Jedes HR-Team hat Probleme sowohl bei der Führung seiner Abteilung als auch bei der konsequenten Durchsetzung von Richtlinien im gesamten Unternehmen im Allgemeinen. Hier sind die zehn wichtigsten Probleme, mit denen HR-Teams in Großbritannien konfrontiert sind, und wie sie angegangen werden können.
Retention
Viele Menschen denken, dass die Hauptaufgabe der Humanressourcen darin besteht, neue Talente zu finden und einzustellen. Die Wahrheit ist jedoch, dass sich die meisten HR-Aktivitäten um die Bindung bestehender Talente drehen.
Mitarbeiter sind das Lebenselixier jedes Unternehmens und bieten die Fähigkeiten und Erfahrungen, die erforderlich sind, um das Produktivitätsniveau zu halten. Ihr Unternehmen wird auch viel Zeit und Geld investiert haben, um maximale Produktivität zu gewährleisten, wo immer dies möglich ist. Und die zentrale HR-Verantwortung besteht darin, dieses wertvolle Gut zu schützen.
Mitarbeiterbindung ist ein feiner Balanceakt zwischen Unternehmenskultur, Vergütung und Incentives. Die Personalabteilung muss jedem Mitarbeiter die richtige Kombination aus allen Dreien zur Verfügung stellen, um den Mitarbeiter zufrieden zu stellen, ohne dabei die Unternehmensinteressen zu beeinträchtigen. Sie müssen auch genaue Aufzeichnungen über diese Kombinationen führen, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Pakete an die Mitarbeiter geliefert werden.
Rekrutierung
Die zweite große Herausforderung für die Personalabteilung ist die Rekrutierung von Talenten, um die bestehende Belegschaft zu ergänzen oder durch natürliche Fluktuation verlorenes Personal zu ersetzen. Es ist schwierig, Mitarbeiter mit der richtigen Mischung aus Fähigkeiten, Persönlichkeit und Motivation zu finden, selbst wenn der Pool der verfügbaren Kandidaten relativ groß ist.
Unabhängig davon, ob die Rekrutierung ausschließlich von der internen Personalabteilung oder mit Hilfe eines Dritten durchgeführt wird, ist es wichtig, dass der Prozess zentral und effektiv gesteuert wird. Bei Dutzenden von Anwendungen müssen die Details der einzelnen Anwendungen zur Überprüfung und zum Vergleich aufgezeichnet werden.
Eine HR-Softwareplattform ermöglicht die Speicherung von Bewerbungen, Lebensläufen und Kontaktdaten für eine einfache Analyse und einen einfachen Vergleich. Abhängig von den Richtlinien zur Aufbewahrung von Unternehmensdaten können Anwendungen für Monate oder Jahre gespeichert werden, bevor in diesem Zeitraum neue Rollen verfügbar werden.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Details einer Auswahl geeigneter Kandidaten für eine einfache Prüfung verfügbar sind, um zukünftige Rekrutierungskosten zu senken und die Zeit zu verkürzen, die benötigt wird, um eine Qualifikationslücke zu schließen. Die Beschleunigung des Rekrutierungsprozesses auf diese Weise verhindert Produktivitäts- und Moraleinbußen.
Produktivität
Nachdem die Personalprobleme sortiert sind, muss das Personalteam als nächstes das Produktivitätsniveau prüfen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen effizient arbeitet. Bei geringer Produktivität muss die Personalabteilung wissen, ob das Problem durch schlechte Arbeitspraktiken oder fehlende Ressourcen verursacht wird.
Diese Bestimmung wird oft durch eine Zeit- und Bewegungsstudie (T& M) getroffen, um zu definieren, wer was und wie macht. Diese Studie kann dann verwendet werden, um potenzielle Effizienzgewinne zu identifizieren und den Weg für zukünftige Kapitalinvestitionen zur Verbesserung der Produktivität und der Bedingungen zu ebnen.
