PMP® Prüfungstipp: Einfach & schnell erklärt

Jeder Projektmanager weiß, dass sich Zeitpläne ständig ändern. Und leider werden die Zeitpläne normalerweise nicht kürzer – sie werden länger! Oder Ihr Kunde möchte, dass das Produkt früher geliefert wird. Und jetzt, was zu Beginn des Projekts wie ein perfekter Zeitplan aussah, ist ein totales Durcheinander und Sie werden Ihr Projekt niemals pünktlich abschließen können!

Es sei denn, Sie ergreifen sofort Maßnahmen in Form von Abstürzen oder schnellem Tracking.

Und darum geht es in diesem Artikel. Ich werde Ihnen alles beibringen, was Sie über beide Techniken für die Project Management Professional (PMP)®-Prüfung wissen müssen. Ich werde sogar ein Video und eine Prüfungsbeispielfrage unten hinzufügen. Lass uns anfangen:

Absturz und schnelle Verfolgung sind Zeitplankomprimierungstechniken

Die Zeitplankomprimierung wird verwendet, wenn Sie die Dauer Ihres Projekts verkürzen möchten, ohne den Projektumfang zu ändern.

Dies ist nützlich in Situationen, in denen Sie hinter dem ursprünglichen Zeitplan zurückgeblieben sind und jetzt „aufholen“ müssen oder wenn Sie früher fertig werden möchten, weil ein Wettbewerber an demselben Produkttyp arbeitet und Sie als Erster auf den Markt kommen möchten. Es kann auch eine strategische Entscheidung sein, ein Projekt aufgrund anderer Faktoren schneller als ursprünglich geplant abzuschließen.

Es gibt zwei Komprimierungstechniken, die Sie für Ihre PMP®-Prüfung verstehen müssen:

– Fügen Sie Ihrem Projekt Ressourcen hinzu, damit Sie schneller fertig werden können. Ein Absturz ist fast immer mit finanziellen Kosten verbunden. Führen Sie Aufgaben parallel aus, damit Sie schneller fertig werden können. Überlappende Aufgaben auf diese Weise erhöhen oft das Risiko.

Die Zeitplankomprimierung sollte immer auf den kritischen Pfad Ihres Projekts ausgerichtet sein, da der kritische Pfad das Enddatum Ihres Projekts definiert. Wenn Sie Ihr Projekt früher abschließen möchten, ist es nicht sinnvoll, Aktivitäten zu komprimieren, die keinen Einfluss auf das Projektenddatum haben.

Was ist Fast Tracking?

Fast Tracking wird angewendet, indem verschiedene Aktivitäten innerhalb des Projekts neu geplant werden, an denen gleichzeitig gearbeitet werden soll, anstatt darauf zu warten, dass jedes Stück separat fertiggestellt wird. Beginnen Sie immer zuerst mit dieser Technik. Warum? Weil es keine Kosten gibt. Sie sind im Grunde „nur den Zeitplan neu anordnen“.

Diese Methode kann jedoch nur verwendet werden, wenn Aktivitäten tatsächlich überlappt werden können.

Beispielsweise ist es möglich, mit dem Bau eines Prototyps zu beginnen, auch wenn die Konstruktionsspezifikationen nicht zu 100% vollständig sind. Sie können sie überlappen, solange genügend Spezifikationen definiert sind, damit Sie mit der Prototypenentwicklung beginnen können.

Das Risiko einer schnellen Nachverfolgung besteht darin, dass Probleme auftreten können, wenn parallele Aspekte des Projekts Abhängigkeiten enthalten. In unserem Beispiel besteht das Risiko, dass Sie den Prototyp überarbeiten müssen, wenn sich das Design in der Mitte des Prozesses ändert. Ihre Chance besteht jedoch darin, dass die Produktion viel früher erfolgt, wenn das Design stabil bleibt.

Risiko und Chance müssen also vom Projektmanager gegeneinander abgewogen werden.

Beispiel für die schnelle Nachverfolgung

Sie überprüfen Ihren Projektzeitplan und stellen fest, dass Ihr Projektenddatum über das versprochene Enddatum hinausgegangen ist. Sie müssen die Dinge wieder auf Kurs bringen, ohne zusätzliches Geld auszugeben.

Eine detaillierte Analyse zeigt, dass es drei Aufgaben gibt, die früher gestartet werden können, um das Projekt zu verkürzen:

• Die Endbenutzerdokumentation kann nach dem Integrationstest, jedoch vor der endgültigen Freigabe beginnen.
• Benutzerschulungen können gestartet werden, bevor das endgültige System eingerichtet und installiert wird Wenn die ersten 3 Sitzungen mit dem Testsystem trainiert werden können
• Die Einrichtung und Installation des endgültigen Systems kann drei Tage vor Abschluss des Tests gestartet werden.

Jede dieser Ideen verkürzt Ihren Zeitplan, erhöht aber auch das zusätzliche Risiko für das Projekt. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Projektmanager, die Optionen gegeneinander abzuwägen und zu bestimmen, welche (oder alle) Sie anwenden werden, um den Zeitplan zu verkürzen.

Was stürzt ab?

