Was Führungskräfte kleiner Unternehmen über die Zukunft der Buchhaltungstechnologie wissen sollten

Fast die Hälfte der fast 17% der kleinen Unternehmen in Nordamerika, die derzeit keine Buchhaltungssoftware verwenden, planen, diese innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre einzuführen, so unsere Umfrage zu den Top-Technologietrends 2018 unter mehr als 700 Führungskräften kleiner und mittlerer Unternehmen in den USA (SMB).

Es ist eine kluge Entscheidung. Die Zeit, die jede Woche durch die Verwendung von Buchhaltungssoftware in Ihrem KMU gespart wird, kann Ihnen Tausende und Abertausende von Dollar pro Jahr einsparen.

Und Zeit und Geld zu verlieren ist nicht das einzige Risiko, wenn Sie an Buchhaltungstechnologie sparen; Sie riskieren auch, Ihr Geschäft zu verlieren.

Ab 2015 war die Hauptursache (25%) der von Unternehmern gemeldeten Geschäftsschließungen ein niedriger Umsatz / Cashflow. Eine der Hauptfunktionen von Buchhaltungssoftware? Unterstützung von Geschäftsführern dabei, zu verfolgen, wie viel Geld ein- und ausgeht, damit sie die notwendigen Anpassungen vornehmen können, um über Wasser zu bleiben.

Während grundlegende Buchhaltungssoftware (Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung) dazu beitragen kann, Ihr Unternehmen über Wasser zu halten, kann die Investition in die nächste Generation von Buchhaltungssoftware mit aufkommender Technologie Ihnen helfen, Ihre Konkurrenz zu übertreffen.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie.

3 funktionen, nach denen Sie in der Zukunft der Buchhaltungstechnologie suchen müssen

Egal, ob Sie zu den Kleinunternehmern gehören, die in den kommenden Jahren in Buchhaltungssoftware investieren oder Ihre vorhandene Software aktualisieren möchten, es ist hilfreich, nicht nur zu wissen, was Sie bekommen, sondern auch, was sich am Horizont abzeichnet.

Die Zukunft der Buchhaltungssoftware wird nahtlosere, nützlichere Integrationen, narrensichere Automatisierung und revolutionäre Analysen bieten.

Mit diesen technologischen Durchbrüchen können KMU-Führungskräfte nicht nur die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens sicherstellen, sondern auch Zeit und Geld sparen und Wachstumsbereiche identifizieren.

Lassen Sie uns in diese drei Bereiche eintauchen und alte Probleme mit neuen Lösungen dank der Zukunft der Buchhaltungstechnologie genauer betrachten.

Mehr und bessere Buchhaltungsintegrationen

Das alte Problem: Es gibt Dutzende von Integrationen für Ihre Buchhaltungssoftware, aber sie sind fehlerhaft, und oft ist die, die Sie wirklich brauchen, nicht verfügbar. Angenommen, Sie finden die perfekte neue mobile Zahlungs-App, nur um zu erfahren, dass die Integration, die Sie benötigen, um Zahlungen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware zu ziehen, jahrelang nicht verfügbar sein wird, da die Entwickler nicht auf derselben Seite sind.

Die neue Lösung: Etablierte Softwareanbieter arbeiten eng mit aufstrebenden App-Entwicklern zusammen, um ihre digitalen Ökosysteme auszubauen.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware beachten sollten, ist, wie sie mit Ihrer vorhandenen Unternehmenssoftware (z., Ihr CRM für die Rechnungsstellung, Projektmanagement für die Budgetverfolgung und Zeiterfassung für die Gehaltsabrechnung).

Wie wir in unserem Buyers Guide für Buchhaltungssoftware hervorgehoben haben, gibt es Tausende von Apps und Integrationen, die Ihre Out-of-the-Box-Buchhaltungssoftware zu einem Kraftpaket für Effizienz und Finanzmanagement machen können. Und obwohl Integrationen nichts Neues sind, können Sie in den kommenden Jahren mit noch nahtloseren Integrationen rechnen.

Ich habe kürzlich an QuickBooks Connect in San Jose teilgenommen (Quick Books lässt sich bereits in mehr als 600 andere Business-Apps integrieren, von PayPal bis Google Kalender), und die Zukunft für App-Entwickler sieht rosig aus.