Mithilfe einer integrierten HR-Softwareplattform können die Geschäftsleitung und das HR-Team die T&M-Daten gemeinsam speichern und analysieren. Das HR-System kann diese Daten auch speichern, um einen historischen Kontext für spätere Studien bereitzustellen, um einen Benchmark bereitzustellen und die erzielten Verbesserungen genau zu messen.
Schulungen und Compliance
Schulungen sind ein wesentlicher Aspekt der Mitarbeiterentwicklung, sowohl für die eigene Ausbildung als auch um sicherzustellen, dass Sie weiterhin das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen. Bestimmte Rollen erfordern offizielle Schulungen und Zertifizierungen, z. B. die CORGI-Registrierung für Gasinstallateure, von denen viele auch eine Lebensdauer für die Erneuerung haben.
Obwohl der Mitarbeiter eine gewisse Verantwortung für die Verfolgung seiner eigenen beruflichen Registrierungen trägt, ist es sinnvoll, diese Informationen für Ihre eigenen Aufzeichnungen zu verfolgen, wenn Ihr Unternehmen auf seine zertifizierten Fähigkeiten angewiesen ist. Wenn Ihr Unternehmen zugestimmt hat, für Prüfungen oder Anmeldegebühren zu zahlen, können Sie verfolgen, wann diese Zahlungen fällig sind. Sie können auch den beteiligten Mitarbeiter benachrichtigen, die Abwesenheit während der Prüfungen einplanen und Zahlungen arrangieren, um Fehler zu vermeiden.
Selbst wenn Schulungen intern stattfinden, ermöglicht die Aufzeichnung der Kursteilnahme in einem zentralen HR-System eine Bewertung der Fähigkeiten der Mitarbeiter und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf einen Blick. Hat jeder Mitarbeiter seine volle Einführungsschulung erhalten? Hat jemand die jährliche Brandmeldeausbildung verpasst und braucht eine Auffrischung? Haben interne Aufstiegskandidaten alle relevanten Kurse für die neue Rolle absolviert? Wenn Sie Details zum Training aufbewahren, können Sie all diese Fragen und mehr beantworten.
Gesundheit und Sicherheit
Ihr Unternehmen ist aus rechtlichen Gründen verpflichtet, Einzelheiten zu Gesundheits- und Sicherheitsinformationen aufzuzeichnen, ähnlich wie bei der Führung von Aufzeichnungen über berufliche Qualifikationen und die Mitgliedschaft in Handelsorganisationen. Gesundheits- und Sicherheitsaufzeichnungen tragen dazu bei, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass das Unternehmen seinen gesetzlichen Verpflichtungen sowohl ihnen als auch der Öffentlichkeit gegenüber nachkommt.
Wenn ein Gesundheits- und Sicherheitsproblem auftritt, ist die Personalabteilung aufgefordert, nachzuweisen, dass das Unternehmen alles getan hat, was von ihm erwartet wird. Wenn der Nachweis nicht erbracht werden kann, drohen dem Unternehmen rechtliche Konsequenzen und Geldbußen.
Auch hier können solche Probleme durch die Verwendung genauer Aufzeichnungen über besuchte Kurse, ausgestellte Dokumente und alles andere, was für die Gesundheits- und Sicherheitsgesetzgebung spezifisch ist, gemildert werden, was Ihr Unternehmen selbstverständlich tut. Wenn ein Mitarbeiter an einem Kurs teilnimmt, der darauf abzielt, seine persönliche Sicherheit und die der Menschen in seiner Umgebung zu erhöhen, müssen die Details im Falle einer Anfrage oder eines Streits in Zukunft aufgezeichnet werden.
Da die Teilnahme an Kursen und Schulungen eng mit den allgemeinen Mitarbeiterunterlagen verbunden ist, ist die Personalabteilung am besten für die Erfassung dieser Informationen gerüstet. Und die HR-Software, die in Ihrem Unternehmen verwendet wird, vereinheitlicht Gesundheits- und Sicherheitsdaten mit Mitarbeiterdaten für den schnellen und einfachen Abruf und die Analyse.