Wenn der erste Ansatz verwendet wird, werden alle zusätzlichen Kosten, die mit der Beschleunigung des Projekts verbunden sind, mit den möglichen Vorteilen einer schnelleren Fertigstellung des Projekts verglichen. Weitere Punkte, die bei der Verwendung des Absturzansatzes zu berücksichtigen sind, sind das Hinzufügen weiterer Ressourcen für das Projekt, das Zulassen zusätzlicher Überstunden, das zusätzliche Bezahlen, um die Lieferung kritischer Komponenten schneller zu erhalten usw.

Das Abstürzen funktioniert nur, wenn Sie mit zusätzlichen Ressourcen das Projekt früher abschließen können. Zum Beispiel wird es nicht funktionieren, wenn mehr Personal hinzugefügt wird, wenn „der Beton im Fundament 3 Tage trocknen muss“.

Zum Beispiel

Sie leiten ein Projekt zur Implementierung neuer Vorschriften in Ihrer Organisation. Das neue Gesetz tritt am 30.Juni in Kraft und jeder Tag der Verspätung kostet Ihre Organisation eine von der Regierung verhängte Geldstrafe. Sie haben den Projektzeitplan bereits so weit wie möglich optimiert und rationalisiert, aber ohne drastische Maßnahmen scheint keine weitere Verbesserung möglich zu sein.

In einem Gespräch mit dem Projektsponsor stimmen Sie beide darin überein, dass die termingerechte Fertigstellung des Projekts die primäre Einschränkung darstellt. Zusätzliches Budget muss beantragt werden.

• Sie analysieren den kritischen Pfad.
• Sie identifizieren alle Aufgaben, die durch Hinzufügen zusätzlicher Ressourcen verkürzt werden können.
• Sie berechnen für jede Aufgabe die Kosten und die Anzahl der Tage, die durch Hinzufügen zusätzlicher Ressourcen eingespart werden.
• Sie identifizieren den kostengünstigsten Ansatz.
• Sie stellen dem Sponsor ein neues Budget und einen aktualisierten Zeitplan zur Verfügung.

Wie verwende ich Crashing und Fast Tracking für mein Projekt?

Die obigen Beispiele sollen das Abstürzen und das schnelle Verfolgen aus einer Lehrbuchperspektive erklären. Sie erklären die theoretische Anwendung dieser Techniken in einer einfachen Situation, um zu zeigen, wie sie funktionieren. Auf Papier.

Aber was ist mit der Verwendung dieser Techniken in tatsächlichen Projekten? Ist es möglich, den Textbook-Prozess einfach umzusetzen, oder gibt es spezifische Erkenntnisse, die wir berücksichtigen müssen? Was sind die Lehren aus anderen Projektmanagern?

Wir haben uns entschlossen, die Teilnehmer unserer Diskussionsforen zu fragen. Genau wie Sie sind sie alle Projektmanager, die für laufende Projekte verantwortlich sind, und viele von ihnen haben Erfahrung mit diesen Techniken. Hier sind die Fragen, die wir gestellt haben:

1. Wie haben Sie Crashing oder Fast Tracking in Ihren Projekten eingesetzt?
2. Welche Erfahrungen können Sie mit uns teilen?
3. Und natürlich… Wie haben Sie diese beiden Techniken für Ihre PMP-Prüfung studiert?

Wir haben in unserem Diskussionsforum nachgefragt und eine große Anzahl äußerst aufschlussreicher Antworten erhalten. Sie können alles hier lesen.

Sehen Sie sich dieses PMP-Schulungsvideo zu Crashing + Fast Tracking an

Klicken Sie auf das Bild unten, um ein Video anzusehen, in dem wir Ihnen alles erklären, was Sie über Crashing und Fast Tracking für Ihre PMP-Prüfung in weniger als 10 Minuten wissen müssen:

PMP-Prüfungsbeispielfragen

Erfahren Sie mehr über Abstürze und schnelles Tracking

Abstürze und schnelles Tracking sind Komprimierungstechniken. Sie wenden sie an, um Ihren Zeitplan zu verkürzen und ein bestimmtes Zeitplanziel zu erreichen.

• Fast Tracking bedeutet, zwei Aktivitäten gleichzeitig auszuführen, auch wenn sie normalerweise nicht auf diese Weise ausgeführt würden.
• Fast Tracking ist kostenlos, erhöht jedoch das Risiko für Ihr Projekt.
• Abstürzen bedeutet, Ihrem Projekt zusätzliche Ressourcen hinzuzufügen.
• Absturz erfordert zusätzliches Budget. Sie möchten also die Aktivitäten abstürzen lassen, die Ihnen das größte Preis-Leistungs-Verhältnis bieten – den meisten Zeitplan und die geringsten Kosten.
• Beide Techniken sind nur sinnvoll, wenn Sie sie auf Aktivitäten auf Ihrem kritischen Pfad anwenden.

Last but not least, vergessen Sie nicht, in unserem Diskussionsforum vorbeizuschauen und zu lesen, wie andere Projektmanager diese Techniken in ihren Projekten eingesetzt haben und was sie getan haben, um sie für ihre PMP-Prüfung zu studieren.