QuickBooks veröffentlicht ständig neue Tools und Ressourcen, um es App-Entwicklern zu erleichtern, neue Apps zu erstellen, mit denen die Software besser funktioniert. Schauen Sie sich nur das Entwicklerportal von Intuit an, das sogar einen Crashkurs zu Buchhaltungskonzepten enthält, in dem der Softwareriese den Entwicklern den roten Teppich ausgerollt hat, um daran herumzubasteln.

Das Apps-Verzeichnis in QuickBooks (Quelle)

Warum sollte ein Softwareentwickler kleinere Entwickler ermutigen wollen, sich von ihrem Produkt zu lösen? Weil es allen nützt. QuickBooks-Forschung (wie von Alex Barnett, Leiter der Intuit Developer Group während des Entwickler-Kickoffs bei QuickBooks Connect, geteilt) zeigt, dass jeder QuickBooks Online-Benutzer etwa vier Stunden pro Woche spart, indem er mindestens eine App verbindet.

Hier ist ein Beispiel. Future Glory – ein in San Francisco ansässiges Finanzunternehmen — integrierte QuickBooks in Shopify und PayPal, um sein gesamtes Finanzsystem zu rationalisieren. Wenn Future Glory eine Zahlung über PayPal erhält, wird es sofort in QuickBooks ohne zusätzliche Arbeit angemeldet.

Noch vor fünf Jahren erforderte dieselbe „Integration“ mehrere zusätzliche Schritte. „Es gibt mir ein Maß an Verständnis und Daten, das ich noch nie zuvor hatte, und es gibt mir ein Maß an Vertrauen und Sicherheit, das ich noch nie zuvor hatte“, sagte Gründerin Theresa Lee.

Automatisierung der Buchhaltung, die eigentlich automatisch ist

Das alte Problem: Sie können einfache Buchhaltungsprozesse wie die Gehaltsabrechnung automatisieren, aber mit all der Vorarbeit und Programmierung, die es braucht, sind Sie vielleicht besser dran, es trotzdem manuell zu machen.

Die neue Lösung: Robotic Process Automation verfolgt einen menschlichen Mitarbeiter, der einen grundlegenden Buchhaltungsprozess wie die Gehaltsabrechnung durchführt, und lernt dann — durch KI und maschinelles Lernen — die Regeln, damit er die Kontrollen übernehmen und den Prozess ständig wiederholen kann.

Automatisierung ist großartig. Es saugt unsere Häuser und fährt unsere Autos, und bald wird es unsere Buchhaltung machen.

Jetzt denken Sie vielleicht: „Aber meine Buchhaltungssoftware bietet bereits Automatisierung für Dinge wie Fehlerprüfung und wöchentliche Lohnabrechnung.“ Und du könntest Recht haben.

Aber wenn Sie jemals gedacht haben: „Diese Automatisierung ist großartig, aber es hat sicher viel Arbeit gekostet, sie richtig zum Laufen zu bringen“, warten Sie, bis Sie Robotic Process Automation sehen.

Auf den Punkt gebracht: Robotic Process Automation (RPA) beobachtet Ihre virtuellen Aktionen (Ihre Mausklicks, Ihre Dateneingaben, Ihre Drags und Drops) im Hintergrund und entwickelt dann — durch künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen — Prozesse, um das zu replizieren, was Sie getan haben. Kurz gesagt: RPA nimmt die ganze Grunzarbeit aus der Automatisierung.

In der Vergangenheit erforderte die Automatisierung der Buchhaltung, dass ein menschlicher Programmierer Zeit damit verbrachte, ein Programm zu schreiben, das auf Fehler prüft oder die Gehaltsabrechnung ausführt. RPA kann Ihnen dabei zusehen, wie Sie ein grundlegendes Audit durchführen oder einen Abrechnungszyklus abschließen und dies dann beim nächsten Mal für Sie tun.

Wann können wir also erwarten, dass RPA einen echten Einfluss auf den Markt hat?

Gartner prognostiziert, dass bis Ende dieses Jahres (2018) „60% der Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 1 Milliarde US-Dollar RPA in der Pilot- oder Bereitstellungsphase haben werden, und diese schnelle Einführung wird in Unternehmen aller Größen erwartet (vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar).“

Insbesondere die Buchhaltungsbranche ist auf die Einführung von RPA vorbereitet. Laut dem CPA Journal „ist die Aufregung um RPA begründet, und der Rechnungslegungsberuf nimmt diese Technologie bereitwillig an.“

Ein Beispiel, wie in dieser Fallstudie von Kofax Kapok RPA Software beschrieben, ist Arrow Electronics, das RPA zur Automatisierung seines Lieferantenabrechnungsprozesses verwendete.

