt sind, kann dies dazu führen, dass er die Dinge zu leicht nimmt und unproduktiv ist.

Eine andere Sache, die Sie beachten sollten, ist, der richtigen Person die richtige Aufgabe zu geben, an der sie arbeiten können. Wie bereits erwähnt, sollten Sie bei der Delegierung von Aufgaben die aktuelle Arbeitsbelastung, die Fähigkeiten und die Erfahrung der Mitarbeiter berücksichtigen.

Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten haben, Ihre Ressourcenzuweisung manuell zu verwalten, können Sie jederzeit in Ressourcenverwaltungstools investieren. Mit diesen Tools können Sie die Anzahl Ihrer Ressourcen verfolgen und verwalten.

Ein Werkzeug kann jedoch nicht alles!

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder in den Ressourcenplanungsprozess einbezogen werden. Sie können sie fragen, ob sie bereit sind, mehr Verantwortung zu übernehmen, oder ob sie das Gefühl haben, eine überwältigende Arbeitsbelastung zu bewältigen und eine Pause von der Arbeit zu brauchen.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern außerdem immer, warum Sie ihnen eine bestimmte Aufgabe zuweisen. Dies wird ihnen helfen zu verstehen, was von ihnen erwartet wird, und sie werden ihr Engagement von Anfang an steigern.

Regelmäßiges Einchecken mit Teammitgliedern

Die Kommunikation mit Teammitgliedern sollte sich nicht nur auf die Planungsphase des Projektmanagements beschränken.

Sobald die Workload-Zuweisung abgeschlossen ist, ist es wichtig, sich mit ihnen in Verbindung zu setzen, damit Ihre Workload effektiv verwaltet wird.

Warum?

Wenn Sie persönlich mit Teammitgliedern kommunizieren, können Sie sie fragen, wie sie mit den ihnen zugewiesenen Aufgaben umgehen. Sie können feststellen, ob sie mit einer übermäßigen Arbeitsbelastung überlastet wurden oder ob sie das Gefühl haben, mehr Verantwortung übernehmen zu können.

Sprechen Sie jedoch nicht nur über Projektmanagement. Sprechen Sie mit ihnen über das Gesamtbild und was Sie mit dem Geschäft vorhaben. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teammitglieder in den Entscheidungsprozess der Organisation einbezogen fühlen.

Denken Sie daran, Mitarbeiter können Sie immer wieder überraschen, und jemand, den Sie am wenigsten erwartet haben, wird möglicherweise ein starker Projektmanager, während ein anderer Mitarbeiter, den Sie fördern wollten, möglicherweise nach einem anderen Karriereweg sucht.

Deshalb ist es immer wichtig, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und herauszufinden, was sie denken. Geben Sie ihnen einen sicheren Raum, in dem sie sich ohne Angst vor Konsequenzen ausdrücken können, und sie werden glücklicher und produktiver.

Verwenden Sie eine Workload-Management-Software, um Arbeitsprozesse abzuwickeln

Sicher, es gibt eine Reihe von Techniken für ein effektives Workload-Management im Team, aber wenn Sie vorhaben, alles manuell zu erledigen, sind Sie erschöpft, bevor Sie es wissen.

Um Ihren effektiven Workload-Management-Plan zu vervollständigen, benötigen Sie ein Tool, das dafür entwickelt wurde. Hier sind zwei Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Ihre Arbeitslast problemlos verwalten können:

A. Asana

Asana ist ein Arbeitsmanagement-Tool, mit dem Teams alle ihre Aufgaben organisieren, verfolgen und verwalten können. Dieses Task-Management-Tool bietet unzählige Lösungen für Marketing-, Betriebs-, Vertriebs- und Produktteams.

Hauptmerkmale

• Verfügt über Kanban-Boards zur einfachen Verfolgung.
• Ideal für Remote-Teams.
• Unterstützt Team- und Projektkalender.
• Ermöglicht die Zusammenarbeit im Team.
• Hat eine mobile App für die Arbeit on-the-go.

Preise

Asana bietet einen kostenlosen Plan für Benutzer und kostenpflichtige Pläne beginnen bei 13,49 USD / Einzelbenutzer / Monat.

Kundenbewertungen

• G2 – 4.3/5 (6000+ Bewertungen)
• Capterra – 4.4/5 (8000+ Bewertungen)

B. Trello

Trello ist eine App im Kanban-Stil mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Sie können „Trello-Karten“ verwenden, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu aktualisieren, indem Sie diese Karten über das Trello-Board verschieben.

Das Trello Workload Management System bietet Automatisierung und unzählige Integrationen und Power-Ups.

Hauptmerkmale

• Funktionen Workflow-Automatisierung mit Trello Butler.
• Kann mit mehreren Teams arbeiten.
• Einfach zu bedienende Aufgabenkarten.
• Lässt sich in unzählige andere Apps integrieren.
• Verfügt über eine mobile App für iOS und Android.

Preise

Trello bietet einen kostenlosen Plan für Benutzer, und bezahlte Pläne beginnen bei $ 12.50 / einzelner Benutzer / Monat.

Kundenbewertungen

• G2 – 4.3/5 (10000+ Bewertungen)
• Capterra – 4.5/5 (17000+ Bewertungen)

Aber warte.

Mit diesen beiden Tools können Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams besser verwalten.

Wie wäre es, wenn Sie Ihrem Team helfen würden, die Arbeitsbelastung besser zu bewältigen?

Dafür brauchst du auch was, oder?

Keine Sorge.

Das Beste an Asana und Trello ist, dass beide mit Time Doctor arbeiten!

Was ist Time Doctor?

Time Doctor ist ein beliebtes Produktivitätsmanagement-Tool, das von großen Unternehmen wie Verizon sowie KMUs wie Thrive Market verwendet wird, um zu verstehen, wie produktiv ihre Mitarbeiter sind.

Nicht nur das, sondern Time Doctor hilft Ihren Mitarbeitern auch dabei, zu sehen, wo sie produktiver sein und sich verbessern können!

Zeit Arzt wird:

• Zeigen Sie genau an, wie lange Mitarbeiter für jede Aufgabe aufwenden.
• Markieren Sie die Leerlaufzeiten aller Ihrer Mitarbeiter.
• Erstellen Sie Berichte, die die Leistung der Mitarbeiter in Echtzeit hervorheben.
• Optimieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Integration mit Tonnen von anderen Produktivitäts-Tools wie Asana, Trello, Jira und Zendesk.

Darüber hinaus verfolgt Time Doctor Ihre Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit – Sie müssen sich also keine Gedanken über Datenschutzbedenken machen. Sie können die Software sogar anpassen, um sie mitarbeiterfreundlicher zu gestalten.

Einpacken

Die effiziente Verwaltung von Workloads ist entscheidend, um Ihre Mitarbeiter gesund, konzentriert und produktiv zu halten.

Und während Sie Tonnen von manuellen Techniken befolgen können, um Ihre Arbeitsbelastung fair zu verteilen, werden Sie nicht in der Lage sein, sie aufrechtzuerhalten.

Aber keine Sorge.

Verwenden Sie einfach die Tipps, die wir in diesem Artikel erwähnt haben, zusammen mit einem guten Workload-Management-Tool, und Sie werden keine Probleme haben, Workloads zu verwalten und Ihre Geschäftsleistung in die Höhe zu treiben!