Eine proForma-Rechnungsvorlage ist eine vorläufige Verkaufsaufzeichnung, die als Stand-In dient, bis die Transaktionsdetails abgeschlossen sind. Wie jede andere Rechnung sollte diese eine detaillierte Liste der Artikel und Kosten enthalten. Da dieses Dokument jedoch nicht unbedingt in der endgültigen Form vorliegt, können sich Versandkosten, Steuern und andere Details ändern.
Unternehmen verwenden ProForma–Rechnungen als schriftliche Schätzungen, die bei der Buchhaltung und Zollabwicklung helfen und als Grundlage für eine endgültige Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer dienen können.
Die ProForma-Rechnung sollte grundsätzlich nicht von einer Standardrechnung zu unterscheiden sein, mit dem Vorbehalt, dass sich ihre Zahlen ändern können. Es sollte enthalten:
- Der Name, die Adresse und die Telefonnummer von Käufer und Verkäufer
- Eine detaillierte Liste aller Artikel und ihrer Kosten
- Die geschätzte fällige Zwischensumme, die geschätzten fälligen Steuern und die geschätzte fällige Summe
- Das Fälligkeitsdatum der Zahlung und etwaige Strafen für verspätete Zahlung
Wie benutzt man eine ProForma-Rechnung
Zu sendende Ware berechnen
Überprüfen Sie die Bestellung im Detail und berechnen Sie die vorläufigen Gesamtkosten.
Beschreiben Sie jede vorläufige Gebühr
Füllen Sie die Rechnung aus, indem Sie diese vorläufigen Mengen und Kosten ausfüllen. Es kann ratsam sein, bestimmte Elemente hervorzuheben, die sich am wahrscheinlichsten ändern.
Rechnung einreichen
Senden Sie die Rechnung, wenn Sie fertig sind, und stellen Sie sicher, dass es sich um die ProForma und nicht um die endgültige Version handelt. Sprechen Sie mit dem Kunden und stellen Sie die Vereinbarung aller Bedingungen sicher.
Waren versenden
Sobald die ProForma-Rechnung geliefert und eine Vereinbarung getroffen wurde, können Sie Waren versenden. Denken Sie daran, Änderungen bei Kosten oder Mengen aufzuzeichnen. Bereiten Sie dann die endgültige Rechnung vor und liefern Sie sie umgehend an den Kunden.