Aufschlussreichere Buchhaltungsanalysen

Das alte Problem: Sie haben Tonnen von Buchhaltungsdaten – Jahre oder sogar Jahrzehnte von Aufzeichnungen über das Geld, das in und aus Ihrem Unternehmen fließt — aber es ist nur ein undurchdringlicher Haufen von Zahlen. Sie haben keine Ahnung, nach welchen Erkenntnissen Sie suchen sollten oder welche geschäftlichen Maßnahmen Sie basierend auf diesen Daten ergreifen sollten.

Die neue Lösung: Die aufkommende Analysetechnologie analysiert Ihre Daten unermüdlich hinter den Kulissen, liefert umsetzbare Erkenntnisse auf Ihrem Desktop und korreliert Ihre Finanzdaten mit externen Daten, die aus der ganzen Welt extrapoliert wurden, um einen neuen Kontext zu schaffen.

Analysen in Buchhaltungssoftware reichen mindestens ein Jahrzehnt zurück, haben aber bis vor kurzem nur an der Oberfläche der Bedeutung hinter den Zahlen gekratzt. Analysen, die einen Anstieg der Produktverkäufe im Dezember vorhersagen, weil sie im vergangenen Dezember gestiegen sind, sind nicht besonders aufschlussreich.

Ihre Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wimmelt nur so von Daten zu Umsatz, Kunden, Ausgaben, Gehaltsabrechnung und vielem mehr. Der Schlüssel zum Wachstum Ihres Unternehmens ist irgendwo in diesen Daten versteckt. Der Haken? Wenn Sie nicht als Datenwissenschaftler arbeiten, benötigen Sie Technologie, um diesen Schlüssel zu finden.

Hier kommt die aufkommende Datenanalysetechnologie ins Spiel. Wenn Ihr kleines Unternehmen Schwierigkeiten hat, zu viele Daten zu durchsuchen, wenn Sie Ihre Daten durchforstet haben und Schwierigkeiten haben, neue Erkenntnisse zu gewinnen, oder wenn Sie neue Daten finden, aber keine Ahnung haben, was dies bedeutet, ist Hilfe auf dem Weg.

Laut Gartners Cool Vendors in Analytics, aufstrebenden Analysetools wie Outlier.ai und Stratifyd gehen diese Probleme auf eine Weise an, wie es herkömmliche Analysetools nicht konnten (vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar).

Stratifyd zieht externe Daten wie Wettermuster, Überprüfungsdaten und sozioökonomische Daten ab und korreliert sie mit den internen Finanzdaten Ihres Unternehmens, um wertvolle neue Erkenntnisse zu extrapolieren.

Angenommen, Sie sind Softwareentwickler und Ihre Buchhaltung verzeichnet im letzten Quartal einen Umsatzrückgang, analysiert Stratifyd Ihre Bewertungsdaten und stellt fest, dass Kunden über eine neue Funktion verärgert waren, die Sie kurz vor dem betreffenden Quartal eingeführt haben. Stratifyd liefert dann eine bestimmte rote Fahne, dass die neue Funktion, die Sie eingeführt haben, einen Umsatzrückgang verursacht.

Ein Stratifyd-Dashboard, das externe Überprüfungsdaten abruft (Quelle)

Ebenso, Outlier.ai kann schräge Zahlen in verständlichen Rat in einfachem Englisch übersetzen.

Im folgenden Beispiel, Outlier.ai erklärt, dass ein jüngster Anstieg des Landingpage-Traffics mit einer Änderung der Besucherdemografie zusammenhängen könnte. In diesem Fall Ausreißer.ai empfiehlt, mehrere Datencluster auf die gleiche Weise zu untersuchen, wie ein Metalldetektor Ihnen genau sagen kann, wo Sie graben müssen, anstatt Ihren gesamten Garten auszugraben.

An Outlier.ai screenshot, der erklärt, dass ein Anstieg des Landingpage-Traffics mit einer Änderung der Demografie zusammenhängen könnte (Quelle)

Informationen zu Capterras Umfrage zu den wichtigsten Technologietrends für KMU

Capterra führte diese Umfrage im Juni und Juli 2018 unter 715 in den USA ansässigen KMU mit mehr als einem Mitarbeiter und einem Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar durch. Die Umfrage schloss gemeinnützige Organisationen aus. Die qualifizierten Befragten sind Entscheidungsträger oder haben wesentlichen Einfluss auf die Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Einkauf von Technologien für ihre Organisation.