11 Pasos para Desarrollar un Plan de Reclutamiento Escalable[2021]

Ya sea que trabaje para una pequeña empresa emergente o una empresa masiva con miles de empleados, necesita saber cómo va a crecer su equipo con el tiempo, en otras palabras, a quién va a contratar y cuándo.

Es por eso que debe desarrollar un plan de reclutamiento para ayudar a optimizar sus procesos de contratación y asegurarse de tener acceso al talento que necesita cuando lo necesita.

Un plan estratégico de contratación no solo es importante para cubrir las vacantes de empleo, sino también porque las malas decisiones de contratación pueden ser costosas.

Una mala contratación puede costar hasta el 30% de las ganancias potenciales del primer año del empleado.

– Departamento de Trabajo de EE. UU.

Al adoptar un enfoque proactivo y elaborar un plan para su reclutamiento por adelantado, puede ahorrar tiempo y dinero y asegurarse de que su equipo no se vea corto de personal en el futuro.

La pregunta es: ¿cómo puede desarrollar un plan de contratación que refleje la naturaleza dinámica del mercado laboral contemporáneo y anticipe las necesidades futuras de personal, para que pueda planificar de manera proactiva con anticipación?

Siga leyendo para descubrir los pasos que debe seguir para desarrollar e implementar un plan de reclutamiento escalable en su empresa.

¿Qué es un plan de reclutamiento?

Los planes de reclutamiento son mucho más que solo saber qué puestos deben llenarse en un futuro cercano: son una oportunidad para alinear los objetivos de la empresa y las brechas de habilidades con sus esfuerzos de contratación para planificar estratégicamente para el próximo año.

Un plan estratégico de reclutamiento debe incluir los puestos para los que necesita contratar, un calendario de reclutamiento, información presupuestaria, herramientas de seguimiento y evaluación y otros detalles importantes sobre cómo administrará sus esfuerzos de reclutamiento.

Pasos para crear un plan de reclutamiento exitoso

Está claro que crear una estrategia de reclutamiento es la mejor manera de repensar y mejorar sus prácticas de contratación, pero muchas empresas no planifican en consecuencia.

Para ayudarlo a navegar por el proceso de planificación, aquí hay 11 pasos para crear un plan de reclutamiento exitoso.

Analice las necesidades de reclutamiento y las brechas de habilidades

El primer paso para crear un plan de reclutamiento es identificar sus necesidades de contratación y dónde hay brechas de habilidades que su talento actual no puede llenar.

Comience por analizar el crecimiento de su empresa, teniendo en cuenta factores importantes como la rotación de empleados y las promociones anticipadas, ya que afectarán sus necesidades de contratación.

Calcule qué departamentos y funciones necesitarán fortalecerse y por qué. ¿Se va un miembro clave del equipo? ¿Comenzará un nuevo proyecto?

Al aprender qué habilidades faltarán a su equipo y las que necesitará para hacer frente a la carga de trabajo futura, puede adoptar un enfoque proactivo que alinee mejor la contratación con las necesidades de personal.

Cree un plan de contratación y un calendario de contratación

A continuación, puede poner en práctica su análisis y estimar cuántas personas necesitará cada departamento y aproximadamente cuándo se necesitan.

Esto le ayudará a planificar con anticipación y anticipar necesidades futuras a tiempo para prepararse para ellas. Por ejemplo, si necesita llenar un puesto en la Q3, es posible que deba comenzar sus preparativos en la Q2 para asegurarse de llenar el puesto a tiempo.

Con esta información, puede crear un calendario de reclutamiento completo para el año. Esto debe incluir los puestos para los que necesitará contratar por trimestre, el número total de empleados para cada departamento y un cronograma de contratación para cuándo comenzará cada ronda de contratación.

Así es como puedes visualizar tu plan de contratación para estar siempre al tanto de tus esfuerzos de contratación.

Identifique las herramientas que necesita para un proceso de reclutamiento escalable

Ahora que tiene un calendario de reclutamiento y un plan de contratación, puede identificar las herramientas que necesitará para ejecutar su plan.

Algunas de las soluciones más críticas para su pila de tecnología de reclutamiento son un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), cuentas en varias bolsas de trabajo en línea, herramientas de evaluación y selección previa al empleo, y software de análisis o BI para decisiones basadas en datos.

