Consejo para el examen PMP®: Explicación de los bloqueos y el Seguimiento rápido

Cada gerente de proyecto sabe que los horarios cambian constantemente. Y desafortunadamente, los horarios generalmente no se acortan they ¡se alargan! O su cliente quiere que el producto se entregue antes. Y ahora, lo que parecía un horario perfecto al principio del proyecto es un desastre total y nunca podrá completar su proyecto a tiempo.

A menos que, por supuesto, tomes medidas inmediatas en forma de bloqueo o seguimiento rápido.

Y de eso se trata este artículo. Te enseñaré todo lo que necesitas saber sobre ambas técnicas para el examen Project Management Professional (PMP)®. Incluso incluiré un video y una pregunta de muestra de examen a continuación. Comencemos:

El bloqueo y el seguimiento rápido son Técnicas de compresión de programación

La compresión de programación se utiliza cuando desea acortar la duración de su proyecto sin cambiar el alcance del proyecto.

Esto es útil en aquellas situaciones en las que se ha retrasado con el calendario original y ahora necesita «ponerse al día», o si desea terminar antes porque un competidor está trabajando en el mismo tipo de producto y desea ser el primero en el mercado. También puede ser una decisión estratégica completar un proyecto más rápidamente de lo programado originalmente en función de otros factores.

Hay dos técnicas de compresión de programación que debe comprender para su examen PMP®:

Cuelgue Agregue recursos a su proyecto para que pueda terminar más rápido. Estrellarse casi siempre implica un costo financiero. Seguimiento rápido Realice tareas en paralelo para que pueda terminar más rápido. La superposición de tareas de esta manera a menudo aumenta el riesgo.

La compresión de programación siempre debe centrarse en la ruta crítica de su proyecto, porque la ruta crítica define la fecha de finalización de su proyecto. Y si desea terminar su proyecto antes, no tiene sentido comprimir ninguna actividad que no tenga efecto en la fecha de finalización de su proyecto.

¿Qué es el seguimiento rápido?

El seguimiento rápido se aplica al reprogramar varias actividades dentro del proyecto para trabajar simultáneamente en lugar de esperar a que cada pieza se complete por separado. Siempre comience con esta técnica primero. ¿Por qué? Porque no hay costos involucrados. Básicamente estás «reordenando el horario».

Sin embargo, este método solo puede utilizarse si las actividades pueden superponerse.

Por ejemplo, es posible comenzar la construcción de un prototipo incluso si las especificaciones de diseño no están 100% completas. Puede superponerlos siempre que se hayan definido suficientes especificaciones para comenzar el desarrollo de prototipos.

El riesgo que implica el seguimiento rápido es que pueden ocurrir problemas si los aspectos paralelos del proyecto incluyen dependencias. En nuestro ejemplo, su riesgo es que necesite volver a trabajar el prototipo si el diseño se cambia a mitad del proceso. Pero su oportunidad es que la producción se realizará mucho antes si el diseño se mantiene estable.

Por lo tanto, el director del proyecto debe sopesar el riesgo y la oportunidad entre sí.

Ejemplo de seguimiento rápido

Está revisando el calendario de su proyecto y observa que la fecha de finalización de su proyecto se ha deslizado más allá de la fecha de finalización prometida. Necesitas volver a encarrilar las cosas sin gastar dinero adicional.

Un análisis detallado muestra que hay tres tareas que se pueden iniciar antes para acortar el proyecto:

• La documentación del usuario final puede comenzar después de las pruebas de integración, pero antes de la firma final.
• Las sesiones de capacitación del usuario se pueden iniciar antes de que se configure e instale el sistema final si las primeras 3 sesiones se pueden entrenar utilizando el sistema de prueba
• La configuración y la instalación del sistema final se pueden iniciar tres días antes de que se complete la prueba.

Cada una de estas ideas acortará su horario, pero también agregará riesgos adicionales al proyecto. Es su responsabilidad como gerente de proyecto sopesar las opciones entre sí y determinar cuál (o todas) de ellas aplicará para acortar el horario.

¿Qué se está bloqueando?