Diskriminierung und Vielfalt
Wenn sich Ihr Unternehmen im öffentlichen Sektor engagiert oder eine Unternehmenspolitik in Bezug auf Vielfalt verfolgt, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Verpflichtungen von Zeit zu Zeit mit harten Fakten nachzuweisen. Wenn ein Unternehmen für sein Engagement für Vielfalt und den Wunsch wirbt, Diskriminierung abzubauen, muss es seine Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele nachweisen.
Um zu vermeiden, dass diese Anfragen zu einer überstürzten Zählung der Belegschaft werden, ist es sinnvoll, demografische Daten zu erfassen, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird. Im Rahmen des Arbeitsvertrags können einfache Kontrollkästchen hinzugefügt werden, um demografische und Diversitätsdaten zu erfassen, die mit Mitarbeiterdatensätzen im HR-System gespeichert werden sollten.
Es ist auch wichtig, alle Vorfälle am Arbeitsplatz aufzuzeichnen, die irgendeine Form von Diskriminierung beinhalten. Ihr Unternehmen kann dann Disziplinarmaßnahmen auf der Grundlage der Unternehmensrichtlinien durchführen und sein Engagement für diese Grundprinzipien unter Beweis stellen. Ihre HR-Software sollte auch dabei helfen, schnell zu überprüfen, ob Mitarbeiter, die im Verdacht stehen, an diskriminierenden Aktivitäten beteiligt zu sein, zugestimmt haben, im Rahmen ihrer Arbeitsverträge gemäß den Unternehmensrichtlinien zu handeln.
Disziplin
Disziplin ist immer eines der am wenigsten verbreiteten Probleme am Arbeitsplatz und auch der Punkt, an dem die Personalabteilung dazu beitragen kann, Vorfälle für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zufriedenstellend zu lösen. Das Disziplinarverfahren erfordert viele Beweise, und die Personalabteilung muss häufig Erklärungen, Aufzeichnungen und andere unterstützende Daten einholen, um Probleme rechtlich und ethisch zu lösen, was alles zeitaufwändig ist.
Es ist daher wichtig, genaue Aufzeichnungen über Disziplinarangelegenheiten zu führen, um sicherzustellen, dass das Problem ordnungsgemäß behandelt wird. Dazu gehören Sitzungsprotokolle, Briefe zwischen Arbeitgeber-, Arbeitnehmer- und Gewerkschaftsvertretern sowie etwaige Folgemaßnahmen. Diese Aufzeichnungen bieten auch einen Bezugspunkt, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre vereinbarten Verpflichtungen im Falle weiterer Streitigkeiten erfüllen.
Nach wie vor müssen diese Aufzeichnungen zusammen mit allen relevanten Vertragsdetails einfach gespeichert und abgerufen werden können. Durch die Verwendung eines integrierten HR-Systems, das Ihren Prozess unterstützt, wird ein Großteil der Beweiserhebung vereinfacht, was dazu beiträgt, den mit der Lösung von Disziplinproblemen verbundenen Aufwand und die Zeit zu reduzieren.
Outsourcing
Freiberufler und Verträge bieten eine attraktive Möglichkeit, die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu erweitern, ohne ständig neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Dies ist besonders relevant für Projekte und Verträge, die Fachwissen erfordern, aber wahrscheinlich nicht zur Routine in Ihrem Unternehmen werden.
Ausgelagerte Mitarbeiter stellen jedoch neue Herausforderungen dar, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass sie interne Standards und Anforderungen erfüllen. Verfügen sie über Qualifikationen oder Mitgliedschaften in Branchenverbänden? Haben sie eine Standard-Einführungsschulung im Unternehmen absolviert? Möglicherweise müssen Sie diese Art von Informationen irgendwann in der Zukunft kennen, auch wenn sie zu Beginn ihres Vertrags nicht besonders relevant erscheinen.
