9 Documentos de Proyecto Esenciales (Con Plantillas)

Tomé un proyecto de otra persona no hace mucho tiempo y llevaba tres meses administrándolo antes de darme cuenta de que no había una carta de proyecto.

Había muchos otros documentos que todos tenían cierto grado de superposición con una carta, pero no con una carta real. Eso significaba que faltaban algunas cosas clave en el papeleo del proyecto y lo más importante que faltaba era quién iba a pagar por ello.

Oops.

Eso fue un poco de dolor de cabeza para resolver.

La gestión de proyectos puede crear mucho papeleo, y no siempre es lo que quieres o necesitas. En este artículo definiremos lo que realmente necesita y cómo usarlo.

Entonces, ¿de qué documentación estamos hablando realmente? Definamos.

Documentos de gestión de proyectos: Una definición

Podemos definir los documentos de proyecto como:

La documentación creada por un gestor de proyectos para gestionar, controlar y entregar adecuadamente el proyecto.

¿Qué documentos de proyecto necesita?

Si busca en los estándares y métodos de gestión de proyectos, encontrará una gran cantidad de documentación mencionada, pero ¿realmente la necesita toda? Honestamente, para la mayoría de los proyectos no lo haces.

Si está construyendo un parque olímpico masivo o un acorazado militar, entonces hay estándares más altos para la documentación, pero para la mayoría de los proyectos realizados en entornos de oficina por pequeñas, medianas e incluso grandes empresas, su tiempo se invertirá mejor en obtener los conceptos básicos correctos.

Así que hablemos de lo esencial.

Aquí hay nueve documentos de los que ningún proyecto que se precie debería prescindir al intentar administrar un proyecto. He organizado los documentos de gestión de proyectos por fase para que pueda ver el orden en el que se crean normalmente.

1. Caso de negocio

En la fase de Concepto o Idea de un proyecto, a alguien se le ocurre una idea brillante. Eso está escrito en una propuesta de proyecto formal o en un caso de negocio.

El caso de negocio del proyecto es el documento que da inicio a todo el proyecto. Está escrito para explicar por qué debería ocurrir el proyecto y resume el problema que el proyecto va a resolver.

Pero aquí es donde mi definición de documentación de proyecto cae: el caso de negocio normalmente es escrito por alguien que no es el gerente de proyecto.

Entonces, ¿quién escribe el caso de negocio?

En mi experiencia, los casos de negocios son elaborados por el propietario de la empresa que desea el cambio, la persona que finalmente se convierte en el patrocinador del proyecto.

Sin embargo, es mucho, mucho más fácil administrar un proyecto si ha tenido alguna participación en la etapa de caso de negocio porque comprende mejor los impulsores y los objetivos.

El caso de negocio debe ser completo y persuasivo con suficiente detalle para justificar la inversión requerida para el proyecto.

Dicho esto, el caso de negocio podría ser tan simple como un correo electrónico a un ejecutivo pidiendo permiso para seguir adelante con una iniciativa. Si estuvieras construyendo un estadio olímpico, ese nivel de informalidad no sería suficiente.

Sea razonable y pragmático, no tiene sentido crear documentación excesiva en este momento. Solo hará que la gente desconfíe de lo que el administrador está por venir.

Una vez aprobado el caso de negocio, puede avanzar a la fase de iniciación del proyecto.

Carta del proyecto

El papeleo más importante en la fase de iniciación del proyecto es el documento de carta del proyecto.

Necesita esto: le da la autoridad para actuar como gerente de proyecto para el proyecto. Es su mandato ejecutar el proyecto y es el documento que convierte el proyecto de una idea en un programa de trabajo real, con propietarios asignados (y acuerdo sobre la financiación).

Sin un documento de la carta del proyecto, ¡su proyecto no existe formalmente!

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Las cartas de los proyectos pueden ser breves o sustantivas. Prefiero usar una versión completa que en nuestra terminología llamamos Documento de Inicio de Proyecto. Incluye todo lo que necesitas saber sobre lo que estás empezando.

Una vez que tenga claridad sobre lo que va a hacer el proyecto y el contexto en el que va a operar, es hora de pasar a la fase de planificación.

Plan de Gestión del proyecto

Hay dos documentos de planificación del proyecto creados en la fase de planificación. El primero es el plan de gestión del proyecto.