Cuando se utiliza el enfoque de bloqueo, los costos adicionales asociados con acelerar el proyecto se comparan con los posibles beneficios de completar el proyecto en un cronograma más rápido. Los elementos adicionales a considerar al usar el enfoque de bloqueo incluyen agregar más recursos para el proyecto, permitir horas extras adicionales, pagar extra para recibir la entrega de componentes críticos más rápidamente, etc.

El bloqueo solo funciona cuando los recursos adicionales le permiten completar el proyecto antes. Por ejemplo, el choque no funcionará al agregar más recursos humanos cuando «el concreto en la cimentación tiene que secarse durante 3 días».

Ejemplo de bloqueo

Usted está liderando un proyecto para implementar nuevas regulaciones en su organización. La nueva ley entrará en vigor el 30 de junio y cada día de retraso le costará a su organización una multa impuesta por el gobierno. Ya ha ajustado y racionalizado el calendario del proyecto tanto como ha sido posible, pero no parece posible ninguna mejora adicional sin medidas drásticas.

En una discusión con el patrocinador del proyecto, ambos están de acuerdo en que terminar el proyecto a tiempo es la restricción principal. Se debe solicitar un presupuesto adicional.

• Se analiza la ruta crítica.
• Puede identificar todas las tareas que se pueden acortar agregando recursos adicionales.
• Realiza un cálculo para cada tarea, determinando el costo y el número de días ahorrados agregando recursos adicionales.
• Identifica el enfoque menos costoso.
• Usted proporciona un presupuesto de bloqueo y un calendario actualizado al patrocinador.

¿Cómo uso el Bloqueo y el Seguimiento rápido en mi proyecto?

Los ejemplos que hemos dado anteriormente están destinados a explicar el bloqueo y el seguimiento rápido desde una perspectiva de libro de texto. Explican la aplicación teórica de estas técnicas en una situación simple para mostrar cómo funcionan. En papel.

Pero, ¿qué pasa con el uso de estas técnicas en proyectos reales? ¿Es posible simplemente implementar el proceso de textook, o hay alguna información específica que tengamos que tener en cuenta? ¿Cuáles son las lecciones aprendidas de otros directores de proyectos?

Decidimos seguir adelante y preguntar a los participantes de nuestros foros de discusión. Al igual que usted, todos son gerentes de proyectos a cargo de proyectos en curso y muchos de ellos tienen experiencia con estas técnicas. Estas son las preguntas que hicimos:

1. ¿Cómo has usado el bloqueo o el seguimiento rápido en tus proyectos?
2. ¿Qué lecciones aprendidas puede compartir con nosotros?
3. Y, por supuesto… ¿Cómo ha estudiado estas dos técnicas para su examen PMP?

Seguimos adelante y preguntamos en nuestro foro de discusión y recibimos un gran número de respuestas extremadamente perspicaces. Puedes leer todo aquí.

Vea este Video de entrenamiento de PMP sobre Estrellarse + Seguimiento rápido

Haga clic en la imagen de abajo para ver un video donde le explicamos todo lo que necesita saber sobre estrellarse y seguimiento rápido para su examen PMP en menos de 10 minutos:

Preguntas de muestra de examen PMP

Más información sobre el bloqueo y el Seguimiento rápido

El bloqueo y el seguimiento rápido son técnicas de compresión de programación. Los aplica para acortar su horario y alcanzar un objetivo de horario determinado.

• El seguimiento rápido significa ejecutar dos actividades al mismo tiempo, incluso si normalmente no se realizarían de esta manera.
• El seguimiento rápido es gratuito, pero añade riesgos adicionales a su proyecto.
• Bloquear significa agregar recursos adicionales a tu proyecto.El bloqueo de
• requiere presupuesto adicional. Así que quieres interrumpir esas actividades que te dan el mayor beneficio por el dinero, la mayor compresión de horarios al menor costo.
• Ambas técnicas solo tienen sentido si las aplicas a actividades en tu camino crítico.

Por último, pero no menos importante, no se olvide de pasar por nuestro foro de discusión y leer sobre cómo otros gerentes de proyecto han utilizado estas técnicas en sus proyectos y lo que hicieron para estudiarlas para su examen PMP.