Ein grundlegendes Handbuch zu Projektwebsites in SharePoint Online

SharePoint Online ist ein unglaublich leistungsfähiges Tool, mit dem Benutzer zusammenkommen und an einer beliebigen Anzahl von Dingen zusammenarbeiten können. Durch den Einsatz von Projektstandorten kann Ihr Team zusammenkommen und effektiv und ohne Probleme an Projekten arbeiten. Schauen wir uns also an, welche Projektwebsites sich in SharePoint Online befinden und was Sie tun müssen, um sie zu verwenden.

Was ist eine Projektwebsite in SharePoint Online?

Eine SharePoint-Projektwebsite ist eine Art Hub-Website, auf der Teams zusammenkommen können, um an Projekten zu arbeiten und sie zu verwalten. Die grundlegende sofort einsatzbereite Websitevorlage für eine Projektwebsite ist einer Teamwebsite sehr ähnlich. In der Tat teilen sie viele der gleichen Funktionen. Eine Projektwebsite unterscheidet sich jedoch dadurch, dass sie ein Projektzusammenfassungs-Webpart enthält, das mit einer Standardvorgangsliste verbunden ist. Dieses Webpart macht es so, dass, wenn ein Element zur Aufgabenliste hinzugefügt wird, SharePoint wird es automatisch in der Projektzusammenfassung angezeigt werden soll. Dadurch wird ein zentrales Dashboard erstellt, mit dem Sie Ihren Fortschritt schnell verfolgen und die Zeitleiste der Projekte visualisieren können, an denen Sie arbeiten.

Warum Sie eine SharePoint-Projektwebsite verwenden sollten

Eine Projektwebsite in SharePoint Online ist ein großartiges Tool zum Verfolgen und Verwalten von Projekten. Zusätzlich zu dem, was wir oben beschrieben haben, erhalten Sie durch die Verwendung einer SharePoint-Projektwebsite Zugriff auf die folgenden Vorteile:

• Eine visuelle Zeitleiste für die Aufgaben des Projekts.
• Projektvorgangsplan.
• Projektbibliothek zur Speicherung relevanter Dokumente.
• Notizbuch zum schnellen Erfassen und Organisieren von Informationen über das Projekt.
• Kalender für Teamevents freigeben.

All dies ermöglicht Ihnen ein detailliertes Verständnis dessen, was mit einem bestimmten Projekt vor sich geht. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team weiß, was er tun muss und dass er die Aufgabe erfüllt.

Eine Projektwebsite wird am besten für ein bestimmtes Projekt mit einem bestimmten Ziel verwendet. Wenn Sie nach einer kollaborativeren Website suchen, empfehlen wir Ihnen, eine Teamwebsite zu verwenden, da diese besser darauf ausgerichtet ist. Eine Projektwebsite in SharePoint Online sollte nur zum Verfolgen und Bearbeiten des Projekts verwendet werden, da Sie sonst Gefahr laufen, Dinge zu verwirren und Personen von ihrem Zweck abzulenken.

So erstellen Sie eine Projektwebsite in SharePoint Online

1. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Websiteinhalt.
2. Klicken Sie unter Unterwebsites auf Neue Unterwebsite.
3. Geben Sie der neuen Projektwebsite unter Titel und Beschreibung einen Titel, der dem Namen des Projekts entspricht. wenn Sie möchten, geben Sie eine kurze Beschreibung der Site an.
4. Geben Sie unter Websiteadresse den Teil der URL an, der für Ihre Projektwebsite verwendet wird.
5. Klicken Sie unter Vorlagenauswahl auf Projektwebsite.
6. Unter Berechtigungen können Sie auswählen, ob die neue Site dieselben Berechtigungen wie die übergeordnete Site oder eigene eindeutige Berechtigungen verwenden soll.
7. Je nachdem, welche Version von SharePoint Sie verwenden, wird möglicherweise die Navigation angezeigt. Hier können Sie auswählen, ob die Projektunterwebsite im Schnellstartfenster angezeigt werden soll.
8. Wählen Sie unter Navigationsleiste aus, ob Sie die obere Linkleiste der übergeordneten Website auf Ihrer Projektwebsite verwenden möchten.
9. Klicken Sie auf Erstellen, um Ihre neue Projektwebsite zu erstellen.