Este es un documento enorme. De hecho, probablemente no sea un solo documento (aunque lo he agrupado en la plantilla de plan de gestión de proyectos que puedes encontrar aquí).

En el pasado siempre lo he gestionado como documentos separados, pero juntos forman «El Plan».

Más recientemente, mis proyectos han estado operando bajo una estructura formal de PMO, y gran parte de lo que va en un plan de gestión de proyectos es básicamente repetir los procesos formales.

Nota: cree un documento de planificación solo si lo necesita

No tiene sentido crear un documento de plan solo para decir: «Lo hacemos de la manera que manda el PMO, al igual que cualquier otro proyecto en esta empresa.»En ese caso, tengo un documento general de plan de gestión de proyectos que hace referencia a los estándares corporativos.

El plan cubre todo lo que necesita saber y hacer para administrar el proyecto, incluidas cosas como administrar las tolerancias del proyecto, las variaciones, el enfoque de control de cambios, cómo evaluará la calidad, etc.

Cronograma del proyecto

El segundo documento de planificación del proyecto que es importante en la fase de planificación es el cronograma del proyecto.

Francamente, la mayoría de la gente dice «plan de proyecto» cuando se refiere a «calendario de proyecto».

El programa del proyecto establece todas las tareas, quién las va a realizar y cuándo se van a realizar. También realiza un seguimiento de las dependencias entre tareas.

Puede utilizar el software para organizar el cronograma del proyecto por usted. Hay cientos de herramientas de programación de proyectos diferentes, la mayoría de las organizaciones tienen algo. El problema es que podría no ser perfecto para lo que quieres usarlo.

Creo programaciones de proyectos en Microsoft Project, Teamwork y Excel, porque las uso para diferentes cosas.

Para comunicar hitos de nivel superior, creo una versión de la programación en Microsoft PowerPoint utilizando el complemento de línea de tiempo de Office.

Independientemente de cómo elija documentar el calendario de su proyecto, lo importante es mantenerlo actualizado.

5. Registro RAID del proyecto

Ahora pasamos a la cuarta fase del proyecto, la fase de ejecución. En este punto, tienes una serie de documentos de proyecto importantes. Lo primero que vamos a ver para esta fase es el registro de RAID.

RAID significa:

• Riesgos
• Acciones (y/o Supuestos)
• Temas
• Dependencias (y/o Decisiones).

Uso el término ‘registro RAID’ para cubrir todos los diferentes registros relacionados con el proyecto. Eso incluye todos los elementos de la lista anterior, más los cambios. Sin embargo, RAAIDDC es más difícil de decir.

Vale la pena tener un registro de todos estos artículos. El registro RAID de su proyecto es un documento importante que le permite realizar un seguimiento de todo.

Leer a continuación: Todo lo que necesita saber sobre RAID en la gestión de proyectos.

Es más fácil de crear de lo que esperarías, ya que solo necesitas unos pocos campos importantes:

• ID de artículo, para que sepas de qué línea estás hablando cuando discutes el contenido con tu equipo
• Nombre del artículo
• Descripción del artículo
• Acción requerida
• Propietario: no se olvide de esto o nadie se responsabilizará de hacer nada al respecto
• Última fecha de actualización.

Prácticamente puede usar ese formato para todas las hojas y rastreadores diferentes dentro de su registro RAID.

Un registro RAID puede ser parte de su software de gestión de proyectos o puede hacer lo que yo hago y mantener una hoja de cálculo del libro de trabajo del proyecto que incluya RAID y mucho más.

Los informes de estado del proyecto

Los informes de estado del proyecto son otro documento crítico durante la fase de ejecución. Usted está ocupado haciendo el trabajo, por lo que necesita decirle a la gente qué trabajo está haciendo. También te ayudan a hacer un seguimiento de lo que está pasando.

Los informes de estado de los proyectos abarcan una serie de escenarios diferentes. Tienes:

• Informes formales de la junta del proyecto
• Información semanal actualizaciones del equipo
• Informes formales al PMO
• Informes ad hoc siempre que un participante solicite algo.

Y así sucesivamente. Los gerentes de proyecto pasan mucho tiempo reportando.

OK, estos son una colección de documentos en lugar de un solo documento. Pero son realmente importantes porque son el mecanismo que utilizas para llevar información a tus partes interesadas de forma regular.