So wie Sie die Beschäftigungsdetails von festangestellten Mitarbeitern erfassen, ist es wichtig, dieselben Informationen über Auftragnehmer, Berater und ausgelagerte Mitarbeiter aufzubewahren. Ihr ideales HR-System sollte es Ihnen ermöglichen, klar gekennzeichnete Aufzeichnungen über Zeitarbeitskräfte zu führen, um sie im Falle eines zukünftigen Rechtsstreits leicht abrufen zu können. Oder auch nur, um es einfacher zu machen, die gleichen Leute in Zukunft wieder einzustellen.
Gehaltsabrechnung
Die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung liegt in den Zuständigkeitsbereichen der Buchhaltungs- und Personalabteilung, was häufig zu Problemen bei der genauen Bezahlung der Mitarbeiter führt. HR führt Aufzeichnungen über Gehalt, Leistungen, Boni und Verdienstnachweise, während Konten mit der tatsächlichen Zahlung der Zahlungen beauftragt sind. Dies führt zu einer potenziellen Trennung, die dazu führen kann, dass die Gehaltsabrechnung verspätet ausgeführt wird oder die Mitarbeiter die falschen Summen in ihrem Lohnpaket erhalten.
Um die Moral zu erhalten und zukünftige Lohnprobleme zu vermeiden, sollte Ihr Unternehmen das Potenzial einer dedizierten Gehaltsabrechnungslösung untersuchen, die direkt mit Ihrer HR-Software und Ihrem Kontosystem verbunden ist. Durch die elektronische Zusammenführung beider Abteilungen können die meisten manuellen Probleme im Zusammenhang mit der Bezahlung automatisch gelöst werden.
Dedizierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hilft sicherzustellen, dass Mitarbeiter bezahlt werden, worauf sie Anspruch haben, wenn sie es erwarten. Ihre Personalabteilung wird auch von einer Reduzierung der Anfragen profitieren, was dazu beiträgt, die Arbeitsbelastung besser auf den Rest des Monats zu verteilen.
Mitarbeiteranfragen
Die Personalabteilung stellt die Schnittstelle zwischen „dem Unternehmen“ und den Mitarbeitern dar. Dies bedeutet, dass bei Beschäftigungsfragen, Streitigkeiten oder Fragen zur Arbeit die HP-Abteilung die erste Anlaufstelle ist.
Die regelmäßige Bearbeitung von Anfragen zu Vergütungen, Vergünstigungen und Leistungsmanagement-Überprüfungen ist Routine, aber auch äußerst zeitaufwändig, insbesondere wenn Daten nicht ohne weiteres verfügbar sind. Jedes Mal, wenn ein Mitglied der Personalabteilung ein Zahlungsdetail oder die Besonderheiten einer Vertragsvariante aufspüren muss, kann es sich nicht auf seine anderen Aufgaben konzentrieren.
Ein dediziertes HR-System hält die Beschäftigungsdaten zentral für einen einfachen Abruf bereit und reduziert die Zeit für die Beantwortung jeder Anfrage erheblich. Fortgeschrittenere Systeme ermöglichen den Zugriff auf einige Daten im „Self-Service“ -Stil, sodass die Mitarbeiter viele ihrer eigenen grundlegenderen Fragen selbst beantworten können.
Einfacher Datenzugriff ist der Schlüssel zur Lösung
Das HR-Team befasst sich mit allen möglichen Problemen, aber der Schlüssel zu einer schnellen Lösung ist in den meisten Fällen derselbe – einfacher Zugriff auf relevante Daten. In fast allen Fällen bietet ein voll ausgestattetes Personal- und Gehaltsabrechnungssystem die Speicher-, Abruf- und Analysetools, die zur Beantwortung von Beschäftigungsproblemen und zur Verbesserung der Abteilungseffizienz im Allgemeinen erforderlich sind.