Tipps zum Verwalten einer SharePoint-Projektwebsite

Das Einrichten einer Projektwebsite in SharePoint Online ist zwar einfach, die Verwaltung einer Projektwebsite im Laufe ihrer Lebensdauer kann jedoch etwas schwierig sein. Hier sind einige Tipps, die Sie verwenden können, um den Prozess viel einfacher zu machen.

Strukturieren Sie Ihre Projektwebsite

Sie müssen sorgfältig über den Inhalt nachdenken, den Sie Ihrer SharePoint Online-Projektwebsite hinzufügen. Insbesondere müssen Sie darüber nachdenken, wie es strukturiert ist. Ihren Teammitgliedern sollte es leicht fallen, in Ihren Hauptcontainern zu navigieren. Wir empfehlen, Ihre Teamwebsite mit einer einfachen Hierarchie auszustatten, die es Ihnen leicht macht, die Dokumente und Ressourcen zu finden, nach denen Ihr Team sucht.

Anpassen der Websitenavigation

Keine zwei Projektwebsites sollten gleich navigieren. Die Navigation auf Ihrer Projektwebsite sollte mit der Verwendung der Website durch Ihr Team übereinstimmen. Wir empfehlen, die Navigation Ihrer Website so zu ändern, dass sich Benutzer leicht zurechtfinden. Dies stellt sicher, dass niemand mit dem Verlust oder den Kopfschmerzen zu kämpfen hat, wichtige Dokumente auf einer unorganisierten Site zu finden.

Erstellen Sie einen Plan

Sie müssen Ihr Projekt im Voraus planen, damit Sie wissen, wie Ihre Projektwebsite verwendet wird. Diese Informationen sollten darüber informieren, wie Sie Ihre SharePoint-Projektwebsite erstellen und strukturieren. Sie können sicherstellen, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, fremde Funktionen in die Site einzubauen, die während des gesamten Projektlebenszyklus möglicherweise nie verwendet werden.

Seien Sie vorsichtig mit Aufgaben

Die Verwendung von Aufgaben und Unteraufgaben kann eine gute Möglichkeit sein, die Leute wissen zu lassen, was sie tun sollten und wann sie es tun sollten. Anknüpfend an unseren vorherigen Tipp müssen Sie diese im Voraus planen, damit Sie keine überflüssigen Aufgaben zuweisen. Sie möchten Ihr Team nicht mit einer großen Anzahl von Aufgaben überladen, die für das Gesamtprojekt möglicherweise nicht relevant sind.

Feedback einholen

Es ist wichtig, Feedback von Ihrem Team einzuholen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Site so eingerichtet ist, dass sie effektiv verwendet und verwendet werden kann. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Website zu ändern, um die Nutzung widerzuspiegeln und sie so zu gestalten, dass niemand Schwierigkeiten hat, die Projektwebsite zu verwenden.

Schließen Sie die Site, wenn Sie fertig sind

Sobald das Projekt abgeschlossen und versendet wurde, empfehlen wir, die Projektwebsite zu schließen. Dies beinhaltet das Schließen aller Aufgaben, das Hinzufügen eines endgültigen Projektstatusberichts und das Aktualisieren der Dokumentation nach Bedarf. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Site ordnungsgemäß archiviert und zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden kann.

Analysieren Sie die Leistung

Sobald Sie die Projektwebsite geschlossen haben, empfehlen wir Ihnen, das Projekt „post mortem“ zu untersuchen. Auf diese Weise können Sie analysieren, wie das Projekt verlaufen ist, wie sich die Projektwebsite entwickelt hat und was Sie in Zukunft tun können, um gemeinsam mit Ihrem Team beides zu verbessern.

Fazit

Projektwebsites in SharePoint Online sind ein großartiges Werkzeug für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Projekten. Stellen Sie sicher, dass Sie auf das oben Beschriebene zurückgreifen, damit Sie noch heute mit der Verwendung grundlegender SharePoint-Projektwebsites beginnen können.

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