Son el registro escrito formal del progreso. Y si son buenas, las partes interesadas deben tomar medidas como resultado de leerlas.

Si necesita ayuda para crear mejores informes de estado de proyectos, obtenga mi libro electrónico y curso sobre informes de proyectos aquí.

Rastreador de presupuesto de proyectos

Finalmente, para la fase de ejecución, tiene un rastreador de presupuesto de proyectos, otro documento importante de planificación y control de proyectos.

El presupuesto de su proyecto es un tipo de documento diferente: incluye menos texto y muchos más números.

Sin embargo, es útil tener un documento de texto y para acompañar los cálculos que establece información sobre contratos, adquisiciones y los procesos financieros que se espera que siga. Puede incluir esto en su plan de gestión de proyectos.

El rastreador de presupuesto debe mostrarle lo que ha previsto gastar, es decir, «el presupuesto» y lo que realmente ha gastado. A continuación, puede obtener la hoja de cálculo para hacer el trabajo pesado y calcular la varianza.

La varianza es la diferencia entre lo que pronosticaste y lo que fue tu gasto real.

Si se ha gastado de más, puede identificar los elementos de línea en los que ha ocurrido esto. Si está entrando en su pronóstico, puede tener cierta flexibilidad para agregar más elementos al alcance.

O es posible que tenga que devolver el dinero — ¡los diferentes departamentos financieros y patrocinadores del proyecto tendrán diferentes prioridades!

Revisión de lecciones aprendidas

A medida que continuamos con nuestra revisión de los documentos de gestión de proyectos por fase, llegamos a la fase final de su proyecto: Cierre. Hay dos documentos de cierre de proyectos que son importantes en este momento; el primero es la documentación de las lecciones aprendidas.

Es posible que los documentos sobre lecciones aprendidas no sean documentos. Puedes almacenar tus lecciones aprendidas en una base de datos como CornerThought o wiki, o en algún otro formato de búsqueda.

Leer a continuación: Todo lo que necesita saber sobre las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos.

Todavía produzco documentos formales de lecciones aprendidas al final del proyecto, y luego copio las lecciones clave en cualquier otro sistema que las requiera.

El papeleo de lecciones aprendidas forma parte de su trabajo de cierre de proyecto. Solo se convierte en una referencia útil si la compartes con las personas de este equipo para que tengan algo que codifique las lecciones que aprendieron mientras trabajaban contigo.

Igualmente, se debe compartir con otros gerentes de proyecto o no se beneficiarán de lo que funcionó y lo que no funcionó.

Documento de cierre del proyecto

Finalmente, durante la fase de cierre, debe producir un documento formal de cierre del proyecto.

Este documento resume:

• Qué entregó el proyecto
• Cómo se realizó el proyecto en relación con las medidas de tiempo, costo, calidad y alcance, es decir, ¿se retrasó, excedió el presupuesto o tuvo dificultades para obtener un resultado de calidad?
• Cualquier riesgo, problema y acción pendientes en el punto de cierre
• La ubicación de los archivos del proyecto
• Cualquier otra cosa que la persona que recibe la entrega necesite saber.

De todos los documentos, este es el más importante para ser firmado y aprobado formalmente. Sin que el patrocinador del proyecto acepte que el proyecto se cierre, el proyecto no se cierra.

Terminarás haciendo trabajo y soporte ad hoc durante meses. (No me preguntes cómo lo sé.)

Elija los Documentos Que Funcionan Para Su Proyecto

Lo más importante a recordar es que esta es una guía. Personalice la documentación del proyecto que necesita para que pueda gestionar su proyecto de la mejor manera posible.

¿Necesita un plan de compras detallado? Haz una. ¿No necesita un rastreador de presupuesto ya que no hay gasto externo? No cree uno y déjelo en blanco; es una pérdida de tiempo.

No se obsesione con lo que necesita tener, solo use lo anterior como una guía para lo que la mayoría de los proyectos del lado más grande del pequeño pero no gigantesco tienen.

Menos tiempo de administración dedicado a crear documentos que no agregan valor significa que puede liberar más tiempo para dirigir a su equipo. Es más importante que hagas el trabajo en el proyecto. El papeleo oneroso no es divertido para nadie.

Plantillas de documentos Grab para estos nueve documentos de proyecto, podrá controlar su proyecto sin demasiada burocracia.