Estas herramientas ayudarán a su equipo a organizar y agilizar los esfuerzos de contratación de su empresa, automatizando las tareas que consumen mucho tiempo y mejorando el proceso de selección de candidatos.

La plataforma Harver, por ejemplo, automatiza la mayoría de los procesos iniciales de contratación, desde la selección de candidatos hasta la programación de entrevistas. Con nuestro software de reclutamiento, puede eliminar tareas repetitivas, como leer currículos y mover candidatos más adelante en el proceso.

Además, puede optimizar su grupo de talentos recopilando datos sobre los perfiles de sus candidatos y comparándolos con los perfiles de sus empleados con mejor rendimiento. Con nuestra herramienta de evaluación, puede ver fácilmente las puntuaciones coincidentes de los solicitantes y obtener información sobre todo su embudo de contratación.

Determine los requisitos para cada puesto

Con una idea sólida de para qué puestos contratará, puede comenzar a determinar los requisitos para cada vacante.

¿Cuáles son las características y habilidades que desea que tengan los candidatos? ¿Cuáles serán sus responsabilidades diarias? Y sus objetivos?

Para asegurarse de que todos estén en la misma página y reducir el tiempo de contratación, deben reunirse con los gerentes de recursos humanos y hablar juntos sobre este paso. Esto le ayudará a desarrollar una comprensión profunda de cada función y cuáles son las necesidades para cumplirla de manera efectiva.

Por ejemplo, si está contratando para un centro de contacto, es posible que desee reclutar personas con habilidades transferibles, en caso de que necesite cambiar a los empleados de los roles de agente de chat a agente de teléfono.

Para hacer esto de manera eficiente y a escala, debe mirar más allá de sus vacantes actuales y pensar en la cultura de su empresa y las habilidades generales que las personas deben tener para ser una buena opción.

Por lo tanto, en lugar de reclutar personas que solo se ajusten a una vacante específica, evalúas a los candidatos para ver cuáles son sus habilidades y características, y luego los asignas a las vacantes que mejor se ajustan a su conjunto de habilidades.

Llamamos a este enfoque coincidencia de tipo de llamada.

Puede obtener más información sobre esta estrategia de reclutamiento en nuestro seminario web sobre el futuro de la contratación por volumen en BPO y Centros de contacto.

Crear un presupuesto para gastos de contratación de personal

Basado en su anterior costo por alquiler, se puede estimar la cantidad de sus gastos de contratación de personal se lo va a ser para el año que viene. Tenga en cuenta los diversos costos involucrados en el proceso de reclutamiento que deberá tener en cuenta en su presupuesto.

Algunos de los costos comunes de reclutamiento incluyen:

• Publicidad en bolsas de trabajo y redes sociales
• Ferias de empleo y costos de reclutamiento en el campus
• Costos de tecnología de reclutamiento
• Gastos de marca de empleador
• Salarios internos y beneficios de los involucrados
• Verificación de antecedentes y pruebas de drogas
• Gastos de viaje de reclutamiento

Una vez que haya terminado con estos pasos generales de su plan de reclutamiento, puede proceder a un plan específico para un rol con los pasos a continuación.

Comience con una descripción de trabajo atractiva

Atraer a los mejores candidatos comienza con una descripción de trabajo sólida. Sin embargo, muchas empresas adoptan el enfoque equivocado. Enumeran los requisitos y expectativas de trabajo específicos, pero no comparten nada sobre lo que la empresa tiene para ofrecer, lo que posiblemente desalienta a los solicitantes de empleo a solicitar.

Evite este error y, en su lugar, intente escribir descripciones de trabajo atractivas e inclusivas que atraigan a los solicitantes de empleo. Deben incluir información sobre la misión y los valores de su empresa, junto con los detalles del puesto.

No tenga miedo de mostrar algo de personalidad, recuerde que las descripciones de trabajo son una oportunidad para vender el trabajo a posibles candidatos.

Para destacar, tu anuncio de trabajo tiene que ser convincente y creativo.

Establecer un proceso de selección de candidatos

A continuación, debe pensar en cómo va a manejar la difícil tarea de selección de candidatos. Hemos cubierto este tema a fondo en nuestro libro electrónico a continuación.

Definir claramente cómo todo el proceso de trabajo mediante el establecimiento de cuántos entrevista rondas tendrás y que estará encargado de entrevistar y seleccionar a los candidatos.

Dicho esto, no debe usar un proceso de selección único para elegir candidatos. Más bien, debe buscar diferentes formas de personalizar la experiencia para cada candidato.

