Formular W-9 wird am häufigsten in einer Vereinbarung zwischen Unternehmen und Auftragnehmern verwendet. Unternehmen können das Formular W-9 verwenden, um Informationen von Auftragnehmern anzufordern, die sie einstellen. Wenn ein Unternehmen einem Auftragnehmer während eines Steuerjahres mehr als 600 US-Dollar zahlt, muss das Unternehmen das Formular 1099-MISC, eine Variante des Formulars 1099, einreichen. Um das Formular 1099-MISC auszufüllen, muss das Unternehmen möglicherweise Informationen (z. B. Adresse und Steueridentifikationsnummer) vom Auftragnehmer anfordern, für die das Formular W-9 verwendet wird. Das Unternehmen sendet kein Formular W-9 an die IRS.
Backup-Quellensteuer vermeiden
Ein weiterer Zweck des Formulars W-9 ist es, dem Zahlungsempfänger zu helfen, Backup-Quellensteuer zu vermeiden. Der Zahler muss Quellensteuern auf bestimmte meldepflichtige Zahlungen für den IRS erheben. Wenn der Zahlungsempfänger jedoch auf dem W-9 bescheinigt, dass er keiner Sicherungseinbehaltung unterliegt, erhält er im Allgemeinen die volle Zahlung, die ihm vom Zahler zusteht. Dies ähnelt den Quellensteuerbefreiungsbescheinigungen auf dem Formular W-4 für Mitarbeiter.
Finanzinstitut–Kundenvereinbarung
Finanzinstitute senden manchmal das Formular W-9 an einen Kunden, um Informationen anzufordern. Es ist jedoch nicht unbedingt erforderlich, dass der Kunde das Formular ausfüllt, wenn das Institut bereits über die angeforderten Informationen verfügt, als der Kunde ein Konto eröffnet hat.