Puede hacer esto considerando qué preguntas, necesidades o inquietudes podrían tener a lo largo de la entrevista y el proceso de selección y abordarlas de manera proactiva.

Las evaluaciones previas al empleo son un gran recurso para seleccionar candidatos calificados desde el principio y avanzar en el proceso de selección.

Hay muchos tipos diferentes de evaluaciones, desde medir las habilidades y la personalidad hasta determinar la capacidad cognitiva y el ajuste cultural. Con una herramienta personalizable de evaluación previa a la contratación, puede crear evaluaciones en línea gamificadas que le ayudarán con la selección y atraerán al candidato.

Echa un vistazo a la experiencia de solicitud en línea creada por Netflix con la plataforma Harver y piensa en cómo un método de preselección similar beneficiaría a tu proceso de solicitud.

Realizar verificaciones de antecedentes y referencias

Una vez que haya seleccionado a un candidato, debe realizar una verificación de antecedentes según sea necesario. Esto puede no ser siempre necesario, dependiendo de las políticas de la empresa y del puesto para el que esté contratando.

Determine si se necesitarán verificaciones de antecedentes desde el principio, ya que esto ayudará a evitar posibles retrasos en el proceso en el futuro.

Debe asegurarse de verificar las referencias, que son una forma de evaluar el ajuste organizacional y confirmar sus calificaciones. Esencialmente, ayudan a confirmar su evaluación interna de si un candidato es o no un buen candidato para la organización.

Durante las comprobaciones de referencias, intente hacer preguntas abiertas sobre el rendimiento, los logros y las dificultades para aprender lo más posible de la referencia.

Hacer una oferta al candidato elegido

Como parte de su plan general de reclutamiento, debe definir quién hará la oferta y negociar con el candidato elegido. Al determinar cómo irá esto por adelantado, puede garantizar una experiencia de candidato mucho más fluida.

Primero, debe llamar o enviar un correo electrónico a su candidato ideal y ofrecerle el puesto. Una vez que haya confirmado que su candidato aceptará el puesto, es común que haga un seguimiento con una carta de oferta oficial que describa el acuerdo por escrito.

Defina lo que sucede después de que se acepta el trabajo

Ese es el último paso del plan, ¿verdad? Mal! Los mejores planes de reclutamiento no se detienen con la carta de oferta. Al concluir su plan, defina lo que sucederá después de que se acepte el trabajo.

¿Quién se encargará de la preinscripción y la incorporación? Al responder estas preguntas con anticipación y tener un plan en marcha, puede hacer transiciones fluidas de candidato a empleado.

Aprenda y optimice su plan a medida que avanza

Por último, debe aprovechar los comentarios y análisis de nuevos empleados para informar su plan de reclutamiento y optimizarlo en consecuencia.

Envía una encuesta anónima para recopilar comentarios de nuevos empleados. ¿Cómo fue la entrevista y el proceso de selección? ¿Qué parte del proceso se hizo bien y qué parte podría haber sido mejor?

También puede hacer un buen uso de sus análisis de contratación. Revise las métricas clave de reclutamiento, como el tiempo de contratación, la calidad de la contratación, las tasas de rotación temprana y el costo por contratación. Luego, encuentre formas de mejorar su proceso de reclutamiento en función de esos conocimientos.

Al igual que el mercado laboral del siglo XXI y la industria de reclutamiento siempre están evolucionando, su plan de reclutamiento también debe desarrollarse con el tiempo.

…y no olvide que una oferta de trabajo corporativa puede atraer hasta 250 solicitantes en promedio. Su juego de reclutamiento debe optimizarse continuamente para brindarle los mejores resultados.

Un pensamiento final

Un plan de reclutamiento debe ser la guía definitiva para sus esfuerzos de reclutamiento. Puede llevar tiempo y esfuerzo crear uno; sin embargo, no creas que es definitivo una vez que hayas terminado. Debe adaptar y optimizar su plan en función de las necesidades de la empresa y de cómo fluctúan con el tiempo.

Por ejemplo, ¿qué pasa si tu empresa crece más rápido de lo esperado y necesitas contratar a más personas de las que esperabas originalmente? ¿O qué pasa si decide implementar una nueva tecnología?

Continúe trabajando en su plan de reclutamiento, midiendo métricas clave y mejorándolo a medida que avanza para lograr los mejores resultados posibles.